【種類別】バックオフィス向け生産性向上ツールとおすすめ厳選

  • | 公開 2021年11月11日
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【種類別】バックオフィス向け生産性向上ツールとおすすめ厳選

総務、労務、経理、法務など、フロントを陰で支えるバックオフィスのお仕事は、事務的な作業が多くなりますよね。

しかし、生産性をアップできるツールを導入した時に、効果を実感しやすいとも言えるので、あなたのお仕事をもっと効率化するために、バックオフィス向けの生産性向上ツールについて見ていきましょう。

4種類に分け、それぞれ私のオススメも載せているので、ツール選びの参考にしてもらえると嬉しいです。

生産性向上ツールの厳選指標

今回、バックオフィスの生産性を上げるツールについて、4つの分野に分けましたが、下記の基準でオススメのツールや10選もピックアップしています。※導入企業数は、2021年10月25~29日に調査した数値をもとにしています。

生産性向上ツールの厳選指標

バックオフィス向け生産性向上ツール

総務さん、労務さん、経理さん、法務さんなど、バックオフィスの生産性向上に繋がるツールを、私と一緒に見ていきましょう。※各ツールの10選は五十音順(読み)に並んでいます。

労務管理システム

給与や保険、勤怠など、労務は様々な管理を行なう大変なお仕事ですが、労務管理システムを使えば、今まで多くの時間を掛けていた作業が短縮され、生産性も上がります。

労務さんは事務的な作業が多いため、労務管理システムはとくに生産性アップが見込めるツールとも言えるかもしれません。

労務管理システムによる生産性向上の秘密

労務管理システムでは、会社に勤める多くの社員さん情報をスッキリ管理できるのはもちろん、一人一人の雇用状況や給与、保険、扶養なども細かく把握できます。

  • 社員さんのリスト管理
  • 雇用情報管理
  • 明細管理
  • 保険管理
  • 各種申請機能

また、申請手続きの電子化に対応しているシステムも増えているため、ペーパーレス化の面でも生産性を向上します。

労務管理システムが使えるシーン
労務管理システムを活用
担当者が退職して情報の格納場所が分からない…整理された一元管理によって情報の場所を誰もが把握・すぐにアクセス
単純作業に無駄な時間を費やしている気がする…システムによって定型的な業務を削減
一つ情報を更新すると、ほかの部分にも変更情報を入力するのが面倒労務データが一ヵ所にまとまることで、雇用状況や組織図、リストなど、一ヵ所の変更内容がすべてに反映
労務管理システムで解決できる課題
課題1.労務の人材不足で一人一人の業務が圧迫

システムによって情報の連携や一元管理を行ない、一つ一つの処理時間が短縮されます。

課題2.属人化によっていつまでも労務の生産性が上がらない

たくさんの社員さんの情報を分かりやすく整理・管理し、最新の情報に保つため、いつ誰が見ても正確な状況を把握できます。

課題3.紙や印鑑からいまだに離れられていない

システムによる書類申請の電子化で、紙や印鑑の煩雑な処理からオンラインによるスマートな管理へ変わり、労務さんはもちろんすべての社員さんの生産性向上へ繋がります。

おすすめ労務管理システム【SmartHR】

SmartHR出典画像:https://smarthr.jp/

導入企業数★★★★★5
機能★★★★★5
導入しやすさ★★★★★5

導入企業数:約40,000社
SmartHR(スマートHR)さんなら、雇用契約や各種申請、配布など、書類・印鑑で行なっていた様々な手続きをオンラインで完結。社員さん一人一人の情報を管理するのはもちろん、人事評価やサーベイ機能、人事の分析なども出来て、大事なセキュリティ対策もバッチリです。3種類の料金プランをはじめ、15日間の無料トライアル、社員数30名以下の0円プランなど、安心してスタートしやすいプランになっています。

おすすめ労務管理システム10選
労務管理システム導入企業数
ARROW
オフィスステーション約15,000社
Gozal約2,000社
Teamspirit約1,500社
ジョブカン労務管理
jinjer労務約40,000社
SmartHR
Bizer
freee人事労務
楽楽労務

労務管理システムの価格比較や料金相場についてもまとめているので、選ぶ際の参考にしてもらえればと思います。

経費精算システム

経理さんのお仕事を効率化し、生産性を上げてくれるのが経費精算システムです。

こまごました作業に追われがちな経理業務をシステムによってスムーズにし、ミスを防いだりアナログ管理から解放してくれます。

経費精算システムによる生産性向上の秘密

多くの経費精算システムでは、様々な自動処理機能が備わっているため、日々のタスクを削減できたり、入力ミスなどヒューマンエラーの防止にも繋がります。

また、ペーパーレス化も進むので紙を扱う手間が減り、テレワークも促進できるなど、いろいろな面で生産性を上げられるんです。

経費精算システムが使えるシーン

経費精算システムは、次のようなシーンで役立ちます。

経費精算システムを活用
入力・計算ミスを防ぎたい…自動で入力・反映する機能によって手入力が減り、ミスを防止
紙の書類の管理や保管に手間が掛かっている経費書類をデータ化・デジタル管理してペーパーレス化
レポートや各種文書の作成が大変…書類の発行やレポート機能で簡単に作成
経費精算システムで解決できる課題

下記のような課題がある場合、経費精算システムを導入すると解決しやすいです。

課題1.経費精算のミスが減らない

システム化によって作業しやすく、手入力も減り、部署メンバーみんなが状況をいつでも確認できるため、ミスの削減に繋がります。

課題2.各種書類やワークフロー管理が出来ていない部分がある…

一つのシステムで一元管理することによって情報がまとまり、経費やフローなど管理しやすくなります。

課題3.紙の管理から脱却できていない

データでのやり取りや保管によって、経理さんのペーパーレス化を促進してくれます。

おすすめ経費精算システム【楽楽精算】

楽楽精算出典画像:https://www.rakurakuseisan.jp/

導入企業数★★★★★5
機能★★★★★5
導入しやすさ★★★★☆4

導入企業数:約8,000社
楽楽精算さんは、経費をはじめ交通費や出張費の精算、請求書やワークフロー管理など、経理さんの欲しい機能が揃っています。予算管理や分析といった経営管理機能もしっかり備わっているほか、催促アラートや違反申請の自動チェックがあるのも嬉しいポイント。自動処理や画面のカスタマイズなど、使いやすく生産性をアップさせてくれる経費精算システムです。

おすすめ経費精算システム10選
経費精算システム導入企業数
eKeihi約2,600社
経費BankⅡ
Concur Expense
J’s NAVI NEO約600社
jinjer経費
Staple約100社
freee会計
MoneyForwardクラウド経費
楽楽精算約8,000社
レシートポスト

経費精算システムの料金相場表や価格比較についてもまとめているので、一緒に確認してもらうのがオススメです。

文書管理システム

あらゆる物事のデジタル化が進んでいますが、お仕事で頻繁に取り扱われる様々な書類も、文書管理システムによってデータ管理ができます。

契約、申請、証明、通知、記録…どのようなお仕事でも書類は発生するため、文書管理システムを導入すると、管理する総務・労務さんだけでなく、全社員さんの生産性向上が期待できるんです。

文書管理システムによる生産性向上の秘密

文書管理システムを導入すると、紙で管理していたものがツール内でデータ管理されるため、必要な文書をすぐに取り出せたり、やり取りもデータの受け渡しで済ませられます。

そのため、文書の取り扱いが電子化したことによる生産性の向上だけでなく、リモートワーク推進の点でも大きな活躍を見せるツールです。

文書管理システムが使えるシーン
文書管理システムを活用
あの書類、どの引き出し・ファイルにしまったっけ…データファイルによる管理、検索機能で欲しい文書へすぐにアクセス・紛失を防止
処分の期限が分からず書類をとっておいてるけど、場所を圧迫し続けているデータ管理で物理スペースを取らず、期限をアラートで通知・自動削除設定、バックアップ機能で安心
正直、社内ロッカーでは重要文書のセキュリティが不安ツールで管理することによって、セキュリティ対策や閲覧記録、細かい権限設定ができる
文書管理システムで解決できる課題
課題1.書類手続きのために出社しなければならず、テレワークが進まない

会社に行かずともデータで文書を閲覧、受け渡しなどができるため、社内全体のテレワークを促進します。

課題2.物理的にスペースを圧迫し、必要な文書をすぐに取り出せず、紛失したりする

かさ張っている文書をシステム内でスッキリ管理・把握し、検索してスムーズに取り出して活用できます。

課題3.セキュリティが確保されていない

認証、端末確認、アカウントロックなどのログイン管理、アクセス制限、閲覧ログなど、あらゆるセキュリティ対策で安全に文書を管理します。

おすすめ文書管理システム【NotePM】

NotePM出典画像:https://notepm.jp/

導入企業数★★★★★5
機能★★★★★5
導入しやすさ★★★★★5

導入企業数:約4,000社
NotePM(ノートピーエム)さんは、階層化するフォルダで文書を綺麗に管理し、強力な検索機能で瞬時に文書へアクセスできるのはもちろん、豊富な機能が揃った文書作成エディタによって、あらゆるナレッジを蓄積する社内wikiとしても活用できます。アクセス制限や閲覧履歴、認証など様々なセキュリティ対策、ビジネスチャットとの連携もOK。PCだけでなくスマホやタブレットでもアクセスでき、文書を変更した時もしっかり記録されるので安心。初期費用無料、豊富な料金プランも嬉しいポイントです。

おすすめ文書管理システム10選
文書管理システム導入企業数
welog
鈴与の文書情報管理
SmartDB
セキュアSAMBA pro約2,500社
DirectCloud-BOX約1,300社
Documal SaaS
NotePM約4,000社
Fleekdrive
MyQuickクラウド約800社
楽々Document Plus約600社

このほかの文書管理システムも合わせた一覧表も、文書管理システムの基礎知識と一緒にまとめているので、見て頂けると嬉しいです。

電子契約ツール

文書などの電子化と一緒に、印鑑・ハンコも電子化が進んでいますが、その時に使うのが電子契約ツールです。

これまで何かの契約事は書面にハンコが当たり前でしたが、電子契約ツールを利用すれば、紙の契約書もハンコも必要なくなります。

電子契約ツールによる生産性向上の秘密

電子契約ツールを導入すると、紙での契約がなくなるため、ペーパーレス化によって手続きがスムーズになり、紛失防止やセキュリティの強化、テレワーク促進も行なえます。

契約手続きを行う社員さん、契約書を管理する総務や経理、法務さん、みんなのお仕事を効率化し、生産性向上に繋げてくれるツールです。

電子契約ツールが使えるシーン

電子契約ツールは、下記のような場面で活躍します。

電子契約ツールを活用
社内で文書のデジタル化は進んできたけれど、ハンコ文化は健在で契約書はまだ紙のまま電子契約による脱ハンコでペーパーレス化をさらに促進
一つの契約に人や時間をかなり使っているツールによって作業量を大幅に削減
契約書類の保管が大変…電子化によって物理スペースを圧迫せず、セキュリティ対策も取れる
電子契約ツールで解決できる課題

次のような課題があれば、電子契約ツールの導入で解決できる可能性が高いです。

課題1.契約書類や情報をきちんと管理したい

契約書がスッキリ保管され、各種権限の設定や検索機能などで、安全・スピーディーに情報を確認できます。

課題2.契約手続きに手間や時間が掛かっている

ツールによって一括機能や自動化機能なども備わっているため、今まで時間を費やしていた作業がすぐに終わります。

課題3.電子契約は難しそうで逆に不安…

多くの電子契約ツールは、充実したヘルプサイトやサポートセンター、導入支援、定期セミナーなど、初めてでも安心できる体制を整えてくれています。

おすすめ電子契約ツール【GMOサイン】

GMOサイン出典画像:https://www.gmosign.com/

導入企業数★★★★★5
機能★★★★★5
導入しやすさ★★★★☆4

導入企業数:約310,000社
電子契約では、ハンコの代わりに本人証明するため認証局とのやり取りがとても大切ですが、GMOサインさんのグループ会社となる電子認証局GMOグローバルサインと連携することで、信頼性の高い電子契約ができます。もちろん、その他にもあらゆるセキュリティ対策が敷かれているだけでなく、場面に応じた署名方法を選べるため、いつでも最適な形で電子契約を交わせる作り。たくさんの人へ契約書を送る時も、一括送信機能によって一人一人に応じた内容の文書を送れるため、契約手続きに掛かる時間を大幅に削減します。

おすすめ電子契約ツール10選
電子契約ツール導入企業数
Adobe Sign
かんたん電子契約 for クラウド約1,000社
クラウドサイン約300,000社
SignTime
GMOサイン約310,000社
Shachihata Cloud
DocuSign
NINJA SIGN
リーテックスデジタル契約
WAN-Sign

無料で使える電子契約ツール18選もまとめているので、併せて見て頂けると嬉しいです。

最後に。

ここまで、私と一緒に見て頂きありがとうございます。

バックオフィスは売上作りと直結しないかもしれませんが、だからといって生産性を上げる必要がないわけではありませんよね。

みんなを支えるあなたのお仕事が効率化されることで、会社全体の生産性向上に繋がるため、ピッタリなツールを選んで上手に活用しましょう。

バックオフィス業務の効率は、必要に応じたツールの導入でもっと上げられるはず!
著者:fukuyama(@pl_enpreth)

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