いつも見て頂きありがとうございます！「エンプレス」の編集部：sugiyamaです。1人1人では力は弱いものの、それが複数人合わさりチームとなれば大きな力が生まれます。この激変の世の中へ立ち向かうには、チーム・組織の生産性を高めて、さらに伸ばしていくためのIT製品・ツールをまとめました。
当たり前のように毎日やっている仕事、何も疑問に思わずそのままやり続けていませんか？
最初は感じていた違和感・手間が、今となってはすっかり慣れてしまって、いつも同じような仕事になっている。
しかし、それらの仕事、実はもっと作業を減らして簡単に出来ます。
いつも手間を感じていた仕事、だけど慣れによってなんとかこなせていたものは、今後通用しなくなってくる。
チームの力を今より高められなければ、激変する世の中を渡っていけないため、一人一人の作業効率を高めて、最終的な結果を大きくするIT製品・ツールを一緒に確認してみませんか？
＼お役立ち資料／
最近「同じような仕事をしている」と思ったら危険信号？
仕事には順序があり、一人だけではなく、自分が対応した仕事をあとで別の誰かが整えてくれたり、複数人が関わるのが基本です。
自分の仕事だけをやっていればいい、自分の仕事だけが楽になればいいと、こんな考え方をすることはない。（…と思いますが）
結果的にいつも通りの仕事をしていると、後の工程を意識しないので誰かの仕事に負荷をかけてしまっている場合もあります。
あなたが最近「同じようなことをしている」または特に思考せずとも慣れで仕事が回っている場合、チーム・組織として生み出せる結果が徐々に下がっていく。
または、急激に下がっていく可能性があります。
複数人と連携しながら進める仕事を意識してない、または意識できないような仕事スタイルが会社にまん延していると、どんどん会社として売り上げが落ち、あなたやみんなの給料も下がっていくことになる場合だってある。
連携（コラボレーション）を前提にした仕事への意識を改めて感じ、常に仕事の仕方を改善しながらチーム・組織力を高められるIT製品・ツールを下記にまとめたので、最近「仕事のペースが遅いな」と思ったら、ぜひ見てほしいです！
複数人が連携して仕事を進めるのに役立つIT製品・ツール
PDFの共有から編集まで楽々こなせるKdanMobile PDF Reader | Kdan Mobile Software Ltd.
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|---|---|
| カテゴリ | PDFリーダー |
| できること | PDFの閲覧・編集・変換・署名など |
| 効果 | ペーパーレス、テレワークなど |
紙管理を行ったままだと、ムダな作業費や人件費がかかり続けます。
年間、管理コストが何百万になることもあり、経営を圧迫していますが、なかなか紙管理の闇工数は把握されずらいものがあるため、どの企業さんも気づかずムダにしている場合も。
KdanMobile PDF Readerを使うと、紙書類をPDF管理で置き換えることが可能であり、紙を無くすことで経費や管理コストも一気に無くせる。
手作業でないと対応できなかった仕事からも解放されるため、従業員の働き方が自由に選べることで、モチベーションアップから作業スピードの向上など、複合的な恩恵を多数受け取ることが可能です。
誰もが孤独・孤立を感じずパフォーマンスを上げてくれる「チームポット」 | 株式会社エージェント
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|---|---|
| カテゴリ | コミュニケーションツール |
| できること | チームや職場の風通しを良くしてコミュニケーションの壁を無くせる |
| 効果 | 情報連携のスピードアップ、従業員間のコミュニケーション促進など |
みんな平気な顔をしつつも、心の中では「あの人が苦手…」「上司がすぐ怒るし…」「聞きたいけど聞きにくいな…」このように、対人の不安や悩みを持っています。
それら日々のストレスが高まると、ミスが起きたり退職にまで発展することも。
職場内のコミュニケーションをもっと手軽に、そして誰もが安心して働ける環境になることで、仕事へ取り組む意識も変わり成果が出しやすくなる。
チームの生産性を高めるツールが「チームポット」です。
どこで誰が何をしているのか丸わかり！クラウド型グループウェア「SPIRAL PLACE」 | 株式会社パイプドビッツ
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|---|---|
| カテゴリ | グループウェア |
| できること | 社内の情報共有や外注先との連携 |
| 効果 | 情報共有がリアルタイムで行えるため確認・質問などのムダな時間が不要になる |
1人で働いていれば関係ありませんが、複数人で働くとなれば、連携は必要になってくるので、誰が何をしているのかお互い把握できる状態が好ましいと言えます。
しかし、共有したい情報ごとにツールを入れると、作業・管理にも時間がかかって、結局大変になるのは従業員自身…。
だからと言って、たくさん機能があるシステムを使うと、それだけでも費用負担は大きくなります。
そんな時に役立つのが、予定管理・議論・情報共有まで、最低限のシンプルな機能から使い出せて費用も安い「SPIRAL PLACE」がオススメです。
日程調整ツールは「どれ」を選べばいいか分からない、を無くす徹底比較シート | 株式会社ウォンバットテクノロジー
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|---|---|
| カテゴリ | 日程調整 |
| できること | 日程調整ツールを比較して自分にあったものを選べる |
| 効果 | 比較時間を大幅に削減 |
日程調整ツールは個人または法人としても、求められているツールの一つ。
しかし、多くの日程調整ツールが存在しているため、どれを使えばいいのか選びきれない方も中にはいらっしゃいます。
そんな時に役立つのが、日程調整ツールを徹底比較した比較シート。
見て頂くだけで、あなたにぴったりのツールが選べます。
チームの情報共有・認識が常に最新になるためコミュニケーションロスを防げるGeckoboard | 株式会社ダッシュボード
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|---|---|
| カテゴリ | 情報共有 |
| できること | チーム内で重要情報がリアルタイムで共有できる |
| 効果 | コミュニケーションスピードが格段に高まる |
仕事をしていく中で、誰もが重要な指標を意識しながら取り組んでいます。
ある人は「売上」だったり、他の人はかかった時間など、それぞれ数値情報をもとに判断し、行動を変えていく。
しかし、何かのツールをわざわざ見なければいけない、または探しにいかないと取り出せない情報だと、一つ一つの意思決定・行動が遅くなり、それが全体のパフォーマンス低下にも繋がっていきます。
チームにとって大事な指標（数値）を、いつでも見れるようモニターに表示して、コミュニケーションレベルを一段二段も高めてくれるのがGeckoboard（ゲッコーボード）です。
業務フローを見える化して誰もが最短で結果が出せるチーム作りに貢献「octpath」 | 株式会社アクロリア
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|---|---|
| カテゴリ | プロセスマネジメント |
| できること | 業務フローの可視化で属人化を解消する |
| 効果 | 誰もが同じように高レベルの仕事ができる |
誰か特定の人しか分からない情報、それがあることで、その人への負担が増えるだけでなく、他の方ができないため仕事のスピードも遅くなっていきます。
俗に言う「属人化」と呼ばれるものですが、誰か個人に頼った仕事ばかりだと、人の入れ替わりがあったタイミング毎回、トラブルになることも。
業務の流れを一度可視化し、誰がやっても同じ結果が生まれる仕組み作りが求められています。
業務フローの管理システムである「octpath（オクトパス）」を活用すると、そんなこんがらがった業務を全てひも解き、毎回最短距離で結果を出し続けられる組織が作れます。
日程調整が数度のクリックだけで完了できるJicoo | ジクー株式会社
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|---|---|
| カテゴリ | 日程調整 |
| できること | ムダなやり取りを無くして時間が確保できる |
| 効果 | 予定調整の自動化 |
お客様や社内との日程調整、一人でも都合が悪ければ最初から予定の組み直し…。
このように調整のやり直しを何度も経験していませんか？
Jicooを使えば、日程調整をほぼ自動化でき、簡単に自分以外との予定調整が組みあがっていきます。
もちろん、再調整の際も同じように自動化されるため、たとえ何度調整が入ったとしてもあなたの苦労はまったくありません。
チーム内だけでなく社外含めた関わる全員がすぐコミュニケーションできるYORIAI | 株式会社ホロックス
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|---|---|
| カテゴリ | カスタマーサクセス |
| できること | お客様の成功を後押しできる |
| 効果 | システム導入の迅速化、質疑応答のレスポンス向上など |
せっかくIT製品・サービスを導入してもらったのに、なかなか利用が進まず、結局解約されてしまった経験はありませんか？
1人がたくさんのお客様を抱えすぎて、サポートが薄くなってしまう場合も、同じような状況が生まれてしまいます。
YORIAIを使うことで、お客様に対して個別対応はもちろん、システム利用以外の付加価値としてサポート力を感じてもらい、継続した関係性も築いていける。
お客様の利用が進めば進むほど、自社製品・サービスを使ってもらえる頻度が高まり、替えの効かない関係性になっていきます。
カレンダー連携によってストレスフリーの日程調整が可能なNitte（ニッテ) | 株式会社ウォンバットテクノロジー
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|---|---|
| カテゴリ | 日程調整 |
| できること | 予定を共有して簡単に日程調整ができる |
| 効果 | 調整業務の負担がなくなりお客様フォローに時間が使える |
誰かと日程調整する際、仮押さえをしていて他の予定が入れられなかったり、何度も調整を繰り返して「もうヘトヘト…」なんて調整疲れを感じる場合もありますよね。
2人だけならまだしも、3人4人と調整相手が増えれば増えるだけ、日程決めが難しくなっていきます。
そんな時は、空いているスケジュールを相手に見せて、その場ですぐ予定が決められるNitte（ニッテ）が便利。
何度も連絡を取り合いながら予定を組む日程調整はもう古い…今は空いている予定を伝えてすぐ調整できるツールを使うのがスマートです。
アポイントや日々の商談をサポートしてくれる日程調整ツール「スケコン」 | 株式会社TIME MACHINE
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|---|---|
| カテゴリ | 日程調整 |
| できること | 1対1、複数人など、どんな日程調整でも楽にできる |
| 効果 | 採用担当者が求職者との日程調整しやすいツール |
日程調整ツールは使うためにログインを求められることも多いですが、ログインしていなくてもそのまま自由に使い出せます。
パッと相手に空いている予定を共有できるため、お互いがどんなに忙しくても、すぐに予定を組むことが可能。
オンライン名刺の交換もURL不要で簡単なので、プライベートにもビジネスにも使える日程調整ツールが「スケコン」です。
日々出てくる課題を可視化して改善し続けられるRanabase | 株式会社ユニリタ
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|---|---|
| カテゴリ | 業務フローの可視化 |
| できること | 業務の流れが全部見える化される |
| 効果 | 業務中のつまづきが無くなり従業員の仕事も楽になる |
仕事をしていると、誰が何をしているのか、まったく周りが見えない状況にたくさん遭遇しませんか？
「あれ、このあとって誰に言えばいいんだろう」「この先分からないけど、誰に聞けばいいか分からない」
知っているようで、誰もが自分の範囲でしか仕事範囲を理解できていません。
その結果、部分的な改善ばかり行い、結局は出戻りを引き起こすのですが、Ranabase（ラーナベース）を使うと業務の可視化だけでなく、継続して改善を続けられる仕組みが取り入れられているため「一度改善してお終い」など発生せず、常に改善し続けていけます。
今の仕事を見直し、さらに良くしていける、現場改善の最強ツールがRanabaseです。
