メールの反応率、悪くない?原因を探る9つのチェックポイント

  • | 公開 2021年02月05日

「送ったのにメールの反応が、全然ないんだけど…。」

URLをクリックしてほしいのに、返信してほしいのに、待てども待てども相手からの全然反応が返ってこないことありませんか?

送った相手に対して、何かしらのアクションを起こしてほしいあなたが送ったメール、もしかしたら相手にとって無関心の対象となっているかもしれません。

どこが悪かったのかチェックをしながら、ついつい行動に起こしたくメールを作るための方法を見ていきたいと思います。

この情報があなたのお役に少しでも立てられれば嬉しいです。

このページで書いている「反応率」とは、主にリード獲得に使えるメルマガなどを想定した内容となっています。

反応率を下げるメールを送っていないかチェック!

返答がほしいメールを送ってみたものの、なかなか返信が返ってこないのは、何かしらの原因が隠されている場合も。

  • 返信が来ないのはなぜなのか?
  • 何か悪いことをしてしまったのか?

考えても考えても原因が分からず、分からないからこそ闇雲にメールを送ってしまい、返信がないループにハマってしまう場合もありますよね。

メールの返信が無いだけで、仕事が止まってしまい、上司やお客様に怒られる散々な状態になる前に、反応率を下げるメールを送っていないか、私と一緒に9個のチェックポイント確認してみましょう。

チェック1:メールの頻度
チェック2:タイミング
チェック3:自分事化できているか
チェック4:文章表現
チェック5:機能による受取障害
チェック6:送信者
チェック7:配信数
チェック8:メールを送りたい理由
チェック9:相手の状況理解

チェック1:メールの頻度

返信が帰ってこない原因の一つに、メールを送りすぎ、追客しすぎ問題があります。

“送りすぎ”な部分ですが、人によっても「多すぎ」なのか「ちょうどいい」のか「少ない」のかは違ってくる。

メールの頻度が多いと感じる度合いは人それぞれなので、見極めが重要になりますが、事前に普段メールをしている頻度や度合いが分からず見極めができない場合は以下をチェック!

メールを送りたい相手の感情など、心理的フェーズがどの段階にあるのか考えましょう。

感情感情レベル詳細
普通レベル1心は何も乱れてない平常心の状態。この段階でメールを送っても、見過ごされたり、返信されない可能性が高い。
不安レベル2心理的にも揺れているため、何かしらの解決策を探そうと情報を待っている。
深い不安・悲しみ・怒りレベル3相手も気にしていることなので、連絡を待ちわびている。

簡単に3段階で書きましたが、メールの送り相手にとって、あなたから送られてくるメールが待ち遠しい状態になっているか、そうでないかを心理的状況で見極めます。

気にしているほど、メールの着信を確認するために何回も受信箱を開き確認する。

求められているのであれば、メールの回数が多くても問題はないですが、求められていない場合は1通でも2通でも多いと思われてしまう。

極端なことを言えば、求めていないのに、いくら送っても返信はしてくれませんよね。

反応率が低いのは、相手が望んでいない状態にメールを送っている可能性が高いです。

チェック2:タイミング

メールを受け取るタイミング、間違えてないですか?

受け取り手が欲しいタイミングに間髪入れず送れると、嫌がられずむしろ好感触。

  • 接客(訪問など)後にすぐお礼のメール
  • 提出物がある場合は提出日を改めてメール
  • 何か行動を起こした後に不安になったタイミングのメール

などなど、自分がメールをもらって嬉しいタイミングでもあると思います。

例えば、今すぐ欲しかった本なのに、一ヶ月後に届けられたら、その時はもう気持ちも冷めていませんか?

相手が欲しいと思うタイミングに、メールを送れていれば、反応率も高まってくるため、どのタイミングでメールが嬉しいのか、その文脈を理解することが大切です。

チェック3:自分事化できているか

メールを受け取っても「あ、これ自分には関係ないや」と思われてしまったら、見向きもされません。

例えタイトルが気になって、中の文章を見てくれたとしても、自分に関係ないと思われてしまった時点で読むのを止められてしまいます。

関係ない → 興味は湧かない → ゴミ箱行き(または迷惑メール設定される)

すぐにゴミ箱行きなんてある?と思われるかもしれませんが、あなたの立場だったらどうでしょうか。

届くメールも毎日大量にあり、一つ一つをじっくり見る時間もない場合、迷惑メール設定をして届かないようにしたこともあると思います。(私はかなり設定してます)

例えば、リンゴが欲しい人に、キノコをあげているようなもの。全くの見当ハズレなので、受け取った当の本人は怒りすら覚えるかもしれませんね。

メールを届けたい相手の状況や欲しいと思っている情報を理解しないまま送ってしまうと、見てもらえない、反応率も低いメールになります。

チェック4:文章表現

タイトルに興味を持ってもらい、中身を見てもらったとしても、文章表現が受け取り手に合っていないと、最後まで見てもらえません。

メールを見るのか、返信するのかは、全部受け取り手次第。

相手に合わない文章表現なら、反応してもらえないのは当たり前かもしれませんね。

例えば、

「!」ばかり
→読み手の気持ちと、文章から受け取る感情の差が激しく冷めた目で見てしまう。※ テンションの違い

「~ます。」「〜です。」ばかり
→文章にリズム感がなく見ていて飽きる

専門用語だらけで理解できない文章
→理解できないとつまらないし、自分事で受け取ってもらえない

他にもありますが、表現の一つ一つが、相手に合っていなければ、返信してもらうなんて夢のまた夢。

いかに読みやすく、理解しやすく、読み手に配慮されている文章になっているかがポイントです。

文章の距離感

文章の“距離感”には気をつけてますか?

例えば何回も会ったことのある相手に対して「何卒よろしくお願い申し上げます。」なんてかしこまった言葉を毎回使っていると、それだけでどんどん反応率は下がっていく。

例えビジネスであっても、お客様だとしても、仲良くなったら人として、そして心理的にも近づきたいと思うものです。

丁寧な言葉は、どんな時にも使える優秀な言葉ですが、時と場合によっては不合格。

かしこまった文章はテンプレート感を抱かれてしまって、それだけでマイナスになる場合もあります。

距離感といった言葉自体、境界線があいまいですが、反応率を高めるには大事な意識なので、距離感も考えて文章を書いているかチェックしましょう。

私の場合は、丁寧語の中に、おしゃべりをしているような表現を混ぜ入れて文章を書いています。

チェック5:機能による受取障害

メールの頻度も適切なのに、文章だって何回もチェックして問題ないはずなのに、返信が返ってこない場合もあります。

忘れられてしまっていることもありますが、よくあるのが迷惑メールに入っていた問題。

私の場合はGmailを使っているのですが、たまに必要なメールが迷惑メールへ入っていることがあります。

使っているメーラーの機能によって、迷惑メール扱いにされてしまうこともあるため、一向に返信がない場合はショートメールや電話、またはFAX・ダイレクトメール・郵送へ連絡手段を切り替えてみるのもオススメです。

メールが届かないと判断した場合

無料で送れるメールは大変便利ですが、受け取り側が使っているメーラーの機能によっては、あなたのメールが迷惑メール扱いされて、一向に届かない場合も。

そんな時は、

  • HTMLメール(テキストメールがダメな場合)
  • ショートメール
  • ダイレクトメール
  • メッセンジャー(SNSなど)
  • 郵送
  • 対面
  • 電話

他の連絡方法や、情報伝達の手段を使ってコンタクトを取りましょう。

チェック6:送信者

チームや組織でお客様へ連絡をとっている場合、誰かが休みの時に代わりのメンバーがメールを送信することもありますよね。

本来送信する人がいない場合、送信者の変更はしかたないかもしれませんが、もしかしたら送信者とメールの受け取り手の間で信頼関係が強くなっていることもあります。

いつもと違う送信者の名前を見ると、例え「代わりに送っております」と理由を書いたとしても、今まで築いた信頼が崩れ去って返信する気持ちを削いでしまっている場合も。

そんなことで?と思われるかもしれませんが、例えばどこかに連絡をした場合、たらい回しにされた経験があれば、少し気持ちを理解できるかもしれません。

担当者が変わったことで、今まで受けてきたサービスがもう受けられなくなってしまったり、同じことを何度も伝えなければいけない状況になれば、信頼は徐々になくなっていきます。

早くメールを送りたい気持ちは分かりますが、受け取り手にとっては、担当者が変わることの負担が大きいことを、覚えて頂きたいです。

チェック7:配信数

メールはたくさんの人へ気軽に、ほぼ無料で送れる連絡ツールの一つですが、ここで大事な考え方があります。

送る側は大勢に送れる1対多の関係ですが、受け取り手からすれば1対1の関係。

この思考が抜け落ちたメールは「皆さまへ」や「お客様へ」など、文章の節々からたくさんの人に送られているメールだと感じ取ることができます。

自分事化できているかのチェックでも見てもらいましたが、自分だけに対しての内容でなければ、反応率は大きく下がる。

人はわがままなもので、自分に関係ないことには、知らんぷりをしやすいです。

また、自分のことだけを特別に扱ってもらいたい気持ちもあり、大勢の中の一人ではなく、たった一人の扱いを求めていたりします。

例え大勢の人に送るメールの場合でも、受け取り手のためのメールだと分かってもらえるような内容が大事。

チェック8:メールを送りたい理由

メールを送りたい理由はいくつかありますが、その理由によって配慮すべきポイントは違います。

連絡のみ(一方的なもの/個人宛て)
伝えたい情報をもれなく伝えられること。

連絡のみ(一方的なもの/一斉配信)
伝えたい情報をもれなく伝え、テンプレート感はなるべく感じさせないように。

返信が欲しい連絡(送信側の都合によるもの)
自分都合で連絡しがちで、相手への配慮が足りないこともあるので気をつける。

返信が欲しい連絡(返答が確実にないと完結しないもの)
相手の状況を踏まえつつ返答を引き出せるように気をつける必要がある。

連絡のみであればいいですが、返答が必要なのに送り手都合のメールは、気をつけなければ返答をもらうまで長丁場にも。

一番気をつけなければいけないのは、送り手都合で返答を求めてしまうこと。

メールとは、見るか見ないか、返信するかしないか、受け取り側の都合や気分次第で変わるくらい受け取り側が主導になります。

返信がもらえる配慮がされているか、今一度考えて頂くのがオススメです。

チェック9:相手の状況理解

メールを送る前に、受け取ってくれる相手がどんな状況なのか考えておくことで、その理解が自然と言葉を選んでくれるようになります。

例えば送り相手が、日頃から忙しくメールを見られない状況だった場合、どんなメールを受け取ると嬉しいと思いますか?

① 至急、確認したいので返信してください!
② お忙しいとは思いますが◯◯日までに回答頂けると嬉しいです。

状況を理解しているならば、相手にとって負担のない②の言葉が選ばれます。

そうではない場合、自分の状況を分かってくれてない人からのメールだと認識されてしまって、金輪際メールの返信をしてくれない場合も。

もしかしたら、今までメールの反応率が悪いのは、相手への理解が足らなかっただけかもしれません。

相手への理解が、適切な言葉を選び、その言葉によって反応率は高まっていく。

状況理解、とても大切です。

最後に。

メールは、送られた相手が絶対的に有利なものなので、送る前に少しでも反応率を下げる原因を取り除く必要があります。

どんどんメールを活用して、あなたのお仕事を有利に進めていくには、自分では気づかない視点でチェックするのがオススメです。

相手にとって嬉しいメール、これを目指すことで反応率は高まっていくと思います。
著者:fukuyama(@enpreth_dl)

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なかなか返信が返ってこないメール。ついつい何度も追客してしまうこともありますが、受取側からしたら何通も送られたら迷惑ですよね。少しでも反応率を高める方法をまとめています。