【種類別】コミュニケーションの生産性向上ツールとおすすめ厳選

  • | 公開 2021年11月25日
SaaS
【種類別】コミュニケーションの生産性向上ツールとおすすめ厳選

お仕事は、チームメンバーや他部署のみんな、お客様や取引先など、必ず誰かと一緒にするものですが、だからこそ連絡やコミュニケーションは、お仕事においてとても…もしかすると一番大切なところかもしれませんよね。

しかし逆に言えば、コミュニケーション部分が滞るとお仕事の生産性も落ちてしまい、事業や会社全体に響いてくる恐れがあるため、スムーズに情報や意見を伝え合うために生産性向上ツールを利用するのがお勧め。

連絡やコミュニケーションでの生産性アップに繋がるツールを4種類に分けたので、私のおすすめツールも合わせて一緒に見てもらえると嬉しいです。

各おすすめツール選定基準

今回、連絡・コミュニケーション系の生産性向上ツールを4つに分類していますが、それぞれ私のお勧めツールも、下記のような基準でピックアップしています。※導入企業数は、2021年10月25~29日に調査した数値をもとにしています。

各おすすめツール選定基準

連絡・コミュニケーション系の生産性向上ツール

連絡やコミュニケーションに関する生産性向上ツールは、業界や部署に関わらず活用でき、あなたの生産性を上げてくれます。

4つの分野に分けて、私と一緒に見ていきましょう。※各ツールの10選は五十音順(読み)に並んでいます。

ビジネスチャット

一緒に働くメンバーや取引先など、お仕事ではたくさんの人とやり取りが行なわれますが、ビジネスチャットはみんなのコミュニケーションを円滑にします。

電話のように相手の時間を縛らず、メールよりも気軽に話せる、2つの良いところを併せ持った連絡ツールですね。

ファイルの受け渡しやグループでの会話など、様々な機能であなたのお仕事の生産性をアップさせてくれます。

ビジネスチャットによる生産性向上の秘密

多くのビジネスチャットには下記のような機能が備わっており、いつでも連絡やデータのやり取りができるため、お仕事で重要になるコミュニケーションがスムーズになることで生産性アップに繋がります。

  • 個人チャット
  • グループチャット
  • ファイルデータ送受信・検索
  • チャット履歴検索
  • 通知機能
  • 権限設定
  • ビデオ通話
  • タスク管理
  • 他ツール連携
  • マルチデバイス
ビジネスチャットが使えるシーン

ビジネスチャットは、次のようなシーンで活躍します。

ビジネスチャットを活用
電話だと相手の都合を無視して業務を妨げてしまいそうで、連絡しづらい…都合のいい時にチャットを確認・返信できる
取引先ともう少しフランクにやり取りしたいけど、メールだと仰々しくなりがちチャットなら対面のようにテンポよく話が進み、始め・締めの挨拶は日付が変わった時など最低限でOK
あの時グループで誰かが○○について話してたけど、いつだっけ…チャット履歴の検索機能で過去の会話やデータファイルへ瞬時にジャンプ
電話や対面での会話など、口で伝えるのが難しい…文字の方が伝えやすい内容を、会話のようなテンポで伝えられる
ビジネスチャットで解決できる課題

ビジネスチャットを導入すると、下記のような課題の解決に繋がります。

課題1.テレワークでも社内の一体感をなくしたくない

部署や案件などグループチャットを作って様々な人とやり取りしたり、いいね!機能のあるビジネスチャットならSNS感覚のフランクなコミュニケーションもできます。

課題2.コミュニケーションツールは出来る限り一元化したい

ビデオ通話機能があるビジネスチャットなら、チャットの流れで会話ログを一緒に見ながらビデオ通話でじっくり話し合う、といった流れもスムーズです。

課題3.取引先との連絡をもっと円滑にしたい

電話やメールによる、仰々しさや都合を合わせる手間がなく、取引先も連絡を返しやすいため打合せや事業の進みを後押しします。

おすすビジネスチャット【chatwork】

chatwork出典画像:https://go.chatwork.com/ja/

導入企業数★★★★★5
機能★★★★★5
導入しやすさ★★★★★5

導入企業数:約334,000社
ビジネスチャットの中でも絶大な人気を誇るチャットワークさんは、チャットのほかビデオ通話、ファイルやタスクの管理もできます。無料で始められて、誰でも簡単に使える分かりやすい仕組みなので、社内に定着しやすく快適なコミュニケーションをサポート。サイトからのお問い合わせをチャットワークで通知するなど、他ツールとの連携も得意で、万全のセキュリティ対策によって他社の取引先とも安全にチャットができます。

おすすめビジネスチャット10選
ビジネスチャット導入企業数
elgana
slack
Typetalk
direct約2,500社
ChatLuck
chatwork約334,000社
Tocaro約2,000社
Talknote
LINE WORKS約300,000社
WowTalk約10,000社

ビジネスチャットツールの基礎知識では、上記以外のビジネスチャットも含めた一覧を載せているので、併せて確認していただくのがオススメです。

WEB会議システム

リモートワークが進む今、ミーティングも社内・社外問わずオンラインでの開催が増えているかもしれません。

WEB会議システムは、離れた場所にいる人とスムーズに会議できる機能に特化しており、在宅でのお仕事でも、遠方の取引先とも打ち合わせができます。

WEB会議システムによる生産性向上の秘密

WEB会議システムは、社内会議・お客様との打合せ両方に対応しているものが多いため、社内メンバーでのミーティングはもちろん、営業さんの社外打合せでも活躍します。

場合によっては出張コストを省けたり、テレワークの促進も後押ししてくれるため、移動や会議室の設定など様々な無駄をなくして生産性向上に役立ってくれるんです。

WEB会議システムが使えるシーン

WEB会議システムは、次のようなシーンで役立ってくれます。

WEB会議システムを活用
いちいち会議室の予約が面倒…URLで簡単にWEB会議場所を管理
離れた拠点のメンバーと会議したい電話だけでは伝わらないこともビデオ画面や画面共有によって伝えやすい
議事録だけでなく会議の雰囲気などを不参加メンバーに伝えたい録音や録画機能で会議の様子を共有
WEB会議でも資料を一緒に見ながら話したい画面や資料の共有機能で情報共有がスムーズ
WEB会議システムで解決できる課題

あなたに次のような課題があれば、WEB会議システムの導入がオススメです。

課題1.テレワークを進めたいけど、メンバーが顔を合わせる機会は減らしたくない

本格的な会議や朝礼はもちろん、少し砕けた話し合いやちょっとした確認でも、会議室を用意せず気軽に話せるため、テレワークの促進を後押しします。

課題2.チャットや電話だとなかなか伝わらない

顔を見合わせたり、同じ資料を一緒に見ながら会議ができるため、対面での会議と同じように意見を伝え合いやすくなります。

課題3.会議を振り返りたい

議事録だけでは分からない情報も、録音・録画機能で会議をそのまま振り返ることによって確認でき、会議に参加しなかったメンバーへの共有もできます。

おすすめWEB会議システム【jinjerミーティング】

jinjerミーティング出典画像:https://www.calling.fun/

導入企業数★★★☆☆3
機能★★★★☆4
導入しやすさ★★★★☆4

導入企業数:約1,500社
jinjerミーティングさんは元々Callingという名前で提供されていましたが、当時開発していた株式会社ネオラボさんが株式会社ネオキャリアへ合併され、その後設立されたjinjer株式会社さんへjinjerブランドを事業譲渡したことによって、名前がjinjerミーティングに変わりました。少人数での会議はもちろん最大120名までOKなので、報告会など大規模な会議にも活用できるWEB会議システムです。1on1など1:1の会議もでき、リモートワークでもしっかりコミュニケーションの場を作ります。URLによってWEB会議室を簡単に管理、アプリを使えばスマホやタブレットからも会議に参加できるため、出張先などでPCを開く手間を削減。共有できるメモやホワイトボード機能、画面共有、通話後アンケートなど嬉しい機能が充実しており、会議そのものや日々のスケジューリングなど、生産性アップに貢献してくれるお勧めツールです。

おすすめWEB会議システム10選
WEB会議システム導入企業数
Google Meet
jinjerミーティング約1,500社
Skype
Zoom約20,000社
NeWork
V-CUBE ミーティング約7,000社
ベルフェイス約3,000社
Microsoft Teams
LINE WORKS約300,000社
LoopGate約2,500社

上記以外のシステムも含めた、おすすめのWEB会議システム比較もまとめているので、併せて見ていただけると嬉しいです。

ウェビナーツール

社内や専用スペースを借りて行なっていたセミナーも、今はウェビナーでオンライン開催が増えていますよね。

ウェビナーは開いたことがなくて不安な場合もあると思いますが、そんな時にウェビナーツールを利用することによって、スムーズに進行できます。

ウェビナーとは?
「ウェブ」と「セミナー」が合わさって使われるようになった言葉です。オンライン上でもセミナーを開催できることで、開催する会社も参加者も、PCやスマホから気軽に参加できます。

ウェビナーツールによる生産性向上の秘密

一般的なWEB会議などとは違い、ウェビナーはお客様を招いて開くものなので、ただオンラインでセミナーを行うだけでなく、顧客管理も必要になってきます。

シンプルなツールもありますが、参加者の管理やアンケートなど、ウェビナーツール独自の機能を揃えているものも多いため、効率的なウェビナーをサポートしてくれるんです。

ウェビナーツールが使えるシーン

ウェビナーツールは、下記のような場面で活躍します。

ウェビナーツールを活用
WEB会議システムだと少人数しか呼べない…ほとんどのウェビナーツールは100人以上の大規模開催OK
セミナー自体の準備だけでなく顧客管理もあって大変申込や受付、リードなど管理機能が備わっているツールもある
振り返りや次の開催に向けて参加者さんの声を集めたいアンケート機能があるウェビナーツールで簡単に意見収集
セミナーの様子をアーカイブとして残したいけど、撮影機材など準備が面倒…録画機能でウェビナーを丸ごと記録・保存
ウェビナーツールで解決できる課題

ウェビナーツールの導入は、次のような課題を解決しやすいです。

課題1.セミナーの参加人数が増えない…

オンライン開催によって、スケジュール調整が難しい人や遠方からでも、気軽に参加してもらえやすくなります。

課題2.次に繋がるセミナー開催を目指したい

顧客管理機能でリードの獲得ができたり、録画機能でウェビナーを振り返って改善点も分析しやすくなります。

課題3.セミナー開催の手間をなくしたい

会場設営や紙の資料準備、受付業務などあらゆる手間を省けて、参加者さんも開催するあなたも、面倒・大変な思いをせず簡単にウェビナーができます。

おすすめウェビナーツール【Cocripo】

Cocripo出典画像:https://promote.cocripo.co.jp/

導入企業数★★★★☆4
機能★★★★★5
導入しやすさ★★★★☆4

導入企業数:約2,400社
ウェビナー専用に作られたCocripo(コクリポ)さんは、初めてでも簡単に使えるため安心して導入・ウェビナー開催ができます。必要な情報を入力するだけで集客・予約募集ページができたり、当日の入退場履歴やアンケートなど、各データ管理機能もある心強い作りです。最初の1ヶ月は無料でお試しできて、サポート体制もしっかり整っているほか、国産ツールなのも安心。100名までのプランと300名までのプランが選べるため、あなたが開催したい規模に合わせて導入できます。

おすすめウェビナーツール10選
ウェビナーツール導入企業数
eventos
EventHubオンライン約250社
GigaCast
Cocripo約2,400社
jinjerウェビナー
Skype
Zoom ビデオ ウェビナー
ネクプロ
V-CUBEセミナー
Youtube Live

おすすめウェビナーツール14選もまとめているので、ツール選びの参考にしてもらえると嬉しいです。

プロジェクト・タスク管理ツール

プロジェクトやタスク、工数などをツールで管理すると、たくさんの案件や予定が整理されるため、自分の業務管理がスムーズになります。

またチーム間で共有することによって、メンバーみんなの状況を把握し合えるため、各事業やプロジェクトがどのように進んでいるか認識し、調整しながら取り組めるんです。

プロジェクト・タスク管理ツールによる生産性向上の秘密

プロジェクト・タスク管理ツールは、一つ一つのタスクから事業全体まで、どのような状態なのか把握できます。

さらに、あなた自身の状況もメンバーみんなの状況も確認できるため、滞っているタスクをすぐにカバーしたり、事業計画のスケジュールを調整したりと、プロジェクトの進みをサポート。

みんなが情報共有や状況把握をスムーズに行えることで、生産性の高い状態で事業を進められるんです。

プロジェクト・タスク管理ツールが使えるシーン

プロジェクト・タスク管理ツールは、下記のような場面で使えます。

プロジェクト・タスク管理ツールを活用
エクセルやスプレッドシートを使ってプロジェクト管理しているプロジェクト管理専用のツールを使って生産性アップ
日報だけでみんなの進捗を把握するのは大変…プロジェクトメンバーのタスクやスケジュール、進捗状況をみんなで把握
タスクがタスクに埋もれて対応が抜けていた…あなた自身のタスクも整理されるため抜け漏れ防止
事業全体がきちんと進んでいるか心配…ガントチャート機能が付いたツールなら、プロジェクト全体のスケジュールや進捗状況を見える化
タスクを引っ張ってきてチャットで話すのは面倒…各タスクに直接コメントできることで情報がまとまる
プロジェクト・タスク管理ツールで解決できる課題

次のような課題を持っている場合、プロジェクト・タスク管理ツールを活用すると改善しやすいです。

課題1.ホワイトボードでのアナログ管理からデジタルへ移行したい

ツールでプロジェクトやタスクを管理できると、出先や出張先など場所も時間も選ばず状況確認でき、カンバン機能の付いたツールなら、ホワイトボード上で付箋やマグネットを動かすのと同じように、タスクの対応状況を更新できます。

課題2.テレワークでもチームで進捗を共有したい

わざわざ会社に全員集まらなくても、ツール上でお互いの進捗把握やコミュニケーション、プロジェクト全体の状況を確認できます。

課題3.作業の遅延や漏れを防ぎたい

タスクを整理して情報を見やすく管理したり、最新の更新情報など、メンバーみんながいつでも把握できる状況にするほか、対応ステータスや期限設定など、様々な機能の活用で遅延や漏れを未然に防ぎやすくなります。

おすすめプロジェクト・タスク管理ツール【Backlog】

Backlog出典画像:https://backlog.com/ja/

導入企業数★★★★☆4
機能★★★★★5
導入しやすさ★★★★★5

導入企業数:約5,000社
チームでタスク管理ができるBacklog(バックログ)さんは、プロジェクト全体の進捗も、メンバー一人一人の状況も見える化。カンバンボードやガントチャートをはじめ、様々な角度から事業・メンバーの進捗が分かる機能を持つため、リモートワークでも、今までどのように進められてきたのか、計画通りに進めるには今後どう動いていけばいいのか、考えやすくしてくれます。バグやソースコード管理機能もあるため開発チームでの利用はもちろん、あらゆる業界・部署で活用できるほか、人数や規模に合わせて4つのプランから選べたり、30日間無料で試せるのも安心です。

おすすめプロジェクト・タスク管理ツール10選
プロジェクト・タスク管理ツール導入企業数
クラウドログ約500社
COMMU
Jooto約1,600社
Stock約50,000社
Taskworld
Bizer team
Backlog約5,000社
My Redmine約1,000社
Lychee Redmine約4,000社
Reforma PSA約300社

プロジェクト・タスク管理ツールの基礎知識では、上記以外のツールも合わせた一覧表を載せているので、参考にしてもらえると嬉しいです。

最後に。

ここまで、私と一緒に見ていただきありがとうございます。

どのようなお仕事でも、お客様とのコミュニケーションや社内・他部署への連絡、そしてチームメンバーとのやり取りなどはとても大切ですよね。

しかし、リモートでのコミュニケーションが増えると、あなたの考えを思うように伝えられなかったり、相手の意見を上手く汲み取ってあげられなかったりして、事業や業務が滞る場面もあるかもしれません。

そのままやりづらい状況で生産性を下げてしまう前に、あなたに合うツールを活用して、生産性アップはもちろん、部署やチーム、社内外のみんなでしっかりコミュニケーションを取りながら、快適にお仕事しましょう。

連絡やコミュニケーションでの生産性を上げるツール選びに、私がまとめた情報が少しでも役立てると嬉しいです。
著者:fukuyama(@pl_enpreth)

運営会社
株式会社ファングリーは「コンテンツプロデュースカンパニー」です。記事制作からオウンドメディアの戦略策定~サイト制作まで、一気通貫でご対応ができます。

\事前受付中/
営業・広報・マーケターに嬉しいIT製品・サービス資料の無料掲載サイト
パートナー様のご参加お待ちしております

fukuyama
@pl_enpreth
業界・部署に関わらず、連絡やコミュニケーションはとても大切なところなので、スムーズにやり取りできると生産性向上にも繋がります。