反応率が高くなるメール文章がコピペですぐ使える

  • | 公開 2021年02月06日
反応率が高くなるメール文章がコピペですぐ使える

「もっと、イイ言い回しをしたいのに思いつかない…。」

チャットに存在を奪われつつありますが、メールはビジネスにおいて基本のコミュニケーションの一つ。

あなたも、お客様も、メールを必ず使っていると思いますが、送信内容によっては返答をもらえないことも多いですよね。

状況によって最適な内容は変わってくるため、どのシーンで、どんな文章を入れればいいのか迷うポイントになっています。

このページでは、状況別で反応率を高めるメールテンプレートを用意しており、コピペですぐ使えるため活用頂けると嬉しいです。

注意事項として、このページではビジネスメールで使われている「定型文」やかしこまった表現はあまり用意しておらず、人間味を感じる文章、相手が受け取って嬉しい文章を念頭に置いてテンプレートを作っています。

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なぜビジネスメールの反応率は低いのか?

メールには絶対的な強者がいます。

それはメールの受け取り手(送信相手)です。

メールを送る意味としては、情報伝達が主ですが、ビジネスや仕事においては返信を求めたり、メールの内容に対して何かしらの反応・行動を起こしてほしいことが多い。

つまり、送られた側が反応してくれないと、何も始まりません。

メールは無料で大勢の人へ一斉送信できる便利なツールですが、送ることは簡単で、むしろ送った相手の行動を促すのがとても大変なんです。※ 1対1のメールでも同様

簡単そうに見えるものほど、実は難しいっていう定説ありますよね、

こんな間違いしてない?メールの良い・悪い例

文章を書いて送るだけ、こんな簡単に扱えるメールですが、ビジネスに活かそうとすれば「超」がつくほど難易度が跳ね上がる。

あなたも、返答がほしいのになかなか返ってこないメールを待った記憶はありませんか?

例えば上司からのメールが返ってこないから、今日はまだ帰れない…こんな状況になった経験もあると思います。

私としては、お客様からもらえる返答をまだかまだかと、ドキドキしながら待ったことがありました。

返答が返ってこない、反応がないメールの多くは間違った送り方(特に文章)をしているため、簡単に良い悪いの例を見てみたいと思います。

状況:初対面の企業と打ち合わせをしたい

悪い例

お世話になっております。
エンプレスの◯◯です。

御社のサービスに興味があり、
◯◯月◯◯日に打ち合わせをさせてください。

何卒宜しくお願いいたします。

良い例

お世話になっております。
エンプレスの◯◯と申します。

御社のサービスが弊社の課題解決に役立つと考えており、
ぜひ詳細を確認させて頂きたいです。

ご都合がよければ、
下記日程でお伺いさせて頂けないでしょうか。

1. ◯◯月◯◯日(◯曜日)◯◯〜◯◯時
2. ◯◯月◯◯日(◯曜日)◯◯〜◯◯時
3. ◯◯月◯◯日(◯曜日)◯◯〜◯◯時

お会いできることを楽しみにしております。
ご検討頂ければ幸いです。

極端な例ですが、悪い例には見過ごせないポイントがいくつもあります。

① 打ち合わせできることを前提に進めている
② 予定の候補を出さず日付を勝手に決めている
③ 日付が明確に分かるよう曜日や時間も入れていない
④ 終わり方が雑
⑤ 全体を通して配慮が足りてない

これら全て、送信者の都合で書かれたメール。

正直言えば、こんなメールを送ってきたら、何か反発心が湧き起こり「絶対に会いたくない!」と返信すらしたくないですよね。

悪いメールのほとんどが自分都合、つまり送信者の自分勝手な都合で書かれていることが多く、そのポイントを気にするだけでグッと反応率が高くなるメールが送れるようになります。

メールの文章をチェックするため「9つのチェックポイント」を別記事で書いているため、こちらも見て頂けると嬉しいです。

反応率を高めるビジネスメールのテンプレート集

単純に、メールを受け取る人が“喜ぶ”内容であればいいのですが、そう簡単に作れませんよね。

だからこそ反応率を高める文章が知りたい…。

下記のテンプレート集は、それぞれの状況に合わせて、私が事業の自動返信メールや、お客様に対して連絡する際に使っていたものや、その思考を元に作った文章です。

世に出回っている定型文ではないため「使えそうなら使ってみようかな」くらいの気持ちで見て頂ければ嬉しいです。

お知らせ(報告・通知)・ご案内・連絡
お礼
提案・営業
依頼・相談・お願い
確認(催促・追客)
質問・問い合わせ
お詫び
その他(リモートワークなど)

お知らせ(報告・通知)・ご案内・連絡

お知らせ・ご案内・連絡の手段として用いるメールは、どんな仕事でも必ず使うと言える用途の一つ。

「セミナーを開催します。」
「弊社は上場しました。」
「新しいサービスを開始しました。」

など、通知をしたい場合は過去か未来か、どちらかの内容が多いと思います。

実際には過去に起きた出来事を、お知らせすることが多いかもしれませんね。

メールの送り相手に対して、合意や承諾を得る必要もなく、ただ情報伝達ができればいい状況。

過去に起きた出来事を通知する

想定状況料金通知セミナーレポート社名変更組織変更機能追加
ポイント相手から頂ける情報に価値があることを、そっと伝えて情報提供を求めている。

件名:◯◯◯機能改善のお知らせ

株式会社◯◯◯
◯◯事業部
◯◯ ◯◯さま

日頃よりお世話になっております。
株式会社△△△の△△でございます。

◯◯さまにご利用頂いている◯◯サービスの
◯◯機能を下記のように改善させて頂いております。

▼改善箇所:◯◯◯◯

改善した内容が入る。


まだまだ至らない点も多いかと思いますが、
気になる点や改善してほしい機能などあれば、
いつでもお気軽にお知らせください。

◯◯さまから頂けるお声は大変貴重な情報となるため、
弊社一丸となって改善に努めてまいります。

今後とも使い勝手の向上に尽力してまいりますので、
引き続きご利用頂けますと幸いです。

お知らせは企業からの一方的な連絡が多いため、読み飛ばされてしまうことも多い。

そんな中、相手に起こしてもらう行動に”価値”があることを伝え、帰属感を高めたり心理的繋がりを強めるための一文(大変貴重な〜の部分)が入っています。

ただのお知らせで終わらせないのがポイントです。

未来に発生する出来事を通知する

想定状況セミナー開催
ポイント未来に起こることのお知らせですが、送信相手とは関係値を築いている場合もあるので、そこを活用します。

件名:◯◯◯セミナー開催のご案内

◯◯◯株式会社
◯◯ ◯◯さま

大変ご無沙汰しております。
△△△の△△△です。

以前ご一緒させて頂いた◯◯のお仕事では大変勉強になり、
今でもその時の教訓が活かされております。

今回弊社では、
◯◯の教訓を活かして複数社さまのご対応をさせて頂き、
さらに高めてまいりました。

そのノウハウをご提供するセミナーを開くことになり、
◯◯さまにもお役立てできそうな内容も含んでおりますので、
セミナーのお知らせをさせて頂いた次第でございます。

ご興味頂けるようであればご参加頂けると嬉しいです。
セミナー情報に関して下記に記載いたします。

◾️◯◯◯セミナー

セミナー情報が入る。


開催は◯ヶ月後となりますが、
また◯◯さまにお会いできることを楽しみにしております。

ご検討頂けると幸いです。

現在進行形でお付き合いのある方に送るならいいですが、お知らせは以前お付き合いしていた方に送る場合も多いと思います。

少し時間が経っている場合は、以前関わったことのある内容を混ぜたり、当時を思い出すような一文を入れると効果的。

また、一度縁を結んでいる方の場合、心理的距離を感じるような、かしこまった表現は使わない方がいいと思います。

お礼

お礼はビジネス上、大事なメールの一つで、「ありがとう」「感謝」を伝えることが主な役割です。

送るタイミングもそうですが、感謝の気持ちを伝えることが、お互いの関係値をよくしてくれるため、重要なメールだと思います。

想定状況来訪のお礼打ち合わせ後のお礼対応後のお礼提供後のお礼契約後のお礼
ポイントその時に合わせた、的確なお礼の言葉、または相手よりも早く送るのがポイント。

件名:ご来訪のお礼

◯◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯ ◯◯さま

本日はご来社頂き誠にありがとうございます。
△△△の△△△でございます。

◯◯さまとお会いできたこと、
また貴重なご意見やお話を聞けて大変勉強になりました。

本日の議題であった◯◯について、
社内で本格的に進めたいと考えております。

進めていくうちに分からないことも出てくるかと思いますので、
その際は◯◯さまに改めてご教授頂きたいと思っております。

本日は貴重なお時間を頂き、
誠にありがとうございます。

会えたこと、またはお話できたことの感謝は、相手より早く送るのがポイントです。

時間なんて気にする?と思われるかもしれませんが、ここは騙されたと思って早めのメールがオススメ。

お互い気持ちが熱いうちに感謝を伝えることで、より関係値が築かれていきます。

件名:打ち合わせのお礼

◯◯◯株式会社
◯◯様

お世話になっております。
△△△の△△△でございます。

先ほどはお打ち合わせができ、
御社の状況や想いをさらに深く知ることができました。

また、本日ご説明させて頂いた資料をご送付いたします。
お手数ですが、ご確認頂ければ幸いです。

御社とのご縁を大切にしていきたいと思っておりますので、
今後ともぜひよろしくお願いいたします。

メールを長くしないと不安になる”不安症候群”になる方も多いですが、簡潔でいいと私は思っています。

確かに、メール長い=丁寧と感じる人もいるとは思いますが、短くてもお礼の言葉が伝わればそれで大丈夫。

むしろ、長文を毎回要求するような相手であれば、今後のお付き合いも難しいかもしれません。

提案・営業

実は、メールの基本は提案・営業の用途で使われていると思っていたりします。

例えば単なるお知らせだったとしても、その内容によっては送る相手の行動を促す結果にもなるため、そう考えると全てのメールが提案・営業なるのかなと。

営業感を感じさせない

想定状況料金通知サービスの内容変更セミナーレポート社名変更組織変更料金変更サービス紹介キャンペーン

件名:◯◯◯サービス開始のご案内


株式会社◯◯◯
◯◯事業部
◯◯ ◯◯さま

お世話になっております。
株式会社△△△の△△でございます。

いつも◯◯さまからは◯◯に課題を感じていらっしゃることを伺っておりましたので、
弊社で新たに開始した◯◯を解決する◯◯◯サービスが
課題解決にお役立てできるかと思いご連絡をさせていただきました。

下記の内容をご確認頂けますと幸いです。

◾️◯◯サービスについて

サービスの内容


このサービスでは今まで解決しにくかった◯◯を、
費用負担も少なく効率的に解決できる内容となっております。

少しでもご興味頂けるようでしたら、
改めて私から詳細をお話させて頂きますがいかがでしょうか。

◯◯/◯◯(◯) ◯◯〜◯◯時
◯◯/◯◯(◯) ◯◯〜◯◯時
◯◯/◯◯(◯) ◯◯〜◯◯時

この時間帯であればいつでも空いていますので、
お伺いすることも可能でございます。

もちろサービスを受けるタイミングではなかったり、
社内のご事情もあるかと思いますので、
今回はサービスを知って頂くだけでも構いません。

◯◯さまのお力になれればと思っておりますので、
お気軽にお声がけ頂ければ幸いです。

提案や営業の意識が強いと、送り主都合の内容になってしまい、相手の都合を無視したメールが出来上がりやすいです。

メールを使って提案・営業をする場合は、送る相手のメリットや、状況に的確な解決やメリットを提示することが基本だと思うので、まず一旦は自分のはやる気持ちを押さえましょう。

気持ちをコントロールする段階からすでに営業は始まっています。

相手が喜ぶ内容を入れてメールを作るのがオススメです。

件名:◯◯◯新料金プランへのお手続き方法について

株式会社◯◯◯
◯◯事業部
◯◯ ◯◯さま

いつもお世話になっております。
株式会社△△△の△△でございます。

ご利用頂いている◯◯◯サービスがさらに使いやすくなるよう、
新しい料金プランが加わりました。

もちろん◯◯さまにご利用頂いているプランは、
継続してご利用いただけますのでご安心ください。

新しいプランではさらに◯◯の機能が加わり、
今までよりも手厚いサポートが受けられるため、
少しでもご興味を頂けるよう、
新しいプランの特徴をご紹介させて頂きます。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
新料金プラン◯つの特徴
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【1】◯◯◯◯

◯◯◯◯

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

今後とも◯◯さまにご活用頂けますようサービス改善に努めておりますので、
引き続きご利用頂けますと幸いです。

営業メールですが、営業感を出さないことが大切。

例えば新しいプランを「ご用意しました」など恩着せがましく書くより、「新しくなりました」「加わりました」など、営業感を感じない自然な流れで受け止めてくれる言葉を選ぶだけで印象が変わりませんか?

メールを送りたい相手に対して、どのような印象で受け止めてもらいたいのか考えて言葉を選ぶのがオススメです。

依頼・相談・お願い

依頼・相談・お願いに関するメールは、自分勝手になりやすいので、特に気をつけなければいけません。

何かをお願いしたい状況は、自分が困っているから、問題を解決したいからであり、メールの送り相手から見れば関係ないこと。

言葉を間違えると、受けてもらえるものも、受けてもらえなくなるので注意が必要です。

想定状況相談がしたい見積もりがほしいアドバイスを求める解決策を探している困っている口コミのお願いアンケートのお願い

件名:システム構築の見積相談について

株式会社◯◯◯
◯◯様

初めてご連絡をさせて頂きます。
△△△の△△△と申します。

御社ついては弊社の◯◯から、
システム開発を得意とされていることを伺っており、
力をお借りしたくご連絡をさせて頂きました。

現在、システム開発のパートナー様を探しており、
ぜひ御社にお見積もりをお願いしたいと思っております。

初めてのご連絡がお見積もりのご相談となり申し訳ありませんが、
下記に簡単な概要を書かせて頂きましたので、
お見積が可能かご確認頂けないでしょうか。

◾️システム概要

内容が入る


もしお見積もりが可能であれば、
仕様が書かれた資料を送付させて頂きますので、
ご検討頂ければ幸いです。

初めて見積もりの相談をするシーンですが、相手を褒めること、そしてその力を借りたいことを伝えています。

相手にお願いをする場合、頭ごなしに「見積もりをお願いします。」と伝えても、受け取った側は気分悪いですよね。

メールの相手に動いてもらうためには、気分が高まる言葉を加えたり、あなたでなければいけない理由を伝えるのがスムーズに進むコツです。

確認(催促・追客)

相手からの返事を確認できないと先に進めなかったり、追客をして返事をもらいたい場合、言葉選びに注意しなければ、返答が一向に返ってこない場合も。

状況を理解しつつ、相手が返信したくなるような言葉を投げかけて、返答を引き出していきます。

想定状況状況確認催促追客

件名:ご登録後の状況確認

◯◯◯
◯◯さま

いつも大変お世話になっております。
△△△の△△△でございます。

先日は弊社の△△△にご登録頂きありがとうございます。

◯◯さまにサービスをご利用頂いてから1週間経ちますが、
ご利用に関して何か不都合等はありませんか?

お客様相談窓口もご用意しておりますので、
いつでもお気軽にご質問頂ければと思います。

今後とも◯◯さまをサポートさせて頂ければ幸いです。

状況を確認するために、あまり日をおかずに連絡する想定のメールです。

もし状況確認が一ヶ月や半年など時間を置いて確認した場合は、すでに忘れられてしまっているかもしれません。

まずは1週間以内など短いスパンで確認連絡を入れて、早めに相手が困っているポイントを聞き出していくのがオススメです。

質問・問い合わせ

質問や問い合わせは、聞きたいことだけを入れる方が多いと思います。

確かに質問なので、聞きたいことだけを文章として入れるのは理にかなっていると思いますが、そこからワンランク品質をあげるためには、質問以外の情報も軽く入れておきましょう。

想定状況聞きたいことがある問い合わせがしたい

件名:◯◯サービスの詳細について

◯◯◯
◯◯さま

お世話になっております。
△△△の△△△でございます。

御社のサービスを利用させて頂いており、
業務もスムーズに進むようになって大変助かっておりますが、
いくつかご質問をさせて頂きたくご連絡致しました。

下記◯点についてお聞きしたいことがあり、
お時間ある際にご回答頂ければ幸いです。

【1】質問内容が入る

質問の詳細が入る


こちらが解決できると、
さらに御社のサービスを活用できると思うので、
ご確認頂けると嬉しいです。

サービスを使っている場合の質問メールですが、まずはサービスに対しての評価を軽く入れることで、役立っていることをしっかりと相手へ伝えます。

その上で、さらにもっとよくなるための質問を織り交ぜ、それが解決するとどうなるのかも文章へ。

単なる質問だけをするのではなく、良い評価も一緒に入れることで、相手側も回答しやすい雰囲気を作るのがオススメです。

お詫び

お詫びやクレームの対応など、謝罪のメールを送ることもありますよね。

謝罪メールを書いているだけで気持ちは下がっていきますが、その気持ちに引っ張られてマイナス発言ばかりにならないよう気をつける必要もあります。

想定状況謝罪クレーム対応

件名:◯◯◯の対応不備について

◯◯◯
◯◯さま

いつも大変大変お世話になっております。
△△△の△△△でございます。

この度は、私の不注意から◯◯さまにご迷惑をおかけしてしまい、
誠に申し訳ございません。

原因としては◯◯◯と◯◯◯が重なったことで、
発生してしまいました。

今後はこのようなことが無いよう、
管理を徹底すると共に社内ルールを新たに設けて、
再発しないように進めてまいります。

今後ともご指導ご鞭撻賜りますよう、
何卒よろしくお願い申しあげます。

状況にもよりますが、だらだらと反省文のように書くのではなく、謝罪の言葉、発生した原因、解決策までセットで伝えられるといいと思います。

また、必要以上に謝るのも相手の感情を逆撫でするので逆効果。

謝罪だけだと、また発生するのでは?と不信感が残る結果にもなるため、相手の思考を先読みしたメールがオススメです。

その他(リモートワークなど)

最近多いのが「リモートワーク」を引き合いに出したメール。

例えば電話が取れなかったり、訪問は控えたりと、様々な理由があります。

想定状況在宅勤務をしている会社でリモートワークを実践している電話に出られない

件名:電話対応について

◯◯◯
◯◯さま

お世話になっております。
△△△の△△△でございます。

現在弊社では新型コロナウイルス感染防止のため、
スタッフの多くが在宅勤務を実施しております。

そのため電話のご対応が難しく、
ご相談やご質問等はメールで頂ければ幸いです。

ご迷惑をおかけ致しますが、
何卒よろしくお願いいたします。

署名に入れるパターン

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
株式会社◯◯◯
◯◯部

田中 太郎/tarou tanaka
E-Mail:syomei@sample.co.jp

住所:〒100-0000 東京都〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
番号:03-〇〇〇〇-〇〇〇〇
※ 現在弊社ではリモートワークを実施しているため
 ご質問等はメールで頂ければ幸いです。
>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

メール文章を見直したら、今度は署名を一緒に変更してみませんか?

【34選】メール署名のおしゃれなデザインがコピペですぐ使えるを見てもらえると、さらにあなたのメール、反応率が高くなるかもしれません。

ビジネスメールの基本マナー

ビジネスメールの基本を学んでこなかった私が、マナーを語るなんておこがましい話ではあるのですが…。

「ビジネスって何?」「マナーって何?」と分かっていない方が、より相手に寄り添えるメールを書けると思っています。

下記の内容は、私が今まで学んできた経験から書いているため、参考程度に見ていただくといいかもしれません。

メールの基本構成

メールは、主に文章で情報を伝えるコミュニケーションツールなので、相手に意図が伝わるように工夫しなければいけません。

そのため、文脈が繋がらないような文章だったり、足りない情報がない状態で送信しないよう気をつける必要もある。

まずはメールの基本構成として、

① 件名(何についての話なのか?)
② 挨拶文(誰が送っているのか?)
③ 概要(送ってきた理由は?)
④ 詳細(理由を詳しく)
⑤ 願い(何がどうなりたいのか?)
⑥ 〆の挨拶

この6つを見ていきたいと思います。

① 件名(何についての話なのか?)

件名とはメールで一番最初に見られる情報です。

しかも、各メーラーの仕様によってメールフォルダ画面で、件名が全文表示されないことが多い。

想定 ◯◯に関する新料金プランのご案内について
実際 ◯◯に関する新料金プランの…

このように文字制限が入り途中で「…」の三点リーダーに変更されてしまいます。

状況を踏まえると、

  • 簡潔に伝える
  • 興味関心を引けるような内容は最初に持ってくる
  • 相手が自分事になる内容は最初に持ってくる

メールの件名から、読まれるか・無視されるか決まってくるので、非常に重要です。

② 挨拶文(誰が送っているのか?)

件名の次に見られるのが、挨拶文と誰からの送信か。

メーラーの一覧画面ですでに「誰」から送られているか、送信主は書かれていますが、念のためご挨拶として、簡単な文章と送信者の名前を入れておきましょう。

いくつかパターンがあるので、それぞれを見ておきたいと思います。

挨拶文
初めて連絡する場合

初めてご連絡させて頂きます。
△△△と申します。

2回目以降の場合

いつもお世話になっております。
△△△でございます。

日頃より大変お世話になっております。
△△△です。

お礼

先ほどは貴重なお時間を頂きありがとうございます。
△△△です。

「ありがとうございました」と過去形にしてお礼を伝える方もよくいらっしゃいますが、私は過去形よりも現在進行形でお礼を伝えた方がいいと思っている派でございます。

過去系 ありがとうございました。
現在系 ありがとうございます。

継続して感謝を伝えるため、現在進行形でお礼を伝えられるといいですよね。

また、謝罪の場合も同様。

過去系 申し訳ございませんでした。
現在系 申し訳ございません。

これらの意識があると、今後の関係も良くなっていくと思います。

③ 概要(送ってきた理由は?)

挨拶が終わったら本題を簡単に伝えましょう。

本文を最後まで見ないと分からないようだと、そもそも見る気も失せてしまいます。

メールを送りたい相手の状況を考えると、時間もなく日頃から忙しくされていませんか?

その状況の中、何を伝えたいのかよく分からないメールを送ってしまうと、相手の時間を奪う結果にもなり、ビジネスの相手としては見てくれなくなります。

概要として簡潔に2〜3行ほどでまとめた文章で、相手にすぐ理解してもらえる情報を入れましょう。

④ 詳細(理由を詳しく)

概要を入れた後は、本題に入っていきます。

しかし、メールはやりとりする相手のタイミングによってコミュニケーションが進むため、途中で止まってしまう場合も。

情報を小出しにしていると、何通もやりとりが発生して進みが遅くなります。

あまりにも長すぎるのはNGですが、なるべく一度のメールで情報をまとめて送り、やりとりする数を少なくできるよう心がけるのがオススメです。

その意識が、相手の負担を減らして、メールのやりとりがスムーズに進みます。

⑤ 願い(何がどうなりたいのか?)

詳細に入れてもいいですが、結局何がどうなりたいのか、どうしたいのか自分自身の願いを入れておきましょう。

単純に情報伝達だけであればいらない内容ですが、営業や提案、返答が欲しい場合などは、どうしたいのかを伝えておきます。

伝えるだけで、メールの送り主が何を求めているのかハッキリと分かるため、情報として書かれていれば、受け取り手の行動を促すこともできます。

⑥ 〆の挨拶

最後に締めの言葉を入れるのは、メールに限らず、テキストでやりとりするコミュニケーションの慣習だと思います。

私もですが、よく使ってしまうのが「何卒よろしくお願いいたします。」といった文章。

あまり入れたくはないのですが、今までやってきたこと、周りがしていることをしないという選択は不安になります。

そのため私がオススメしているのは、最後はポジティブな言葉で締めくくる方式。

ご確認頂ければ幸いです。

今後ともお付き合いできれば嬉しいです。

ぜひ今後も御社とのご縁を大切にしたいです。

など、最後が嬉しい言葉で締めくくられていると、それだけでも印象は違いませんか?

直接対面ではないコミュニケーションのメール、気持ちが伝わりづらいからこそ、相手にとっても、送り主にとっても嬉しい言葉を最後に使って終わらせるのがオススメです。

メールの書き方のコツ

メールの書き方のコツを少しでも覚えておけば、より見やすく、より理解されやすく、そしてより反応してもらえる文章が書けるようになります。

どれも簡単にできることなので、ぜひ覚えて頂きたいです。

文章の長さ
漢字・ひらがなの配分
カタカナ(横文字や英語)の配分
距離感を縮める
名前を入れる
伝え方(伝える内容)
返答の仕方
宛先の入れ方
送信タイミング

文章の長さ

メールは文章が主体となった情報伝達の手段ですが、文章の多さによって、読みにくい・読みやすいが変わってきます。

少しでも読み手の負担が減る書き方にするのがオススメです。

悪いパターン

本日ご相談をさせて頂いた理由としてはある案件で御社のご協力を頂きたいと思っているからです。
可能であればご助力頂きたいと思っておりますが、このようなお願いは可能なのかご確認頂ければ幸いです。

良いパターン

ある案件で御社のご協力が頂きたく、
ご相談のためご連絡を致しました。

一度ご検討頂けますと幸いです。

同じ意味ですが、悪いパターンは冗長的(ムダに長い)であり読みづらく、良いパターンは簡潔に一文も短く揃えているため、読み手の理解も早まります。

コツとしては、一文を短く(30文字前後)で抑えること。

これは件名も本文も同じく、一文を長くしすぎると何を言っているのか分からなくなるため、ぜひ気をつけてみましょう。

漢字・ひらがなの配分

漢字は伝えたい意図を言葉として短く伝えられる効果もあるのですが、使いすぎてしまって読みづらさを生んでいる場合も。

悪いパターン

先日ご依頼分の見積ですが、早急に対応頂きご提出願います。

良いパターン

先日ご依頼させて頂いたお見積もりですが、いつごろご提出頂けますでしょうか。

漢字ばかりだと、文字の塊感が強くなってしまって読みづらい。

また、漢字は文字内の隙間がギュウギュウに詰まって見えてしまうため、テキストを読む読み手の負担が増えてしまいます。

少しでも読み手の負担を減らすためには、漢字ばかりにせず、あえてひらがなを織り交ぜるのが効果的です。

カタカナ(横文字や英語)の配分

業界の知識を多く持っていたり、だんだんと役職も高くなると、知っている情報が増えていきます。

また、他社や周りの人との交友関係も広くなっていくため、業界用語やカタカナ言葉を覚えていく。

しかし、メールの相手が必ずしも自分と同じ知識や言葉の意味を知っている訳ではないため、カタカナ言葉は控えた方がオススメ。

悪いパターン

本日は◯◯さまのアイスブレイクのおかげで進めやすかったです。
アジェンダを用意してファシリテーターも活用した良いセミナーでした。
リードも多数獲得でき自社のアセットが増えたので今後も継続したいです。

良いパターン

本日は◯◯さまの話がとても面白く有意義な時間でした。
目次を用意して司会者をきちんと立てたセミナーができ、
見込みのお客様も増えたので今後も継続したいと思っています。

言っていることは同じですが、カタカナにするだけで、よくわからないですよね。

意味を知っていればいいですが、普段からカタカナ言葉を使わない人にとっては、摩訶不思議な言葉ばかりで混乱するはず。

カタカナや横文字は、なるべく使わないのが、相手に伝わるメールのコツです。

距離感を縮める

何度もお会いしたことがある人、または以前から知っている方に対してメールを送る場合、相手もあなたと同じ心理的な距離感を感じている場合もあると思います。

そのため、お互いが共通していることや、同じ趣味嗜好を少しずつ入れ込むと、さらに距離が縮まっていきます。

共通情報の小出し

悪いパターン

最近寒くなってきたのご自愛ください。

良いパターン

前回お話頂いたマインドセットの話ですが、
さらに深めていきたいと考え書籍を購入して勉強しております。

当たり障りない文章を入れてもいいですが、せっかくなら大勢の中の誰かではなく、特定の人へ送っているメールだと意識してもらうために、二人だけの話題を盛り込んでみる。

このような小さい近づきが、ビジネスでは大事だと思います。

文末の挨拶

悪いパターン

何卒宜しくお願い申し上げます。

良いパターン

お会いできることを楽しみにしております。

よく使われる定型文ではなく、さらに一歩踏み込んだ、心に届く内容を入れて頂くのがオススメです。

名前を入れる

とても単純なことですが、名前を呼ばれるのって、嬉しくないですか?

「おい」「君」など、誰を読んでいるのか分からない言葉で呼ばれても、いい気はしませんよね。

また、相手の名前を呼ばれないメールも、なんだかモヤモヤするメールになりやすい。

悪いパターン

御社とは今後も良いお取引ができますと幸いです。

良いパターン

◯◯様とは今後も良いお取引ができますと幸いです。

私は「御社」「貴社」を入れることはあまりオススメしてなく、◯◯様とお名前を呼ぶことを推奨しています。

確かに企業間の取引かもしれませんが、担当者同士の密な繋がりが、ビジネスを発展させていくと思っているため、お名前で呼び合える関係性をメール上でも表現して頂くのがオススメ。

メールは、対企業ではなく、対担当者へ意識を向けた内容にしましょう。

伝え方(伝える内容)

どんな伝え方をするかで、返答内容やその後の関係性は大きく変わってきます。

伝え方を間違えないためには、以下の内容に注意してもらうのがいいと思います。

急ぎで欲しい返答はメールにしない

メールは受け取り手のタイミングによって返答が返されるため、急ぎなのに時間がかかるメールで返答をもらおうとするのは不誠実だと言えます。

相手の解釈に頼りすぎない

言葉足らずで、相手が分かってくれるだろう前提のメールは、あとでいらぬ誤解を解くために時間を使ったり、相手の解釈次第で明後日の方向に向かうこともあるため、説明する手間は省かない方がいいと思っています。

相手が返答に困る内容は送らない

返答しにくい質問を送るのは、立場を利用した悪い方法でもあるので、メールだからこそ返答しやすい内容で送りましょう。

返答に時間がかかること催促しない

すぐに返答が欲しいのは自社や送り手都合であり、それを相手に強要してはいけません。早く欲しいなら、相手にも早く回答ができる体制であったり準備が必要なので、それを考慮したメールをしましょう。

伝え方を間違えると、今後の関係性も危うくなる可能性もあるため、相手にマイナス感情を抱かせない文章で伝えるのがオススメです。

返答の仕方

メールの伝え方も大事ですが、あなたが返答側に回った時にも注意事項があります。

それは、質問された内容に対して的確な回答をすること。

当たり前じゃないの?と思われがちですが、意外と質問された内容に対して、相手が欲しいと思う形での回答ができない方もいます。

質問内容
頂いたお見積もりですが税込でよろしかったでしょうか?
また各内訳も教えて頂きたいです。

悪いパターン

見積もりの内訳としては、
◇◇◇:◇◇◇円(税込)
◇◇◇:◇◇◇円(税込)
となっております。

良いパターン

>頂いたお見積もりですが税込でよろしかったでしょうか?
こちらは税込価格となっております。

内訳に関しては下記をご参照ください。
◇◇◇:◇◇◇円(税込)
◇◇◇:◇◇◇円(税込)

例えば「?」で質問をしている部分に対して、質問者はそこの回答が欲しいのに、悪いパターンの場合は、「?」に対しての回答はせず、結果のみを伝えています。

これでは、質問者は「本当に意図を汲み取ってくれてる?」と心配にもなる。

もし、質問者が欲しい回答の形ではない場合、そこから不信感が生まれて、今後の関係性は悪くなる一方。

返答の基本としては、質問内容を引用して、それぞれに回答をつけると、信頼感も高まっていきます。

宛先の入れ方

宛先の入れ方まで気にするなんて、考えすぎと言われるかもしれませんが、念には念を。

CC → 送信したい相手
BCC → 送信者には見えない相手

この形で基本入れますが、送る相手が複数の場合、役職順にCCを追加していくことをオススメします。

悪いパターン

担当者のアドレス、部長のアドレス、課長のアドレス

良いパターン

部長のアドレス、課長のアドレス、担当者のアドレス

世の中的には、役職なんて?と思われていますが、順番を気にする人は、まだまだいるので…。

送信タイミング

メールは送り手のタイミングで発信できる便利ツールではありますが、送信するタイミングには配慮した方がいいです。

例えば、深夜にメールを送った場合、もしかしたら送られた相手は「そんなに遅くまで仕事してるの?あなたの会社大丈夫?」と思うかもしれません。

基本的には、8時〜21時以内を目安にしておきましょう。

中には、本日納期ですが遅くなってしまったがために、深夜のメールになってしまう場合もあると思います。

その時は事前に、返答が遅くなる旨も伝えておき、深夜に送る時も「夜分に申し訳ありません。」など一言添えておくのがオススメです。

最後に。

反応率を少しでも高くするためのノウハウを色々見て頂きましたが、そのまま真似しながら、下記に気を配って頂くと、自分なりの言葉で、どんどん反応率の高いメールが作れると思います。

  • 受け取った相手が喜ぶ内容
  • 送る相手の状況が考えられた内容

難しいことはなく、一言でいえば気遣いがこもったメール。

文章に書かれた言葉一つ一つに、送り手の気持ちがそのまま宿っていますので、反応率を高めるには感情を意識して頂くのがオススメです。

メールの文章は奥が深く難しいですが、がんばって相手に喜んでもらえるメールを送りたいですよね。
著者:fukuyama(@pl_enpreth)

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fukuyama
@pl_enpreth
メールの文章、なかなか悩みますよね。送ったのに返信がないことも多く、色々なパターンを試して私なりに反応率が高いメールを集めました。