いつも見て頂きありがとうございます！「エンプレス」の編集部：sugiyamaです。飲食業のオーナー・経営者・管理者が知っておきたい業務改善のシステムをまとめています。
「いつまで不安定な状況が続くんだろう…」
「今までのやり方だと通用しないのは分かってるけど、何からしたらいいのか…」
「飲食業好きなのに、続けていけるのかな…」
飲食業を営んでいる、または管理者として経営に携わっているあなたは、今不安でいっぱいかもしれませんね。
売上は徐々に増えていたのに、世の中の事情が変わったせいで、今までのような働き方が通用しなくなってきました。
これからの飲食業は、システムを使いITを駆使した働き方が求められており、生き残りをかけてみんなが変わろうとしているため、業務効率化や働き方を変える情報をまとめています。
「システム」や「IT化」と聞くと難しいイメージを持ってしまうかもしれませんが、まずは急いで何でもかんでも取り入れるより、あなた自身が本当に困っていることを解決できるシステムを選んで、一つずつ解決していくのがオススメです。
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飲食業で、こんな困ったこと起きていませんか？
大きな店舗でスタッフさんも多い、または小さな店舗で一人が何役もこなしている、飲食業だからといって店舗状況は同じではないのと、それぞれ悩みはありますよね。
これからの飲食業で売上を増やしていくには、悩み・お困り事をそのままにせず、迅速に解決していくことが求められていますが、どんな悩み・お困り事が飲食業で起きやすいのか、まずは改めて確認してみましょう。
あなたの普段の業務を思い出しながら見てもらえると、必要なIT化が見えてきます。
- 集客の問題
- オペレーションの問題
- 人の問題
大きく分けて、この3つで確認してみます。
集客の問題
地元の人がよく来てくれていたり、新規オープン時にはたくさんのお客様が来てくれたのに、いつの間にかお客様の足が遠のいて、売上が下がっている場合もありますよね。
その逆で、味もサービスもそこまで変わらないのに、なぜだか繁盛し続けている飲食店もあります。
「味が良ければ」「サービスが良ければ」と品質信仰は昔も今もありますが、それだけでは来てくれない時代になってきた。
たとえばチラシ・ポイントカードを配布しても反応が悪いのは、それだけでは「また来たい」と思う動機が弱いのかもしれませんし、そもそもお店の存在自体を知っている人が少ない可能性もあります。
リピーターさんを大事にしたいものの、まずは新しいお客様を継続的に呼び込まないことには、リピーターさえ作れません。
集客窓口が紙からwebへ変わってきた
今まで、新聞の折込チラシ・ポスティング・雑誌の掲載など、紙媒体を活用しての集客をメインにしていませんでしたか？
少し前までは、誰もが情報を得るための方法は紙でしたが、現代人のスマートフォン保有率は8割（※1）を超えて、誰でも簡単にインターネットへ接続でき、Googleなどの検索ブラウザや、Twitter・InstagramなどのSNSを活用した情報収集へと変わっています。※1 総務省 情報通信機器の保有状況
情報収集の方法が紙からインターネットへ切り替わっているのに、集客施策を紙に頼っていれば、時代と集客方法が合わずにお客様が増えないのは必然かもしれません。
インターネット集客はノウハウがないと大変
インターネットは誰でも使えて便利ですが、インターネット上で「集客したい」という事であれば話が違ってきます。
人を集めたい・知ってもらいたいと思うのは、誰もが思うことなので、そこには競争が発生して倍率が高くなる。
たとえば高校・大学受験も同じく、合格できる人数には限りがありますが、それはインターネット集客でも同じことが言えて、やみくもに突き進んだとしても、高い壁がたくさんそびえ立っています。
システムを活用すると凝縮されたノウハウが今すぐ使える
インターネットを使った集客は人力で簡単にできるものではなく、時には人数が、時には時間がかかるもの。
しかし、インターネット集客専用のシステムを使うと、開発会社の方で培ったインターネット集客ノウハウがたっぷりと詰め込まれた設計になっており、月額費用もさほど高くなく使うことができます。
- お店のウェブサイトを簡単に作成、更新できるシステム
- SNSの管理を簡単にしてくれるシステム
- 集客用のネット記事を簡単に作れるシステム
など、本来であれば全部で数百万円くらいかけないと手に入らないノウハウが、少額で使えるのは飲食業にとってメリットでしかありません。
集客施策は、飲食業にとっての生命線でもあると思うので、これからの飲食業では必ず必要になってくるシステムです。
オペレーションの問題
飲食業のオペレーションは、大きく3つに分けられますよね。
ホールオペレーション
業務内容：予約、テーブルマネジメント（座席配分）、接客、注文、配膳、レジ、片付け、現場トラブル対応など
キッチンオペレーション
業務内容：調理、食器洗い、仕込みなど
バックヤードオペレーション
業務内容：シフト管理、売上管理、人事労務、在庫管理、発注など
売上を増やすには、無駄を削ぎ落とし、余計なコストはかけず、一定レベルを保ちながら日々仕事をしていくこと。
しかし、飲食業の各種オペレーションには、人間が対応するからこそ非効率・間違いが起きてしまう状況がいっぱいある。
【ホール編】人的な作業だからこそミスが起きやすい
飲食業の中でトップ10に入るミスとして、
- 予約の重複（ダブルブッキング）
- 座席管理ができず機会損失
- 紙による注文の取り間違い
- 手計算によるレジ間違え
このような人的ミスがあると思いますが、一つ一つは軽いものの積み重なると、売上損失が増えていきます。
たとえば電話予約を受けて予約台帳を付けていたのが紙だった場合、無くしてしまったり書き損じ・間違え、またはリピーターの見分けができずにサービス品質が低下する場合もあります。
他にも、4人席に1人座りが何席もできてしまって、客席稼働率も悪くなってしまう。
防ぎたいのにアナログだと、どうしても発生せざる得ない状況を作ってしまいます。
スタッフさんの入れ替わりが激しい飲食業なので、余計にミスが続いてしまう場合も。
【キッチン編】調理内容の間違い
食べることを目的に飲食店へ入ってくるお客様が多いため、キッチンは飲食業の「品質」を預かる大事な部門ですよね。
昔ながらだと、ホールスタッフさんが紙の注文用紙をキッチンに貼り付け、それを見ながら調理をしていく。
私はいつも関心するのですが、手書きやアナログ管理でよく間違えが起きないなと…しかし、間違えてしまう場合もあるかと思います。
調理ミスは、お客様を待たせることになり、結果的に味はよくても不満足が残って、すぐにレビューとして書かれてしまう場合も。
キッチン周りのオペレーションに関して、アナログからデジタルへ移行の余地は無さそうに見えますが、実は重要なポイントだったりします。
【バックヤード編】情報のリアルタイム管理ができない
当日の売上を集計するために、レジからお金を出し確認…飲食業なら誰でも見る光景だと思いますが、業務後の集計作業って、とても大変ですよね。
支払いの時はお金を扱うので、そのタイミングでデータとして保存すれば、その場で売上集計を見れますし、手間が減っていく。
他にも、人の入れ替わりが激しかったり、アルバイトさん・パートさんで現場を回していることが多いと思うのですが、当日欠勤だったり人数調整が難しくて、時間がかかっている場合も。
さらには食材の在庫管理がうまくいってないと、お客様へ提供できる機会を無くして損失が続いてしまうかもしれません。
普段は見えないバックヤード側の仕事、「人の管理」と「食材の管理」を支えている大事な仕事で神経を使うのに、紙で管理してストレスも多く間違えも起きやすい状況です。
人の問題
日本の高齢化は進み、働き手が少なくなってきていると言われており、従業員が「不足」している上位10業種の中で「飲食店」は一番非正社員が少ないとされています。（※2）※2：帝国データバンク人手不足に対する企業の動向調査（2021年7月）
一から採用するのは時間もお金もかかり、採用ができない間は当然、機会損失が発生し続けてしまう。
他にも、スタッフさんの教育時間も必要なのに、教えたと思ったらすぐに辞めてしまったり、人の問題は尽きません。
本来であれば、お客様へ意識を向けてしっかりとサービス提供をしたいのに、それ以外の問題が多くてなかなか売上を伸ばせない飲食店さんもいると思います。
現状維持でアナログのままだと、困ったことが増える？
すでに問題が多く発見されている飲食業ですが、このまま何も変わらずにいても大丈夫なのでしょうか。
不安を煽るだけ…そんな記事にはしたくないのですが、やはり時代の変化へ柔軟に対応をしていく必要性は高いと思っています。
たとえば人手不足を解消できないでいると、
・お客様への接客・味の品質が落ちてしまう
・売上が上がらず広告などをかけてコストが増える
・コストは増えるのに売上が上がらない
負のサイクルが、ずっと回り続ける場合も。
しかし、業務フローを変えたり、新しいことを取り入れるのに不安は感じますよね。
不安からいきなりITを取り入れて失敗している方もいるため、急いで何かを大きく変えるのではなく、小さいことからアナログをデジタルへ変えていくのがオススメです。
まず取り入れられるITツールから取り入れていきましょう。
飲食業のIT化（デジタル化）を推進するシステム各種
システムを使い慣れていないと、いきなり多額の出費があるのではないか？使いこなせないのではないか？騙されるのではないか？と不安にもなりますよね。
使ったことがないければ、価格が高いと思ってしまったり、難しさを感じてしまう場合もありますが、飲食業で使えるシステムの多くは、少額で使えるものが多いため安心してください。
売上の多くを人件費でとられてしまっていた状態を、システム活用によって非効率を無くし、売上に繋がる動きへ回すことができます。
まずは、業務シーンごとにどんなシステムがあるのか見てみましょう。
・人材確保
・集客向上
・勤怠管理
・予約管理
・決済支援
・人材管理
・業務管理
・在庫管理
・会計管理
・顧客管理
お金が気になると思いますが、システムの中には「IT導入補助金」と呼ばれる国の補助金対象となっているシステムもあるため、それを使うことで負担なく導入も可能です。
人材確保
飲食業で人手不足は深刻…人が入ってもすぐ辞めてしまったり、オーナーや経営者でもない限り、ずっと同じ飲食店で働いてくれる人は少ないですよね。
私がまだ学生だったころ（10年以上前）は、紙による求人だったのが、ウェブサイトへ変わり、今はアプリを使った求人に変わってきました。
さらに、働く側の思考も変化し、自分の好きな時間で働くことを好む人も増え、雇用関係による時間の縛りがない、スキマバイトを求める方も多くなっています。
スキマバイト
・タイミー
・シェアフル
・らくしふワーク
時間が空いている方に、すばやく入ってもらえる仕組みがあります。
集客向上
売上を作っていくには大きく分けて、メニューの単価を高くするか、たくさん頼んでもらうかですが、そもそもお客様に来てもらえなければ、食事は提供できません。
来てもらうにはホームページを持つことはもちろん、「食べに行きたい」と思わせる動機作りが重要となっており、SNSなどの拡散や口コミが大きな影響力を持つようになった。
しかし、普段忙しい中で集客施策も同時に行うのは大変ですよね…そんな時こそ、ITツールの出番です。
Instagram管理システム
・Pintab
・SAKIYOMI
・moribus
Instagramを使った集客支援をしてくれるシステムです。
Twitter管理システム
・Route Map（ルートマップ）
・SocialDog
・Owgi
Twitterの分析や、SNSを管理するためのシステムです。
キャンペーンシステム
・SmartHash
・ATELU
SNSを使ったキャンペーンを実施・管理ができるため、SNSユーザーとの関係値を高めていけます。
口コミシステム
・Hoshitorn
・Discoveriez
飲食系サイトを利用せずとも、自分たちで口コミ管理ができます。
Googleビジネスプロフィール（旧Googleマイビジネス）
・Canly（カンリー）
・MEOチェキ
Googleビジネスプロフィールの管理やGoogleマップの効果測定が可能です。
ホームページ構築システム
・SELECTTYPE
・ペライチ
・Clipkit
知識がなくても簡単にホームページが作れます。
ネットショップシステム
・BASE
・STORES
お客様を集めるだけでなく、ホームページ内の決済機能を使って、そのまま販売にも繋げられます。
動画システム
・リチカクラウドスタジオ
SNS用やホームページ用の動画を、誰でも簡単に作れます。
勤怠管理
現場を回すためには、適正な人数を調整しながら毎回配置しなければいけません。
しかし、アルバイトさん・パートさんが多い場合は、スケジュールを合わせて組むだけでも一苦労ですよね。
他にも、未だにタイムカードを使っている場合は、その後の手入力・手計算もあり、支払額が月末にならないと分からない場合も。
シフト・勤怠をデジタル化して、常に最新情報を確認できるのが勤怠管理システムのいいところ。
月額としても一人当たり、数百円から使えるので、非常に費用対効果は高いです。
勤怠管理システム
・らくしふ
・HRBEST
・シフオプ
・幹部の右腕
いつも発生するシフト管理を自動化するだけでなく、スタッフさんとしても仕事が入れやすい環境が整うことで、満足度が高まっていきます。
予約管理
飲食業のオペレーションでミスしやすいのが、お客様の予約管理ではないですか？
ダブルブッキング（二重予約）をしてしまったり、電話だと「言った言わない」「聞き取れない」「聞き間違い」で正しく予約ができず、お客様のクレームになることも。
他にも、予約管理にはある程度、先を見通したり業務理解も必要になって、属人的になりやすい（スキル継承も難しい…）。
オーダーミスは、電話・FAX・メール・紙など様々な連絡・記録手段を使うがゆえに発生している場合もあるため、人的ミスが起こりづらいシステム活用がカギになります。
また、デジタル化することでネットオーダーも受けやすく、お客様としても予約しやすくなり、売上UPに貢献してくれます。
予約管理
・TableCheck
・GATE Reserve
・ebica
予約管理をデジタル化することで人的ミスを減らすだけでなく、客席稼働率を高めることも可能。
決済支援
飲食業の業務の中で、決済システムはかなり重要ですよね。
普通のレジだと、閉店後に数えて報告が必要ですが、POSレジシステムを使えば、データとしてリアルタイムで確認でき、さらには売上分析から顧客管理まで入っている場合も。
モバイル決済システムを使って、会計に関わるコストを削減できるのが大きいのと、注文が誰か特定スタッフだけではなく全員に対して「見える化」されることがメリットです。
POSレジ
・スマレジ
・Airレジ
・ユビレジ
・POS+
・blaynレジ
・BCPOS ビーシーポス
レジのデジタル化で、細かい手間が無くなり、お金の流れも「見える化」されます。
ネット注文
・SpiceUp Order
・PLATFORM
・Ordee
テイクアウトへの対応や、キャッスレス店舗も可能。注文データが集まり活用することで、さらに店舗改善もできます。
デジタルカード
・KINCHAKU
紙やプラスチックの会員証明書をなくし、デジタル化による顧客管理ができます。（決済機能付き）
人材管理
アルバイトさん・パートさん、せっかく一緒に仕事ができたら、長く働いてほしいですが、そう簡単な話ではないですよね。
たとえば飲食業に入った新卒は、3年後の離職率は約5割（※3）にもなっており、新卒でここまで高いなら、アルバイト・パート雇用の方はもっと高い。※3：農林水産省外食・中食産業における働き方の現状と課題
「なぜ辞めてしまうのか？」を改めて考えると、思い当たる節があるかもしれませんが、そもそも辞めてしまうのは、業務内容が複雑だったり、手間が多いだけでつまらないと感じる人が多いのかもしれません。
今もアナログな紙管理、マニュアルが無く属人的な作業、管理者のフォローが無いなど、問題があるなら早めの解決が行えないと、今の苦しい状況がずっと続いてしまいます。（辞める人が多いと周りを不安にさせて離職を誘発する場合も）
人材定着は、業務効率化が密接に繋がっています。
福利厚生
・Payme（給料前払い）
・enigma pay
給与の前払いによって、従業員満足を高められます。
社内ポータル
・KYO-YU
社内情報をオープンにして、コミュニケーションを図っていけます。
エンゲージメント経営
・TUNAG（ツナグ）
スタッフさんの意欲や帰属感をUPさせて、さらに強い組織にするためのシステム。
業務管理
飲食業だからといって、料理をご提供するだけが仕事ではなく、むしろ食材調達や教育、マニュアル作成など細々仕事がたくさんありますよね。
とくに、接客品質がバラバラ・業務知識もバラバラ…さらにスタッフさんの教育は、入れ替わりが多ければそれだけ大変になる。
言葉で説明するより動画を使ったマニュアルや、店舗そのものを管理するシステムもあるので、お客様へのサービス品質の向上へ時間が使えるよう、そのほかの時間を削減できる環境作りが大切だと言えます。
動画マニュアル
・tebiki
・Teachme Biz
紙ではなく動画を使ったマニュアルにより、見て学べて、学習コストも下がる。
店舗管理
・tenpoketクラウド
・Hansoku Cloud
店舗管理をデジタル化することで、業務効率化が行えます。
発注の効率化
・ラクミー
発注業務をデジタル化することで、今まで煩わしかった作業がなくなり、発注データもすぐに見返すこともできます。
トラブル解決
・Qナビ
店舗トラブルが発生した場合、解決業者をすぐにマッチングしてくれるサービスです。
在庫管理
メニューで使う食材の管理は、飲食業では死活問題ですよね。
万が一足りなくなれば、お客様に提供できず、売上を逃してしまうことも。
食材（在庫）を常に把握するのは、アナログのままでは難しいので、アプリなどで一元管理すると楽になります。
在庫管理
・ユビレジ 在庫管理
リアルタイムに在庫情報を確認でき、在庫切れのタイミングなども通知してくれます。
会計管理
請求書の処理を、未だに手入力や手計算で行っている場合、慣れているからこそ、あまり不都合を感じないかもしれませんが、地味に時間も手間もかかる仕事ですよね。
時間がかかりやすい作業の一つである請求書処理は、効率化の対象になっています。
ミスが出た場合は、改めて計算をやり直す必要もあったりと、余計な時間がとられてしまわないように、システムを使ったデジタル化がオススメです。
会計管理
・バクラク請求書
・invox
請求書を自動でデータ化したり、手動作業を大きく減らしてくれます。
顧客管理
飲食業はお客様との距離の近さが魅力的なところ。
仲のいい方からは、屈託のない意見をいただけたり、関係性は十分保ててはいますが、それ以外のお客様とはコミュニケーションを取れていない場合はありませんか？
お客様情報を一元管理し、お客様としても店舗へすぐにフィードバックを発信したり、相互関係が結べて、経営改善の情報にできるシステムがあります。
顧客管理
・commmune
・SHOP FORCE
お客様との関係構築する仕組みがたくさん入っています。
最後に。
飲食業に関わっているのであれば、知っておきたいシステム（ITツール・ソフトウェア・アプリ）をまとめてみました。
これからの「飲食業」は、アナログではなくデジタルを活用した運営が求められてはいますが、いきなり慣れてないことをすると、失敗する可能性もある。
そのため、まずはデジタル慣れしていくためにも、簡単に導入できるシフト管理システムなどから、導入してみるのがオススメです。
どのシステムも、売っただけではなく、しっかり使ってもらえるようにサポートが付いて、優しく教えてくれるため、導入に関しての不安をあまり感じなくても大丈夫かと思います。
