人事評価システムの必要性・できること

  • | 公開 2023年01月31日
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人事評価システムの必要性・できること

いつも見て頂きありがとうございます!資料サービス「エンプレス」の編集部:sugiyamaです。人事担当さんは業務が多岐にわたって毎日大変ですよね…そんな時、人事評価システムがあなたの仕事を楽にしてくれます。

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人事評価システムって必要なの?

人事評価システムとは、今まで紙とExcelで運用していた目標管理・人事考課・給与査定・面談・オンボーディングなど、人材管理で行っていた作業をペーパーレス化して簡単にしてくれるシステム(ソフトウェア)のこと。

他にも、採用に関してはここを見て、退職に関してはあっちを見て…社内でさまざまな媒体に記載したり人材情報がバラバラな場合は、一元管理してデータベース化もできます。

人材は会社にとっての資産でもあるため、情報が集約することで、的確な人員配置やリソースの有効活用ができるようになり、戦略的人事のおかげで会社の競争力も高まる。

さらには市場・顧客のニーズが変化するスピードは年々早くなっており、今までの働き方では競合にも世の中にも置いていかれてしまうため、システムを活用した効率的な人材管理が必要だと言えます。

人事評価システムって、何を評価してくれるの?

文化やビジョン、または求めている人物像など多種多様なので、会社ごとで人材管理の仕方はそれぞれ違っています。

また、人事に関する「評価」とは、従業員さんの行動だけでなく、下記のように評価する対象が色々ありますよね。

  • 稼働内容を評価
  • 目標に対する進捗を評価
  • 目標に対しての成果を評価
  • 上司と部下の関係性を評価
  • 部下からみた上司の評価
  • 従業員の心理的安全性を評価
  • 従業員の健康状態を評価
  • 会社への満足度を評価(eNPS)

など、社内で可視化されていない価値、または従業員さんの心理状態を正しく把握して、経営に活かしていけるのが人事評価システムです。

人事評価に時間がとれないと、何が起こる?

正しい評価ができないと「上司と仲がいいから、あの人は給料が上がるんだ」と、好き嫌いで判断されていると思われて、社内の不満が溜まり退職者も増え仕事のパフォーマンスは下がっていく。

結果的に会社の利益は下がっていきます。

誰もが一生懸命働いているのだから納得の評価を受けたいと思っていますが、今までだと評価プロセス自体の煩雑さで、正しい評価をするのに時間が使えない場合もありました。

そのため人事評価システムを使い、

  • 評価となる価値の見える化
  • 評価プロセスの効率化

これらによって、今まで無駄にかかっていた時間を減らし、本来かけるべきとこに時間を使える状態を作り、公平性・透明性のある評価をしなければいけません。

人事評価システムができること

人事評価システムと聞けば、なんとなく何ができるのかイメージはできますが、具体的な効果や、どんな問題を解決できるのか分かりませんよね。

システム導入によって、人事プロセスの効率化ができることは分かりますが、各社のシステムにはそれぞれ特徴や特殊機能も入っているため、受けられる恩恵は単なる効率化だけではありません。

そのため、評価の方向性の違いにより、何が行えるのか人事評価システムを比べる前に、一通り確認してみましょう。

評価の方向性による”できること”の違い

評価が行われる際、必ず一人ではなく二人以上の対象者が存在しています。

全体(満足度の評価)
方向性①:会社 → 従業員
方向性②:従業員 → 会社

個々(成果の評価)
方向性③:上司 → 部下
方向性④:部下 → 上司

その他(内面の評価)
方向性⑤:従業員 → 従業員

主に、この5つの方向性のどれかに当てはまりますが、それぞれ人事評価システムで“できること”の違いを見ていきたいと思います。

方向性①:会社 → 従業員

会社視点から従業員さん全員に対して行う評価に必要な機能は、サーベイと呼ばれる測定調査です。

費用詳細
モチベーションサーベイ会社・仕事・人間関係など様々な視点から大量の質問を行い定量的に診断
パルスサーベイ特定のテーマに対して少ない質問を定期的に行い定量的に診断

質問が多い場合は四半期ごとに行ったり、毎日や毎週の場合は質問数を少なくして継続的に調査をしていく。

調査した結果、従業員さんの状況を把握し、会社全体・組織・直近の上司部下に対してなど、様々な視点から状態を評価します。

普段から従業員さんの内面を知る機会があればいいですが、人数が多くなればなるほど、一人一人に確認するのは難しいですよね。

そのためサーベイ調査を使って、どのような想いを持っているのか、感情を抱いているのか、内面を知るための測定を行い、その変化やキッカケに気付いて素早くフォローする。

ビックリ退職などを避けるためにも、従業員さんの内面を探る機能があると便利です。

対象プロダクト:モチベーションクラウド / カオナビなど

方向性②:従業員 → 会社

従業員さんから会社に対して評価も行われます。

費用詳細
eNPS従業員満足度として0~10の11段階(状況によって変わる)で満足度を計る

NPS(ネットプロモータースコア)と呼ばれる、顧客の満足度を計る指標が企業で導入されていることは多いですが、eNPSの「e」はEmployee(従業員)を指しており、顧客だけでなく従業員満足度を計ることで、会社の成長力を加速させます。

仕事だからと言え、仕事をするためだけに会社へ属するより、やりがいや心地いい人間関係などがあると、パフォーマンスが発揮されることも多いですよね。

従業員さんの満足度を知るキッカケを作り、会社と従業員の関係性を評価し、見直していくのは大事なことです。

方向性③:上司 → 部下

一般的な人事評価としては、上司から部下に対しての評価が行われます。

費用詳細
成績(成果・業績)評価目標を定めて、どれだけ成果を生み出せたのか。(目標管理制度MBO)
能力評価個人のスキルや知識をどこまで伸ばしたか
情意評価会社や仕事に対する姿勢
コンピテンシー評価会社や組織が求める行動指針に沿ってどのくらい動けたか

各従業員さんを評価するのは上司の役目であり、立場が上から下に向かって評価されていくのが一般的です。

上司は、さらに上の役職者に評価され、その評価を元に最終的には社長が判断を下す。

ここで気を付けたいのが、相手の自己肯定感を削るような評価をしたり、部下の状況を何も把握せず成績のみで判断してしまうこと。

会社への貢献とは主に売上・利益をどれだけ上げられたのかであり、成績で評価するのは当然ではありますが、それぞれ役割は違っているので直接的ではなく間接的に貢献している場合もありますよね。

例えば数値など一つの側面だけで判断してしまうと、評価された側からしたら「私の何を見てるの!?」と不信感が残り、それが引き金となって退職へ発展する場合も。

本当はコミュニケーションや状況把握に時間を使いたいのに、紙やExcelなど手間がかかる方法で管理していると、時間が足りず評価の精度が下がるため、人事評価システムで手間を無くすことが求められています。

対象プロダクト:HRBrain / あしたのクラウド / タレントパレット / HRMOSなど

方向性④:部下 → 上司

組織の在り方はそれぞれ違うので、部下から上司への評価を取り入れることも。

費用詳細
360度評価評価対象者に対して立場や役職が前後左右の人材から多角的に評価される

一般的な上から下へ命令系統が構築されるヒエラルキー型組織(階層構造)では、上司が部下を評価するプロセスだけになりがちですが、現場ではその評価システムが合わない場合もあります。

そのため、階層構造を崩しフラットな状態にするホラクラシー型組織を目指している会社であれば、360度評価を取り入れて相互評価が行えると、良い関係が作れることも。

会社のビジョン、所属してくれている従業員さんの特性によっては、評価の仕方を変える必要もあるので、まずはチーム単位で始めて運用がうまくいけば会社全体にも浸透させていきましょう。

対象プロダクト:360度評価支援システム / スマレビなど

方向⑤:従業員 → 従業員

従業員同士の評価によってコミュニケーションの活性化を促す。

費用詳細
ピアボーナス従業員同士で感謝をポイントや金額で報酬として渡す仕組みのこと

誰かを評価するのが、全て査定に関わることだけだと思われがちですが、実は違います。

日常のいたるところで評価してあげたい・してもらいたい場面ってありませんか?

例えば言葉で「ありがとう」と感謝を伝えるだけでもいいですが、どうせならもっと喜んでもらえるようにプラスαの何かを、または褒めてあげたい人をみんなにも知ってもらいたい、そんな仕組みがあると社内の健全化とコミュニケーションの活性化が促されます。

給料や昇給には関わらない軽い評価ではありますが、それらの日常的な評価=感謝がもたらす効果は、人事面ではとても大きな影響を発揮します。

対象プロダクト:ユニポスなど

一方的な評価は退職者を増やすだけ

評価システムは、どの会社も同じ仕組みにできない難しさがあると思っています。

例えば、フラットな組織を売りにしている会社が、ヒエラルキー型の評価制度にしていたら、従業員さんは「ブラックだ!」と言ってどんどん辞めてしまうかもしれません。

個人を無視した一方的なランク付けで評価すると、会社そのものへの愛着を失わせたり、モチベーションの低下をまねくことも多い。

経営者やマネジメント側にしてみたら、命令系統を一本化させた方がやりやすいと思うのですが、人間は感情の生き物でもあるので、会社は仕事をする場所だとしても自分の扱われ方に敏感です。

評価の仕方で人の育ち方も変わるため、自己肯定を無視した評価にならないよう、どんな評価制度・システムがいいのか、運用しながら調整が必要だと思います。

人事評価システムを選ぶ前に課題を把握しておく

「システム導入したい!」と思っているあなたは、毎日の人事に関するお仕事で、相当苦労されていると思います…。

外から新しく入ってくる採用(応募・精査・面接など)に関する情報管理、または社内で巻き起こる入退社、継続的に見直しする教育制度など大変なことばかり。

しかし、課題や問題が毎日のように続いていても、何かしら共通するポイントであったり、解決することで大きく仕事環境を変えられる課題もありますよね。

そのままだと人事システムを選ぶ際に、あれもこれもとなりやすく「いずれ必要になりそうだから」とオーバースペックなシステムを導入してしまうかもしれません。

最適な人事評価システムを選べるよう、まずは課題の棚卸をして判断基準を作って頂くのがオススメです。

負担になっている課題を整理

人に関することなのでデリケート、機密情報を扱っているなどストレスも多いですが、まずは人事で発生している課題を集めて、何を解決すれば最も変化が大きく起こせるかを考えてみたいと思います。

下記は人事の仕事内容に対して、システム化のメリットが大きい内容のリスト。※ 福利厚生など労務業務に関しては外しています

状況分類作業量・反復度システム導入メリット
入社前応募・選定多い他社サイトを利用
説明会多いシステム化しずらい
面接多い人事評価システムとは別
入社後採用多い(採用時から連動するシステムは少ない)
入退社多い
異動・配属普通
オンボーディング普通
人事考課・評価多い
組織図多い
教育・研修多い(採用時から連動するシステムは少ない)
スキル管理普通
満足度普通
メンタルチェック普通

簡単にリスト化してみましたが、人事で対応する仕事はどれも、作業量も反復度も多く、人事評価システム導入の効果が高いといえます。

しかも、作業量・反復度が多いのに、人はどんどん変わっていくため、常に最新情報を把握・更新するのが難しい…担当者泣かせの業務。

会社に存在する人材リソース(資産)の情報鮮度を保ちつつ、人事以外の経営者や現場責任者に対して共有するにも、システム化による効率化と一元管理によって、多くの人事課題は解決すると思います。

著者:エンプレス編集部 sugiyama(運営会社ファングリー
住所:東京都渋谷区南平台町15-13 帝都渋谷ビル5F
2012年よりwebデザイナーとしてデジタルマーケティングの支援を開始。その後はマッチングプラットフォームの立ち上げ、売上ゼロからグロースに携わり黒字化後に事業譲渡。現在は資料サービス「エンプレス」にてプロジェクトマネージャーを務め、コンテンツの制作から運用、100社以上のお客様支援を実施。そこで得たノウハウをコラムとして投稿中。
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