経費削減とは?今すぐにできる7個のアイデア

  • | 公開 2022年10月12日
業務効率化
経費削減とは?今すぐにできる7個のアイデア

経費削減を行って、会社を筋肉質な経営ができる状態にもっていけると、踏ん張りがきいて簡単には倒れなくなりますよね。
エンプレス編集部:sugiyama(@pl_enpreth

普段はあまり意識しませんが、出張費や交際費、他にも備品を買ったりオフィスの家賃や光熱費など、私たちは会社を維持するためのお金をいろいろと支払っています。

従業員さんが直接支払うのではなく、会社が代表して払っているので、あまり気にもならない。

しかし、意識していないからこそ、ムダなコストを払っていたり、使わなくてもいいお金がたくさん隠れ潜んでいる場合も。

経費削減は、単なるコストカットではありませんが、経営を安定させるためには必要不可欠なことでもあるので、どのようにすればいいのかアイデアを色々とまとめてみました。

こんな方にオススメ!
・最近売上が下がってきた…
・経費を見直したいけど何をしたらいいか分からない…
・従業員が経費を使いすぎて困っている…

インフレ時代を生き抜く固定費削減のアイデア

経費とは?

経費とは、経営や事業運営のためにかかるお金のこと。

私たちのすべての仕事は、結果として経営・事業運営に紐づいてくるため、社内外で会社のために(売上を作るために)発生したお金は経費と言えます。

しかし、経費には「固定費」と「変動費」の2種類が存在しており、どれが何の経費に該当するのか分からないことも多いため、例を出してみますね。

経費説明対象
固定費毎月発生する一定の金額家賃・光熱費・通信費など
変動費毎月発生するか分からない金額交際費・消耗品費・外注費など

従業員さんのお給料は毎月大きく変わらないため固定費に該当しますが、派遣業だと派遣できた分のみが発生するため人件費を変動費と見なします。

固定費と変動費の違い

少し解釈や状況が変われば、何を固定費・変動費として考えればいいか分かりにくいですが、一定か変動するかで考えると分かりやすいかもしれません。

もう少し具体的に違いを示すと、このような表し方になります。

経費説明
固定費売上がなくても発生する
変動費売上がなければ発生しにくい(発生させづらい)

固定費の解釈は分かりやすいですが、変動費は少し意味が分からないですよね…。

たとえば、外部パートナーと組んで外注費が発生したり、必要な備品・材料を購入するため一時的に発生する費用は変動費なのですが、必ず使わないといけない費用ではない。

つまり、変動費は状況に応じてコントロールが効きやすく、抑えようと思えば抑えられる費用でもある。

どうしても発生してしまう固定費は削減しづらいですが、変動費であれば無理にかけなくていい費用であるため削減対象にもしやすい。

違いが分かるだけでも、経費削減の対象・方法は浮かびやすくなります。

経費削減するデメリット・メリット

経営的に厳しい状況であったり、ムダを排除して筋肉質な経営をするためには、経費の見直しが欠かせません。

経費削減によってどのような事態になるのか分かると、削減の仕方やアイデアの浮かびようが変わってくるので、デメリット・メリットを事前に確認しておきましょう。

経費削減のデメリット

単純な削減に憑りつかれてしまう

経費削減を目的に動き出すと、まず誰もが陥るのは「あれもこれも失くしてしまおう」と、手あたり次第に減らしていくこと。

備品は買わない、交際費は出さない、給料は上げない…

逆に必要なものであったり、従業員のモチベーションに関わる大事な部分まで削減の対象になりやすく、目先の経費は減るものの将来的には大量離職や売上低下を招く結果にもなります。

どれだけ削減できたかによって社内評価を得られる場合などは特に、削減・カット・取りやめの嵐になりやすい。

単純な削減にばかり目がいってしまい、必要なものまで排除する思考になりやすいので注意が必要です。

社内の反発を生む

経費削減=不自由になると考えるが一般的です。

それだけ経費削減にはネガティブなイメージを誰もが持っている。

経費削減をする意味や、どんな方針で行うのか説明ができてないと、今まであったものを根こそぎ獲られてしまう不安も生まれるため、社内的な協力が得られず削減プロジェクトは頓挫もしやすい。

削減対象を見極めるためには、現場の従業員の意見や、普段の仕事ぶりをヒアリングしながら突き止めなければいけないため、社内の協力は必須。

反発を生むような進め方をすると、一向に進められないので注意が必要です。

不平不満による退職が増える

社内の反発を受けてしまい、それでも「会社から言われているから」と強行突破して削減を進めると、従業員の不平不満がどんどん増していきます。

仕事の環境が奪われた、もう信頼できない、このような感情・思考にもなりやすく、働く意味を見失ってしまう。

経費削減が引き金となって、せっかく育てた・入ってくれた方に、退職の選択肢を与えてしまう場合もあるため、十分注意しながら進めていかなくてはいけません。

経費削減のメリット

経営や事業運営を見なすキッカケとなる

経営・事業運営に携わっていると、うまくいかないこともあれば、飛び跳ねるほど嬉しくなるようなこともありますよね。

日々課題が発生して、その度に解決を繰り返していきますが、普段の忙しさだったり、一定の業務フローで「運用」の意識で止まっていると、見えるものだけしか見ず、どんどん裏ではひどい状況になっている場合もある。

たとえば、特定の従業員だけが交際費を使っていたり、ムダに印刷をしてコストが掛かっていると、年間にしたら結構な額にもなっている。

そのような「塵も積もれば山となる」コストに気づかないと、いざという時に使えるお金が少なくなって、動けないことも。

経費削減は悪い意味で捉えられがちですが、経営・事業を見直す大事なタイミングでもあるので、社内改善が進んでいきます。

従業員満足度に繋がる

今までムダにかけていたお金を減らすには、それなりの工夫や行動を起こさないといけません。

出張費を減らすために出張を無くす…このような単純な考えでは、出張によって得られていた恩恵が受けられなくなるため、その代わりにweb会議システムを導入したり、別の方法をセットで考える必要がある。

結果として、効率性を高めて従業員さんの働き方を変えていく方へ進むため、残業が減ったり手間がかかっていた作業が無くなったりと、満足度を高めることに繋がってきます。

経費削減を従業員満足度へ変換できれば、さらに売上が高まっていくこと間違いなし。

会社としての瞬発力が高まる

余分なコストをそぎ落として身軽にしていくのも、経費削減の目的の一つ。

あまり使っていないツールを解約したり、紙を使わないようペーパーレス化を進めたり、不要なものを取り除いていきます。

お金の面もそうですが、働き方の変化も併せて行われるため、使いたい時に使えるお金が残っているのと、身軽になっていることで動きやすさも出てくる。

今の世の中、変化がものすごく早くて、対応できないと取り残されてしまいます。

一瞬のうちにどれだけ動ける体制になっているかは、経費削減が握っているといっても過言ではありません。

削減対象にしてはいけない経費

社内を見渡すと、自分の仕事に関係ないものはたくさん存在していますよね。

逆に、あなた自身が普段から使っている備品やツール、その他仕事関連で必要な経費もあったりします。

経費削減で難しいのは、自分事になっていない対象は削減しやすく、自分事になっている対象は削減しにくいこと。

たとえば、少し高額だけど現場ではものすごく頼りにされている派遣の方を、経費削減だからといって契約解除で進めてしまうと、別の方に業務負担が回ってしまったり、現場への理解がないと判断されて離職を考えるキッカケを与えてしまったりもする。

  • 削減していい経費(例:交際費、備品など)
  • 削減してはいけない経費(例:給料など)

を、しっかりと見極めるには、時間もかかります。

削減対象を決める人による甘辛評価や、現場を分かってないことで残しておくべき対象を削減する間違いも起きる可能性は十分ある。

自分のフィルターや思い込みで、削減対象の経費を考えると、現場の混乱が大きくなる場合もあるため、現場へのヒアリングを十分に行ってから、削除対象を選んで頂くのがオススメです。

経費削減するには、どんな費用を削ればいいのか?

経費削減のためには、固定費・変動費のどこを見直せばいいのか。

削減対象は現場へヒアリングしたり、経営に関するデータをさまざま確認する必要はありますが、ある程度あたりは付けられます。

そして「削減=減らす」という思考だと、不用意に必要な経費も失くしてしまいかねないので、経費削減とは経営改善だと考えて頂くと、単純な削除意識にはなりにくい。

固定費の削除対象候補OK/NG

対象判断説明
人件費NG削減対象にした時点で従業員の多くは離れていきます。
家賃OKオーナーへ交渉したり、もっと安いオフィスへ引っ越す、またはサテライトオフィスやテレワークを検討して縮小させるなどできることが多い。
水道光熱費OKオフィスを利用する従業員の心がけやルール策定によっていかようにも削減できる。
紙・印刷代OKカラーではなくモノクロ印刷を基本にしたり、そもそもペーパーレス化によって紙を使わない業務フローにすることで、年間コストが大幅削減できる。
OA機器のリース費OK業務フローの見直しを行い、そもそもOA機器を使わずに済む状態にできれば、大きな経費削減が可能。
交通費OKオフィス出社ではなくテレワークを推奨したり、web会議システムなどを使って移動にかかるコストを極力なくすことで減らせる。
福利厚生費NG業務環境を悪化させる
通信費OK電話・インターネットなど業務に欠かせないものですが、プラン変更や提供会社を変えたり、できることはまだまだ多い。
広告宣伝費OK認知拡大や集客に欠かせない広告ですが見直しの余地は大きく、たとえばテレビCMからwebCMへ変えたり、今向き合っているお客様に合った広告へ切り替えながらムダに払わないようにする。

変動費の削除対象候補OK/NG

対象判断説明
外注費OKパートナーの新規開拓や交渉によって外注費を抑えることが可能です。今だとフリーランスの活用も外注費を落とせる方法として注目されています。
仕入原価OK大量仕入れや仕入れ先を変えたりして削減を目指せます。
資材・材料費OK一つずつ包装していたものをまとめたり、パッケージを簡素化することでも削減できることは多い。
備品費OK在庫があるのにムダに買っていたり、あまり使わない備品を変え揃えていたりする場合は見直しによって削減ができます。
交際費OK接待などクライアントと良好な関係を作り出すためにも必要ではありますが、たとえばお酒のある場にわざわざいかなくてもいいはずなので、場所や方法を見直すことで減らせる対象になります。

具体的な経費削減の方法・アイデア

今までやっていたことを止めたり、追加で新しいことをしないのであれば比較的簡単ですが、経費削減においては単純な「削減=やめる」では現場の混乱は不可避です。

たとえば、部分的な経費削減を実施したことで、業務フローが変わってしまうのに、何もフォローせずトラブルを招いてしまったり。

経費削減と業務フローの変更(業務改善)などはセットで考える必要がある。

まずはどのような方法が経費削減に繋がるか、アイデアを色々まとめてみました。

注意事項
経費削減は減らすだけではなく、入れ替えたり新たなツールを導入することで、業務全体を見直して余分に経費がかからない状態を目指すのがオススメです。普段見えない可視化されていない業務に削減対象が結構潜んでいます。

1. ペーパーレス化を考える

オフィスで働いていれば、必要になってくるのが紙関係。

文具(ノート)・ティッシュ・トイレットペーパー・名刺・印刷用紙・伝票・封筒など、普段から利用している日用品関連は、どれも少額であるもののまとまれば結構な金額にもなりますよね。

これは組織が大きくなればなるほど、コスト意識が下がっていくのと、使う人が多くなるため会社成長に比例して高額になっていく。

どこかで歯止めをかけないと、ムダな経費にもなってくるため、紙を使わないペーパーレス化を検討するのがオススメです。

書類関連をデジタル化させる(PDF化・データ化など)

社内で扱われている書類って、たくさんありますよね。

たとえば給料明細を渡す時、作業者が確認→印刷→封詰め→一人一人に手渡しが行われるので、消耗品代だけでなく人件費がものすごくかかっていますが、この何気ない作業の中には普段、可視化されていない経費がたくさん含まれている。

そもそも紙を業務フローに組み込んでいる時点で、絶対に印刷作業・印刷機器・印刷用紙がセットになっています。

紙を取り除いてペーパーレス化を行うことで、今まで見えなかった経費を大幅に削減できます。

中でも一番やりやすいのが、タイムカードを電子化する勤怠システムの導入です。

ペーパーレス化の対象となる書類は、契約書・給料明細・タイムカード・資料・見積書などあり、社内にはたくさんの削減対象になる紙が存在しています。

会議資料の配布を止めてパソコン持参にする

ちょっとしたことで経費削減に繋がるのが、会議に用意されていた印刷資料の撤廃。

紙で情報を見る社内文化があるとやっかいなのですが、会議で使われた資料って、その後使われないことが多いですよね。

そもそも資料を用意しても、隅々まで見て読んでもらえることは少なくて、多くがざっと流し読み。

使われる期間が短いのに、その都度経費をかけていては、ムダにもなってしまうので、会議の資料配布は一切やめて、みんながパソコンを持ち寄ってPDFで確認したり、大きなスクリーンに映し出して見るだけで経費削減にもなります。

一番簡単な経費削減のアイデアとしては、会議の資料配布撲滅かもしれません。

電子印鑑ツールを導入してハンコを不要にする

ハンコを押すためにわざわざ出社したり、判が押されてないと仕事が進まない状態は、健全な仕事環境とは言えません。

出社を余儀なくされるため、テレワーク時代の今とも合っていない。

印鑑が必要なのであれば、電子印鑑ツールを使って、インターネットに繋がるだけで、いつでもどこでも判が押せる状態にする。

これだけで、ムダな移動コストが発生しなくなるだけでなく、印刷そのものも不要になるため、大幅な経費削減に繋がります。

紙からデジタル名刺にする

営業さんや外部とコミュニケーションをとる機会が多い職種であれば、名刺は基本的に持っていますよね。

しかし、役職・部署の移動が頻繁にあったり、せっかく刷った名刺がすぐに使えなくなることも。(これがかなりムダになってる)

使えなくなった名刺は保持しておくこともできないので、結果的に使われず廃棄されてしまいます。

名刺一枚ごとの値段は安いものの、社内の何十人も変更が必要だったり立場の変化なども重なると、作り直しが続いて高額な経費にもなる。

印刷された名刺にも良いことはたくさんありますが、今の時代ならデジタル名刺にするだけで、汎用性もたかく対面じゃなきゃ渡せなかった名刺が、いつでもどこでもインターネットに繋げることで渡せます。

郵送対応をやめる

郵送は昔から情報伝達として使われてきた方法ですが、令和になってからみんなの働き方が大きく変わってきたので、郵送だと相手に迷惑をかけてしまうケースも出てきました。

そもそも郵送は、印刷と封詰めが必須なので、必ず誰かの手作業が必要になってきます。

オフィスに出社しなければ対応がしずらいのと、郵便局に持っていったり意外と時間がかかるものです。

お客様が多くなればなるほど、ご請求書の郵送も大変になるため、郵送業務自体を無くしてしまう方がいい。

たとえば、請求書であれば郵送代行サービスを使ったり、お客様へ送る書面はデジタル化したPDFを送る方に変える。

郵送をやめるだけで、それに関わる人件費や消耗品費がなくなるため、かなり経費削減に繋がってきます。

2. 移動距離を減らすことを考える

お客様に会いにいく、会社に出社して家に帰宅する。

人間の移動距離はもちろんですが、情報やモノの移動距離もどうすれば短くできるのか考えられると、色々経費削減のアイデアが浮かんできます。

テレワーク・リモートワークを取り入れる

テレワーク・リモートワークとは、主にオフィス以外である自宅や別の場所で業務を行うことですが、どちらもオフィスへ絶対的な出社を求めない働き方となります。

どうしても手作業が必要だったり、機密情報を扱うがために出社を余儀なくされている方もいますが、方法を変えればオフィス以外でも業務ができるようになる。

セキュリティ的な問題であれば、IT資産を守るセキュリティツールを導入。

マネジメントに問題があれば、人事評価・管理ツールを活用することで解決もできます。

経費削減なのにツールを入れたら余計なコストにならないか?心配になると思うので、少し簡単なシミュレーションを見てみましょう。

たとえばテレワークを行うために業務可視化・分析サービス【Eye”247” Work Smart Cloud】を導入する・しないでどのような違いがあるのか。

導入しない
→業務状況が分からないため、こまめに報告を要求する
 →報告コストが発生する

導入した
→業務状況が分かるため都度聞かなくていい
 →スムーズな業務ができる

上司が部下の業務を把握できないでいると、不安が増えてなんでも細かく報告させるようになりますが、部下は報告の手間とストレスが増えたり、やりたい仕事ができないため退職を考えてしまう場合も。

退職が発生すれば、採用・育成に余計な経費も掛かってきます。

テレワークに適したツールを導入するだけで、交通費は削減できますし、従業員にとって働きやすい状況が作りやすくなるため、エンゲージメントも高まる。

そしてテレワーク・リモートワークは、現時点の経費削減(交通費の削減など)と、将来的に発生する無駄経費の削減にも効果を発揮します。

モノの手渡しをやめる

贈り物は手渡しで。

気持ちを込めたり、お祝いの場を一緒に体験するには、購入したモノをプレゼントとして直に渡すのがいいですよね。

しかし、これを会社としてビジネスや福利厚生として行う場合には、モノの在庫を抱えたり、購入・包装・発送など、どうしてもアナログな作業が増えてしまいます。

メリットの多い手渡し・発送ですが、状況によっては手作業だけが増えて割に合わない場合もあるので、デジタルギフトを使って、カンタンなギフトプレゼントもオススメです。

3. 待ち時間を減らすことを考える

仕事をしていると、誰かの作業を待たないと先に進めないケースもありますよね。

すぐ進めたいのに上司からの返事がこない…申請が一向に通らない…このように待機時間が長ければ長くなるほど、仕事は進まない。

待たないと進められない仕事があると、人間誰もが待ってしまうため、待機時間がムダな人件費にもなってしまいます。

時間がかかる原因としては、

  • 確認内容が複雑で時間がかかる
  • 確認者が多い
  • 相互コミュニケーションがとりずらい状況

など、待ちが自然と発生してしまう状態になっている場合も。

あなたの会社が今、メールや回覧板などを回す時間のかかる方法でコミュニケーションをとっているなら、チャットweb会議などを導入して、コミュニケーション速度を高めてあげる。

それだけで待機時間が減って、経費削減にも繋がっていきます。

4. 探す時間を減らすことを考える

仕事をしていると「あれ、あのファイルどこにあったっけ?」「確か以前見たような気がしたんだけど…」と、パソコンやオフィスの棚をゴソゴソと探す機会は多いですよね。

人間誰もが毎日、何かを探していますが、探している時間を合わせると、結構ビックリするくらいの時間になっている場合もある。

業務において探す時間はムダでしかなく、使わなくてもいい人件費に該当。

きちんと業務フローや情報格納場所が可視化されていると、ムダに探すシーンは減ってくるため、これだけでも経費削減に繋がっていきます。

業務フローを可視化するならoctpath(オクトパス)Ranabase(ラーナベース)を使って頂くことで、業務の見える化が行えて、ムダな情報探しも削減できます。

5. アカウント管理を考える

私たちの仕事には、SaaSと呼ばれるwebツール・システムの存在が欠かせません。

普段使っているメールもですが、勤怠管理システム日程調整ツール経費精算システムなど、業務に使っているシステム・ツールはたくさんありますよね。

それぞれ使用プランによって異なりますが、中には1アカウント持っているだけで料金発生しているものも。

会社は入退社が繰り返し行われているため、退社した人のアカウントが保持されたままだと、ムダにコストを支払っていることになるのですが、気づかず放置されているケースが多いです。

知らない間に、ツール・システム利用が膨大になって、せっかく経費削減のために導入したのに逆効果になっている場合もある。

アカウント管理ができていない場合、ムダに支払っている可能性はあるため、今ならアカウント管理ツールとしてメタップスBundleなどを使って、賢く管理するのが経費削減方法の一つとなっています。

6. 営業の仕方を考える

経費削減と営業には、直接的な結びつきを感じにくいですが、実は大きく関わっています。

たとえば1人の営業マンが1か月のうちに10社の訪問商談を行うだけでも、かなりの時間と工数を使うので、人件費としてもかかってしまう。

しかし、少し発想を変えて、営業マンではなくwebサイトを使ったインターネット上の呼び込みを行ったらどうでしょうか。

リアルな足で稼ぐ営業だと1か月10社が限界だったものが、webサイト一つで20社30社とはるかに高い営業効率でお客様との商談や接点が作れます。

人件費に対しては経費削減の非対象にしたいですが、新たに人を雇って人件費をかけるのではなく、営業方法を変えるだけで固定費が抑えられます。

7. 固定費の扱いを変えられないか考える

毎月、一定金額かかるのが固定費ですが、その中からコントロールしやすい変動費へ変えられると、経費削減がしやすくなります。

他にも、固定費が抑えられない場合は検討すべきポイントはたくさんある。

例:固定費を変動費へ
正社員を増やすのではなく、外部パートナーを増やす

例:固定費の分散
正社員を採用するのではなく、アルバイトを採用する

このように、固定の扱い方を少し変えるだけでも、経費が削減しやすい状況が作れるので考え方一つ。

  

経費削減プロジェクトを進めるためにしてはいけないこと

経費削減と聞くだけでも、みんな苦虫を嚙み潰したよう顔になります…。

それだけ社内からは、マイナスイメージを持たれている言葉だと理解しておかなくてはいけません。

せっかくプロジェクトとして立ち上げても、うまく進められなかったり、周りから協力が得られず期待以上の効果を得られないまま終了してしまう場合も。

経費削減には、

  • 現場への入念なヒアリング
  • 業務フローの改善セットで考える
  • 現場の協力が得られるよう交渉する

これらが欠かせません。

また、短期的な見た目で分かりやすいものだけではなく、将来的なムダを防ぐ方法も経費削減と言えるため、削減対象とアイデアはどんどん出てきます。

いきなり全部対応すると、現場を大きく変えてしまうため、少しずつ対応しながら長期戦で臨んで頂くのがオススメです。

自社で難しい場合は、助成金・補助金を活用する

経費削減をするためには、基本社内に動いてもらうため、それなりの時間・費用がかかってきます。

売上や成長させたい時期なのに、全部のコストを自社で賄うのはちょっと辛いものがありますよね…。

そんな時は、社内の経費削減対象と、助成金・補助金を連動させることもオススメです。

カテゴリ説明
テレワーク推進強化奨励金テレワークの定着に向けて奨励金を受け取れる
働き方改革推進支援助成金(労働時間適正管理推進コース)労務・労働時間の定期性管理に向けた取り組みにかかった費用の一部を助成
小規模事業者持続化補助金(一般型)販路開拓の取り組みを支援

働き方を変えるため、社内改善を行うため、営業力強化のための助成など、その他にも助成金・補助金はたくさんあります。

たとえば、飲食業で機械を新しくしたことで、作業効率UPによりムダな待機時間が減ったりと、経費削減に繋がる支援が受けられる。

受けるためには、申請書類が色々あってたいへんですが、「事業再構築補助金」申請サポートなど申請サポートが受けられるサービスを使えば、そこまで難しいことはありません。

経費削減には、助成金・補助金も活用頂くのがオススメです。

インフレ時代を生き抜く固定費削減のアイデア

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