【基礎知識】SFAツールとは?見える化によるスマートな営業活動

  • | 公開 2021年04月28日
【基礎知識】SFAツールとは?見える化によるスマートな営業活動

今や多くの企業が導入しているSFAツール。

あなたも導入を検討中かもしれませんが、SFAツールがどのようなものか分かっていないと、本格的な検討や導入もどんどん先延ばしになってしまいますよね…。

SFAツールの導入によって、あなたのお仕事が今よりもっと効率的に進められるなら、現状維持はもったいないかも。

私と一緒に、SFAツールの基本的な部分を見てもらえると嬉しいです。

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SFAツールとは?

SFAツールは営業支援システムとも呼ばれ、営業担当さんの業務を一部自動化したり、営業活動しやすくするための便利なツールです。

そもそもSFAとは何かというと、セールス・フォース・オートメーションの略称。

sales forceは、営業陣・営業職員さんといった意味があり、オートメーションは自動化を指すため、直訳すると営業さんのお仕事を自動化するものになります。

ただ、自動化されるのは全ての業務ではなく定型的な業務のみですが、営業活動が効率化される機能をたくさん持っているため、様々な企業でSFAツールが活躍しているんです。

SFAツールのメリット・デメリット

SFAツールの導入を検討する時、やはりメリット・デメリットは押さえておきたいと思うので、確認していきましょう。

分類メリットデメリット
業務・定型的な業務を自動化
・PDCAを高速化
・業務の見える化によって問題点や改善点を分析しやすい
・地図機能で営業回りの計画を立てやすい
・アプローチをパターン化して自動化
・自動化ツールが初めての場合は慣れが必要
・営業活動ではなくSFAツールの利用そのものが目的になる場合がある
・使いこなせない人にとっては逆にコストになる
・情報を入力する作業が増える
閲覧・メンバーみんなが状況を把握
・リアルタイムの情報を確認
・数字を自動算出してすぐに把握
・スマホやタブレットから利用OK
連携・他のツール・システムと連携
・営業に関することを一元管理
・面倒な交通費や工数も、機能や連携でまとめて管理
・タスクをスッキリ管理
・自社のツールやシステムと連携できるとは限らない

便利なSFAツールにも、当然デメリットがあります。

慣れの部分も大きいですが、SFAツールの使用方法を社員さんへしっかりと周知し、社内ルールを決めて場合によってはマニュアル化など、みんなが使いやすい環境を整えることも大切。

SFAツールに使われるのではなく、みんなが使いこなせるようになることで、手段が目的化する事態を防げるはずです。

SFAツールで解決できること

SFAツールって、結局何ができるの?

ここがあなたの中で分かっていないと、導入の目的も曖昧になり、失敗に繋がります。

SFAツールではどのような事が解決できるのか、一緒に例を見てもらえると嬉しいです。

悩み・課題SFAツールによる解決法
取引先の情報を集めるのに一苦労…SFAツールの中には、取引先の企業に関する最新情報を自動的に取得できるものもある。
進捗状況が分かりづらい…各取引先との状況について、担当者や進捗、数値、今後の予定などを見える化。
メンバーと連携出来ていない…各進捗の見える化によってメンバーの動きが分かり、コメントやチャット、SNSといったコミュニケーション機能で効率的にやり取り。
スピーディーな対応が出来ていない…定型的な業務の自動化や営業活動の見える化によって、常に先を考えながら行動しプランを立てられるため、お仕事の回転率が早くなる。
上手く回せていないし原因もわからない…メンバーの動き、案件の進捗が分かりやすく、すぐに数値化できるため、問題点・改善点も分析しやすい。
いろいろなツールを使っているけど、連携できていない…使っているCRMツールやMAツール、またはフォーム関連と連携して顧客情報の収集を一元管理できる。

SFAツールにはどんな機能がある?

SFAツールは、営業さんが効率的に営業活動できる機能がたくさん備わっています。

ツールによって機能の有無や範囲も違いますが、代表的な機能を挙げてみたので、一例として見てもらえると嬉しいです。

機能内容
案件管理案件ごとに、担当者や進捗状況、予算、スケジュール、今後のアクションなど、分かりやすく管理。
商談管理取引先との商談について、必要な情報や資料ファイル、スケジュール、予算、方向性などを商談ごとにすぐ確認。
顧客管理取引先の最新情報をスムーズに確認・編集。
パターン作成取引先へのアプローチ、業務の流れなど、いくつかパターンを作っておくことで、次の動き方を瞬時に把握したり自動化したり出来る。
自動タスク作成作成したパターンの中で「案件がSTEP2に入ったら○○担当へ○○タスクを割り当てる」このように、条件を決めて自動でタスクを振る。
お知らせ通知メンバーからのコメントを通知したり、タスク期限などのアラートをお知らせ。
メール配信お礼やお知らせなど、メールを送りたい取引先に対して自動でメール配信。
名刺管理取引先の名刺をデータに起こして、SFAツール内で管理。
予算・売上売上見込みや実績のレポートを算出してグラフで確認できたり、内訳を分析。
カンバン形式ホワイトボートに案件ごとの付箋を貼るイメージで、案件や商談管理ができるツールもある。
地図機能取引先企業や商談場所について地図で確認したり、距離やルートから隙間時間に訪問できるか算出。
交通費管理訪問などの移動で掛かった交通費を自動で算出。
コミュニケーション案件や商談、顧客情報など、それぞれにコメントを付けたりチャットでメンバーとやり取りできる。
スケジュールスケジュール表で案件やメンバーの動きを見える化。Googleカレンダーなど連携できるツールも多い。
業務報告ビジネスチャットなど、日報ツールと連携させて自動で報告したり、案件ごとに報告書を作成することもできる。
マルチデバイススマートフォン・タブレットなど、携帯端末からもSFAツールを利用できる。

SFAツールと連携できるツール

SFAツールは、ほかのツールやシステムと連携できるところも大きな魅力です。

あなたの会社や部署で使っているツールと連携できなければ、むしろ困ってしまう場合もありますよね。

どのようなツールと連携できるのか、例を挙げてみました。

広範囲のツール・システムMAツール
CRMツール
Excel
プロジェクト・タスク管理ツール
特定のツール・システムビジネスチャット
メール配信システム
会計・帳票システム
経費精算システム
文書管理システム
メーラー
カレンダーツール
名刺管理ソフト
ワークフローシステム

もちろん、SFAツールによって連携できるツール・システムは変わります。

A社のSFAツールは、B社のビジネスチャットとは連携できるけれど、C社のビジネスチャットとは連携できない場合など。

また、ほかのツールやシステムの機能が最初から備わっているSFAツールも今は多いため、あなたに合ったSFAツールを選んでほしいです。

SFAツールの流れ

SFAツールには様々な機能があるため、取り扱う商材や業界、営業さん、会社の方針によって、活用方法も変わると思います。

ここでは、SFAツールを利用する流れの一例を見ていきましょう。

STEP1営業先を地図で把握SFAツールの地図でルートや距離を計測しておくと、近くの営業先にも行くプランが立てられたり、時間の管理もしやすい。
STEP2企業の名刺をデータ化取引先などの名刺をSFAツールに取り込んでデータ化すれば、名刺を持ち歩かずツール内でいつでも確認できて、スッキリ管理。
STEP3取引先の情報や商談内容を入力SFAツールへ取引先の詳細、担当者、商談内容、特記事項など、情報を入力・蓄積して基盤を作る。
STEP4メンバーみんながいつでも情報や進捗を確認メンバーや案件ごとの動きを、管理画面やコミュニティ機能などからリアルタイムで把握して連携。
STEP5設定しておいたパターンに沿ってアプローチ事前に作成しておいたシナリオやパターンの中から、適用できるものに沿ってアプローチ。予算や温度感によって調整していく。
STEP6自動でタスク作成シナリオやパターンの設定によって、段階が進むごとにSFAツールが自動でタスクの割り振りや進捗報告。
STEP7数字をグラフ化・レポート作成取引先に関する数字は自動で集計・グラフ化され、今後の動き方や問題点・改善点を分析。

SFAツールによって機能がバラバラなので、あくまでも一例にはなりますが、このような流れであなたの営業活動に利用することもできます。

基本的には、SFAツールへどんどん情報を入力していくと、SFAツールがその情報を、あなたがスムーズにお仕事できる形へ変えてくれる…と考えるのがいいかもしれませんね。

SFAツールの料金例

SFAツールの導入といっても、金額の目安が分からないと考えにくいですよね。

もちろん金額はツールによりますが、SFAツールで有名な5つを例に挙げてみたので、少しでも参考にしてもらえると嬉しいです。

SFAツール料金プラン
eセールスマネージャーRemix Cloud3,000円・6,000円・11,000円
月額・1ユーザー当たり
Sales Cloud3,000円・9,000円・18,000円・36,000円
月額・1ユーザー当たり・年間契約
ちきゅう1,480円・2,980円・4,980円・9,800円
月額・1ユーザー当たり・年間契約
Zoho CRM1,400円・2,400円・4,200円・5,400円
月額・1ユーザー当たり・年間契約
Senses25,000円(5ユーザー)100,000円(10ユーザー)300,000円(20ユーザー)
月額・年間契約
1ユーザーごとの場合:5,000円・10,000円・15,000円
※2021年4月時点の情報です。

4つのツールは1ユーザー当たりでプラン料金が設定されていますが、Sensesだけはユーザー数がプランによって違うため、比較しやすいよう1ユーザー換算した金額も出しておきました。

初期費用もツールによって変わりますが、別途見積もりをしなければ詳しい金額が分からないところが多いです。

また、上記のSFAツールはどれもトライアルやデモ版など、無料でお試しできるサービスがあるため、まずはデモ画面を見て雰囲気を掴んだり、使い心地を確かめてみるところから始めると安心。

この5つ以外も、SFAツールの多くは無料トライアルを設けてくれているので、ある程度ツールの数を絞ったらどんどん無料版を使ってみましょう。

SFA・CRM・MAの違いは何?

SFAの導入を検討しているあなたなら、CRMやMAという言葉も知っているかもしれませんし、既に導入済みの場合もあると思います。

ただ、違いが分かりにくい部分もあるため、一緒に確認しておきましょう。

SFA・・・営業支援に特化
セールス・フォース・オートメーション

CRM・・・顧客管理に特化
カスタマー・リレーションシップ・マネジメント

MA・・・マーケティングに特化
マーケティング・オートメーション

かなり簡単に言うと、このような違いがあります。

なぜザックリした説明なのかというと、これらの各ツールはどれも、それぞれの機能を持ち合わせているものが多いからです。

様々なSFAツールのサイトを見ていると「SFA/CRM」こんなふうに銘打っているところも多いですが、これは文字通り、SFAツールでもあるしCRMツールでもあります。

強いて言うなら、営業・顧客管理・マーケティングのどこに重きを置いたツールか…この点が違いを表す部分かもしれませんね。

SFAツールを導入する目的

SFAツールが社内で話題に上がったり、競合で導入している話を耳にしても、実際にあなたの会社へ導入するとなると、あまりピンと来ない場合もあると思います。

そもそも、なぜSFAツールを導入した方がいいのか、目的について見ていきましょう。

営業さんのお仕事は目に見えない

SFAツールは営業支援ツールとも呼ばれ、主に営業担当さんのお仕事を助けてくれます。

そもそも営業のお仕事は…

  • アポイントを取る
  • 電話や訪問、オンライン商談
  • 取引先の温度感を見る
  • 独自の提案力でアプローチ
  • 取引先との関係値を築いていく

こうして見ると、目に見えないことを頑張っていますよね。

モノづくりをするお仕事と違って、営業さんのお仕事は目に見えず、そこが曖昧さや不透明さに繋がってしまっているかもしれません。

SFAツールによる「見える化」

営業さんはモノを作るのではなく、取引先と関係値を築いて数字を作っていく大変なお仕事ですよね。

しかし、見えない事をやっているからこそ、営業さん一人一人の動きが曖昧になりがち。

そんな営業さんたちが、自分自身の案件はもちろんメンバーともスムーズに連携するためのものが、SFAツールです。

取引先、案件ごとの情報や進捗、計画が分かりやすく、それをメンバーも確認できることによって、全員の営業活動が効率化されます。

自分やメンバーの動きが見えると、同時に改善すべきところも見えてくるはずです。

SFAツールとBtoB・BtoC

SFAツールはどちらかと言うと、BtoBで頑張る営業さんに使われやすいです。

実際、SFAツールには名刺管理や地図機能、商談管理など、BtoBの営業さん向けと言える機能がたくさん。

あなたがBtoBの営業部や営業課でお仕事していたり、または企業そのものが営業会社なら、一度は導入してみるのがオススメです。

SFAツールはBtoCでも使える?

BtoBで使われやすいSFAツールですが、BtoCでも使うことはできます。

ただ、現在BtoCの営業はメールマーケティングなど間接的な方法が多いため、たとえばSFAツール上で管理している見込み顧客を、メールマーケティングで優良顧客へ育てる(ナーチャリング)といった形で使われやすいかもしれません。

そのため、BtoCでSFAツールを使うなら、CRM・MA・メール配信システムなどの要素が強い、またはその機能が備わっているものを選ぶのがオススメ。

CRM顧客管理ツール
MAマーケティングの自動化ツール
メール配信システムメールマーケティングの自動化ツール

メール配信システムや、メール配信機能が充実しているMAツールなどは、段階的なメールで自動的にナーチャリングできるステップメール機能もあります。

また、メールの代わりにメッセージアプリ「LINE」を使ったマーケティングも、BtoCで取り入れる企業がふえているため、あなたが取り組むBtoCの形に合わせてツールを選ぶといいですね。

お客様の判断基準

BtoBとBtoCそれぞれ、お客様がどのような判断基準でサービスの利用や商品を購入するのか知っておくと、あなたに合ったSFAツールを選びやすくなる場合もあります。

BtoB・BtoC共通の判断基準
機能性・効率・金額・メリットになるか・デメリットに納得できるか

両方に共通しているのは、上記のように「自分や会社が得できるか」の部分が大きいですが、それぞれ表に出にくいニーズも潜んでいるはずです。

表に出にくい判断基準BtoB上長が納得するかどうか
BtoC個人の好み

BtoBなら、担当者は事業や会社に大きなメリットがあると思っても「上司には反対されそう…」このように、主導権を握る上司にどう納得してもらうかまで、考えなければいけません。

BtoCでは、効率や金額などがお客様に合っていても、個人の好みという大きな壁が立ちはだかります。

BtoB・BtoCのSFAツールは使い方次第

論理的か感情的かといったところですが、理論的な営業がしやすい点ではBtoBの方が、SFAツールのシナリオによる自動化も活躍しやすいかもしれません。

しかし、個人の好みなどお客様の感情で左右されるBtoCは、営業さん一人一人の想いが大切になってくるためパターン化できない部分もありますが、それはBtoBでも同じはずですよね。企業は「人」の集まりです。

SFAツールは、定型的な業務を自動化することができるため、自動化によって空いた時間は、人にしかできない業務に充てることができます。

つまり、空いた時間を使ってお客様の気持ちを動かす、好きになってもらうための様々な施策ができますよね。

このように、SFAツールはあなたの使い方次第で、あなたの営業活動をアシストしてくれるんです。

SFAツール一覧表

ここまで、SFAツールの基礎的な内容を見て頂きましたが、SFAツールを一覧にまとめたので、ツール選びの際は参考にしてもらえると嬉しいです。※五十音、アルファベット順に並んでいます。

SFAツール提供会社
アクションコックピット株式会社 ビジネスラボ
営業日報 MarkⅡ有限会社 エム・ツー
クラウドビート株式会社ハートビートシステムズ
顧客創造日報シリーズ株式会社さくらケーシーエス
ジョブマネジョブマネ株式会社
ちきゅう株式会社ジーニー
ネクストSFA株式会社ジオコード
ホットプロファイル株式会社ハンモック
楽楽販売株式会社ラクス
ワンズ営業日報株式会社ワンズファクトリー
ApeosPlus Cards R富士フイルムビジネスイノベーション株式会社
AppSuite株式会社ネオジャパン
BizMagic株式会社カイエンシステム開発
Camcard Businessワウテック株式会社
Customa!株式会社アイバス
desknet’s SSS株式会社ネオジャパン
cyzenレッドフォックス株式会社
intra-mart DPS for Sales株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマート
Dynamics 365 Salesマイクロソフト
eセールスマネージャーRemix Cloudソフトブレーン株式会社
FlexCRMノイアンドコンピューティング株式会社
FreshworksCRMOrangeOne株式会社
F-RevoCRMシンキングリード株式会社
GeAIneエッジテクノロジー株式会社
GrooForce株式会社アスペックス
InfAjast株式会社エーエスピーコム
JUST.SFA株式会社ジャストシステム
Kairos3カイロスマーケティング株式会社
kintoneサイボウズ株式会社
Knowledge Suiteナレッジスイート株式会社
LaXiTera日鉄日立システムエンジニアリング株式会社
MC-SFA+map株式会社BEARTAIL
NICE営業物語株式会社システムズナカシマ
Oracle Sales Cloud日本オラクル株式会社
PharMart SFA日鉄日立システムエンジニアリング株式会社
Sales Cloud株式会社セールスフォース・ドットコム
Sales HubHubSpot
Sales8株式会社マイクロギア
SansanSansan株式会社
SAP Sales CloudSAPジャパン株式会社
Senses株式会社マツリカ
SPIRAL株式会社パイプドビッツ
StayinFrontStayinFront, Inc.
Sugar CRMSugar CRM
UpSighterコグニティ株式会社
UPWARDUPWARD株式会社
WaWaFrontier株式会社アイアットOEC
Zoho CRMゾーホージャパン株式会社

最後に。

ここまで、私と一緒に見て頂きありがとうございます。

SFAツールは使い方次第で、あなたの様々な営業活動をお手伝いしてくれます。

今の営業にそこまで不満がないとしても、SFAツールを導入すると、実はもっとスマートな営業活動ができるかもしれませんね。

毎日が目まぐるしい営業さんだからこそ、SFAツールを活用してお仕事をスッキリ管理したいですね!
著者:fukuyama(@pl_enpreth)

運営会社
SFAツールを使えば、リード獲得やナーチャリングを効率よく行なうことができます。私たちファングリーでは、コンテンツ企画や制作によって、リード獲得のお手伝いもできるので、お気軽にご相談いただけると嬉しいです。