【9選】無料で使えるオススメ業務効率化ツール

  • | 公開 2020年12月22日
【9選】無料で使える業務効率化ツールまとめ

個人が使える無料の業務効率化ツールをまとめています。
著者:sugiyama(@enpreth)

「はぁ…もっと楽に仕事がしたいな…。」

単純なお仕事なら手間を省きたいですし、やってもやっても毎日新しい業務が発生してくることもありますよね。

いつもと同じで決まった内容であればいいですが、新しい相談が入ってきたり、問題解決のために手探りで始める場合も多い。

しかし、それらを手作業で一つ一つやっていては、時間も体も足りません。

もっと楽して仕事をしていくために、個人的に使える無料の業務効率化ツールをまとめたの、この情報があなたのお役に少しでも立てられれば嬉しいです。

注意事項
効率化や生産性向上など、お金や手間がかかるイメージをしやすいですが、個人的に小さく始めるなら、その多くが無料で実行できるので安心してくださいね。

業務効率化ができる無料ツール

まずは、私自身も効率化を実感しているツール各種をまとめてみました。

10年以上IT業界にいますが、使うツールも技術の進歩と共に色々変わってきていますので、色々感慨深いものがあります。

使うメリットとしては、

  • 効率化(自動化)が可能
  • 手間が減る
  • コストが抑えられる
  • 作業が楽になるので早く帰れる
  • より多くの新しいことにチャレンジできる時間が作れる

効率化と生産性の両方を高めていくれるのでオススメです。

画像キャプチャー:切り取り&スケッチツール
windows10の機能として、[Windows]キー+[Shift]キー+[S]キーを同時に押すと、切り取りたい部分だけを切り取って画像化できるので、長い文章で説明する手間を省けます。(言葉だけで伝えるよりも断然伝わる)
無料windowsのみ個人利用OK類似:Gyazo

コミュニケーション:chatwork(チャットワーク)
煩わしいメールのやりとりから解放されるチャット形式の連絡手段は、業務効率を大きく高めてくれます。ちょっとした内容や、やりとりの速さを大幅にUPさせてくれるビジネスチャットツールです。
無料プランありビジネスチャット個人利用OK類似:slack(スラック) / Google chat / Discord(ディスコード)

思考の可視化:XMind
頭の中で描いている思考を可視化するツール。ただ情報を書き出すのではなく、情報のつながりを意識することで考えを整理できます。
無料プランありマインドマップ個人利用OK類似:MindMeister(マインドマスター)

デザイン作成:Canva
高額または月額制の作成ソフトを使わなくても、デザインを作ることができるのがCanva。自由に作れますが、デザインが苦手な人でも、テンプレートを用いて、可愛いく、かっこよく作れます。
無料プランあり個人利用OK類似:GIMP

翻訳:DeepL
無料版でテキスト・文章ファイルの翻訳を一瞬のうちに提供してくれるツールです。Pro版は有料ですが、無料版で十分な翻訳が行えます。
無料版は11〜13言語に対応個人利用OK類似:Google 翻訳

メモとリスト:Google キープ
簡易的にメモが取れる機能と、忘れないためのリマインダー機能が付いているGoogleが提供してくれているツール。タスク管理としても活用できます。個人でも使えて、チームでも共有しやすいのが特徴。
無料個人利用OK類似:Trello(トレロ) / jooto(ジョートー)

ツール連携:zapier(ザピアー)
Gmailに届いた内容をスプレットシートへ反映させたり、チャットツールに通知を送ったりと、様々なツール同士の連携を簡単にしてくれる。わざわざ複数のツールを見に行かなくて済むので、仕事の効率は大幅UP。多数のツール連携可無料プランあり個人利用OK

表計算ツール:スプレットシート
Gmailのアカウントを持っていれば使用可能なGoogleの表計算ツール。エクセルとほぼ同じ機能が使えて、クラウド上での利用なので、ファイルを持ち歩く必要はありません。会社にいないとできない!こんな困ったを解決できる優秀なツールの一つ。(MSNまたはMicrosoft 365のライセンスを取ればweb版のエクセルも使用可能)
無料個人利用OK類似:エクセル

テレワーク・ビデオ会議:ZOOM(ズーム)
インターネットに繋がるパソコンさえあれば、インターネットを介して相手とテレビ電話ができます。社内にいなくても出来る作業は、わざわざ出社してまで会社でやる必要はなく、ビデオ会議ツールを使うことで無駄な時間をなくすことができます。
無料個人利用OK類似:Skype(スカイプ) / Google Meet / Whereby (ウェアバイ)

これら全て、学習コストは不要で、使いこなしやすく、小さく始められて、しかも無料の業務効率化ツール。

いきなりチームや組織、会社全体で使おうと思うと、時間もお金もかかりますし、上司や社長への承認も必要になって手間しかない。

そのため、まずはあなた個人で使えるツールをご紹介しています。

業務効率化ツールが必要になる原因

普段なら楽々片していたお仕事ですが、効率化するためのツールが必要になったあなたは今、何か課題や問題を抱えていませんか?

  • 繰り返し同じ作業がある
  • 印刷が必要な作業がある
  • 誰が何をしているのか分からない
  • 作業内容が多すぎて効率化まで頭が回らない
  • 会社に行かなくていい作業も出社が必要になっている

アナログな作業ばかり多かったり、会社の古いルールによって、手間や無駄だけがどんどん増えていることで、残業が続いてしまう。

上司は指示を出すだけで、実際の作業をしないので、負担ばかりが自分たちに覆いかぶさってくる…。

いくら性能のいいツールを使ったとしても、根本的な問題を抱えたままだと、また別の問題を解決するために頭を抱えることにもなります。

業務効率化ツールはあくまでも手段であり、根本の問題を解決して、効率的な作業ができる仕組みづくりが大切です。

繰り返し同じ作業がある

課題:同じ作業を手間をかけて行なっている
思考:3回同じ作業があれば効率化は可能と考える

何度も何度も同じことを繰り返す作業があれば、それは最優先に効率化しなければいけないもの。

同じことを繰り返すということは、一定の法則があったり、流れがあるはずです。

作業のたびに変わる内容でなければ、自動化もしやすく、もっと作業を楽にするための方法が必ずあるので、効率化を行なっていきましょう。

具体的な解決方法:自動化(RPAや計算式)
RPA(Robotic Process Automation)と呼ばれるパソコンを使って自動的に作業を行なってくれるソフトウェアを使ったり、エクセルやスプレットシートなどの計算式(マクロなど)を用いて、一気に同じ作業を繰り返してもらう方法で解決しやすいです。必要ツール:ツール連携 / 表計算ツール

印刷が必要な作業がある

課題:会議など一人一人へ無駄に印刷した資料を配る
思考:個別の配布よりネットを使った配布を考える

会議や提案といった状況だと、必ず手元に置かれるのが資料ですが、それはわざわざ印刷をする必要はないですよね。

せっかく未来を決める大事な場なのに、それ以外のことで手間やコストをかけてしまうのは問題外。

資料を一人一人に配布するより、みんながパソコンを持参して、資料はパソコン内で見れば資料を配られた状態と何も変わりません。

具体的な解決方法:ペーパーレス化ツール
印刷代も、積み重ねればばかにならない金額になるので、印刷をする以外の方法を考えることが大切です。もし印刷文化が根強く残っているなら、印刷代や印刷の手間にかかるコストを計算してコスト削減の提案から行いましょう。印刷ではなくPDF化して各自のパソコンへ事前に配布するなどが効果的。必要ツール:chatwork(チャットワーク)

誰が何をしているのか分からない

課題:分散された作業の進捗が把握できていない
思考:作業の見える化を考える

チームや組織で動いてはいけるけど、誰が何をやっているのか、各自の作業内容やスケジュールが分からないことも多いですよね。

一人で完結できるプロジェクトや仕事はあまり無くて、多くが誰かと協力しながら進める内容になるはず。

各自の進捗や、今現在何をしているのか把握できると、サポートもしやすかったり、先回りした対応も可能になり、作業効率が大きく上がります。

具体的な解決方法:タスク・プロジェクト管理ツール
各自の作業や指示された内容を可視化して、それぞれの進み具合も分かるツールを使うのがオススメです。その他、カレンダーで日程共有、チャットなどを使って迅速に連絡を取り合える環境を整えておくのも大切。必要ツール:Google キープ

作業内容が多すぎて効率化まで頭が回らない

課題:とにかく量ばかりが多い
思考:依頼者と受領者共になぜやるのか理解する

あれもやって、これもやって…考えずに実行することばかり考えていると、どんどん作業内容ばかりが増えていきます。

増えれば増えるほど悪循環に陥って、考えることをやめて作業に没頭してしまう。

本当は少し工夫すれば、必要のない作業も多いため、まずは一度落ち着いて考える時間を作って頂くのがオススメです。

具体的な解決方法:思考の可視化
作業ばかりが多いときは、一旦「なぜやるのか」「どんな効果があるのか」など、本当にやるべき作業なのかを改めて考える時間をとることが大事です。そのためには、依頼者側も作業の受療者側もお互いの思考を可視化すると、目的のズレに気付きやすくなります。必要ツール:XMind

会社に行かなくていい作業も出社が必要になっている

課題:出社しなくても対応できる作業を出社して行なっている
思考:出社が必要な理由を改めて考える

令和になってからは出社をして仕事をする常識が崩れ、インターネットを介して行われる在宅仕事(テレワークやリモートワーク)が加速していますよね。

在宅での仕事にもメリット・デメリットありますが、求められる成果を出すために、出社の必要性がかなり薄くなっている状況。

改めて出社をしてまで仕事をする意味を考え、柔軟な思考で出社と在宅が選べる状況を作っていくのがオススメです。

具体的な解決方法:ビデオ会議ツール
お互い会って話し合いながら進める仕事は、もちろんメリットもありますが、ビデオ会議などを使用しても同じ効果が得られます。コミュニケーションは会わずともインターネットを介しても行えます。必要ツール:ZOOM

業務効率化ツールを自作する

業務を効率化するには、すでに誰かが作ってくれた便利ツール(無料)を使ったり、有料のSaaS(ソフトウェア)を使うことで解決しやすいです。

しかし、ある程度柔軟に対応できると言っても、あなたが本当に欲しい機能や、解決したい内容が対象にならない場合も。

世の中に存在している業務効率化ツールは、何でもできる万能型より、何かの課題解決に特化した仕組みが多いため、そんな時はあなただけに合う効率化ツールを自作してしまうのもオススメです。

ツールを自作するなんて、お金も手間も知識も必要だと考えてしまいがちですが、実はプログラミングスキルが無くても、ツールは自作できます。

  • よく使う計算式をまとめておく
  • 連絡手段を一つにまとめる(または受け取りを一つの媒体にまとめる)

これらを業務効率化ツールと言えるのか…そう言った細かい話は別にして、要はあなたが行なっている作業の手間を省ければいいだけ。

結果が同じであれば、手段は何でもよかったりするので、あなたが普段行なっている作業を楽にする方法をまとめておくだけで、それは業務効率化ツールと言えると思います。

ツールではないですが、自分でやらなくてもいい作業は別の人へ任せたり、効率化や生産性の向上は、ちょっとした工夫から始められるので、楽をする考えを持ってほしいです。

何を使えばいいの?オススメ業務効率化ツール5選

あなたの状況やお仕事内容によって、使うべき業務効率化ツールは変わってきます。

しかし、業界や職種が変わったとしても、基本的なお仕事は誰もが共通しているものなので、下記を使うのがオススメだと思っています。

① 切り取り&スケッチツール(画像の切り取りツール)
② chatwork(チャットツール)
③ XMind(思考の可視化ツール)
④ スプレットシート(表計算ツール)
⑤ ZOOM(ビデを会議ツール)

どのお仕事でも、これらの基本の業務効率化ツールとして、きっとお役に立てれると思いますので、まだ使ってないツールがあればぜひ使ってみてほしいです。

最後に。

業務効率化ツールの分類と、状況に合ったツールはそれぞれ何を使えばいいのか見て頂きありがとうございます。

本当はもっとできるのに、作業量や小さい手間がいくつも積み重なって、身動きが取れなくなってしまっている場合もありますよね。

大量の作業があると思考が停止してしまって、同じことを繰り返してしまいがちですが、まずは一度ゆっくり深呼吸する時間を作ってもらって、本当に今の作業が必要なのか?もっと楽できないのか考えて頂くのがオススメです。

お仕事で「楽」をすることは悪だと思われることも多いですが、本当はもっと楽をするべきであり、価値を作るための仕事に力を注げるよう、業務効率化ツールを活用してもらえると嬉しいです。
著者:sugiyama(@enpreth)

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