チャットとは?危険性や仕組みをまるごと解説

  • | 公開 2020年12月09日
チャットとは?危険性や仕組みをまるごと解説

チャットとは一体何なのか、どんな仕組みになっているのか、チャットを導入する前に見ておきたい情報をまとめています。
著者:sugiyama(@enpreth)

「毎朝、迷惑メールを消したり、重要なメールを振り分けるのめんどくさいな…。」

普段使っているコミュニケーションツール(電子メールなど)の不便さから、別の連絡手段を考えている場合は「チャット」に行きつきますよね。

チャットを導入し始めている企業さんも増えてきており、だんだんと社内がデジタル化される世の中に。

まだチャットの事があまり分からなかったり、導入前の検討に必要な情報をまとめたので、この情報があなたのお役に立てられれば嬉しいです。

チャットとは?

チャットとは、インターネットを使って、単一または複数人で会話(メッセージ)をやり取りする仕組みのこと。

チャットの形は下記二つのどちらかであり、

リアルタイム :送受信が一瞬の内に自動で行われる
非リアルタイム:送受信はあるタイミングで行われる

短い文章をやり取りするのが前提のものなので、送信や受信データは微々たるものですが、大勢が同時に行い相互間で素早いデータの受け渡しをするには、それなりに高機能なサーバーや仕組みが必要となるので、誰でも作れるわけではありません。

そのため、チャットを使うには、チャットツールを開発している企業の、サービスに加入するのが一般的。

チャットと比較されるのが電子メールですが、違いを表わすと下記のようになります。

チャット :社内間で行われる情報伝達・共有
電子メール:社内外で行われる情報伝達・共有

チャットの特徴として、同じチャットツールを利用していないと連絡が取り合えないので、社外への連絡には不向きです。

電子メールなら、どの企業でも導入しており、メールアドレスは社員さん一人一人に持たされているため、すぐに連絡が取れる。

チャットは、メッセージやデータのやり取りが簡単なので人気ですが、メリット・デメリットがあるため、自社に合った使い分けを行うことが大切です。

チャットはすでに一般的してる?
LINE・Twitter・Instagram・Facebookなどの各種SNSツールでは、DM(ダイレクトメッセージ)と呼ばれる、1対1もしくは1対多でメッセージを送れるチャット機能がすでに付いているので、チャットで会話をすることは身近なコミュニケーションになっている。

チャットの仕組みを図解

チャットの仕組みを簡単な図にしてみると、以下のような形になります。

チャットの仕組みを図解

チャットツール・サービスを開発している会社と契約

インターネットを介してサービスに接続

チャットサービスにログインして利用する

同じチャットサービスにログインしている場合のみ、メッセージのやり取りができるため、メールのようなスパムメッセージは一切届きません。

しかし、チャットを使って社外の人へ連絡したい場合、連絡したい相手が同じチャットサービスを利用できないと繋がれないため、メールなどの一般的な連絡方法を使う必要があります。

そういったことも想定されているので、各社のチャットサービスは、機能を制限した状態の無料プランが用意されていたりします。

チャットに危険性はない?安全なの?

プライベートでは、LINEやSNSのチャット機能を使っていることも多いと思いますが、チャットを仕事で使うとしたら、大丈夫なのか?と心配にもなりますよね。

チャットは危険なのか、安全なのかが気になるところ。

それぞれを確認してみたいと思います。

危険性

仕事の中でチャットを取り入れる場合、セキュリティや情報漏洩のリスクを考えると、なかなか導入に踏み切れない会社さんも多いです。

まずは、チャットを行うことで、どんな危険性があるのか見てみたいと思います。

使用不可のリスク
・チャットサービスの運営会社が倒産したら使えなくなる
・チャットサービスのサーバーが停止したら使えなくなる

情報漏洩のリスク
・社外の人と一緒に使っている場合に漏洩する可能性あり

情報保存のリスク
・サービスを解約した場合は今までのデータも全て移行しないといけない
※ 移行できない場合が多い

依存のリスク
・手軽さを売りにしているため特定の人へ連絡が集中して業務圧迫が起きる場合がある
・自分のことではなくても会話が常に繰り広げられるので集中が削がれる

“リスク”として書きだしましたが、多くは電子メールを使っていても同じ危険性があるため、正直に言えば今までのコミュニケーションツールである電子メールとあまり変わりません。

むしろ電子メールの方が、スパムメールが多かったり誤送信による情報漏洩など、危険性は高い。

安全性

初めてのツールなので、詳細が分からないからこそ不安だと思いますが、運営会社がしっかりしていれば安全性は高いです。

そこまで不安を感じなくても大丈夫だと思っています。

ログインの安全性
・2段階承認がある(アプリ認証、テキストメッセージ式)

データの安全性
・送ったチャットメッセージはあとで削除が可能

セキュリティの安全性
・スパムなどは一切届かない(不特定多数からの連絡を受け取らない仕組み)

チャットは安全性を保ちながら、スタッフ間のコミュニケーション速度が各段に早まるため、業務効率化と生産性向上が同時に行える優れもの。

企業に導入するべき価値はある、むしろ経済産業省なども企業のデジタル化に関して危機感を「DXレポート」なる資料で公開しているほど、社内のデジタル化の流れは加速しているため、社内にチャットの導入を検討頂くのがオススメです。参考:経済産業省 DXレポート

チャットの機能的特徴

チャットのことを、もう少し詳しく知ると、仕事で導入すべきか不必要かを検討することができると思うので、特徴を抜き出しました。

前提として、連続した会話のやりとりがチャットなので、それを補完するための特徴が色々あります。

チャットサービスを提供してくれている会社の方針によっても変わってくるので、下記はチャットサービス全般の特徴だと考えて頂ければと思います。

機能的特徴詳細
引用が楽にできる相手が発言した内容や情報を、自分が発信する情報の文脈に取り入れられる機能が付いています。
グループ(ルーム)が作れる個人間のやり取りもできますが(プライベート版)、複数人をまとめたグループ(オープン版)が作れる機能もある。
一括宛先指定ができるグループチャットの場合、誰に対しての発言かを指定できますが、グループに含まれる全てのユーザーさんに向けての発信もできる。
添付ができるイラストや画像(gif・jpg・ping・svg)、動画・音声(mp4など)、資料各種(PDF・word・excelなど)、データ(AI・PSなど)、様々な情報を添付できる機能が付いています。
URLが送信できるURLも送信ができ、チャットサービスによっては、添付したURLを読み取って、サムネイル画像を表示してくれる場合もあります。
ビデオ通話ができるメッセージだけでなく、ビデオ通話を可能にした機能が入っている場合もあります。(※ chatworkの場合、独自のビデオ/音声通話ができるだけでなく、zoomとも連携ができる。)
タスク掛けができるタスク(業務・作業)が設定でき、自分・相手に通知することができる。
絵文字が使えるチャットサービスそれぞれで、独自の絵文字が設置されている。(※ 顔文字とは別)
自社サービス・他社サービスと連携できるzoomとの連携ができたり、APIと呼ばれる、機能の一部を利用できる仕組みが解放されているため、連携することで利用幅を広げることができる。

どんどん、使いやすい機能、または必要な機能がそれぞれのチャットサービスで導入され続けています。

そのおかげか、どのチャットサービスも品質はそこまで大きく変わらなくなってきているため、導入するための選定が時間を追うごとに難しくなっている状況。

チャットの使われ方

 

すでにメールといったコミュニケーションツールを使っている場合、同じコミュニケーションツールである”チャット”を導入したら、どのように使い分ければいいのか分からず、導入後に社内で混乱が起きる場合も。

チャットを導入している企業は、どのように使い分けているのか、事前に知っておくとあなたがチャットを導入したいと思った時、余計なトラブルを避けられるかもしれません。

私が勤めている会社も、メールのほかにチャットを新たに導入して、みんなで使っているため、その経験も含めてまとめています。

大きく分けると、下記のように使っていきます。

チャット:社内に対して
メール :社外に対して

この分け方を前提に、チャットの使われ方を見てみましょう。

日常業務の連絡

基本的には日常業務の中で、スタッフさん同士が連絡を取り合うのに使います。

メールだと、タイミングが途切れ途切れになってしまったり、メッセージ画面の見易さや使いやすさも、チャットツールに比べると悪いので、かなり業務効率が落ちている状態。

一人社員であればまだいいですが、10人・100人・1000人とスタッフさんが増えていくごとに、煩雑になるコミュニケーションは、無駄な時間ばかりを生んでしまいます。

日常的な、メッセージ送受信の時間的コストを抑えることができれば、もっとビジネスを加速させていける。

チャットは日常業務にこそ、取り入れて効果を発揮します。

新規プロジェクトや事業発足時

新しいことを始めたり、他社のビジネスに対して一気に追いつき追い越すためには、リアルタイムで情報交換を行ったり、意思決定や決定事項の伝達スピードの速さが大事になりますよね。

例えば、電話でずっとやり取りをしていると、会話の履歴が残らないので、後で聞き直してしまったり、メールだと会話のタイミングがお互いにズレて遅くなるため、新しいことや伸ばしたい仕事の足かせにもなる。

しかしチャットを使えば、ほぼリアルタイムで情報の送受信が行えます。

例えば、戦国武将が敵に戦いをしかけ、状況を把握するのに人と馬を使った伝達をしていた時代に、通信機器が存在していたら、どれだけ有利に進められたか…。

一気に何かを動かしたい時、情報伝達のスピードが大事になります。

チャットを使った情報の伝達速度には、そのくらい価値があることなので、会社としても攻めていくタイミングであれば、チャットの導入を検討頂くのがオススメです。

不確実性が多い状況

分からないながら、またはこの先どうなるか分からない仕事を進めていく場合、常に状況を見極めて、素早い現場の判断が必要になると思います。

その判断をするためにも、情報取得の速さ、情報伝達の速さがキモになってくる。

チャットを利用すればリアルタイムでの情報伝達・取得ができるため、不確実性が強い状況でも、迅速な対応が可能になります。

スタッフさんへの全体通知

今まで社内への全体共有をするために、掲示板を設置したり、メールで全員に送っていた場合もあるかと思います。

しかし、掲示板は見てもらえる確率は低く、メールだと他に届く大量のメールに埋もれてしまったり、スパムと間違えて消されてしまうこともある。

チャットであれば、手軽に関わる全員が見れる場所にメッセージ投稿できるため、伝達・受信・認知させるためのコストを削減できます。

文脈を理解しやすくするため

今まで使っていたメールでも、送ったメッセージは見返せていましたが、不要な情報がとても多いですよね。

  • 件名
  • 挨拶
  • 名前
  • 本文
  • 署名

などなど、これらが毎回入っていたら、情報を見る時間もかかるし、読み解くのも一苦労です。

また、メールを送る側と読む側のタイミングも遅くなりがち。

時間が経てば経つほど、会話の文脈が分かりづらくなるため、メールでのコミュニケーションでは、余計なコストが掛かっていました。

しかしチャットを導入することで、余計な情報は入れずに、端的に必要な情報だけでやり取りが進むので、会話の文脈が読み取りやすく、または見返した時にも理解しやすい状況が作れます。

チャットのメリット・デメリット

チャットは、連絡を取りたい人に対して、素早くメッセージを送れるため、情報伝達の速さがそのまま効率化と生産性に繋がっていきます。

しかし、同じチャットサービス・ツールを使っている場合はいいのですが、連絡を取りたい相手が別のチャットツールを使っている場合、違うチャットサービス同士で連携ができないためメッセージを送ることはできません。

良い面もあれば悪い面もあるため、両方を理解しておくことが大切だと思います。

実際に導入して社内で使ってみないと、何とも言えないかもしれませんが、導入後にどんなことが起きるのか把握しておく方がオススメです。

メリット

情報の伝達速度が速い

各種チャットツールの使いやすさからくる、メッセージの入れやすさによって、情報伝達の速度がメールの数倍は早いです。(私の体感値)

連絡待ちのストレスが軽減する

リアルタイムで情報を受信できるのと、常にチャットツールを見ながら仕事している場合が多いため、相手も気付きやすく、それに比例して返答も早く返ってきやすいです。

また、チャットは社内間のコミュニケーションで利用することが多くて、お客様に催促するようなストレスがなく、返答が無ければ追いの連絡もしやすい。

情報整理がしやすく見やすい

チャット画面が整理整頓されており、情報を見つけやすいデザインになっています。(使用するツールによります)

私が使っているのはchatworkですが、非常に見やすいし使いやすい。

どこに何があって、どうすれば情報を調べられるのか、難しいことを覚えずともすぐに使いこなせるので、便利だと思います。

効率化と生産性が高まる

チャットで日常的なコミュニケーションをとっていくと、連絡する速度も受信する速度も速くなり、業務が円滑に回るようになります。

これが社内全体で起これば、大きな業務効率化。

効率化によって、さらに成果を出しやすくなるため、生産性も高まりやすくなります。

デメリット

気軽に送れるからこそ早い返答を求めてしまう

チャットを使いだすと、送りたいときにメッセージを簡単に送れるのと、比較的返答も早いです。

その速さに慣れてくると、相手からの返答も早く求めがちになります。

解決するには、相手の状況を理解する思考を身に付けておく。

気軽に送れるからこそ負担が増えてしまう人がいる

自分の上司には聞けないけど、この人なら聞きやすい。
あの人なら何でも答えてくれる。

こんな人、あなたの社内にもいませんか?

チャットは気軽さ故、聞きやすい人にメッセージが集中してしまう場合もあります。

解決するには、社内ルールとして、誰に何を聞くかを予め定めておくのがオススメです。

発言しずらいグループチャットがあると個人チャットが増える

誰かの発言力が高かったり、命令や怒りなどが常に飛び交っているグループチャットがあると、発言したくても怖くてできなくなる。

解決するには、自分の発言が周りにどう影響を与えるのか意識して、チャットを活用するためのルールを作っておくのがいいかもしれません。

対面ではないので察する力が活用しにくい

人には表情や仕草で、相手が言いたいことを察する力を持っていますが、文面だけで大量に会話がやり取りされていくため、相手の状況や意向を無視した発言が出てしまう場合もあります。

解決するには、相手の立場になって考えることが大事です。

集中力が途切れやすい

グループチャットがある場合、自分には関係ないことでも常に会話が繰り広げられているので、気になって見てしまうことが多いです。

解決するには、グループチャットではあるものの、自分に対しての連絡以外は気にしない方針をとるのもオススメです。

議論する場合は長文となり時間がかかる

チャットを使って議論を展開する場合、それなりの説明が必要なので文章量が多くなる。

その場合、相互のやり取りに時間がかかり、議論が進まない場合も。

解決するには、全てチャットで行おうとせず、電話や簡易的な対面でのコミュニケーション(ビデオ通話など)に切り替える。

言葉だけなので誤解を生みやすい

丁寧な言葉で送ろうとして、それが逆に感情のない文章に見られてしまい、相手に怒っているように思われてしまう場合もあります。

他にも、メールなど他のコミュニケーションツールでも同じことが言えますが、チャットの場合は短文でメッセージのやり取りが多くなるため、その背景や意図が読み取り切れず、誤解を生みやすい場合があります。

解決するには、チャットではなく電話で直接話したり、対面でのミーティングの機会を設けて、相手の意思や思考の確認をするのがオススメです。

チャットツール各種

実際に仕事としてチャットを使いたい場合、ビジネス専用のチャットサービスを契約することになります。

仕事で使うからといって、すべてのチャットが有料ではなく、無料で使える場合も多い。

どんなチャットツールがあるのか、それぞれ金額はどのくらいなのかを見てみたいと思います。

チャットツールの種類

チャットツールには、プライベート用とビジネス用の二つに分かれます。

ビジネス用の場合は、機能に制限が掛かっている場合があり、その範囲で問題なければプライベート用のチャットツールでも仕事に使えますが、数十人規模のスタッフさんを抱えている場合は、有料プランに入っておくのがいいかと思います。

プライベート用チャットツール

ツール名詳細
LINEチャット
Facebookメッセンジャー
Instagramダイレクトメッセージ
Twitterダイレクトメッセージ
Google ハングアウトチャット
Google Chatチャット
chatworkチャット(無料版)
slackチャット(無料版)

仕事以外でも、意外と無料でチャット機能が使えるツールは多いです。

しかし、どのチャットツールも、同じチャットツールでなければメッセージを送り合うことはできません。

ビジネス用チャットツール

ツール名金額
chatwork400円
slack850円
LINE WORKS300円
Microsoft Teams540円
SONR5,000円(5ユーザー)
WowTalk300円
elgana300円
Chat&Messenger200円
Typetalk980円(5ユーザー)
Workplace from FACEBOOK$4

一人当たりで計算すると200~1,000円まで幅広いですね。

この他にもチャットツールはいくつもあるので、さらにどれにすればいいか迷ってしまうかもしれません。

チャットの導入に不安を感じているあなたへ

チャットは便利なツールですが、デメリットもしっかりと存在しているので、勢いや比較をせずに決めない方がいいツールだと思います。

一度入れた後、なかなか別のチャットツールに切り替えるのも大変なので、最初が肝心。

金額だけの比較ではなく、自社にあったツールなのかを見極めて導入して頂くのがオススメです。

チャットを活用できれば、業務効率化と生産性向上が、手間なく一緒に手に入れられます。
著者:sugiyama(@enpreth)

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