情報共有ツールおすすめ10選を比較！メリットや機能もご紹介

いつも見て頂きありがとうございます！「エンプレス」の編集部：エンプレス編集部です。

最近では数多くの情報共有ツールが開発されており、どれが良いのか迷う方も多くいます。

この記事では、情報共有ツールの種類や選ぶ際のポイント・おすすめツールを紹介します。

それぞれのトライアル情報についても紹介しますので、社内のコミュニケーションを円滑にして業務効率を上げられるツールを導入しましょう。

• 目次
• 情報共有ツールとは
• 情報共有ツールのタイプ
• 情報共有ツールを導入するメリット
• 情報共有ツールのデメリット
• 情報共有ツールを選ぶ時のポイント
• 情報共有ツールのおすすめ11選
• まとめ

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情報共有ツールとは

情報共有ツールはビジネスで必要な「タスク・スケジュール管理」や「チャット機能」などを共有できるシステムです。

リアルタイムで情報共有でき円滑なコミュニケーションが図れるため、業務の効率化には欠かせません。

情報共有ツールのタイプ

情報共有ツールには、以下5種類があります。

• グループウェア型
• チャット型
• ドキュメント作成型
• ファイル共有型
• プロジェクト管理型

それぞれ特化した機能が異なるため、各特徴を把握して社内に適している情報共有ツールを選びましょう。

グループウェア型

グループウェア型のツールは、情報共有やコミュニケーション・業務効率化の機能を兼ね備えたソフトウェアです。

「コラボレーションツール」とも呼ばれ、メールの送受信・ファイル共有・スケジュール管理などが集約されています。

業務ごとに分けられたツールを一つにまとめたい場合には、グループウェア型がおすすめです。

チャット型

チャット型はビジネスでの使用を目的とした、社内外で使えるコミュニケーションツールです。

気軽に連絡が取れて情報共有しやすいうえ、メールのような定型文を考える必要もなく宛名の送信ミスも軽減できます。

タスク管理やファイル共有の使用が多く、グループチャットで連絡漏れを防ぎたいといった場合には、チャット型ツールを選びましょう。

ドキュメント作成型

ドキュメント作成型ツールはノート記録機能に特化しており、議事録や社員が持つ知識の共有に適しています。

ドキュメントはメンバーと共同で編集や閲覧ができるため情報共有しやすく、付随するタスク管理やチャット機能なども搭載されています。

ドキュメント作成型のツールは「資料の見返しやすさ」を求める場合におすすめです。

ファイル共有型

ファイル共有型は、データの一括管理やファイル共有・バックアップをオンライン上で管理できる情報共有ツールです。

データ管理を万全に備えられるうえ、ファイル共有のためにメール送信する手間が省けるため、業務の効率化につながります。

ファイル共有型がおすすめなのは「場所を問わずデータにアクセスしたい、紛失や破損に備えたい」という場合です。

プロジェクト管理型

プロジェクト管理型は原価やメンバーのタスクなどを情報共有しやすく、管理することでプロジェクトの遂行をサポートできます。

複数人で行う業務の進捗状況を可視化できるため、仕事量の偏りを防ぎ効率的に進めることが可能です。

プロジェクトの進捗・工数・予算を一括管理したい場合は、プロジェクト管理型を導入するのがおすすめです。

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情報共有ツールを導入するメリット

情報共有ツールを導入すると、以下3つのメリットが得られます。

• 業務効率化になる
• コミュニケーションが円滑になる
• ノウハウも共有できる

それぞれの利点を解説します。

業務効率化になる

情報共有ツールを導入すると進捗状況をリアルタイムで共有できるため、業務が効率化。

たとえば、関係者に承認を受けるために必要な稟議（りんぎ）や、最終的な判断に必要な決裁などのワークフローも電子化できます。

電子化は承認状況を把握できるうえ、印鑑が不要となり処理スピードを格段に上げることが可能です。

また、チャットでやり取りして資料を共同で編集できればよりスピーディに業務遂行でき、生産性も上げられます。

コミュニケーションが円滑になる

連絡の取りやすい情報共有ツールは社員間でのコミュニケーションが推進され、連絡不足で起こるトラブルも回避可能です。

部署外の社員とも関わりやすく信頼関係や安心感により離職率が低下する可能性もあるうえ、新しいアイディアが生まれるきっかけにもなります。

ノウハウも共有できる

情報共有ツールを活用すればノウハウも共有しやすく、担当者が不在でも安心して業務が進められます。

マニュアルや会議資料をすぐに閲覧できる状態にしておくと、誰もが同じ手順を踏めるため社員による対応の差も防ぐことが可能です。

情報共有ツールのデメリット

一方、情報共有ツールで以下3つの事態が起こる可能性もあります。

• ツールに不具合が起きると業務に支障が出る
• 仕様変更により使用感が変わる
• 不正アクセスを受け情報漏洩に繋がる可能性がある

リスクを把握して、対策を練っておきましょう。

ツールに不具合が起きると業務に支障が出る

ツールを一括に集約するほど、システム不具合時の業務への影響は大きくなります。

情報共有ツールの連携された機能は実用性がある一方、ツールに頼りがちになります。

不具合が起こることを想定し、他ツールとの連携や手厚いシステムサポートの追加などで損害を減らしましょう。

仕様変更により使用感が変わる

ツールは機能改善やバグ修正のために随時アップデートされるため、見た目や使用感が変わり現場に混乱が起こる可能性があります。

予告なしの仕様変更もあるため「使用感が変わった」と感じた時には、すぐに新たなマニュアルを伝達して社内のサポート体制を整えましょう。

不正アクセスを受け情報漏洩に繋がる可能性がある

情報共有ツールは不正アクセスを受けて情報漏洩するリスクもあるため、万全にセキュリティ対策されているかの確認は非常に大切です。

過去、実際に不正アクセスを受け、システム改善をした情報共有ツールもあります。

本事案における調査の過程で、お客様情報が適切に管理されていなかったことが確認されたため、2021年9月に関係役員に対して処分を行うとともに、全社における情報管理の強化施策等の措置を講じ、再発防止に万全を期すことといたしました。出典：富士通株式会社｜プロジェクト情報共有ツールへの不正アクセスについて（第六報）

顧客のデータが流出すると信頼を失ううえ、数億円単位の損害賠償を請求される可能性も。

社外とのやり取りがあれば一層の対策を強化する必要があるため「モバイル端末・ファイル送受信の制限機能」など、管理者のセキュリティ管理機能に着目して選ぶ方法もおすすめです。

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情報共有ツールを選ぶ時のポイント

情報共有ツールは以下を参考に、社内の状況や目的に合わせて選びましょう。

• 現場が何を求めているのか把握
• コストパフォーマンスが合っているか
• 導入しやすいか
• 共有できる範囲はどこまでか
• 情報が探しやすいか
• サポート体制が充実しているか
• セキュリティレベルは高いか

会社に適した情報共有ツールを選ぶためのポイントを、それぞれ解説します。

現場が何を求めているのか把握

情報共有ツールを決める前には、現場において「業務をするうえで何に困っているのか、どうしたいのか、どうなりたいのか」をヒアリングすることが重要です。

管理者と現場の希望に乖離が起きるリスクを防ぐため、選定基準を見極める必要があります。

現場の課題を明確にして、解消できるツールを選ぶのがおすすめです。

コストパフォーマンスが合っているか

導入する際は社内の課題への貢献度を重視しながら、機能と料金のバランスが良い情報共有ツールを選びましょう。

複数の機能が集約されたツールは使いこなせると便利ですが、余計な機能がある分ランニングコストがかかります。

シンプルな機能のプランにオプションを活用すると、業務に必要なツールは十分に用意できるため、あらかじめ各ツールの基本機能やオプション機能を確認しておきましょう。

導入しやすいか

ツールは毎日使う社員が、使いやすく見やすい仕様を選びましょう。

使いにくいツールは運用するまでに時間とコストを要するうえ、結果的にうまく使われない可能性があります。

説明が無くとも簡単に使用できるツールの方が、導入や運用も手間がかからずおすすめです。

共有できる範囲はどこまでか

情報共有できる人数や範囲はツールやプランにより異なるため、あらかじめ共有する範囲の確認が必要です。

社外との取引が多い企業なら、情報共有ツール自体の普及率や市場シェア率を踏まえて選ぶと、取引先との連絡もスムーズに取れます。

プラン次第では人数で料金が変動するため、使う人数を予想できればコストカットも可能です。

情報が探しやすいか

情報を検索しやすい共有ツールは無駄な時間も省けるため、業務効率化が図れます。

データやマニュアルを探すときに手間取ると、業務の遅延やミスにつながります。

探す時間が積み重なれば人件費などにも影響するため、情報検索のしやすさも重視しましょう。

サポート体制が充実しているか

会社で情報共有ツールを導入するには、サポート体制の確認も必要です。

ツールに不具合や不明点があった際、スムーズに対応できるほど業務の滞りを避けられます。

なかには、使い方についてのサポートが付いたツールもあるため、必要であれば問い合わせましょう。

セキュリティレベルは高いか

会社の機密情報を守るために、セキュリティレベルの高さも確認しましょう。

情報共有ツールによっては「2段階認証・IPアドレス制限」など、セキュリティのレベルに差が見られる場合があります。

情報漏洩は顧客の信頼失墜を招き会社の存続に関わる問題になるため、管理者の機能制限も含めセキュリティレベルが高いツールがおすすめです。

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情報共有ツールのおすすめ11選

業務効率化を図れるおすすめの情報共有ツールを、種類ごとに11個紹介します。

• グループウェア型
• チャット型
• ドキュメント作成型
• ファイル共有型
• プロジェクト管理型

各ツールの特徴や費用に加え、トライアル期間についても解説しているため、ぜひ参考にしてください。

グループウェア型

グループウェア型の情報共有ツールでは、以下6つがおすすめです。

• Teampot（チームポット）
• Group Task（グループタスク）
• SPIRAL PLACE（スパイラル・プレイス）
• Ranabase（ラーナベース）
• Google Workspace（グーグルワークスペース）
• サイボウズ Office

複数の業務を一括したツールを使用したい場合は、グループウェア型を選択しましょう。

1.Teampot（チームポット）

出典画像：https://www.teampot.work/

Teampot（チームポット）は株式会社エージェントが提供する社内SNSで、社員同士の心理的なつながりを強化できる情報共有ツールです。

「生産性を高めたい・風通しを良くしたい」という企業におすすめです。

特徴

社内SNSであるTeampotは社員が1日1回好きなテーマで投稿し、他社員より匿名でサンクスボーナスポイントが送られるシステムがあります。

貯まったポイントはAmazonギフト券に交換できるうえ、良い投稿はサマリーに入り社内メディアとしても機能します。

ツール管理者は算出されたスコア数により、企業への貢献度や活性度合いを数値で確認できるのも特徴の一つです。

費用

Teampotの詳しい料金については要相談となりますが、効果がなければ全額返金保証してもらえます。

定着化に向けて3ヶ月のサポートが用意されているのも安心ですね。

メリット・デメリット

Teampotはカジュアルな雰囲気で、楽しみながら組織の関係を深めることが可能です。

経営陣も積極的に投稿することで身近な印象を与えられ、社員の発信も増えていきます。

全体の投稿が増えるとお互いの価値観や仕事への姿勢も分かりやすくなり、生産性の向上や離職率の低下にもつながります。

Teampotを詳しく見る >
オープンコミュニケーションツール「チームポット」サービス資料

2.Group Task（グループタスク）

出典画像：https://grouptask.biz/

Group Task（グループタスク）は国産の情報共有ツールで、タスク管理に特化しています。

「多数のタスクがあふれて期日に完了しない、使用中のタスク管理ツールが使いにくい」という悩みがある場合は、Group Taskを検討しましょう。

特徴

Group Taskはタスクを期日順に表示したり社員に通知することで、進捗の停滞を防ぎます。

各メンバーの作業内容や一つのタスクにかける所要時間も把握できるため、テレワーク管理にもおすすめです。

シンプルなデザインで、社員は表示された自分のタスクのみに集中できます。

費用

Group Taskには以下3つのプランがあります。

「フリー」と「スタンダード」の違いは広告の有無のみ。

フリープランでも利用期間は無制限であるため、お試し後に導入を検討できます。

メリット・デメリット

Group Taskはタスク管理に必要最低限の機能デザインとなっているため、業務を期日内に終えることに集中できます。

一方で、機能のカスタマイズができないことやタスクをさばくことに集中するあまり、社員同士のコミュニケーションが希薄にならないよう注意が必要です。

3.SPIRAL PLACE（スパイラル・プレイス）

出典画像：https://www.pi-pe.co.jp/spiral-series/spiral-place/

SPIRAL PLACE（スパイラル・プレイス）は手帳をデジタル化したようなデザインで、社内外のメンバーとカレンダーで予定を共有できる情報共有ツールです。

200名以下の規模で「複雑な機能はいらない」という場合におすすめです。

特徴

SPIRAL PLACEは、顧客や取引先と予定を共有しながら業務を進めたい場合に便利な機能がそろっています。

使用できる主な機能は、以下のとおりです。

• 掲示板の作成
• カレンダー
• 社内設備・施設の予約管理
• タスク管理
• ファイル管理
• 電話のメモ

シンプルな機能で、低価格で利用できるのも嬉しいポイントです。

費用

SPIRAL PLACEのプランはシンプルに1つのみです。

基本プランでは人数に制限がありますが、オプションによりユーザーや容量追加が可能です。

メリット・デメリット

SPIRAL PLACEは業務効率化できるソフトウェアのなかでもリーズナブルです。

ただし、連携サービスがまだ不十分であり、現時点ではSPIRAL PLACEの予定をGoogleカレンダーに反映できても逆の対応はできません。

導入前には期待する機能が含まれているかの確認が必要です。

SPIRAL PLACEを詳しく見る >
クラウド型グループウェア「SPIRAL PLACE」資料

4.Ranabase（ラーナベース）

出典画像：https://lp.ranabase.com/

Ranabase（ラーナベース）は業務改善コンサルティングのノウハウを活かしたツールであり、図形で業務フローを表すことで社員ごとに役割を可視化できます。

「業務改善に注力したい、業務マニュアルを浸透させたい」という場合におすすめです。

特徴

Ranabaseは図形に課題を書き出し、図形同士を線で結びながら業務フローを表します。

慣れるまでは抵抗があるかもしれませんが、記述ガイドや業種・業務形態ごとにサンプルもあり、使い方を一から覚える必要はありません。

費用

Ranabaseで法人向けとなる「ビジネスプラン」を紹介します。

トライアル期間で作成したデータは、契約後にそのまま使用できます。

メリット・デメリット

Ranabaseの特徴でもある図形による業務フローは、思考を整理でき課題を細分化できます。

ただし、馴染みがないデザインであるため、社員への使用方法の伝達や慣れるまでの時間など、教育コストがかかる可能性があります。

あらかじめ社内業務に対応するマニュアル作成やサポート体制を整えるのがおすすめです。

Ranabaseを詳しく見る >
ここが凄いRanabase！仕事の「見える化」で業務改善を促すツール

5.Google Workspace（グーグルワークスペース）

出典画像：https://workspace.google.co.jp/intl/ja/

Google Workspace（グーグルワークスペース）はGoogle が法人向けに提供する情報共有ツールです。

「Googleのサービスで業務を一括管理したい」という場合におすすめです。

特徴

Google Workspaceの特徴は、大容量ストレージや高度なセキュリティ・充実した管理機能。

会社名で取得した独自ドメインのメールアドレスやファイル共有など、業務で必要なサービスを網羅して設計されたツールです。

費用

Google Workspaceのプランは以下4つに分かれており、導入・運用サポートも無料で利用できます。

Enterprise以外のプランは制限人数も変わらないため、ストレージによって選ぶ形です。

メリット・デメリット

Google Workspaceは60個を超えるアプリが利用できるため、業務で必要な機能が勢揃い。

ただし、使用できるサービスが多いことで管理に手間がかかり、使わない機能があればコストパフォーマンスが下がる恐れもあります。

Google Workspaceは「業務の幅に合うか」を検討して利用するのがおすすめです。

6.サイボウズ Office

出典画像：https://office.cybozu.co.jp/

「システム担当者がいないが、情報共有ツールを導入したい」場合には、さまざまな機能が1つのパッケージにまとめられたサイボウズOfficeを検討しましょう。

特徴

サイボウズOfficeは国産のグループウェアで「機能性・操作性・低コスト」のバランスが良く、IT知識を持たない企業でも脱アナログ化できます。

スケジュール可視化やノウハウ蓄積・業務効率化を目指し、報告書や掲示板など機能間の連携も可能です。

費用

サイボウズ Officeのプランは、以下2つとなります。

プレミアムコースは「日報・クレーム管理・商談進捗管理」など、標準機能にはないアプリを無制限で搭載できます。

お試しプランは「トライアルの30日間でどれを試して良いか分からない」場合におすすめ。

メリット・デメリット

サイボウズOfficeのメリットは直感的で分かりやすい操作性と、圧倒的なコスパの良さです。

ただし、豊富なツールがゆえに十分活用できないことや、必要情報の見つけにくさが課題です。

必要情報が埋もれないように、使用方法に関してルールの取り決めをするのがおすすめです。

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チャット型

チャット型ツールでおすすめなのが以下の2つです。

• LINE WORKS（ラインワークス）
• Chatwork（チャットワーク）

「リアルタイムで情報共有したいが、プライベートとビジネスでアカウント分けしたい」という場合は、こちらの2つを検討しましょう。

7.LINE WORKS（ラインワークス）

出典画像：https://line.worksmobile.com/jp/

ワークスモバイルジャパンが提供するLINE WORKSは、LINEと同様の操作で使えるチャットツールです。

導入に時間がかからず学習コストも必要ありません。

特徴

LINE WORKSは、通常のLINEと以下4点が異なります。

• 個人単位で確認できる既読機能
• 予定を共有するカレンダー
• 仕事の依頼ができるタスク
• 共同編集ができるノート

メッセージ履歴が確認できるログ機能もあり、トラブルも防止できます。

費用

LINE WORKSのプランは、以下3つとなります。

人数が少ない事業所では、手始めにフリープランを利用するのがおすすめです。

LINE WORKS認定パートナーの場合は、スタンダードかアドバンスドプランもトライアルできます。

メリット・デメリット

LINE WORKSは顧客や取引先のLINEユーザーとも連携ができます。

ただし、個人単位で確認できる既読機能が原因で、社員は返信に手間取る場合があります。

返信が不要な場合には「返信不要と入れる」などルールの取り決めが必要です。

8.Chatwork（チャットワーク）

出典画像：https://go.chatwork.com/ja/

日本製のChatwork（チャットワーク）は、IT知識がない人にも配慮されたビジネス用チャットツールです。

社外との連絡が多い、操作性と機能性のバランスを求める場合におすすめです。

特徴

chatworkで利用できる機能は、以下の4つです。

• チャット
• タスク管理
• ファイル管理
• ビデオ/音声通話

組織向けのユーザー管理機能としてはユーザーの追加・削除や社外ユーザー制限機能もあり、情報漏洩を未然に防ぐ機能が充実しています。

費用

Chatworkのプランは以下3つです。

メリット・デメリット

Chatworkはメッセージの編集・削除ができるため、誤った情報はすぐに消すことが可能です。

ただし、既読機能が無いため、目を通したかは本人に確認が必要であり「読んだらリアクションスタンプを押してもらう」などの取り決めが必要となります。

ビデオ通話は最大14人までとなるため、Web会議での使用には注意が必要です。

ドキュメント作成型

ドキュメント作成型の情報共有ツールでおすすめなのがStockです。

マニュアルや顧客ごとのデータ管理など「ノート作業」に活用できます。

9.Stock（ストック）

出典画像：https://www.stock-app.info/

Stock（ストック）は「チャットツールでは情報が流れてしまう」という悩みを解消し、ノート単位で情報共有できます。

「見返しやすさ」と「情報へのアクセス性」を重視したい企業におすすめです。

特徴

Stockではメッセージの送受信やタスク管理も「ノート」を起点として行われ、情報の乱雑を防げます。

「ノート」に関係がない場合にはダイレクトメッセージが使用でき、Stockだけで情報共有が完結します。

費用

Stockは標準機能の「ビジネスプラン」と管理・セキュリティを強化した「エンタープライズプラン」に分けられます。

そのうえで人数によって料金が変動し、10人ごとに設定可能です。

プランは必要な容量と人数により判断するのがおすすめです。

メリット・デメリット

Stockはテーマを起点としてやり取りできるシンプルな機能で、必要書類を探す手間を簡略化できます。

とはいえ、スケジュール確認の機能は不十分であるため、必要であれば進捗確認に特化したサービスと併用しましょう。

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ファイル共有型

ファイル共有型の情報共有ツールでおすすめなのが「Google Drive」です。

Google DriveはGoogleアカウントがあれば誰でも利用できます。

10.Google Drive

出典画像：https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/

Google Driveはデータをオンライン上に保存できるサービスであり「Google Workspace」と比較すると機能の幅は狭くなります。

初期費用を抑えたい場合は先に「Google Drive」を試すのがおすすめです。

特徴

Google Driveは「クラウド」と呼ばれるインターネット上のシステムに情報を保存するため、端末や場所を選ばずにアクセスが可能です。

データが自動でバックアップされ、万が一端末を紛失してもデータの復元ができます。

Word・Excel・Power Pointのような「ドキュメント・スプレッドシート・スライド」の機能もあり、URLを共有すれば共同編集も可能です。

費用

プランはデータ容量によって、無料の「Google Drive」と有料の「Google One」があります。

1ユーザーで15GB以上を超えない場合はGoogle Driveで十分対応が可能です。

メリット・デメリット

Google Driveは1つのファイルを共同作業できるメリットがありますが、設定を誤れば情報漏洩につながる可能性があります。

「2段階認証・データ暗号化」などのセキュリティは整っているため、使用方法をしっかりと周知しておくのが安心です。

プロジェクト管理型

プロジェクト管理型の情報共有ツールでは「Backlog（バックログ）」がおすすめです。

プロジェクト管理型ツールは、複数の案件を同時にこなす機能に特化しています。

11.Backlog（バックログ）

出典画像：https://backlog.com/ja/

Backlog（バックログ）はタスク管理をベースに、プロジェクト管理に必要な機能がまとめられた情報共有ツールです。

「初期設定が少ないプロジェクト管理型のツールがいい」という場合におすすめです。

特徴

Backlogではタスクを「親課題」および付随して起こる「子課題」に分けて、整理して表記されます。

加えて、進捗状況を棒グラフで可視化した「ガントチャート」も利用可能です。

プロジェクト管理型ツールでは珍しいコミュニケーション機能も搭載されており、生産性アップも図れます。

費用

Backlogのプランは以下の4つです。

料金は機能やセキュリティ面によって変動し、トライアル中は選択したプランの全機能が利用できます。

公式HPにて見積書のダウンロードが可能です。

メリット・デメリット

プロジェクト管理ツールは技術者向けに開発された製品が多いなか、Backlogはデザイナーや営業職でも容易に使えるシンプルな操作性が魅力です。

ただし、より使いやすくするための拡張機能は利用できないため注意しましょう。

まとめ

業務の効率化を図るためには、自社に適した情報共有ツールの導入が重要です。

種類には以下の5つがあるため、社内の課題を解決できるツールを選びましょう。

情報共有ツールを活用することで、業務効率化やコミュニケーションの活性化など、嬉しいメリットも。効果的に活用できると社内の課題も解決しやすいうえ、風通しも改善され業績アップも期待できます。

多くの情報共有ツールで無料期間や全額返金保証を設けているため、気軽にトライアルしてみましょう。