いつも見て頂きありがとうございます！「エンプレス」の編集部：sugiyamaです。週報を書いているものの「なんでこんなの書く必要があるの？」と思っているあなたも、改めて目的や書き方などを確認できれば、必要性がだんだんと分かってくるかもしれません。
新人からすれば、意味も分からず週報を書かされ「ツライ…」と思い、ベテランだとしても、毎週書かされることに時間のムダを感じているかもしれませんね。
週報はなぜ求められるのか、その目的から書き方までをまとめていきます。
＼営業に役立つ製品・サービス／
週報とは
週報（しゅうほう）とは、簡単に言えば一週間の振り返りをしつつ、行動→結果→今後の改善を論理だてて上司へ報告すること。
普段から「日報（にっぽう）」と呼ばれる、1日分のまとめを報告する機会は多いですが、それの一週間版が週報です。
しかし、日報で毎日報告している方にとっては「週報って書く意味あるの？」と思いますよね。（同じ内容をまた書くのかと…）
なぜ週報を書かされているのか、あなたが上司や先輩から理由・目的を聞いてない場合は、改めて確認しておくのがオススメです。
週報を書く目的
週報には、あなた自身が月～金まで一週間稼働した内容がまとめられます。※企業ごとの休日によって一週間の範囲は変わってくる
報連相（ほうれんそう) or 確連報（かくれんぼう）など、日々の行動については、あなたも意識して上司・先輩へ伝えているはず。
それなのに改めてまとめて報告するのは、ムダだと思ってしまいますよね。
しかし、部下が5～10人もいる管理者だったら、自分の仕事をしながら部下の仕事を完全把握しておくのは、さすがに時間も注意力も足りません。
週報としてまとめることで、
- 上司部下間の情報共有の漏れを無くすため
- 伝えている情報の認識齟齬を起こさないため
- 振り返りで相互（上司部下）が気づきを得るため
間違った情報または意図が間違って伝わっている内容を正し、お互いの状況・情報の認識を合わせ、今後に活かすため週報が機能している。
そもそも情報に間違いがあれば大きなトラブルになりますし、やりっぱなしの仕事ほど成果は出ません。
週報は手間であるものの、コミュニケーショントラブルや、成長機会として活用できるのです。
週報・日報・月報の違い
週報と近しい意味を持つ言葉が「日報」と「月報」
それぞれの違いをもう少し詳しく見ておくと、意味や目的の違いが分かりやすくなります。
| 日報 | 週報 | 月報 | |
|---|---|---|---|
| 報告相手 | 組織・上司 | 組織・上司 | 上司・経営層 |
| 報告内容 | 1日の稼働 | 1週間の稼働 | 1か月の稼働 |
| 報告量 | 少ない | まぁまぁ | 多い |
| 用途 | 業務把握 | 目標・計画とのズレを確認 | 上司が経営層へ報告するため |
日数が増えれば増えるほど、その情報の扱われ方が変わってきます。
日報や週報であれば、まだ現場レベルの話ですが、月報にもなるとデータとしてもまとまっているため、経営層へダイレクトに関係してきます。
日ごろから報告データを集計して…とデジタル化している組織であれば、報告量も少なくなりますが、そうではない場合も多い。
そのため、少しアナログな対応として、週報などが行われている会社が多いと思われます。
週報のデメリット・メリット
週報を書くのはめんどくさいと思いつつも、目的を知ると意味のあることだと思ってもらえるかなと思います。
しかし、良いこともあれば悪いこともあるので、デメリット・メリットも改めて見ておきましょう。
ここを知っておくだけでも、あなたが後輩や部下に週報をお願いする時になって、活きてきます。
デメリット
意味や目的を伝えないまま書かせて不満が増える
「週報は書くものだから」と、組織の当たり前をそのまま押し付けるような状態になると、書き手は無意味に時間をつぶされると感じて、不満が増えていきます。必ずなぜ書くのかを伝えて、さらには書いてもらった内容が何に貢献しているのか「書く意味」を最初に伝えておくとトラブルが少なくなる。
出すことが目的になってしまう
一週間のまとめをするのは、時間も手間もかかるため、よく考えずに出来事だけをまとめた週報になっている場合も。効率化だったり出すことを最優先して、中身が薄い週報では意味がありません。目的を「提出すること」にさせないことが大事。
お客様フォローなど使いたい時間が週報で奪われる
土日が休みの企業であれば、週末を過ぎると休みになるため、週末こそ忙しくなる。その忙しい時間帯に、週報として日々の稼働をまとめたり振り返りっていると、使いたいことに時間が使えず現場のストレスが増えてしまう場合も。
出したのに上司からは何も返答がないと出す意味が分からなくなってくる
週報は、それなりに時間を使うため、労力が掛かるもの。せっかく頑張って書いて提出したのに、それを何もなかったかのように振舞われると、書く意味を見失っていきます。週報を出すのであれば、上司または先輩からのフィードバックを必ず入れ込むのがオススメです。
書くことがないと精神的ストレスが増える
書くことがない、または少ないと、書くこと自体にストレスを感じる。一定のフォーマットを用意したり、出してもらうならではの工夫が必要です。
メリット
週間の振り返りによって気づきが得られる
日々の忙しさからか、あまり日常を振り返って考えている方は少ないかもしれません。しかし、なぜこうなったのか？どうしてこの結果になったのか？細かな振り返りによって改善を繰り返すことが、成功への近道でもある。週報は、振り返るタイミングを強制的に作るため、改めて見直すことによって気づきが増え、それが仕事へ反映されてどんどん前へ進めるようになります。
仕事を思い出す機会が増えて時間調整の意識が強まるのでスケジュール管理がうまくなる
振り返りことで、予定とのズレや、先読みで何をすればいいのか気づけるため、自分がどう動けばいいのか予定と時間の意識が強まります。結果として、スケジュール管理がうまくなり、自分時間を有効活用できるようにもなる。
多くの情報から伝えるべき内容だけを提出するため「まとめる力」と伝える「翻訳力」が鍛えられる
毎回1～10まで全部伝えようとすれば、仕事ができない人だと思われてしまう。また、伝える人・伝えられる人の両方とも、あまり時間がないため、時間を取らせるような行動には悪評価が付いてしまう場合も。週報を繰り返すことで、情報の要点をまとめる力が付き、どんどん伝えることがうまくなっていきます。
週報の書き方・コツ
週報を書くことはもちろん、書き続けられる状態にしないといけません。
① フォーマットを統一する
② 書くタイミングを固定する（周知も継続）
③ 時間を週報のために予め確保しておく
④ 分かりやすく書く
⑤ 続かない状況を排除する
簡単に5つへまとめましたが、難しく考えすぎない方が続けられます。
いかに簡単にして、現場の負担を無くせるかがポイントだと思うので、最低限この5つだけは確認頂くのがオススメです。
① フォーマットを統一する
たとえばAさんとBさんで、書き方に違いがあったらどうでしょうか。
自由に何でも書ける場合、逆に何を書けばいいのか分からなくなり、読み手としても毎回内容が違う情報を読み解くのに時間がかかります。
そのため、週報を書いてもらうなら、一定のフォーマットを用意して、書いてもらうと手間なく続けられます。
書く内容
組織によって求められる情報は違うため、状況に応じてアレンジは必要ですが、必要な基本情報は変わらないと思うので、下記へまとめてみます。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 何を意識して稼働した1週間だったのか | 部署目標や個人目標を書いてもいいですが、目的をもって業務へ取り組んでもらうために何を意識していたのか。 |
| 稼働内容 | 実際の稼働内容を全てではなく要約してまとめる。 |
| 成果 | 一週間で得られた成果や、計画と照らし合わせて状況を伝える。 |
| 課題・改善 | 発生した課題や、その課題をどう解決していくのかセットで伝える。 |
| 共有・所感 | 共有したいこと、または感じた素直な意見を入れていく。 |
活かせない情報は、書いてもらっても役に立たないので、本当に必要な情報のみを書いてもらう。
テンプレート例
〇〇〇〇年〇〇月〇〇日 週報
▼意識したこと（または目標）
売上100万円を目指すために顧客ニーズを深堀し、
最適な提案を行う。
▼稼働内容
〇月〇日（月）
・テレアポ60件（アポ2件獲得）
・ロープレ
〇月〇日（火）
・テレアポ30件（商談1件獲得）
・ロープレ
・ツールの勉強会
・提案資料の作成
〇月〇日（水）
・提案資料の作成
・オンラインMTG 2件
〇月〇日（木）
・テレアポ50件（アポ2件獲得）
・オンライン商談1件
〇月〇日（金）
・提案資料の作成
・営業ツールへ記入
・ロープレ
・訪問1件
▼成果
〇〇月 ¥300,000／¥1,000,000（予算）
オンライン商談から1件受注（30万円）
受注理由：事前に要望をヒアリングしていたため最適な提案ができた
▼課題・改善
すでに何度かアプローチをしたリストにテレアポをしているため商談率が低い。
ロープレなどトークの改善は続けているが見込みを引き出すのが難しい。
フォーム営業など一度で多くのお客様へアプローチする方法を試したい。
▼共有・所感
商談の獲得から受注までのリードタイムを短くできたのはいいが、
見込み顧客作りがうまくいっていない。
リストも減ってきているため営業の仕方を改めて考え直す必要があり相談したい。
一週間分の稼働内容を入れると、情報量は多くなってしまうので、なるべくは端的に伝えられるよう箇条書きでまとめていくのがポイントです。
週報は何で提出すればいいのか？
フォーマットを用意しているのであれば、Excel・wordなどを使って、基本は書いていきます。
テンプレートを用意して、紙で印刷して都度書いてもらう会社もありますが、あまりオススメできません。
保管場所が必要になりますし、印刷・シュレッダーなど、材料費や人的コストもかかってしまう。
本当はExcel・wordもファイル数が多くなるので、結果として社内サーバーがぱんぱんになってしまう。
今の時代であれば、日報・週報・月報などツールでまとめて報告できるものがあるので、そういった便利なツールもぜひご検討ください。
② 書くタイミングを固定する（周知も継続）
毎日ちょっとずつ書いていくのでもいいですが、都度書いていくと時間がその分とられてしまいます。
週報になるべく時間をかけず、必要な情報のみ報告するには、予め情報をまとめておき、一気に書き上げていく。
そのため、たとえば「金曜の〇時から書く」とタイミングを固定するのもいいかもしれません。
週報を習慣化するには、現場だけに任せっきりもよくないので、お願いする立場側から周知を行っていきます。
毎回、そのタイミングになってメール・チャットをするのは手間なので、自動化で通知を入れるようにしたり、工夫次第で簡単にもなる。
③ 時間を週報のために予め確保しておく
書くタイミングを固定するのと近しいものがありますが、週報を書くための時間を「予め予定に組み込んでおく」のがオススメ。
最初から予定に組み込んでおくと、週報を書く時間を他に回さず、そもそも週報を書く時間を除外した中の時間でやりくりするようになる。
書く時間がしっかり確保されているからこそ、続けて書いていけます。
④ 分かりやすく書く
相手に分かりやすく伝えるには、自分が書きたい情報に対して理解をしていなくてはいけません。
他にも、事実（出来事）と感情を分けて書かないと、伝えられた相手は真実がぼやけてしまって判断を誤ってしまう場合も。
私たち人間は、どうしても感情に左右されて、出てくる言葉が違ってきます。
ネガティブな感情のまま書けばオーバーな報告となり、そこに気づかず上司や経営層が鵜呑みにして、判断を間違えてしまう危険性だってある。
まずは発生した事実のみを伝え、感情は所感などに分けて含めるのがオススメです。
⑤ 続かない状況を排除する
週報の最大の天敵は、続けられないこと。
たとえば他を優先していて、時間がない中で書かないといけない場合、これって「本当に書く意味あるのか？」と、時間のなさによって焦り、マイナス感情が週報に向けられて不満に変化します。
書きやすい分量にすることも大事。
最低限は残しつつも、毎回書くことに負担を感じさせないようにしましょう。
書く内容がないときはどうすればいいか？
日報のまとめが週報となるので、一週間を振り返ってみれば、そのまま週報の出来上がり。
しかし、毎週書く、書くことが被ってくる、どんどん書くのが億劫になってくる…。
同じことの繰り返しだと感じてしまうと、無理やりネタを探したり、思ってもいないことを書いて余白を埋めようとします。
そんな時に役立つのが下記3つの視点。
1つ：日報から出来事を抽出する
2つ：今週を省みて来週はどうしたいか（または来週の予定）
3つ：業務のお困りごとを書く
無理に何かを作ろうとせずに、振り返りの中から全てを抜き出す。
これだけあれば、週報を書くのにそこまで困りません。
週報の注意点
週報を書いてもらうなら、提出してもらったあとの対応が大事。
やるなら必ず、週報を見る側からのフィードバックありきで考えなくていけません。
たとえば、部下ばかりが毎回時間のかかる週報を書かされていると、なぜ上司は書かないのか？どうして書いたのに何も反応がないのか？
不満やストレスとなって毎週膨らみ、さらに上司部下の関係値が悪くなっていく。
他にも、週報は書かせることが目的ではないので、量をたくさん書かせても意味がありません。
それなのに「もっと書いてください」「これも書いてください」と、運用していくうちに、どんどん提出量を増やす思考にもなってしまう。
書く量は最低限で維持しつつ、現場の負担になるような取り組みにならないよう気を付けましょう。
週報に手間を感じている方へ
週報が会社のルールだから書いている、または上司が求めるから書いている。
このように、書く意味も分からないまま、手間だけを感じている場合は、段々と組織の雰囲気も悪くなっていきます。
改めて週報をどのように活用しているのか、書くことでどんな影響があるか説明しつつ、日報・週報そのものが楽になるツールを使って頂くのもオススメです。
