【基礎知識】仕事効率アップの必殺技「マルチタスク」とはこういうこと!

  • | 公開 2023年01月10日
【基礎知識】仕事効率アップの必殺技「マルチタスク」とはこういうこと!

言葉を知っているだけじゃもったいない!「マルチタスク」を今すぐ取り入れましょう!
エンプレス編集部:yagi(@pl_enpreth

今回ご紹介するのは「マルチタスク」。

ビジネスシーンでは頻出の単語ですが、「実際やるのは苦手…」という方もいらっしゃるのでは?

たまに「マルチタスクこそ効率が悪い」と言われることもありますが、上手に取り入れることができれば、業務の効率化が目指せますよ!

そこで今回は、マルチタスクを極力避けているという方にもためになるあれこれをもれなく解説。

この機会にぜひ取り入れてみてくださいね。

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マルチタスクとは?

そもそも「マルチタスク」って何?というところからお話していきます。

マルチタスクとは、「マルチ(multi)」+「タスク(task)」から成る言葉で、日本語直訳だと「複数の作業」という意味です。

ビジネスシーンで多用されるこの言葉は、一つの作業に没頭するのではなく、同時進行で2つ以上のタスクをこなす場合に使用されています。

よく「マルチタスクをこなす」と言われますが、「同時に複数の作業をこなす」と言い換えると分かりやすいですね。

例えば、

  • 議論に参加しながら、メモを取る
  • 電話対応を行いながら、メール対応も行う

といったタスク処理は、完全なるマルチタスクと言えます。

もともとはコンピューター用語

実は、マルチタスクという言葉の始まりはコンピューターからでした。

その意味は、ビジネスシーンで使われるものとほとんど相違なく、「コンピューターが複数の処理を並行して行うこと」もしくは「そのような処理を可能にするコンピューターシステム」のこと。

もちろん、コンピューターでも人間でもそうですが、同じ瞬間に2つのタスクを処理することはできません。

蓋を開けてみれば、結局は一つずつ処理を行っているにすぎないのですが、タスクを分割し高速に切り替えながら実行することで、複数の作業を効率的に処理できているんです。

「女性の方が得意」とされるわけは?

複数の作業を同時進行で行うマルチタスクですが、よく「女性の方が得意だ」という話を聞いたことはありませんか?

実生活に当てはめて考えてみると、特に小さな子どもを育てるお母さんはこの傾向が強いことが分かると思います。

例えば、料理を作りながらぐずる赤ちゃんをあやしたり、子どもの着替えを手伝いながら自分も着替えたり…こう考えるとお母さんってマルチタスクの天才ですよね。

さらにこの傾向を裏付ける証拠として、英国王立協会のオープンアクセス誌Royal Society Open Scienceも次のような研究結果を公開しています。

「脳内で作用している女性の性ホルモンが、女性のマルチタスク能力に寄与している可能性がある」

もちろん、生物学上そうだからといって全ての女性がマルチタスクに長けているとは一概には言えません。

ただ、マルチタスクをこなす頻度を考えた時に、母親の役目を持つ女性が男性を上回ることはあるのかもしれませんね。

「シングルタスク」との違い

マルチタスクの対の言葉としてシングルタスクというものがあります。

シングルタスクは、その言葉の意味のまま「1つの作業」を指します。

つまり、1つの作業に没頭して取り組み、1コ1コ作業を完了させていくということ。

取り組み最中の作業が終わるまで、他の作業は一旦置いておくスタイルなので、集中力を高く保ちながら作業することができます。

\意味がほぼ一緒/類似単語「デュアルタスク」

マルチタスクに類似する言葉としてデュアルタスクがあります。

「マルチタスク=デュアルタスク」の方程式が成り立ってしまうほど、2つの単語の意味はほとんど一緒です。

「デュアル(dual)」が日本語訳でいう「二者の」にあたるので、直訳すると「二者の作業」。

一見「?」という感じですが、意訳では「2つの作業」となりマルチタスクと同じ意味です。

両者に使い分けはありませんが、マルチタスクの方が広く使われています。

マルチタスクとシングルタスクはこう使い分けよう!

マルチタスクは、業務の効率化を目指せるとお話ししましたが、必ずしもマルチタスクをこなす必要があるわけではありません。

例えば納品まで完了した制作物にミスが見つかり、早急な修正依頼を受けた場合、マルチタスクで他作業と同時進行しようとは思わないですよね。

その依頼だけに一点集中する方が多いかと思いますが、このような緊急性のあるタスクの場合には、シングルタスクで行うようにしましょう。

一方で、マルチタスクが有利となるのは、2人以上で推進する業務の時。

つまり、協働作業が必要な場面では、マルチタスクを行うことで協働者と足並みを揃えることができます。

これをシングルタスクで行ってしまうと、属人化や自己中心的な進捗の原因に。

あくまでも協働者あってこその仕事という意識を忘れず、相手の都合に合わせたタスク管理を行いましょう。

ここでのお話をまとめると、マルチタスクとシングルタスクの使い分けは以下のようになります。

シングルタスク緊急性を要する場合/属人性・専門性を要する場合
マルチタスク作業協力者がいる場合

マルチタスクの良いとこ&悪いとこ

マルチタスクの基礎情報を学んだところで、次はメリット・デメリットを詳しくご紹介します。

業務効率化のほかに、マルチタスクによって得られる効果はどのようなものがあるのでしょうか。

反対にマルチタスクの懸念すべきポイントとは?

早速見ていきましょう!

メリット

円滑なコミュニケーションが可能に

複数のタスクを並列処理することで、急な依頼や方向転換にも対応しやすくなり、スケジュールや仕事の進め方に変更がでた際も迅速に対応することが可能です。

また、仮に同じプロジェクト内でいくつかの作業を担当する場合、マルチタスクはプロジェクトの全体像把握に役立ちます。

タスク同士の関係性や関連性を早い段階から掴めることで、問題や課題の早期発見に寄与するため、より効率の良い業務推進が望めるでしょう。

マルチタスクは、業務の停滞を避けることができるとともに、必要となれば他メンバーのサポート業務にも従事できるようになるので、コミュニケーションの円滑化につながります。

新たな気づきが得られる

シングルタスクだと一途的になり、なかなか他視点からの情報は得にくいなか、複数の視点から新たな発見や気づきが得られる点がマルチタスクのメリット。

同じ労働時間でも、シングルタスクと比べれば吸収できる情報量に差が生まれます。

マルチタスクならではの視点により、それまで見えてこなかった発見が生まれてくるでしょう。

スケジュール管理・段取りが鍛えられる

マルチタスクをこなす際、推進中の作業が全て同じ納期ということはほとんどないですよね。

特に、異なるプロジェクトの作業であればなおさらのこと。

つまり、マルチタスクをこなすには、それなりのスケジュール管理の上手さや効率の良い段取りを確保することが必要になります。

溢れかえる作業に最初こそパニックを起こしてしまいがちですが、数をこなしていけば必然的にそのようなスキルも鍛えられていきます。

デメリット

キャパシティオーバーになることも

全く異なるプロジェクトの業務を掛け持ちして行うと、あれもこれもと考えること・やることが多く、キャパシティオーバーになることがあります。

特に、業務の進捗管理が苦手だったり、予定通りに仕事を進められず焦りやすい人はこの傾向が強いでしょう。

人によってはシングルタスクの方が向いている場合もあるので、自身のスキルと相談しながら業務に取り組むようにしましょう。

生産性の低下

「マルチタスクは生産性を下げる」と言われる所以は、気持ちの切り替えの難しさや、時間に対する焦りやすさにあります。

マルチタスクで進めている業務が全て軌道に乗っていれば問題ないのですが、もしいずれかでミスをしてしまった場合、気持ちが下がった状態で他タスクも進めなければなりません。

もちろん切り替えが早い方もいますが、多くの方はミスのことが気になってしまいますよね。

そうなると、他タスクへの進捗度合いに影響が出てしまうわけです。

また、作業を分割して高速で切り替えながら進めていくマルチタスクは、時間に敏感になりやすく、強いプレッシャーの原因となる場合も。

「慌ただしい」「時間がない」といったネガティブな意識が循環してしまうので、生産性の低下が懸念されます。

タスクが増えすぎると優先度が付けられなくなる

シングルタスクだと、「これを先にやって、この後にこれをこなして…」といったようなタスクへの優先度付けがしやすいかと思いますが、マルチタスクだとそれがしにくくなるもの。

特に、複数の業務を並行している場合には、タスク管理を極めていない限り、優先順位を決めることは難しくなるでしょう。

この優先度付けに手が回らなくなることで、キャパシティオーバーになったり、生産性の低下につながってしまうことがあります。

全員ができるわけではない!マルチタスクが苦手な人はこんな人

「マルチタスクが苦手な人」と先でご紹介しましたが、具体的にお話すると以下の特性を持つ方は特に苦手意識を感じやすいです。

完璧主義者(こだわり強め)

自分なりの進め方があったり、作業に対して「ここはこうじゃなきゃダメ」もしくは「一つのミスもしたくない」などのこだわりが強い完璧主義者の場合は、マルチタスクにはフィットしないでしょう。

こだわりが強いゆえに突発的出来事への柔軟な対応がしづらく、かえって効率が下がることに。

ミスなく正確な仕事を望む場合には、一点集中して慎重に進めていくやり方が向いているため、シングルタスクの方が生産性の向上を目指せます。

自分のキャパを分かっていない

実際にこなせる仕事量と、自分でこなせると思い込んでいる仕事量との間に大きな差があり、自分の本当のキャパシティを分かっていない人はマルチタスクには向かないでしょう。

より具体的に言えば、当初のスケジュール通りにはなかなか進行できず、スケジュールが崩壊しやすい方がこのタイプです。

これは、納期を守れないルーズな人間というわけではなく、そもそものマルチタスクスキルに不足が出てしまっているということ。

こういった場合はシングルタスクで取り組む方が、あなたのパフォーマンスを最大限に発揮しやすくなります。

頼みごとを何でも引き受けてしまう(断れない人)

いわゆる“YESマン”は、タスクが無限に増殖してしまうため、マルチタスクは行わないのが賢明でしょう。

もちろんこういったタイプの方は、シングルタスクの場合でもタスクが増えていく一方という状況は変わりません。

ただ、そこでマルチタスクを行ってしまうと、手元のタスクが完了していないのに矢継ぎ早に他タスクが回されるため、焦りにより一つひとつの作業のクオリティーは落ちてしまいます。

断る勇気も大切ですが、それが難しいのであれば、一つずつタスクをこなしていく方が効率が良いでしょう。

一つずつ確実にこなせない

「一つずつ確実にこなせないのなら、マルチタスクが向いているのでは?」と思ったあなたはストップ!

一見そのように感じてしまいますが、マルチタスクはシングルタスクの集まり。

シングルタスクをより効率良く構成し、高速の切り替えで進めていくのがマルチタスクです。

つまり、飽き性だったり、すぐ別のことが気になり今やるべきことに全集中できないとなると、高速で作業をこなしていくことなどできません。

この場合は、時折リフレッシュタイムを挟みながら、地道に一つずつクリアしていくのが良いでしょう。

後回し癖がある

「後でやればいいか…」という後回し行為が常習化している人にも、マルチタスクはおすすめできません。

マルチタスクには、的確なスケジュール管理と段取りの確保が不可欠という話をしましたが、後回しをしてしまうようだとスケジュール通りの進行は難しいですよね。

業務を遂行する際には、そういった自身の癖も加味した上で、ベストな作業法を身に付けられると良いでしょう。

マルチタスクに挑戦してみよう

いかがでしたか?

マルチタスクが苦手な人の5つの特徴をご紹介しましたが、言い換えれば、これに“当てはまらない方はマルチタスクであってもこなしやすい”ということ。

柔軟性のある対応と自己管理に自信がある方は、ぜひマルチタスクに挑戦してみてはどうでしょうか!

マルチタスクスキルが必要な職業ってあるの?

マルチタスクはすべての人に不可欠なスキルというわけではありませんが、職業によっては必要となる場合も。

ここでは、特に注目すべき3つの職種を取り上げてご紹介します。

経営者

まず1つ目は、会社のすべての決定権を持つ経営者。

会社のトップとして、さまざまなタスクをこなしながら、社内全部の意思決定を求められるため、そのタスクの量は社員とは非にならないでしょう。

正確な判断を下しながら、会社全体を引っ張っていく存在としてマルチタスクスキルは欠かせません。

管理職

2つ目は、業務の管理や、部下の管理と育成の役割を持つ管理職。

経営の計画立案、人員配置、予算管理、目標達成状況の把握などの業務管理をはじめ、部下の仕事内容や進捗把握、サポート・助言を行うなど業務は幅広いです。

個人のタスクにプラスして、会社全体のマネジメントもこなすため、自然とマルチタスクスキルが身につきます。

医療従事者

最後は、医療従事者です。

マルチタスクの必要性は想像に容易いかと思いますが、人の生死と隣り合わせとなる医療従事者は常に多くの患者の対応に追われています。

さらに、突発的かつ緊急性を要する対応が日々飛び込んでくるため、マルチタスクスキルなくしては成し得ない業務でしょう。

もちろん、今ご紹介した3職種以外でも、会社の中で求められるレベルが変われば、すべての人にマルチタスクをこなす必要は出てきます。

得意不得意が関係する分野ではあるものの、役職や任される業務の範囲が広がると、おのずと必要になるスキルです。

不得意な人にとっては苦労する作業ですが、マルチタスクをこなせるようになれば確実な成長が見込めますよ!

マルチタスクの効率性を上げる4つの術

せっかくマルチタスクに取り組んでも、効率性を上げることができなければ取り組む意味がなくなってしまいますよね。

そこで最後は、マルチタスクを効率的に行うための4つのテクニックをご紹介。

今後「マルチタスクを取り入れたい」とお考えの方は必見です!

注意散漫の原因となるものを絶つ

マルチタスクでは、シングルタスク以上に高い集中力が必要となります。

そのため、途中で集中力を妨げる可能性のある騒音はなるべく避けたいところ。

換気扇や雨の音は気になりだすとずっと意識してしまいがちなので、代わりに音楽や雑音を流しておくと集中しやすいですよ!

特におすすめはクラシック。音色のみで、意識が散ることもなく集中力アップにつながります。

また、音楽を流すのは難しい場合は、集中できる場所に移動するでもOK。

その時の状況や気分に合わせて、注意散漫の原因となるものから離れるようにしてみてくださいね。

返せる返答はすぐに返す

質問されても、なかなか返事をすぐ返さず溜め込んでいる方もいますが、こういった基礎的なコミュニケーションが結果的にマルチタスクの効率を高めることにつながります。

マルチタスクでは一度に行う業務が増える分、関わる人数も増える場合が多いです。

このような時に返事を先延ばしにしていると、当然相手からのレスポンスの時期も遅くなるため、自分の作業にも遅延という形で悪影響が及びます。

あくまでも協働関係にあるということを忘れず、基本的な作業こそしっかりと取り組みましょう。

自分の作業だけでなく相手の返答にも期限を設ける

こちらが質問した内容に対する相手の返答期限に「なる早で」という曖昧な時間管理を設けても、その程度は人によって異なります。

Aさんからしたらその日中かもしれませんし、はたまたBさんからしたら翌日中という異なる認識の場合だってあります。

質問したこちらとしても「いつ返答が来るんだろう」とモヤモヤしますよね。

こうしたおぼろげなコミュニケーションは、互いに余計な労力を消費することになるので、必ず「いつまでに」「何をする」という認識の部分を合わせておくようにしましょう。

タスク管理ツールの導入で自動化する業務を増やす

マルチタスクの完遂では、タスク管理が極めて重要です。

でも、増えていくタスクを人手で管理するってなかなか難しいですし、それこそ注意散漫の原因になりますよね。

そこで検討すべきは、タスク管理ツールの導入。

タスク管理とスケジュール管理を自動で連動してくれるので、日々のタスクを可視化することができます。

最近では、スマホでも一括管理できるので、ちょっとしたスキマ時間に業務状況を入力するだけでOK。

複数人での共有ができる機能が付いているアプリもあるので、業務の円滑化も目指せますよ。

タスク管理ツールについてもっと詳しく知りたい方はこちらの記事もチェック↓
>>【基礎知識】プロジェクト・タスク管理ツールとは?散らかる仕事を整理してチームをまとめよう
>>プロジェクト・タスク管理ツールの価格比較と料金相場【早見表あり】

最後に

今回も最後までご覧いただきありがとうございました!

「マルチタスク」について理解を深められたでしょうか?

複数のタスクを一度にこなすとなると、「ハードル高いな…」と感じてしまいがちですよね。

でも、マルチタスクはシングルタスクの集まりというだけ。

優先順位を決めて取り掛かるだけで案外できるものですよ。

そのためにも、普段からタスク管理を徹底しておきましょう!

ぜひ今回の記事も参考に、普段からマルチタスクを意識してみてくださいね♪

1日に働ける時間も自分の体力も有限。効率的なマルチタスクスキルを身に付ければ、もっと時間を有意義に使えるようになるはず。
エンプレス編集部:yagi(@pl_enpreth)

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