業務効率化ツールで10個の課題をクリアにしていく

  • | 公開 2021年10月18日
業務効率化
業務効率化ツールで10個の課題をクリアにしていく

「なんで毎回、こんなに手間のかかる作業が必要なんだろう…」

あなたが対応しているお仕事、または社内を見渡せば非効率な仕事をしている方もいますよね。

個人の進め方も関係していますが、組織として、会社として仕事の無駄(課題)をそのままにしているケースも多いかもしれません。

まずは、今感じている手間をどうすれば解決できるのか、業務効率が格段にUPするツール各種を見て頂き、仕事の進め方について改めるキッカケとなれれば嬉しいです。

こんな方にオススメ!
・繰り返し同じ作業をしている
・仕事量が多くて残業が続いている
・ITツールの導入を検討しているが何を選べばいいか分からない

業務効率化ツールで解決できる10個の課題

現場や会社全体の「課題」として挙げられやすい10個のポイントがあります。

これらを大きく分解すると、

フロント:営業や制作(収益に直結する)
ミドル :フロントとバックを繋げる
バック :全体をサポート

部分的な効率化も必要ですが、全部を通す全体的な効率化も求められてくる。

業務効率化ツール(SaaS)は、部分的に特化した内容もあれば、みんなが使えるものもあり、課題によって選ぶべき業務効率化ツールは変わってくるので、それぞれを見てみましょう。

収益性向上

収益の課題として、売上がそもそも上がらない、売上は高まるが利益が低いなど、企業活動で得られるお金の少なさを、どうやってか改善していきたいところ。

単純にお客様を増やしたり、一度の購入単価を高めるのも手ですが、そう簡単にはいきませんよね。

  • 見込み顧客を増やす
  • 購入回数を増やす
  • 売上単価を増やす

必要な施策を一気にできればいいですが、新規顧客と既存顧客を同時に対応するのは難しいです。

そのような場合は、営業支援システム(SFA)と呼ばれる業務効率化ツールが強力な味方となってくれるため、あなたの状況に合うツールを入れておきましょう。

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売上・シェア拡大

売上・シェア拡大の課題には、新規顧客の獲得・既存顧客からの追加注文・顧客の流出防止など、継続的なマーケティング活動が求められています。

言葉にするのは簡単ですが、顧客ごとに解決したい課題や求めている時期もバラバラで、いくら「買ってください!」と言っても簡単に買ってくれるわけではない。

そのため、顧客を知るための調査や、新規顧客へアプローチするための情報取得など、売上・シェア拡大に必要な業務効率化ツールを使ってみるのもオススメです。

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顧客体験・満足度の向上

顧客体験・満足度の課題として、商品・サービスを購入・体験する一連の流れの中で、どうしても満足度が低いタイミングが出てきてしまいます。

たとえば接客の仕方や態度が悪い、メールの返信が遅い、求めていない情報を無理やり渡してくるなど、スタッフ教育の問題だけでなく、業務フローが整っていない、お客様より社内事情が優先されている場合なども、満足度が低くなる傾向。

全てを一度で解決するのは難しいですが、まずは手間のかかっている手動対応を無くして、本来時間を使いたいお客様へのフォローに時間が避けるようになる、業務効率化ツールを検討頂くのがオススメです。

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技術力・研究開発力の強化

技術力・研究開発力の課題には、ノウハウ蓄積を属人化させていたり、開発システム・商品のフィードバックを迅速に受け取れていないのも、力を弱めています。

また、新技術や時代に合わせた最新テクノロジーを取り入れられていないのも、強化が進まない原因になっている。

いきなり新しい技術や情報を取り入れるのも難しいので、一つずつ身の回りから時代に合わせた業務効率化ツールを使っていくのがオススメです。

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社内のデジタル化

社内のデジタル化の課題として、DX(デジタルトランスフォーメーション)が進んでいないことが挙げられます。

DXとは、社内業務の単純なデジタル化ではなく、社長はもちろん一人ひとりの生産性・効率化への意識を高め、市場に対する競争力を高める社内改革のこと。

その初めの一歩として、部分的な業務のデジタル化が推し進められています。

たとえば、部分的で影響範囲の小さいツールもあれば、社内全体に影響あるツールもあるため、状況に応じて取り入れられる業務効率化を図っていくのがオススメです。

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高コスト体質の改善・削減

高コスト体質の課題として、人が介在する作業で、手間だけがかかっているような仕事が挙げられます。

費用対効果が悪い稼働になっており、利益を圧迫させている…。

とくに、多くの人が関わるような作業であればあるほど、倍々に無駄が増えていくため、もっとも改善に力をいれるべきポイントかもしれません。

社内だけではなく、社外との取引でも、無駄な作業が多い場合もあるため、社内外で高コストになっているポイントを見つけ出して、改善していきましょう。

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人材の採用・育成・多様化

人材の課題として、欲しい人材が採用できない、社内スタッフが育ってくれない、法律や多様化に伴う対応など、労務人事の業務はたいへんなことばかり。

数百人をたった数人で管理している企業さんもいますが、採用・育成・退職・昇降格など、さすがに人力では対応できないレベルで、複雑化しています。

労務人事の力が落ちれば、企業にとって「人」の力が落ちるのと一緒なので、業務効率化ツールを活用し、少しでもコア業務へ時間が割ける体制作りが大切だと思います。

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従業員体験・満足度の向上

従業員満足の課題として、リモートワークでコミュニケーションが減った反面、管理コストが増えたり管理方法が変わって現場が混乱していることも。

他にも、気づかないうちに従業員の心や体を蝕む状況が作られて、びっくり退職が起きてしまったりと、企業としての売上を高めながら従業員の満足度も、同時に高めていく動きが必要となっています。

しかし、こんな大量の業務を、就業しているスタッフみなさんへ一人ずつ対応してくことはできません。

そのために、従業員体験・満足度を業務効率化ツールを使って細かく計測したり、変化にいち早く気づいて対処できる状態を作っておくのがオススメです。

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現場力の強化

現場力とは、働いてくれている従業員さんみんなが発揮できる力の集合体。

単純にスキルの有無で判断してはならず、企業に対する愛着やお客様に向けた姿勢なども全て含まれる。

個人の力だけが関係しているわけではないので、心理的安全性を担保したり、上司部下の信頼関係を高めたりと、複合的な施策が必要です。

個人・組織・会社の関係性が良好な時に、もっとも現場力が発揮されるので、日々の小さな積み重ねが大事です。

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セキュリティ・リスク管理

セキュリティ・リスクの課題として、リモートワークやITツールで情報管理を行っている場合、何かトラブルが起こった時に情報が漏洩する可能性もありますよね。

  • 添付ファイルを不用意に開いてウイルス感染
  • 自社の顧客情報が外部に抜き取られる
  • 使用ツールが多すぎてアカウント管理ができない

普段、パソコンで業務を行っている以上は、様々なリスクと隣合わせです。

他にも、自社内部の情報などIT資産を失う危険性を数えればキリがないため、どの企業さんでもセキュリティ・リスク管理は意識すべきポイントとなっています。

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最後に。

企業さんによって、感じている課題はそれぞれ違いますよね。

たとえば有名な業務効率化ツールを入れたとしても、自社の状況には合わないこともたくさんある。

まずはそれぞれのツールを無料体験しながら、自社の業務フローに合わせて取り入れた時、本当に機能するのか?他部署も混乱なく使ってもらえるか?使い方をイメージしていくことが大切です。

いきなり全従業員さんが使うような状況は怖いですが、まず小さなところから、あなたの部署から改善できるポイントを探し出して、業務効率化ツールに置き換えていくのがオススメです。
著者:sugiyama

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