催促メールをやんわり伝えて相手を怒らせない方法(文例コピペ)

  • | 公開 2021年05月12日
催促をやんわり伝えて相手を怒らせない方法(文例コピペOK)

「催促したくないけど、返信がこないから送るしかない…。」

送った内容に対してメール・チャットの返信が、なかなかこなくて「催促した方がいいかな、いや、まだ待ってみようかな」とヤキモキするシーンってありませんでしたか?

本当に全然返ってこないと、あなたの仏の心も我慢できず、怒り爆発メールとなって失敗した経験もあるかもしれませんね。

実は、言い回しを少し言い換えるだけで、催促をやんわり伝え思ったとおりに事を運ぶこともできるため、催促の文例や、なぜ催促が必要な状況になるのか原因もまとめました。

この情報で、少しでもあなたの不安な心が和らげば嬉しいです。

【状況別】催促メールの文例

返事や回答の催促をしたい時、そのほとんどが言葉による催促です。

電話は相手の都合によって出てもらえないことも多く、あなたもメールを使って催促する機会も多いと思いますが言葉の選択を難しいと思っていませんか?

急ぎではあるものの、相手を怒らせずやんわりと伝えるための催促文章を状況別でまとめたので、まずは下記の催促ビジネスメールを参考に見てみましょう。

文章の例をいくつか載せていますが、状況によってカスタマイズが必要なので、送る相手に合わせて必ず調整をしてほしいです!私自身も怒られるのが大嫌いなので、怒られない技術を高めるのに全力です。

社外用

対クライアント

催促で最も難しいが、契約前後のクライアントに対して送る連絡ですよね。

こっちは返答がなくてイライラ・ソワソワしているのに、やっと返答が返ってきたと思ったら、欲しい情報がもらえず送り直し…この繰り返しで、あなたの心の防波堤は限界にきているかもしれません。

クライアントに送る文面例を下記に載せたので、一度どのような言葉が選択されているのか参考に確認してみましょう。

見積提出に必要な情報催促
1回目(打ち合わせから3日前後)

お世話になっております。
株式会社〇〇〇の〇〇〇でございます。

先日はお忙しいところ貴重な時間を割いて頂き、
誠にありがとうございました。

短い時間でしたが、
ご挨拶及び情報交換が出来て大変有意義な時間でした。

御社の〇〇〇プロジェクトへのお力添えができるよう、
改めてお見積りに必要な下記情報をご確認頂ければ幸いです。

・〇〇〇
・〇〇〇
・〇〇〇

プロジェクトの進行にも関わる情報なので、
頂き次第すぐにお見積もりを作らせて頂きます。

御社とのご縁を大切にしてきたいと思っております。
今後ともぜひ宜しくお願いいたします。

初回の催促なので、まずはやんわりと下記のポイントを意識した言葉を選んでおり、ポイントは以下4つ。

  • お会いできた時間は有意義だった
  • まだ必要な情報を頂いていない
  • ほしい情報のリスト
  • 情報提供が遅れると目的達成が遅れることをやんわり伝える
2回目(打ち合わせから1週間前後)

お世話になっております。
株式会社〇〇〇の〇〇〇でございます。

〇〇月〇〇日にご相談させて頂いております、
〇〇〇プロジェクトに関する資料の件はいかがでしょうか。

行き違いであれば申し訳ありませんが、
まだ私の方で確認ができておりませんでしたので、
ご状況確認のため連絡させて頂きました。

〇〇日までに送って頂ければ、
ご提出期限である〇〇日まで間に合いますので、
頂き次第取り掛からせて頂きます。

〇〇様も社内からご期待されているプロジェクトで、
日々お忙しくされていると思いますが、
私が少しでもお役に立てられれば幸いです。

事前に言われている提出期限も迫っていますが、ここで焦ってクライアントが「怒り」を感じる言葉を選ばないよう、ポイントは以下の4つ。

  • 時間軸を伝える(日付)
  • 協力したい旨を営業感なく伝える
  • クライアントの大変さに共感する
  • ポジティブな言葉で締めくくる
見積をもらうための催促

条件:提出期日の翌日

いつも、大変お世話になっております。
〇〇〇株式会社の〇〇〇でございます。

先日ご相談しております〇〇〇について、
お見積りの作成状況はいかがでしょうか。

細かい要望もお伝えしているため、
作成するのもお時間がかかっているかと思っておりますので、
いつまでに作成が完了するか教えて頂けますと幸いです。

また、足りない情報があれば、
すぐに集めてまいりますのでお気軽にご相談ください。

〇〇様から頂けるお見積りを、
楽しみにしております。

まずは提出期限まで待ち、もらえるはずだった期限を過ぎても何も連絡がない場合には、下記ポイントに気を付けて送信。

  • 作成の難しさに理解を示す
  • いつもらえるのか日程確認
  • 見積に必要な追加情報の協力
  • 楽しみに待っていること

返答・返事

何か質問や実行の可否など、返答や返事がほしいのに、全然返ってこない場合もありますよね。

両社の関係値によっても変わりますが、相手の機嫌を悪くさせず、気持ちよく返信を返してもらうための、催促文例を見てみましょう。

質問
クライアントに対して質問への回答がほしい

前提例)サービス改善に対する質問

お世話になっております。
株式会社〇〇〇の〇〇でございます。

先日はお打ち合わせの時間を頂き、
誠にありがとうございます。

お話の中で出た確認事項である下記について、
ご状況はいかがでしょうか。

・〇〇〇
・〇〇〇
・〇〇〇

確認事項に回答しずらい内容が含まれていたり、
追加で必要情報があれば何なりとお伝えください。

〇〇様はお忙しい日々をお過ごしだと思うので、
余裕をもって〇〇日までに頂くことは可能でしょうか。

頂いた内容を元に今後の方針を調整して、
今よりも、もっと〇〇様に価値を感じて頂けるサービスにしていきたいです。

何の質問をされたのか忘れてしまっている場合もあるため、改めて質問を記載し、回答したものがどう役立つのか示せるようにポイントは下記4つ。

  • 質問の再提示
  • 回答するための協力を提示
  • 回答への期日
  • 回答内容が何に役立つのか
検討

前提例)クライアントへサービス説明した後の検討催促

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇〇の〇〇でございます。

先日ご説明させて頂いた〇〇サービスについて、
改めて気になった、または不安を感じたポイントはございますか?

様々なサービスをご検討されている中で、
一つを選択するのは大変かと思います。

サービス内容ではなく〇〇業界についてなど、
知りたいことがあればいつでもお知らせください。

〇〇様のお力になれれば幸いです。

ダイレクトに「検討状況はどう?」と聞くのではなく、1つを選ぶことに対して不安を感じているポイントに焦点を当てて、サポートできる事を伝えるため、下記4つのポイントに気を付けています。

  • 検討状況をダイレクトに聞かない
  • 選択の大変さへ共感する
  • 必要な情報が提供可能なことを伝える
  • 企業ではなく担当者の力になりたい旨を伝える
進捗・状況

前提例)発注をもらっている側としてクライアントへスケジュールの進捗確認

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇〇の〇〇でございます。

〇〇プロジェクトで〇〇様にお願いしていた下記内容にて、
何かお困り事はありませんか?

・〇〇〇
・〇〇〇
・〇〇〇

プロジェクトの立ち上げで日々お忙しくされていると思うので、
上記のタスクでサポートできることがあればお知らせください。

サービス開始期日も、あと〇〇ヶ月と迫っている状況のため、
私がお力添えできることがあれば一緒に解決できればと思っております。

状況が進めばスケジュールも予定通りに進み、
無事にサービスが開始できるかと思いますので、
いつでもご連絡頂ければ幸いです。

進んでない人に対して「やってるのか?」と聞いても逆効果、聞き方を変えるだけでやんわりと伝えられるポイントは下記の3つです。

  • 進み具合は聞かない
  • 進んでない状況をサポートできること伝える
  • 今の状況が進まなければ目的達成できないことを示唆

対社内

催促相手は何も社外だけじゃなく、社内の上司などにすることもありますよね。

クライアントへの催促もストレスですが、上司や社内的な催促も、結構な心理的ダメージがあります…。

少しでもその負担が消えるよう、社内用の催促文例を見てみましょう。

上司宛

前提例)確認依頼の返事を上司から待っている場合

インテリ系の優秀な上司へ向けた催促

お疲れ様です。
〇〇事業部〇〇課の〇〇です。

〇〇月〇〇日に送らせて頂いた、
〇〇についてご確認頂けてますでしょうか?

〇〇日までご返答を頂ければ、
プロジェクトの遅延は発生しないため、
ご確認頂ければ幸いです。

また、判断するのに必要な情報が足りなければ、
改めて用意いたしますのでお伝えください。

お手数おかけ致しますが、
何とぞよろしくお願い致します。

インテリ系優秀な上司には前提として、余裕をもって質問をしている状況が大切で、特に論理的な思考が強いため、催促では下記の3つのポイントを意識するのがオススメです。

  • 前回から何日経過しているのか
  • いつまでに回答が欲しいのか
  • 判断するのに遅くなっているのなら追加情報も提供可能
パッション系の気持ちが熱い上司へ向けた催促

お疲れ様です。
〇〇事業部〇〇課の〇〇です。

先日、確認依頼させて頂いた内容は、
ご確認頂けておりますでしょうか?

現場も目標に向かって毎日頑張っており、
このモチベーションを維持したまま進めていきたいです。

確認頂きたい内容は、
現場にとって次に進むための大事なポイントでもあるので、
決断の速さが必要だと考えております。

お忙しいとは思いますが、
〇〇日までにご確認頂けますと幸いです。

パッション系の上司に対しては、高いモチベーションが示せるような文面、さらに自分だけではなく複数人が対象であることを示せると、協力してもらいやすくなるため、下記の2つを意識します。

  • 熱量が伝わるエピソードを盛り込む
  • 上司の決断が組織の活性化を促すことを伝える
優柔不断ですぐ決断できない上司へ向けた催促

お疲れ様です。
〇〇事業部〇〇課の〇〇です。

先日ご相談させて頂いた、
〇〇の確認について状況はいかがでしょうか。

現場からは〇〇にすべきだと意見が集まっており、
〇〇に知見を持つ〇〇課長からも同じような意見を頂いております。

また、細かい手続き等は私の方で行いますので、
〇〇部長のお手を煩わせることはありません。

〇〇をするとサービス品質は高まると予想されますので、
ご検討頂ければ幸いです。

優柔不断であまり責任を負いたくない上司に対しては、自分で決定する意識を下げるため、下記3つのポイントを意識してみる。

  • 現場の意思・方向性を示す
  • 知名度のある人物など第三者からの意見を入れる
  • 判断者(上司)の評価が高まる安心感を与える
気に入らない事があるとすぐ怒る上司へ向けた催促

〇〇部長、お疲れ様です。
〇〇事業部〇〇課の〇〇です。

先日、〇〇部長に言われた通りに〇〇したら上手くいきました。
ご教授いただきありがとうございます。

また、私が現在進めているプロジェクトで、
〇〇部長にお知恵を借りたい内容を、
〇〇月〇〇日に送らせて頂いております。

日々の仕事でお忙しいと思いますが、
ご確認頂けますと幸いです。

「まだ確認してないの?」このようなニュアンスで伝えるのではなく、お礼のついでに催促したり、ポジティブな話で始められるように、下記3つのポイントを気にするのがいいかもしれません。

  • 役職名を入れてステータスを感じさせる
  • 要件の初めをお礼から伝える
  • 上司の力が必要だと素直に伝える

やりすぎる感もありますが、何が怒りのトリガーになるのか分からないのと、お礼を言われて嫌な人はいないので、上記のような思考で文面が作れるといいかと思っています。

そもそも、なぜ催促する状況が発生するのか?

お互い用事があって連絡をしていたはずなのに、なぜか音信不通になってしまう。

この現象は永遠の謎と言えるかもしれませんが、自分と他人が違うのと同じで、仕事環境がそれぞれ違うからこそ、催促しなくてはいけないが発生していると言えます。

① 前提の違い
② 温度差の違い
③ 優先度の違い
④ 立場の違い
⑤ 信頼の違い
⑥ その他

催促の原因となる5つのポイントを深掘りして見てみましょう。

状況違いによる返答の遅延原因

① 前提の違い

催促が発生する原因:前提の違い

前提の違いとは、同じ言葉や行動に対して、感じていることや思考の違いによって、捉え方が異なる場合があること。

前提の違いの例
催促する側 :星の形は「星形」
催促される側:星の形は「五角形」

生まれも育ちも、趣味嗜好も何もかもが違う相手に返答を求めているため、自分が考えていることが通用しないのは当たり前。

返答を送ってほしい相手の前提を完全に理解することはできませんが、どこまで理解しようとしているかによって、催促が減らせて返信率も高まります。

実際に起こりうる事象
  • 相手が理解できない単語を使っている
  • 自分の「当たり前」で質問をしている
  • 相手がすでに知っていると思って聞いている

一番多いのは、自分の「当たり前」を相手も「当たり前」だと思ってしまうこと。

まったく同じ状況は何一つないので、知識にも偏りがあり、知っていること知らないことが違うため、相手の前提に寄り添う気持ちが催促する状況を減らします。

② 温度差の違い

催促が発生する原因:温度差の違い

温度差の違いとは、メールの本文に書かれている内容に対して、どれだけ本気、またはモチベーションを感じているか。(感情含める)

温度差の違いの例
催促する側 :相手にも絶対メリットがあるはずだ!
催促される側:自分事として考えられない興味がない

人間は正直なので、やりたくないことはやりたくない、避けられるなら避けて通ろうとします。

また、自分事にはならず返信を求めてきた相手の都合だと感じ取ると、無意識に行動にも抑制がかかって、尚更、メールを返そうとしなくなります。

実際に起こりうる事象
  • メール送信者の圧が強すぎて返答したくない
  • 急かされているようで気分が悪い
  • 相手都合だと感じてなんか嫌だ

メールの送信側と受取側で、温度差がかなり開いている、またはメールの内容によって意識の差が開いてしまうと、さらに返答が返ってきません。

③ 優先度の違い

催促が発生する原因:優先度の違い

優先度の違いとは、何を一番先に片づけるべきか仕事の優先順位が付けられていること。

優先度の違いの例
催促する側 :この質問の回答がないと先に進められない(優先度1番)
催促される側:他に頼まれてることあるから後で返そう(優先度3番)

メールを送った側と、返信を返す側の両方とも仕事をしている最中であり、それぞれやるべきことがあります。

しかし、お互い仕事の優先度は違うため、ここにタイミングのズレが起きて、催促するような状況にもなるんです。

実際に起こりうる事象
  • 連絡に一瞬気づいたけど他のことをしているうちに忘れてしまった
  • 他にやることがあるから後回しにする

メールが来たらすぐ返答する、こんな思考を持っている方でも、優先度の違いによって返すのが遅くなったり、そのまま忘れてしまうこともあるため、重要な内容だと送るときに付け加えておくことも大事です。

④ 立場の違い

催促が発生する原因:立場の違い

立場の違いとは、社内上もっている役職や、業務決定権の範囲の違いになります。

立場の違いの例
催促する側 :決裁権限が高いレベルで社内関係は動かしやすい
催促される側:決裁権限が低く自分では決められずスピードが遅い

また、催促される側の決裁権限が高いと、責任が重くなるため、熟考している場合も。

立場の違いによって、決定・判断スピードも変わってくるため、相手の状況を見極めて、そこに配慮した形で返信を求める必要があります。

実際に起こりうる事象
  • 役職による忙しさによってタイミングが合わない
  • 返信者自身に責任があるためじっくり検討している
  • 判断する人が返信者の別にいるので確認に時間が掛かっている

役職が細かく分かれて、色んな人の判断をもらわなければ先に進めない場合もあり、返信が遅れて催促する状況になることもあります。

⑤ 信頼度の違い

催促が発生する原因:信頼度の違い

信頼度の違いとは、お互いが感じている相手への信頼レベルのこと。

信頼度の違いの例
催促する側 :信頼度90%、相手はめっちゃいい人と思ってる
催促される側:信頼度30%、相手は全然信用できない人だと思ってる

信用できない人とは話したくないですし、自分達の情報を渡したい気持ちも湧きません。

そうなると、自然とメールの返信から足が遠のいて、どんどん返されない状況が続いていく…。

実際に起こりうる事象
  • 求めていた情報が返ってこなくて不信になり返答してない
  • 約束したことが守られていないので返答してない

感じてもらえている信頼感、その大きさによって返信がすぐ返ってきますし、ダメなら全然返ってこない、かなりシンプルな理由であり、普段のコミュニケーションがとても大事になってくる。

⑥ その他

  • 説明が不足している
  • いつまでに返信がほしいか伝えてない
  • 言葉使いが悪い、または間違えている(誤字脱字含む)
  • 深夜早朝など送信タイミングによって気を悪くさせてしまった
  • 質問へ答えず質問で返している
  • 迷惑メールに入って気づいていない
  • 定型文が多すぎて本筋の内容が分かりづらくなっている
  • 質問やお願いごとが多すぎる
  • 答えづらい質問を送っている

言葉の使い方やタイミング、ちょっとしたことで返信しずらい状況が作られてしまうので、簡単に送れるメールだからこそ気をつけねばなりません。

契約前・契約後の状態で大きく変わる

催促が必要になる原因の一つとして、契約前・契約後の状態も大きく影響しています。

契約前(催促相手にはメリットが少ない状態)
・契約を結んでないので極論返信しなくてもいい
・返信を返さないのが締結の意思無し
・気に入らなければ返信するのも手間なのでしない

契約後(催促相手にメリットがある状態)
・自分の今後に関わることなので返信する
・返信しないことで不利益を受けたくないので返信する
・メリットがある今の状態を無くしたくないので返信する

契約前後によっても、心理的状況が大きく違うため、返信率も変わり、結果的に催促の割合が大きく変化します。

特に、契約前は返信率が急激に下がるため、送る文面一つ一つを吟味して、相手の負担の無い形で送りましょう。

そもそも要件に対して連絡する手段が間違っている

催促はメール・チャットなど、連絡しやすい手段で行うのが楽でいいですが、要件に対して手段を間違えている場合もあります。

× 緊急度が高いのにメールで送っている
〇 緊急度が高いので、メール+電話でも行う

メール・チャットの場合は、相手の都合によって確認する・返信するタイミングが変わるため、催促する側がほしいタイミングで連絡をもらえることは少ない。

メールの場合は特に返信に時間がかかるので、時間的に余裕がある状態で使うのがオススメです。

やんわり?ハッキリ?どっちで伝える?

緊急度の違いで、やんわり伝えた方がいいのか、それともハッキリと伝えた方がいいのか分からないこともありますよね。

緊急度が低い → やんわり範囲
緊急度が高い → ハッキリ範囲

一般的に言えば、時間がまだあるなら、相手の気持ちを逆なでないよう最新の注意を払った催促を行い、もう一刻も待てない場合はある程度ハッキリとした形で伝えましょう。

ミスによる不協和音

何かしらのミスによって、返答に時間がかかる場合もあります。

自分のミス → 送られた相手は詳細報告・弁明に対する返答を考えている
相手のミス → 送られた相手は詳細確認・弁明・反論などで返答に時間がかかっている

ミスの発生源が違えば、それによって返答が遅くなる場合もあるので、状況による返答の遅さも理解しておきましょう。

怒られない催促メールを作る方法

催促メールを送るとき、あなた自身はイライラや怒りのボルテージが高めの状態であり、そのまま文章を作ろうと思えば、怒りを感じる言葉が節々に表れた、相手は返信したくないメールが出来上がってしまう…。

参考:マインドセットが文章作りに大きく影響する

どんなにイライラしても、怒りがあっても、催促メールの基本は「もらって嬉しい催促を目指す」こと。

感情をコントロールして、思わず返信したくなるメールを作れるとスムーズに事が運べるので、催促相手に怒られないメールを作るコツを見ていきたいと思います。

① 催促だと思わせない
② 曖昧さを無くす
③ 分かりやすくする
④ 返信のメリットを示す
⑤ 相手が求める言葉を用意する
⑥ 送信前のチェック

催促メール作りの基本思考
怒っている内容(文面)に対して「素直な気持ち」で返したいとは誰もが思いません。人間だもの…反発したくなる。そのため、追い打ちはかけないメール作りを心掛けるのがオススメです。

① 催促だと思わせない

最初からハッキリと「催促です。」「すぐに返信してください。」「至急おねがいします。」など、返事を返してもらうための催促・督促・要求・要望を直球で伝えられた相手はどう思うでしょうか。

ず~っと、毎回返事を返してこない人ならハッキリ伝えてもいいですが、初回だったり相手の顔色をうかがう場合の催促メールでは、催促だと思わせない返信してもらうためのストーリー作りが大切です。

届いてなかったかも?
「念のため再送させて頂きますので、ご確認頂ければ幸いです。」

お礼のついでに
「教えて頂いた内容を実践したらうまくいきました、ありがとうございます。」

他に情報が必要ですか?
「必要な情報が足りなければ、改めて用意いたしますので、お気軽にご相談ください。」

など、メインテーマを「催促」にはせず、他にズラした形で返信を求める形。

こんな遠回りをわざわざしなくて済めばいいですが、相手がどのステージ(文面を作っている途中か、何もしていないか)が分からないため、配慮を込めて催促を前面に出さない形で、ファースト催促を送るのも一つの手です。

② 曖昧さを無くす

表現が曖昧だと、何を伝えたいのか、または受け取った側は何をすればいいのか分からなくなります。

曖昧な文例
× 今度、遊びませんか?
〇 3日(土曜日)の15時ごろからディズニーランドで遊びませんか? 

2つ目の方が「時間」と「場所」がイメージできるので、何をどうするのか先の未来を予測できるからこそ、自分の気持ちと照らし合わせて返答がしやすいですよね。

すでに関係値ができており、曖昧な表現でもお互い理解し合える仲であればいいですが、対クライアントの場合はそんな状態は滅多にありません。(営業の場合は特に)

曖昧さを無くすには5W1Hが活用できる

人間が断片的な情報から具体的なイメージを作るには、下記の要素が必要です。

・いつ(when)
・どこで(where)
・だれが(who)
・なにを(what)
・なぜ(why)
・どうしたいのか(how)

5w1hと呼ばれる思考の型ですが、全ての要素を入れる必要はなくて、場合によってカスタマイズする。

要素
いつ前回の送信日、返信がほしい期日…etc
どこでどこで聞いた話か、この返答がほしいキッカケとなったタイミング(MTG等)…etc
だれが誰に返答がほしいのか、誰が言っていた内容なのか…etc
なにをどんな情報を返答してほしいのか…etc
なぜこの返答内容が何に使われるのか、なぜ返答を求めているのか…etc
どうしたいのか返答内容がどう活かされるのか…etc

文面に困ったときは、5w1hを思い出してもらって、返信することによってどんな展開がなされるのか、催促相手に分かってもらいやすい内容作りを心掛けるのがオススメです。

質問が返ってこない内容を目指す

言葉足らずだったり、相手がよく知らない単語を使ってしまうと、ほしい返答ではなく「質問」が返ってきてしまいます。

「これって、どういう意味ですか?」
「返答したいのですが、よく理解できません。」

など、質問が質問で返ってこないよう、5w1hで情報に具体性と理解のしやすさをプラスして、催促を送る意識が大切です。(そうでないと二度手間三度手間にも…。)

③ 分かりやすくする

文章の分かりやすさ、意外と忘れてしまう大事なポイントでもあります。

文章の分かりにくい分かりやすい
× コンセンサスを取らせて頂きたいです。
〇 意見が一致するか確認したいです。

上記ではコンセンサスと呼ばれる合意を示す言葉を使いましたが、このような言葉はあなたの会社で使われていたとしても、相手の会社で普段使いされていないことも多い。

他にも、違う意味で認識している場合もあり、勘違いさせてしまうことも。

  • 難しい漢字は使わない
  • カタカナ言葉は少なくする

基本はこの2つで、自分と相手の当たり前は違うことを理解し、丁寧な言葉にはしつつも、小学校低学年の方にも分かるようなレベルで文章を作るのがオススメです。※ 催促相手の知識レベルに合わせて調整しましょう。

④ 返信のメリットを示す

催促をする場合は「返信してください!」「回答してください!」と、返信が返ってこないイライラをそのまま文章に書き起こしてしまい、自分都合のメールにもなってしまいやすい。

確かに返信を怠っていた側が悪いのですが、急かされたり相手都合だけの要件には、対応する方も嫌な気持ちになりますよね。

もらって嬉しい催促を目指して、あなたの目的を達成するには、相手に返信するメリットを感じてもらうのがオススメ。

返信するメリット
対お客様   :回答頂く情報がすごく貴重でありがたいことを示す
対クライアント:進捗が進んで目的達成が近づくことを示す

特に、この2つを意識してもらうといいかもしれません。

⑤ 相手が求める言葉を用意する

「相手が求める言葉?」と聞くと、イメージしずらいと思うので、まずは例文を。

例文
悲しみの感情が高い状態:「大丈夫ですよ、安心してくださいね。」
気持ちに余裕がない状態:「あせらずゆっくりでいいですよ。」

催促したい相手にも、理由があって遅れている場合もあり、大変なのかもしれません。

例えば現在返答を考えている最中に、あなたから「まだですか?」とメールが来たら「今やってるよ!」と催促相手をイラつかせてしまいます。

そうではなく、前提として催促相手にも事情があるので「忙しいですよね、大変ですよね。」と共感を示す言葉で労いをしてあげるだけで、「なんだ、わかってくれてるじゃん、それなら返答しようかな」と行動に移してもらいやすくなる。

ちょっとした配慮が返信率を大きく変えるので、このポイントを意識して頂くのがオススメです。

⑥ 送信前のチェック

  • マイナス感情を発生させていないか?
  • 責めるような言葉が入っていないか?
  • 心理的な壁を感じる文章になっていないか?
  • 長すぎる文章になっていないか?
  • 要件が多すぎる内容になっていないか?
  • 返答内容が曖昧な内容になっていないか?
  • 上から目線になっていないか?
  • 相手を批判する言葉を入れていないか?
  • 相手を不愉快にしていないか?
  • 読み直して怒りを感じないか?
  • ネガティブな言葉ばかりではないか?
  • もらって嬉しいと思えるか?

催促文章を考えている場合は、返信がこなかったイライラが溜まっているため、どうしても感情的な言葉にもなりやすい。

そのため、そのまますぐ送るのではなく、一旦パソコンから離れて気持ちを落ち着かせた後に「自分だったらこう言われたら嫌だな」と感じるポイントを修正していく。

タイトルなども、返信率を高めようとして【至急】【要確認】などパワーワードを付けたい場合もありますが、緊急度を示すこの言葉を見ただけで相手の心を乱すため、乱発はオススメしません。※ パワーワードとは、印象に残りやすい言葉のこと

何よりも、催促相手が気持ちよく返答してくれる内容になっているかを確認してから送りましょう。

催促したい!けど怒られたくない場合の言葉選び

催促をするのは、誰だって怖いし不安です。

できれば「やんわりと」「角がたたないように」して怒られずに、返信をもらえれば後はもう何もいらない!と思えるほど。

少しでも催促相手へ失礼のない丁寧な言葉で文章を作りたいですが、どう作ればいいか分からない場合もありますよね。

そのため、どんな言葉を選ぶといいのか参考例をまとめてみました。

オススメの催促文

  • 【再送】※タイトルに付ける
  • その後いかがでしょうか
  • 行き違いになっているかもしれませんが
  • ~頂ければ幸いです。
  • お力添え頂ければ~
  • ~について不明点はありませんか?
  • 念のため~

頭ごなしに言うのではなく、寄り添う思考で言葉を選ぶと、キツイ言い方にはならないと思います。

催促では、相手の行動を引き出し促すことが重要なので、少しでも障害となるような言葉、もしくはあなた自身が受け取って嫌な言葉は選ばないようにするのがオススメです。

NGの催促文

  • どうなっていますか?
  • なぜでしょうか?
  • ~して頂けておりません
  • ~してください
  • 早く~
  • 至急~
  • すぐに~
  • 何度もお願いしていますが~
  • ~は、いつになりますか?
  • ~すべき
  • 質問を質問で返している

相手が悪いと決めつけたり、命令口調、または急かすような文章は、相手の心を逆なでするだけなので気を付ける。

なによりも、相手が気持ちよく返信できる環境を整えることが、返信を頂くための近道だと思います。

あとは、理詰め・正論で追い詰めないこと、自分達の見逃し・落ち度・悪い点がないかを改め確認した上で送るのが大切。

最後に。

催促連絡なんて、本当はしたくないですよね。送られるのも送るのもストレスになる。

気持ち的には、単なるリマインドメールがと思うのがいいかもしれません。

少しでもあなたの心を軽くできる情報になれれば嬉しいです。
著者:fukuyama

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