ここが凄いRanabase!仕事の「見える化」で業務改善を促すツール

  • | 公開 2022年02月10日
ここが凄いRanabase!仕事の「見える化」で業務改善を促すツール

毎日たくさんの仕事があると、目の前ばかりに集中してしまって、ついつい周りへの気遣いを忘れてしまう場合もありますよね。

仕事は一人で行っているのではなく、複数人で連携して進めていることが多いもの。

目の前の仕事を片付けることは大事ですが、全体的に視野を広げて「誰」が「いつ」「どこで」「何を」「どうやって」進めているのか分かると、仕事の仕方が大きく変わっていきます。

業務の流れを見える化して、共有しながらみんなで継続した改善を促せるツールRanabase(ラーナベース)についてまとめてみました。

こんな方にお勧め
・業務の全体像が見えてない方
・業務フローを可視化することに苦手意識を持っている方
・チームで協力して業務改善をしたい方

Ranabase(ラーナベース)とは

項目詳細
サービス名Ranabase(ラーナベース)
サービス概要継続的なPDCAが回せる業務改善ツール
費用30日間無料で使える
運営会社株式会社ユニリタ

Ranabase(ラーナベース)とは、業務の流れをカンタンに可視化できるツールのこと。

仕事の見える化はもちろんのこと、課題や疑問に気づきやすく、悪いポイントを見つけ出してどんどん改善するための機能がたくさん組み込まれています。

「業務改善」や「業務プロセス」と聞くと、なんだか難しいイメージを持ってしまいますが、事前知識や技術を持っていなくても、すぐに使い始められるよう配慮されている。

ExcelやPowerPointを使った経験があるなら、それと同じ、もしくはそれ以上にカンタンな操作で仕事の全体像を可視化できるため、業務改善に取り組みたい個人・チームにとって、非常に役立つツールとなっています。

参考:業務改善に役立つRanabaseの資料を見る(無料)

業務の流れって、なんで可視化するといいの?

業務の流れを可視化すると「イイよ」と言われても、普段困っていたり課題に感じていないと、あまりその良さが分からないかもしれませんね。

たとえば「赤くて、丸くて、つやつやな食べ物」と言っても、これだけだと何を表しているのかハッキリ分かりませんが、リンゴの絵を描いたり写真を見せればすぐ理解できる。

他にも、見積もりをもらった時に「合計◯◯円です」とだけ言われても、なぜその金額になったのか分からないと不安になるので、多くの方が金額に対する詳細な項目も知りたいはず。

リンゴと見積もりの話に共通しているのは、説明したい対象または知りたい情報に対して、全体像が分かるように具現化すること。

全体像が分からないから不安になるわけで、さらに仕事に置き換えるとこんな課題が浮かび上がってきます。

  • 自分の仕事範囲しか分かっていない
  • 想像できない範囲のことは分からない

人は、分からないことには不安を覚えたり、想像力が広がらないことが多いです。

それだけでなく、自分の分かる範囲でしかモノゴト見れない・想像できないため、一旦全ての業務の流れを可視化することで、不安を消し去り想像力を高める効果があります。

特に、組織を管理していたり、マネージャーなど部下を持っている方はなおさら、全体像の把握が必要になってくる。

どんなことに効果があるツールなの?

あなたが仕事で「不満」や「不便」を感じた時、いつもどのように解消していましたか?

上司に聞いたりインターネットで解決方法を探したり、方法は色々あると思いますが、部分的な解決では結局問題を繰り返してしまう。

たとえば自分のところに来る仕事の効率を高めたとしても、その手前の仕事をしている人が非効率な仕事をしていたら、全体としては非効率のまま。

前工程の仕事が変わらない限り、あなたは「不満」や「不便」を継続的に感じることにもなります。

Ranabaseは、業務プロセス全体をまず見える化して、何が良くて悪いのか、気付けるキッカケをくれます。

個人はもちろん、チームや関わるみんなで業務を改善していけるツールなので、使えば使うほど幸せが増えていく。

もう少し具体的に、どんな効果があるのか見ていきたいと思います。

1. 「一人」ではなく「みんな」に改めて気付ける

リモートワーク(テレワーク)など、仕事の仕方も大きく変わってきた令和時代ですが、今まで当たり前だった「周りに誰かがいてくれる」状況は少なくなりましたよね。

前だったら、隣の人だったり上司へすぐ聞きに行けて、問題も解決できていた。

しかし、在宅仕事になると周りを見渡しても壁と家具しかありません。

コミュニケーションも無くなりがちなので、どんどん一人で仕事をしている感覚になって、連携も滞ってしまう。

Ranabaseを使うと、仕事の全体的な流れが分かり、誰が何をしているのか、そして一人で仕事をしているのではないことに、気づきやすくなります。

「一人で仕事」ではなく「みんなで仕事」をしていることに改めて実感でき、周りへの配慮や連携を意識した動きがとれるようになります。

2. 継続した改善による成長加速

仕事の仕方が悪いと思って、一度改善を試みたものの、結局その1回かぎりで終わってしまったことはありませんか?

たとえば、改善施策を実行して結果が良かったことで、何が良くて悪かったのか検証もせずにそのまま日常へと戻っていく。

人間誰もが続けることを苦手としており、やりっぱなしの仕事が多くなりがちですよね。(あれ、私だけですかね…)

Ranabaseは改善への気付きから課題化して、そこから因果関係を分析しながら施策・実行を繰り返し、良かった結果を業務プロセスへ反映し続けることが可能な流れで設計されているツールです。

使えば使うほど、自然と改善を続けることが普通になり、成長が個人・チームともに加速していきます。

無理しない継続を取り入れたいのであれば、ぜひオススメのツール。

3. 小さく始められるのに効果は大きい

業務内で成果が出ないポイントは分かってはいるけど、それを正すにはコンサルティングを受けたり、月額数万~数十万円もするサービスを入れないといけない。

一気に正すには、時間もお金も掛かってしまうこともあります。

しかし、時間もお金もかけたのに、結局解決できなかったり、一時的には直ったものの、効果が一過性で元に戻ってしまうと、すべてが無駄になってしまう。

Ranabaseは、30日間の無料トライアル期間があり、もしそのまま継続利用をしたとしても一人あたり税込み550円/月(2022/2/10時点)しかかかりません。

低コストで始められて、業務プロセスの可視化から改善サイクルの構築までカンタンに行えるため、小さく始めて効果を大きくするのに最適なITツールと言えます。

4. 自走できる組織が作れる

あなたの会社にも、ずっと指示待ちの従業員さん、いたりしませんか?

上司の指導方法が悪かったり、モチベーションが下げられる環境だと、自ら率先して動くことを諦めてしまう方もいますよね。

そうではなく、ただ自分の仕事しか見えていない、周りが見えていないからこそ、狭い範囲の仕事しかできてない場合もあります。

業務全体の流れが可視化され、誰が何をしているのか分かると、自分自身もそうですが周りの仕事がよく見えるようになって視野が広がります。

何をすべきか自分で判断できるようになるだけでなく、流れと周りがよく見えているので、先回りして行動もできるようになる。

どんどん個人の自走化が組織にも波及して、成長する組織が生まれるキッカケを作るのがRanabaseです。

5. 失敗を最小限に抑えて成功を後押しできる

業務の流れを可視化しておくと、チーム全体で共通認識を持てるだけでなく、共有することで様々な意見を取り入れられます。

たとえば営業のみで考えると抜け漏れが生まれやすい契約関連のフローは、法務なども同じくプロセスを認識できていると、懸念や課題が出されてトラブルになりにくい。

そのまま進めていたら失敗していたことも、他者の視点が入りやすくなって、最小限で被害を抑えられます。

失敗して、元通りにして、引き上げ直すよりも、最初から失敗を小さくすれば成長が早まっていく。(出戻りが少ないので)

失敗を失敗のままにせず、成長へ変換できるサイクルが作れるのも、Ranabaseの特徴かなと思っています。

参考:失敗を最小限にしたいならRanabase!

Ranabaseの活用シーン

業務の流れを可視化するメリットはとても多いです。

実際にどんなシーンで活用できるのか、それぞれ確かめてみましょう。

もしかしたら、あなたが今抱えている課題が、そのまま解決できるかもしれません。

特定の人に業務内容が偏って他の人が把握できていない

業務の属人化、どの会社でも発生している問題ではないでしょうか?

特に仕事ができる人ほど、自分で抱えてしまったり、優秀だからこそ色々なところから仕事が飛び込んできてしまい、その人しかやっていない状態になる。

しかし、一つ一つ分解していけば、その人がやらなくてもいい仕事がたくさん出てきたりします。

Ranabaseを使って、業務の流れと業務内容の可視化を行い、本当にその人がやるべき仕事なのか考える。

業務分解して、適正な割り振りを可能にしてくれるのも、Ranabaseのいいところです。

マニュアルを作りたいのにみんな書き方がバラバラ

マニュアルを作ったり、何か一連の流れがある仕事を可視化する時、一人が全部の流れを把握していればいいですが、そうではないことの方が多い。

そのため、それぞれの業務範囲で個別に流れを可視化してもらいますが、みんな書き方がバラバラだったり、結局まとめるときに大変な思いをする…。

ある一定のルールに沿って、誰が見ても認識が統一できる書き方にするには、Ranabaseが非常に役立ちます。

仕事の優先度がつけられない

いつも仕事を抱えすぎてしまったり、頼まれると断れなかったり、仕事の優先度を付けるのが苦手な方もいますよね。

優秀な人ほど頼まれてしまい、断ることも気が引けて受けてしまう。

結果的に終わらない量が毎回あるのと、たくさんの仕事がある関係で、一つ一つ注力できずに成果が出しづらくなっている場合も。

業務の流れと内容を全部「見える化」して、いつまでに何を終わらせればいいのか分かると、自然と優先度を割り振りしやすくなるので、仕事に追われなくなります。

Ranabaseを使う際の基本的な流れ

Ranabaseを使う際の、カンタンな流れを見てみましょう。

もともと業務改善のコンサルティングをメインに受けていた株式会社ユニリタさんが、そのノウハウを取り入れながら2019年からじっくりと開発してきたITツール。

知識も技術も不要、誰でも使い出せるほど作り込まれたツールなので、あなたがITツールに慣れていなくても、ExcelやPowerPointなどの図形ツールを使ったことがあれば、使い始めるのにまず問題はありません。

① 業務の流れを書き出す
② 気づきを入れて課題を抽出
③ 課題の因果関係を分析して施策化
④ 施策を実行しながら検証する
⑤ 業務の流れに反映

①から⑤へ進んでまた①に戻る繰り返しですが、途中で止まることなく、ワンストップで改善サイクルを回すことができます。

もっと言うなら、改善サイクルの回転力の高さと継続性がすごい。

あなたも一度は、やり始めたことを途中で終わらせてしまった、または継続したかったのに自然消滅してしまったこと、ありませんでしたか?

Ranabaseはカンタンに自分以外のメンバーを招待して一緒に使えるため、一人ではなくみんなで改善するための取り組みが行なえます。

機能はもちろん、使う側にとって優しい設計で作られているため、仕事をしている方の誰もが使ってほしいと思えるITツールです。

参考:誰でもカンタンに使える業務改善ツールのRanabase(無料)

業務改善に課題を感じているあなたへ

仕事の仕方や流れの分かりづらさ、またはずっと解決できずにいる課題など、実はその多くは可視化することで解決できる場合もある。

しかし「可視化」と聞くと、少し難しい印象をもたれる場合もあるのですが、業務の流れを書き出すだけなので、誰でもできます。

書き出しは出来ても、続けて直して良くしていく循環を作れないことが多い。

Ranabaseは、書き出し・改善・継続をセットで行える業務改善ツールなので、まずはあなた個人で使って書き出す心地よさを感じてもらうのもオススメです。

Ranabaseのまとめ

項目現状のままRanabase活用後
範囲狭い範囲しか分からない広い範囲で見える
行動受動的のまま能動的になる
連携自分の事でいっぱいいっぱい助け合いが生まれやすい
思考自分の仕事しか考えられない広い範囲で疑問や気付きが増える
改善止まる継続

可視化からの改善の繰り返しによって、思考のアップデートにより個人成長はもちろん、組織の成長にも繋がり会社の売上・利益を増やすことに繋がっていきます。

機能はもちろん良いのですが、私としてはRanabaseで使われているキャラクターのカエルさんの可愛さも、オススメしたいです。
著者:sugiyama(@pl_enpreth)

運営会社
業務の流れ、または業務全体を把握している人は少ないですよね。しかし、それこそが仕事の「不便」や「不満」を生んでいる原因かもしれません。まずは手軽に業務全体を可視化するためのツールを使って、見える化してみましょう。そのためにRanabaseはとってもお役に立てます。

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