スキル管理とは?メリットや重要性を解説しました!

  • | 公開 2022年10月28日
思考
スキル管理とは?メリットや重要性を解説しました!

スキル管理って一体なに?メリットや重要性、注目されている背景について初心者にもわかりやすくまとめました!
エンプレス編集部(@pl_enpreth

「スキル管理」という言葉を聞いたことはありますか?

従業員のもっている”スキル”を管理するという意味で、人事用語として広く使われている言葉です。

でも、そもそも”スキル”って何を指すのでしょうか?

今回はスキルの意味からスキル管理の重要性、スキル管理ができてないことで起こるリスクなどを徹底解説します。

時代とともに変化するスキル管理のあれこれについて、私と一緒にみていきましょう!

こんな方に見てほしい!
・スキル管理についても理解を深めたい
・そもそもスキルが何かわからない
・今の仕事が向いていない気がする
・人事の仕事をしている or 興味がある

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スキル管理とは

スキル管理とは、従業員のもっているスキルをデータ化して、社内で共有する仕組みのことです。

従業員一人ひとりの“得意”を見えるようにして、それを組織で活かしていこうとする取り組みだといえばわかりやすいかもしれません。

そもそもスキルとは?

そもそもスキルとは「技能」を意味する言葉であり「訓練や学習によって培われた高度な能力」を指します。

これだけだとかなりざっくりしているので、ビジネスシーンにおけるスキルをみていきましょう。

ビジネスにおける2種類のスキル

ビジネスシーンにおけるスキルは大きく分けて3種類あります。

スキル内容
ヒューマンスキル良好な人間関係を築くための能力のことリーダーシップ、コミュニケーション力、プレゼン力など
テクニカルスキル正確に業務を行うための専門的な能力や知識のこと資格、PCスキル、マーケティング技術など
コンセプチュアルスキル幅広い視点で複雑な物事を概念化し、本質を理解する能力のこと論理的思考、批判的思考、多面的視野など

ビジネススキルというと資格などを思い浮かべがちですが、コミュニケーション力や思考力などもビジネススキルに当てはまるんです。意外に見落としがちですよね。

「私なんて何のスキルもないし…」と感じている方も、自分では気付いていないだけで仕事に役立つスキルをきっと持っていると思います。

求められるスキルの違い

求められるスキルは役職によって異なります。下の図をみてみましょう。

カッツモデル

参考元:リベラルアーツガイド【カッツモデルとは】3つのスキルの育成・問題点をわかりやすく解説 カッツモデルの意味

この図は、役職ごとに求められるスキルを3階層にわけたカッツモデルという図です。アメリカの経済学者ロバート・L・カッツ氏により提唱されました。

トップマネジメントトップにいる経営陣は、企業を総合的にとらえて組織全体の方針や方向性を定める必要があります。そのため、コンセプチュアルスキルのような本質を見極める力が求められるでしょう。
ミドルマネジメント経営陣の意志や戦略を現場の管理者に伝達する、橋渡しのような立場です。管理者にとってはリーダーシップをもち、経営陣との円滑なコミュニケーションを求められるためヒューマンスキルが鍵となります。
ロワーマネジメントミドルマネジメントの指示を的確かつスムーズに遂行していく力が求められます。テクニカルスキルを発揮する場面が多い階層です。

このように、ひとくちにビジネススキルといっても役職ごとに求められるスキルが変わってきます。

タレントマネジメントとの違い

混同されがちな言葉としてタレントマネジメントがあります。

タレントマネジメントは、従業員のスキルや経験を可視化し、適切な人材育成と人材配置に役立てる管理方法のこと。

これだけ聞くと「スキル管理と何が違うの?」と疑問に感じちゃいますよね。図でみていきましょう。

タレントマネジメント

スキル管理はタレントマネジメントという人材管理のうちのひとつの要素になります。

人事評価やスキル管理などを総合してタレントマネジメントと呼びます。

スキル管理を行うメリットは?

スキルについては何となく分かってきたでしょうか?

次にスキル管理のメリットを、

  • 人事・上司視点
  • 従業員視点

この二つに分けて説明します。

人事・上司視点のメリット

適切な人材配置ができる

スキルを把握することで、従業員にとって最適なポジションがわかるようになります。

必要なスキルをもっている従業員を適切なポジションに配置することで、業務の効率化が図れるだけでなく、従業員の満足度も上がります。

双方にとってメリットがあるというわけです。

適切な人材を確保できる

新しい部署やプロジェクトを立ち上げる際に「こんな人材がいたらなあ…」と思うことはありませんか?

スキル管理を行えば、社内から最適なスキルをもった人材をピックアップできます。

外部からの人材確保に掛かる手間や費用が省けるのはもちろん、社内の人材育成にも繋がるんです。

組織の強みと弱みを知れる

スキルを可視化して把握すると、組織全体のスキル量や強み・弱みが分かります。

強みのスキルをどのように活かしていくか、弱みをどのように補っていくかを戦略的に考える判断材料になるでしょう。

従業員視点のメリット

自分のスキルを最大限に発揮できる

得意なことと業務内容が合致すれば、スキルを活かして最大限のパフォーマンスを発揮できます。

生産性がアップするだけでなく仕事にやりがいを感じられるでしょう。

苦手を克服することも大切ですが、得意なことをさらに強化した方が成果を出しやすいのも事実です。

明確な目標が持てるようになる

好きなことや得意なことに取り組んでいるときは「次はこれがしたい」「もっとここを工夫したい」と、目標や意欲がどんどん湧いてきませんか?

具体的なキャリアプランを描けるようになると、より仕事へのモチベーションがアップしていきます。

キャリアアップにつながる

目標が決まれば、それに向けてどんなスキルが足りないか、自分が何をすべきかが見えてくるはずです。

目標に向けて足りないスキルを身につけたり、今もっているスキルをさらに強化することでキャリアアップにつながります。

スキル管理が重要視される背景

会社側にも従業員側にもさまざまなメリットがありましたね。

しかし、日本でのスキル管理はまだまだ浸透していないのが事実で、なぜこんなにもメリットがたくさんあるのに浸透しないのでしょうか?

近年、スキル管理が重要視されるようになった背景と日本企業が抱える問題について詳しくみていきます。

人材の流動化

日本はこれまで終身雇用制度を採用していた企業が多く「1つの会社に長く勤めることが理想」とされてきました。

しかし、グローバル化や経済状況の悪化により終身雇用制度から成果主義の雇用形態に変化していきます。

そうすると、今まで企業から何のアプローチをしなくても会社に勤めてくれていた従業員たちが、より良い待遇や仕事へのやりがいを求めて他の企業へ転職するように。

従来の人事制度のままでは従業員との関係を保てなくなってしまったのです。

今いる従業員が各々のスキルを最大限に発揮でき、仕事にもやりがいを感じられるよう企業側が努力しなければ離職率は上がり続けるいっぽうでしょう。

価値観や働き方の多様化

年功序列制度が根強かった日本では「与えられた仕事をやる」、「上司の言うことは絶対」という風潮が当たり前でした。

しかし、価値観や働き方の多様化にともない「指示待ちではなく自ら仕事に取り組んでいく」、「好きなことを仕事にする」という考えが広まってきました。

自分のキャリアやスキルを活かせる仕事を選ぶようになったということです。

会社のネームバリューや収入に限らず「好きなことや得意なことを仕事に」という価値観は、仕事へのやりがいや人生の豊かさに直結します。

企業は従業員の価値観を尊重し、一個人として対等に信頼関係を築いていく必要があるでしょう。

ジョブ型雇用の広まり

ジョブ型雇用とは、企業があらかじめ決めた職務内容に基づいて必要な人材を採用する制度です。

例えばAさんが食器洗いとしてジョブ型雇用で雇われた場合、Aさんの仕事は食器洗いのみになります。

もし、配膳で雇われているBさんがAさんの食器洗いを手伝ってしまった場合、BさんはAさんの仕事を奪ったとして厳重注意されるんです。最悪、解雇の可能性も……。

日本だとなかなか馴染みがないのでびっくりしますよね。

メンバーシップ雇用

ジョブ型雇用の反対がメンバーシップ型雇用です。

これは日本で多くみられる雇用制度で、職務が明確にされないまま「新卒採用」や「総合職採用」として一斉に雇用されます。

採用してから人材を育てていくイメージですね。

しかし、自分がやりたいことや得意なことを集中しておこなうことが難しく「仕事で自分のスキルを活かす」というよりは「自分の労働力をささげる」という構図になりやすいのがメンバーシップ雇用の難点でした。

人材の流動化や価値観の多様化によりスキルに対する価値が高まった結果、メンバーシップ型雇用が主流だった日本も、ジョブ型雇用を積極的に採用するようになってきました。

自分のスキルを評価してくれて、なおかつそのスキルを活かした業務に集中できるジョブ型雇用は、日本のスタンダードな働き方になるかもしれません。

日本の企業は従業員のスキルを活かせていない?

日本の労働者のスキルは国際的にみてもレベルが高いと言われていますが、国や企業がそのスキルを十分に活かしきれていないことが近年問題視されています。

個人のスキルを活かして働くのではなく「上司に言われたことをやる」という完全受け身の働き方が主流だったため、従業員個人のスキルをあまり重要視していなかったことが原因かもしれません。

また、従業員サイドも「こんなスキル、この仕事じゃ役に立たないだろうしなあ…」と弱気になっていることも。

もしかしたら必要とされているスキルかもしれないのに、申告できていなければ宝の持ち腐れになってしまいます。

このように、従業員のスキルは充分にあるにもかかわらず企業がそれを引き出せていない、そして従業員が自らのスキルを発揮できていない状態は、生産性や業績の低下、離職率の増加に繋がってしまいます。

組織全体の成長と従業員のエンゲージメントのためにも、スキル管理を行うことが必要になってきたんです。

会社と従業員が両想い?エンゲージメントについては「エンゲージメントとは?重要性・測定方法・取り組み方まとめ」も見てもらえればと思います。

スキル管理ができていないと起こるリスク

スキル管理をしないとなんだか大変そう…!というのはわかってもらえたかと思いますが、具体的にどのようなリスクがあるのか詳しくみていきましょう。

エンゲージメント低下や離職につながる

上司の勘や経験に基づいて人材配置が行われるとミスマッチが起こることも。

例えば事務処理能力が高く、コミュニケーション力に自信のない従業員に外回りの営業をやらせてしまったら、その従業員は自分の得意を伸ばせずに苦手なことに直面し続けなければなりませんよね。

成績が伸ばせずに自分の仕事の出来に頭を悩ませてしまうでしょう。

このような業務内容とのミスマッチは、従業員のエンゲージメントを下げ、最悪の場合離職につながる可能性もあります。

資格失効に気付かず重大な違反行為に

試験に合格したあとにも定期的な講習や更新が必要になる資格があります。

例えば不動産業務でつかわれる「宅地建物取引士証」の有効期間は5年で、5年ごとに更新が必要になります。

もし更新を忘れたまま宅建士としての業務を行えば、宅建業法違反になり処分の対象になります。

資格の更新忘れによる思わぬ違反行為を防ぐためにも、スキル管理で資格の有効期限をチェックしておくことは組織全体の安全性を高めます。

こんなスキル管理を今もしていませんか?

日本の企業は従業員のスキルを活かせていなかったとはいえ、スキル管理をまったく行っていなかったわけではありません。

ただし、今と昔を比べるとスキル管理の方法は大きく変化しています。

これまで多くの企業では、従業員のスキルを「スキルマップ」という一覧表にまとめてエクセルで管理していましたが、手間がかかるため更新が追いつかず形だけになっていたこともしばしば。

せっかくデータ化しても活用できなければ意味がないですよね。

もしかしたら今読んでくれているあなたも「うちの会社スキルマップで管理してる…!」と思ったかもしれません。

もちろんそれで問題なく管理できていれば良いのですが、人事業務がもっと効率よくなり、従業員が申告する手間を省けたらいいなと思いませんか?

そんな問題を解決してくれたのが「スキル管理システム」です。

エクセル管理からシステム管理へ

システムを使えばもっとカンタンで効率的に、従業員のスキルをリアルタイムで一元管理できます。

会社側は時間や場所を選ばず従業員のスキルを確認でき、同じく従業員も好きな時に気軽にスキルを申告。

データの集計と管理はシステムがすべておこなうため、エクセルで入力・管理する手間が省けるんです。

先の説明の通り、スキル管理がきちんとできなければ従業員だけでなく、組織全体の信頼感や安全性が失われてしまいます。

人材の流動化により労働力も顧客も奪い合いが起きている中、従業員一人ひとりの価値観を大切にし、信頼関係やスキルを育てていく必要が出てきたわけですね。

そのためにも、スキル管理システムのもとに人材育成を行うことはこれからの時代当たり前になるのではないかと思います。

スキル管理システムを紹介!

スキル管理システムは、従業員のスキルやキャリアを社内で一元管理するシステムのことですが、スキル管理だけでなく、人事評価や採用にも役立てることができます。

スキル管理システムに登録する項目
・保有資格
・キャリア
・業務で必要なスキル etc…

従業員がそれぞれの項目をシステムに入力し、そのデータをシステムが集計して一元管理します。

管理されているデータは社内のどの部署からも閲覧できるため、所属を超えてスキルをチェックできるのがスキル管理システムの強みです。

秘匿にされがちな人材情報をオープンにすることで、埋もれていた優秀な人材を見つけられるかもしれません。

選ばれる側にとっては、新たな活躍の場を手に入れるチャンスでもありますよね。

スキル管理システムのメリット

人事・上司視点のメリット

スキル管理の効率化

従業員数が少なければスキルをエクセルで管理することも可能ですが、データを逐一集計して入力していくのは手間がかかりますよね。

複数人で管理するとなれば、入力方法や表記の仕方に違いが出てくるかもしれません。

スキル管理システムを使えば、データの集計~管理までシステムが一括で行うため、入力の手間が省けます。

人事異動の効率化

人事異動やプロジェクト立ち上げの際に、求めているスキルをもった従業員をすぐに探すことができます。

エクセル管理よりも広範囲・多項目に検索できるので、見落としがないのもポイント。

スキル管理のデータがあることで引継ぎもスムーズに行えます。

資格期限の管理がしやすい

資格の更新は期限内に済ませることが大事ですが、複数の資格をもっているとついつい見落としてしまうこともありますよね。

更新に行く時間がない…と言い続けているうちに期限が切れてしまう人もいるのではないでしょうか。

スキル管理システムでは、自分がもっているスキルの期限を一覧で把握することができ、更新漏れを防ぎます。

資格をもっている本人だけでなく、上司も期限をチェックできるため見落としを減らせるんです。

必要な機能を選んで取り入れられる

これはシステム会社によって異なりますが、スキル管理の他に目的にあわせて人事評価機能などを追加でいれることができます。

自社に必要な機能を一元管理することで、より人事業務が効率化されます。

従業員視点のメリット

スキルの申告がカンタンに

エクセル管理の場合は、新しく取得した資格や資格の更新などを担当者に報告して、逐一データ化してもらう必要があるため、面倒になってスキルの申告が抜けてしまうことも。

スキル管理システムを使えば業務の合間など好きな時間に自分で入力することができるので、申告のハードルが下がります。

埋もれていたスキルが評価されるチャンス

「こんなスキル、この仕事じゃ役に立たないし……」と思っているようなことでも、部署やプロジェクトによっては求められているスキルかもしれません。

今までなら埋もれていただけのスキルが発掘され、評価される機会が増えるのは嬉しいですよね。

モチベーションアップ

評価される機会が増え、自分のスキルを活かして働けるようになると仕事にやりがいを感じてきます。

従業員一人ひとりの前向きな気持ちがチームパフォーマンスを向上し、職場の心理的安全性を高めるでしょう。

公平に評価してもらえる

「上司の好き嫌いで評価されている気がする…」と感じることはありませんか?同じ仕事量をこなしていても、上司の私情で評価が分かれてしまうことは少なくありません。

スキルやキャリアをきちんと可視化した上で人事評価をおこなえば、公平かつ納得のいく人事評価を受けられます。

スキル管理システムの選び方のポイント

「スキル管理システムってたくさんあるけど何を基準に選べばいいんだろう?」

このように頭を悩ませている方は、3つのポイントに絞ってみるといいかもしれません。

機能利用したい機能が備わっているか、後から別の機能を追加できるか
料金初期費用や基本料金など、無料お試し期間があるか
使いやすさ従業員にとって使いやすいかどうか、サポート体制など

また、目的をしっかり決めることも大切。

目的が細分化されれば必要な機能やデータの活用方法も自ずと明確になってきます。

なんとなくで始めてしまうと上手くデータを活用できず無駄になってしまうので、ここはしっかりおさえておきたいポイントですね。

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テンプレートも豊富に用意されているので、カンタンに設定できます。

また、スマートフォンやタブレットにも対応しているので場所を選ばず使えるのもポイントです。

さいごに。

最後まで読んでいただきありがとうございました!

「スキル管理」と言葉にすると堅苦しい感じがしますが、要は自分の得意を活かして会社をより良くしていこう!ということ。

この記事を通して、自分の得意なことや今後のキャリアプランについて改めて考えてもらえたら嬉しいです。

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エンプレス編集部(@pl_enpreth)

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