5W1Hは知らないと恥ずかしい?例文から使い方まで解説

  • | 公開 2021年04月15日
知らないと恥ずかしい?5W1Hの例文から使い方まで解説

5W1H(ゴー・ダブリュー・イチ・エイチ)とは、モノゴトを論理的に説明するための思考の型のこと。※ 海外では「Five Ws」や「Five W’s and One H」と呼ばれています。

When(いつ)・Where(どこで)・Who(だれが)・What(なにを)・Why(なぜ)・How(どうやって)、5つの要素を用いて文脈を作り、最終的に方法をセットにすることで、多くのモノゴトを論理的に説明できるようになります。

学校、プライベート、ビジネスなど幅広く活用できるため、思考の型の一つとして覚えて頂くのがオススメです。

5W1Hはこんな方にお勧めのフレームワーク!
・相手に伝えても理解されないことが多い
・情報のまとめ方が分からない
・根拠ある説明をしたい

コンテンツ制作の資料を無料ダウンロード >

5W1Hを使う目的

5W1Hは事前の知識ゼロでも覚えられる思考の型であり、昔からずっと使われています。

  • 思考を整理するため
  • 誤解を生ませない文脈を作るため
  • 文章に説得力を持たせるため

人間は情報を会話・紙・画像・動画・webページなど色々なところから収集していますが、そのどれもに言葉が入っています。

言葉を受け取って情報の「意味」や「意図」を理解することが基本のため、情報の発信側は受取側に対して分かりやすい内容で伝える必要がある。

例えば下記の例文を見てみると、

× たけしはタケノコをとった。
〇 3時間前に山の中でたけしはお母さんと一緒にタケノコをとった。

もし×の文章のまま伝えてしまったら、たけしは誰かの家からタケノコを盗んだと思われてしまう場合もあります。

5W1Hは、自分の中にある情報を整理して、受け手に対して正しい理解を促すために情報をまとめる方法でもあるので、普段から使える便利な思考の型となっています。

5W1Hでは何ができる?

5W1Hを使うと、話の筋が通った説明ができるようになり、聞き手の理解度も高まる。

例えば「言った」「言わない」問題がよく取りざたされますが、伝えたけど相手が理解できていないことが問題なので、伝えた情報の理解度が上げられれば、このようなトラブルも起きません。

また、話すのが苦手だったり、よく話の内容を理解してもらえない人は、伝えるべきポイントが抜けている可能性もあり、5W1Hを使って理解しやすい文脈が作れれば、解決できる場合も多いです。

分かりやすいように、5W1Hを細かく分解してみました。

項目分類詳細
Whenとは時間・タイミング・いつ
・いつごろ
・なんどき
・曜日
・年、時、分
・季節
Whereとは場所・箇所・どこ
・どこか
・いずこか
・どんな
・どういう
Whoとは人物・対象・だれが
・だれの
・だれを
・だれに
・どの、あの
Whatとは行動・物質・量・なにを
・どんなものを
・どんな人
・どれほど
Whyとは理由・動機・原因・なぜ
・どうして
・なんのために
・どういう理由で
・だからこそ
Howとは方法・状態・どうやって
・どんな風に
・どんな方法で
・どんな状態で

これらの要素で伝えたい情報を一つずつ書き出してみると不思議ですね、国語が苦手、文法が苦手だったとしても、筋が通った文章(理解しやすい情報)が出来上がります。

学校でも、プライベートでも、仕事でも、必ず誰かとコミュニケーションをするのが前提で進むため、情報伝達は日常的に行われていますよね。

毎日1回であればいいですが、毎日何十回もコミュニケーションに不具合を起こしていたら、話す側も聞く側もストレスでいっぱいになるからこそ、理解しやすい情報を作れる5W1Hが人気なんです。

なぜ5つのWなのか

どのようにして5Wが選ばれたのかは分かりませんが、全て何かを特定した話をする際に、よく出てくるポイントなのかと思います。

when :人間は時間の中で生きているため必ず関わる
where:何かが発生する場合には必ず場所が必要
who :主語があるからこそ会話が成り立つ
what :何がどうなっているのか示すには元になる存在が必要
why :行動には何かしらの動機や理由が必ず存在している

全てモノゴトを説明する際に必要な要素。

それに、私たちが普段文章を書いたり、会話をしている中でも5Wの話題は必ずでてきませんか?

逆に出ないと会話が成り立たない場合だってあるため、思考整理の型として組み込まれているのだと思います。

メリット・デメリット

相手に情報を伝える際、理解度を高めてくれるのが5W1Hですが、良い面もあれば悪い面もあります。

メリット・デメリットを覚えておくと、もっと使いこなすことができると思います。

5W1Hのメリット
・話下手でも論理的な思考で情報を伝えられる
・前後の文脈が分かりやすい情報で伝えられる
・簡単に覚えられるので使いやすい
・コミュニケーションロスを防ぐことができる
・分かりやすい説明で相手からの信頼が得られる

5W1Hのデメリット
・内容によっては5Wが当てはまらない場合もある

正直言えば、あまりデメリットは見当たらず…。

つまり、活用すればするほど、自分にとっても良い影響が増えると言えます。

5W1Hが使える領域

5W1Hは使いどころも多く、どのタイミングで活用すればいいのか、覚えきれないかもしれません。

下記は5W1Hの使いどころを簡単な表にしてみたので、見て頂ければ嬉しいです。

項目詳細
文章メール・日記(作文)・オウンドメディア
文書企画書・提案書・報告書・議事録・規約・契約書
計画事業計画・新規事業・目標設定・戦略策定・マーケティング
行動販売接客・顧客折衝
改善トラブル解決・課題解決
その他志望動機(自己PR)を書く

上記の表以外にも当てはまることはありますが、改めて書き出してみて、色々なところで活用できることが分かりました。

一つ一つに対して5W1Hを当てはめるのではなく、思考が止まった時や、優先順位を付けたい場合に、頭の中身を整理して論理的な発想をするために使います。

感情で訴えかけてもいいですが、社内稟議やお客様への提案は金額に対する意思決定にストレスがあるため、感情論だけでは通用せずビジネス現場では5W1Hを知っているだけで有利にモノゴトが進められると思います。

5W1Hの役目は思考整理だけではない?

5W1Hは基本的に、自分自身の思考を整理するためのフレームワークですが、見方を変えれば他の方に情報を理解してもらうための情報変換機とも言えます。

自分の思考が整理できたとしても、多くの場合はその情報を別の誰かに伝える場合が多いですよね。

それならば、伝える相手が誰なのか、どう伝えればいいのか、相手へ意識を向けることも大事なはず。

5W1Hは、情報を伝えたい相手に理解してもらいやすいよう変換するためのスイッチでもあるため、このような意識を持って頂くことで、より伝わる情報が作れると思います。

5W1Hには正しい順番がある?

5W1Hの一般的な流れとしては下記の順番で使われていますが、自分自身で使っていくと「この流れは合わないな…」と、順番に疑問を感じることも出てきます。

① When
② Where
③ Who
④ What
⑤ Why
⑥ How

論理的な説明をするためには、軸となるテーマを決めた方が分かりやすくなるため、5W1Hの基本は「時間軸」によって形を作っていく。

しかし、要件によってはこの流れでは合わない場合もあります。

例えば、場所を最優先に知りたい人に対して、時間(タイミング)から話しても、知りたいことを最初に教えてもらえないので、ストレスに感じるかもしれません。

なぜそれをしたかったのか、最初に理由が知りたい場合も同様に、時間軸で伝えることは合わないことも。

つまり、伝えたい人、または理解してほしい人がどのポイントに意識を向けているかが重要であり、5W1Hは状況によって順番を変えなければいけない。

一般論で言えばwhenから始まる5W1Hですが、状況によって臨機応変に組み替えて順番を変えることが大事です。

「5W1Hは絶対にWhenからだ!」という主張もあるかもしれませんが、あくまでも思考の型の一つでしかないので、状況に応じて調整することでより効果が発揮されると私は思っています。

5W1Hの順番例

状況によって5W1Hの順番を変えられる思考を持てれば、臨機応変に対応ができるため、どんな時でも使いこなして論理的な思考整理・情報発信ができます。

色々なシーンで対応できるよう、順番が変わった場合の例をそれぞれ見てみましょう。※ あくまで一例なので、自由に組み替えて試すのがオススメです。

例:基本の型
①When → ②Where → ③Who → ④What → ⑤Why → ⑥How

例:場所の話に意識が向けられている
①Where → ②When → ③Who → ④What → ⑤Why → ⑥How

例:特定の誰かに意識が向けられている
①Who → ②When → ③Where → ④What → ⑤Why → ⑥How

例:何があったのかに意識が向けられている
①What → ②When → ③Where → ④Who → ⑤Why → ⑥How

例:なぜなのか、理由・動機に意識が向けられている
①Why → ②When → ③Where → ④Who → ⑤What → ⑥How

思考の型(フレームワーク)を使いだすと、その思考の型が自分の思考のクセとして定着して、どんどん早くモノゴトが考えられるようになります。

ぜひ、あなたなりに色々組み替えてみてほしいです!

5W1Hを学ぶならトヨタ式も覚えておきたい!

5W1Hを学ぶなら、やっぱりトヨタ式の考え方は外せないと思います。

同じ5W1Hだけど軸の数に違いがある
通常   → 6つの軸(時間・場所・人物・何・理由・方法)
トヨタ式 → 2つの軸(理由・方法)※5Wがすべてwhy

トヨタ式の場合は、論理的な思考よりも、問題・課題解決など改善にポイントが絞り込まれているため、考える軸が少ない。

その代わりに、思考の表層ではなく、奥深くに潜って原因を見つけ出し、徹底的に考えるクセを付けることで、的確な改善を行う思考の型になっています。

通常の5W1Hは幅広い範囲で活用できる分、浅い思考になりやすいのがデメリットですが、トヨタ式は仕事などビジネス現場で活用されることで、成果を高めていける。

どちらも同じ5W1Hですが、考え方一つでここまで大きく結果が変化するのは面白いですよね。

参考書籍:トヨタ式5W1H思考

5W1Hを使って出せる結果(例文)

今まで、まとまらなかった思考を5W1Hでスッキリさせると、行動にも起こせますし、何より結果が出せるようになります。

実際に5W1Hで、どのような結果が導き出せるのか、例を見てみたいと思います。

人間は冷静でいつでも論理的・合理的な行動をしていると思われがちですが、突然何か閃いたり行動したくなったりと、行動や発言の動機が感情的なことも多いため、一旦状況を冷静に見るためにも5W1Hのフレームワークは役立ちます。

・思考の整理
・コミュニケーション
・戦略組み立て
・デザイン
・文章

思考の整理

思考整理のために5W1Hを使っていきます。

現在の状況:何から進めたらいいか分からない
求める結果:モノゴトの優先順位を決める

項目
いつ3日後
どこでクライアントへ
だれが私が
なにをプレゼン提案をして
なぜ受注するために(目的)
どうやって最優先のタスクとして今からやる

「いつ」では時間軸として3日以内と短い期間が設定されているため、少ない時間の中で何をしたらいいのか緊急度が示されている。

「なぜ」の部分には優先すべき理由が入り、尚且つ一番会社に貢献する内容でもあるため、その案件は優先度を高くすべきだと考えることができます。

これらによって、プレゼンの準備を最優先にした方がいいと、論理的な思考で優先順位が出せました。

活用:意思決定、優先順位など

コミュニケーション

誰かと話す時、論理的で筋が通ってないと何が言いたいのかよく分かりませんよね。

話す方は伝わっていると思い意気揚々と話しますが、聞いている方は理解できないので、つまらないしストレスにもなるため、5W1Hを意識した発言の組み立てがオススメです。

現在の状況:ミーティングで発言したいがうまく話せない
求める結果:伝えたい意図がしっかりと伝わる

項目
いつ毎朝
どこで定例MTGで
だれが私が
なにを本日の稼働予定を
なぜ漏れず伝えるために
どうやって事前に話す内容をMTG前に用意しておく

「いつ」でタイミングが毎回決まっているなら、ある程度ルーティンにすることができると気づける。

「どうやって」では、朝一番にMTGがあると分かっているため、その前までに行動して発言内容を用意しておくことで発言しやすくなる。

分解して見ると、どのタイミングで何をすればいいのか、自分自身の振り返りもでき、行動に起こすべき内容に気づきやすくなります。

活用:会議、コミュニケーション全般

戦略組み立て

少し先の未来を予測して計画を立てる場合、感情のままに計画しては間違っている時にリカバリーが効かないので、仮説検証・効果測定などが行いやすいよう論理的な思考で計画を立てておく必要があります。

現在の状況:来期の販売戦略を立てたいがどうすればいいか分からない
求める結果:論理的な思考で予測をして計画へ落とし込めること

項目
なぜ日本を元気にするため
だれに会社員に対して
いつ来期までに
なにを新規サービスを使ってもらえるよう
どこでオウンドメディアで
なにを使用するメリットを
どうやって圧倒的な品質のコンテンツで伝える

「なぜ」を一番最初にもってきたのはビジョンが一番の先頭に立たないと、あとで全てが目的とズレてくるからです。

「どうやって」も、なぜやるのかビジョンとの強い繋がりを示す形で終われるようにすると、文脈が繋がって違和感なく受け止められる。

戦略や計画などは、売上目的よりも、なぜやるのかビジョンファーストで考えることで、結果として論理的に説明できます。

活用:マーケティング、戦略策定、事業計画、UXライティング

デザイン

デザインは見た目のインパクトも大事ですが、なぜそのデザインにしたのか相手に説明する必要もあるため、論理的な思考での解説が求められます。

現在の状況:なぜこの文字サイズが必要なのか説明したい
求める結果:ハッキリと必要な文字サイズだと言えること

項目
だれがビジネスマンは
なぜ仕事で忙しく目が疲れており
いつ普段から時間もないので
どこで電車の中で
なにをスマートフォン用のwebページを見たとき
どうやってストレスなく読める大き目な文字にする

「だれが」の部分が特に重要で、自分本位ではなくデザインを見てくれる人の視点から考える。

「なぜ」によって、その人の状況をイメージすることが、必要なデザインを導き出す結果に繋がります。

誰の視点で考えればいいか分かると、そこに必要なデザインを考えやすくなるため、誰に対してのデザインなのか改めて考える際に5W1Hが活用できます。

活用:デザイン、見た目への説明

文章

5W1Hの効果が最も分かりやすい使い方が、文章の文脈を作るために使うことです。

現在の状況:誤解を生まない文章にしたい
求める結果:伝えたい意図を理解してもらえること

項目
いつ将来
だれが私が
どこでフリーランスとして
なぜ独り立ちできるように
なにを稼げるよう
どうやってライターの養成講座に通う

例えばこの文脈の中で「私はライターの養成講座に通う」のみだと、なぜその行動に移したのか理由が分からず、読み手が勝手に前後関係を補完してしまい、誤解を生む可能性もあります。

順序立てて時系列で説明し、伝えたい意図が伝わると理解もされやすいので、ストレスなく受け取れる文章となります。

活用:作文、ブログ、コンテンツ

原因究明・改善

特にビジネスの現場では、毎日が実行・検証・改善の繰り返しだと思いますが、表層の問題だけ解決して根本的な解決ができていないと、何度もトラブルになります。

現在の状況:いつもトラブルの対応に追われている
求める結果:根本的な原因を見つけ出し解決すること

項目
なぜお客様から使い方に対してのクレームが多い、何の製品だ?
なぜいつも同じ製品に対してのクレームだ、どんな内容だ?
なぜ「説明と違う」と言われてることが多い、何がいけないのか?
なぜ説明が違うならマニュアルの書き方が悪いのかな、どこがいけないのか?
なぜマニュアルで勘違いさせる文章を発見した、それならどうすればいいのか?
どうやってマニュアルの文章を見直して分かりやすいようイラストも入れる

たった一度の「なぜ」では、発生しているトラブル原因の表層にしか触れておらず、根本的な元を絶ててないので、トラブルの発生は繰り返しとなる。

また、すぐに思いつくような解決なら、今までの中で解決できていたはずですが、そうではないので別に原因があるはずです。

何度も自問自答を繰り返し、周りの状況を見ながら原因を探っていくことで、原因の元にたどり着けるようになり、その後に発生したであろう損失を防ぐことができます。

活用:原因探し、解決策を見つける

5W1Hをアップグレートした7W1Hもある

道筋を順序良く最短で導く出すための思考の型が5W1Hでしたが、さらにWを2つ加えることで、より深く思考を巡らせることができます。

5W1H → when・where・who・what・why・How
7W1H → when・where・wihich・who・whom・what・why・How

wihich(どちらの)・whom(だれを)の二つを加えたものを7W1Hと言いますが、正直実践ではあまり使えないかもしれません。

そもそも5W1Hで多くのことが対応でき、さらに言えばWho(誰が)・What(何を)How(どうやって)の2W1Hの方が分かりやすい。

思考の型が複雑になると使いづらくもなるので、覚えやすい型を活用して頂くのがオススメです。

最後に。

私たちは常に何かモノゴトを考え、選択し、行動を起こしている。

しかし、今まで遭遇してこなかった状況や、多様性によって人への伝え方にも配慮が必要なので、目まぐるしく状況が変わっています。

いっぱい入ってくる、または出すための情報は山ほどあるため、整理しなければ的確に情報を扱えないので、思考の型を持つことで楽になるんです。

・フレームワークとは?引き算思考で成果を出す方法
・思考力(考え方)を鍛えて固定概念をはずす6の方法

5W1Hは基本の型でもあるので、覚えておくだけでもお勧めです。
著者:sugiyama

運営会社
株式会社ファングリーは「コンテンツプロデュースカンパニー」です。記事制作からオウンドメディアの戦略策定~サイト制作まで、一気通貫でご対応ができます。