導入は怖い?電子署名・契約ツールの安心理由とおすすめ会社

  • | 公開 2021年03月23日
導入は怖い?電子署名・契約ツールの安心理由とおすすめ会社

「ペーパーレス化したいけど、法的なリスク考えると怖いな…。」

お客様と取り交わす契約書類、社内スタッフさんとの契約書類など、社内外合わせてたくさんの書類を扱っていますよね。

しかし、契約数が多くなればなるだけ、保管場所に困ったり、改めて見直したいと思っても膨大な量から探し出さないと見つからないので、無駄な時間を使ってしまう。

特に一般的な書類処理は、封筒に書類を封入して発送、その後は返送書類をチェック・システムへ入力するなど、アナログな手法で可視化されてこなかった膨大な無駄が存在していました。

これらの業務を効率化し、一人一人の生産性を高めて、会社としての競争力を底上げしてくれるのが電子署名・契約ツールなので、導入前に知っておきたい情報をまとめたこのページを見て頂けると嬉しいです。

このページを見てほしい方は?
・今までの書類処理にムダを感じている
・アナログからデジタル化させたいと思っている
・紙管理のコストに問題を感じている

コンテンツ制作の資料を無料ダウンロード >

電子契約ツール(サービス)とは?

電子署名・契約ツール(サービス)とは、電子文書に対して法的条件をクリアした電子署名を作りだし、インターネット上で契約を結べるツールを指します。

インターネットに接続すれば在宅業務(リモートワーク)でも扱えるのと、クラウドを通じて紙管理ができるため、今まで発生していた膨大な管理コストの削減が可能に。※ クラウドとは、インターネットを経由してソフトウェアを使ったり、サーバーへデータを保存させる考え方のこと。(例:Gmailなど)

今まで法律の問題や技術不足で、電子文書・署名の扱いには課題がありつつも解決できない状態が続いていました。

しかし、法律の整備が進み技術も発展したおかげで、リーガルテックと呼ばれる法律問題を解決するテクノロジー市場が大きくなっています。※ リーガルテックとは、法律(リーガル)と技術(テクノロジー)を組み合わせた造語。

中にはAIを使って処理速度を高めているツールもあるで、今までのアナログ作業から解放され、多くの企業にとって救世主的な存在となったのが、電子署名・契約ツールです。

間違えやすい電子〇〇の違いは?
電子と名前がつく名称は色々あり間違えやすいので、改めて確認しておきましょう。
電子署名・契約 → 電子文書で契約を締結させること
電子印鑑    → 電子的な認印のようなもの(証拠力が低い)
電子サイン   → 電子契約に関わる一連の流れのこと
電子決済    → ネット上でお金の支払いをすること

ツールの費用相場

電子署名・契約ツールのメジャーな10社の最小プランを比較した結果、約8,600円が月額の費用相場だと分かりました。(毎月かかる費用:ランニングコスト)※ 相場算出の参考:電子署名・契約ツールの料金相場【早見表あり】

実際は、プランと別に契約の締結数や送信数に応じた従量課金が発生するため、1~30万円ほど追加されるイメージを持っていると分かりやすいかもしれません。※ 使用回数の多さによって金額が大きく変わります。

ただ、今後機能が追加したり調整が入っていくれば、できる範囲が広がったり便利になる分、各社の最小プランも高くなる可能性があるため、相場は変わる可能性があることをご理解ください。

月間1~30万円前後の金額だと仮定すると、ツール単体で見れば大きな金額ですが、これを何人ものスタッフが対応した場合の人件費と比べれば半分以下にはなるため、導入メリットの方が高いと言えます。(例:3人必要だったのが1人で対応できるイメージ)

取引先もほぼ無料で使えるため、相手に負担をかけない契約の仕方。

初期費用はあるの?
各社の初期費用の設定額は、0~30万円など幅広く導入時のハードルは高いですが、交渉次第で安くもできるため、実際に導入検討する際は忘れずに交渉するのがオススメです。

書面契約との違いは?【比較表】

どんなに人気だったとしても、誰かがオススメしていたとしても、今までの書面契約と何が違うのか、そこが分からないことには検討のしようがありませんよね。

電子署名・契約と書面契約の違いを一連の流れで比較をして、まずは違いを知ることから始めましょう。※ 書面契約の流れは一般的な郵送を用いた流れで説明します。

お客様と契約する流れで説明

流れ書面契約(紙)電子署名・契約
1. 書類作成
2. 印刷
3. 封詰め
4. 収入印紙を貼る印紙は不要
5. 発送郵送・FAX・メール(紙)メール(PDF)
6. 到着確認電話・メール
7. 押印ハンコ電子署名
8. 返送郵送・FAX・メールメール
9. チェック
∟ 記載不備郵送・FAX・メール
∟ 再返送郵送・FAX・メール
10. 契約締結
11. 入力処理
12. スキャン
13. ファイリング
14. 書類探し保管場所ネット上

一連の流れで見て頂きましたが、改めて書き出すとアナログな書類契約を行うと、どれだけの手間がかかっているか分かります。

時間にすれば、1件の契約締結までにアナログだと1~2時間かかっていたものが、15~30分には圧縮できるイメージです。(期間に直すと1~2週間かかるものが1~3日に。)

仮にこの契約が少額だった場合、もしかしたら書類契約の手間だけで利益がゼロになってしまう場合も。

書面契約で一番辛いのは?

郵送を使った書面契約の流れで一番辛いのが、あなたも経験済みのチェックからの郵送やり直しではないですか?

記載不備や押印ミスなどがあると、改めてお客様の書き直しが発生し再郵送となったり、これが何度も続けばあなたもお客様も無駄な時間を使ってしまうため、両者にとってのストレスになる。

電子署名・契約ツールを使った契約締結は、手間とコストの削減によって、ツール代金以上の費用帯効果を得られることができます。

ツール利用の大まかな流れ

上記の紙契約と電子契約の比較表を元に、ツールを実際に使う場合の簡単な流れを見ておきたいと思います。

1. 書類の準備
2. 取引先へ送信(メール)
3. 取引先へ電子署名(押印)をしてもらう
4. チェック

大まかな流れとして、書類準備~送信~押印の順番です。※ 各社で機能は違いますが大まかな流れは、ほぼ一緒です。

収入印紙・封入・スキャン・情報入力などなど、細かい手間が一気になくなり、かなり業務効率化に貢献するので、導入をご検討頂くメリットは高いと思います。

電子署名の種類

電子署名には2つの種類があり、今までの電子署名法では「当事者型」のみが認められていましたが、「立会人型」であっても条件を満たしていれば、電子署名としての効果があると政府から見解が出されたため、電子署名・契約ツールではこちらの採用が多くなっています。

当事者型署名

本人確認ができる証明書を提示して、本人性(本物)が示された電子証明書を発行してもらい、電子証明書の人物(本人)が確実に電子署名したことで初めて認められるのが当事者型署名。※ 紙契約の場合の「印鑑証明」が「電子証明書」に該当。

立会人型署名

契約者同士ではなく、第三者(サービス提供会社)が契約締結に立ち合い(ネット上で)を行い、両社に代わって電子署名することで認められる契約の形。※ 基本的にPDFとメールを使った契約であり、事前の本人確認が大事なポイント。

実はこんなにすごい!単なるペーパーレス化ではない電子署名・契約ツールの価値とは

電子署名・契約ツールを使えば、膨大な紙をしまいこむ必要がなくなるので、ペーパーレス化したい会社にとっては、まさに喉から手が出るほどほしかったもの。

しかし、ペーパーレス化の価値を、紙・ハンコを無くすことだけと考えていたらもったいない!

例えば毎月発生しやすい書類として、入社・退社・契約・請求などがあり、これをずっと続けていった場合はどうなるでしょうか。

実は社内の書類は、会社の成長と共に倍々で増え続けていくため、時間が経てば経つほど管理コストが増えていくものになっていました。

他にも、契約はある意味お金以上の価値を持つ大事な書類なのと、データとして活用できるものが多いのに、まったく手つかずの埋もれていた資産でもありました。

これらを電子署名・契約ツールを使ってデジタル化(手間の削減・可視化・データベース化)させることは、資産の再活用が促進して、会社の競争力を高めることができます。

市場の変化が激しい昨今、すぐに軌道修正や攻めへ転じるには社内外の全ての情報を駆使して、迅速な判断をしていく必要がある。

今よりも会社を伸ばすために、電子署名・契約ツールが、その一端を担っているのは間違いありません。

電子署名・契約ツールは法的問題をクリアしてるの?

電子署名・契約の経験が少なかったり、初めての場合は今までと何が違うのか、イメージしにくい…。

よく分からないからこそ「電子契約ツールは使ったら危ない。」や「電子署名は弊社に合わない。」など、不要な警戒心も生まれてしまいます。

その中でも一番不安なのはやはり“法律な問題は大丈夫なのか?”この部分ですよね。

なぜ、電子署名・契約ツールがこれだけ多くの会社へ広まり、みんなが安心して使えているのか、詳しく見ていきたいと思います。

電子署名・契約には法的な証拠力があるのか?

紙で行われる書類契約は、昔から契約時に取り交わされてきた方法なので、誰もが認める契約の仕方。

そのため、歴の浅い電子署名・契約ツールに対して不信があるのは当然です。※ 電子署名法自体は、2001年4月1日施行されています。

しかし、紙文書・押印と同等の効力を電子文書・署名が持つ、法的な理由を示された情報があるため、あなたにも見て頂きたいです。

国から電子署名について見解が示されている(条件あり)

経済産業省のページで電子署名について令和2年9月4日、下記の見解が示されました。

十分な水準の固有性が満たされていると認められる場合には、電子署名法第3条の電子署名に該当するものと認められることとなるものと考えられる。引用:利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A(電子署名法3条に関するQ&A)

つまり、条件をクリアすれば、法的な観点からも一般論として電子署名の効力が認められると示す内容です。※ 固有性とは、それだけに備わっている性質・属性のこと

  • 電子署名が本人によって行われたものであること
  • 技術・機能的にサービス提供事業者の意思が介在できない
  • 利用者の意思のみに基づいて機械的に暗号化されたもの

また、電子署名だと認められるには、メールアドレス・パスワード、スマートフォンへのSMS送信、ワンタイム・パスワードの入力など、セキュリティシステムも大事な要素になっている。

細かく言えば、もっと色々あるのですが、これらを満たせば電子署名に法的な効力が備わるため、各社が基準を満たすツール開発に尽力してくれています。

電子署名で大事な3つのポイント
・本人性を示す情報
・いつ実行されたのか日時情報(タイムスタンプ)
・誰が何を行ったのか履歴情報

裁判で効果はあるの?

電子契約サービスを選ぶポイントとして、裁判になった場合、本当に証拠力として認められるのかが心配ですよね。

この点も経済産業省さんのページで記載されており、

実際の裁判において電子署名法第3条の推定効が認められるためには、電子文書の作成名義人の意思に基づき電子署名が行われていることが必要であるため、電子契約サービスの利用者と電子文書の作成名義人の同一性が確認される(いわゆる利用者の身元確認がなされる)ことが重要な要素になると考えられる。引用:利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A(電子署名法3条に関するQ&A)

上記の内容では、本人性が特に問われているため、その点をクリアできる電子契約サービスが選べれば法的効力があると言えます。

電子署名の法律を確認する:電子署名法に基づく特定認証業務の認定について

各社でどのような情報が記載されるのか

電子契約の際に発行される情報が各社違うので、どのような情報が証拠となるのか、その一例を見ておきたいと思います。※ 2021年3月23日時点の情報

クラウドサインの場合
  • 電子契約ツール名
  • ダウンロード情報
  • タイトル
  • ファイル名
  • 書類ID
  • 合意締結当事者(担当者名・メールアドレス・認証情報・日時)※各位
  • 証明書発行者名(運営会社名)

参考:合意締結証明書を発行する

NINJASIGNの場合
  • 電子契約ツール名
  • ファイル名
  • 電子契約の送信者情報(担当名・メールアドレス・送信日時)
  • 電子契約の受領者情報(受領者・メールアドレス・送信日時)
  • 電子契約の確認者情報(確認者・メールアドレス・確認日時)
  • タイムスタンプ情報(締結完了日時)
  • 運営会社名
DocuSignの場合
  • 署名者(担当者名・メールアドレス・送信時間・表示時間・署名日時)
  • 署名者のセキュリティレベル
  • 署名者のアカウント認証
  • 署名者の使用IPアドレス
  • カーボン・コピーイベント(担当者名・メールアドレス・社名・送信日時)
  • カーボン・コピーのセキュリティレベル
  • カーボン・コピーのアカウント認証
  • エンベローブの送信(ステータス・日時)
  • 証明書付き配信(ステータス・日時)
  • 署名の完了(ステータス・日時)
  • 完了(ステータス・日時)

その他の項目もあるので、証明書として多くの情報が記載されています。

電子署名・契約ツールで対応できる書類一覧

電子署名・契約ツールとして対応できる書類はたくさんあります。

一般的なお仕事の流れはどこも同じなので、どの会社さんでも使えると言えますが、一部電子署名・契約ツールとして対応できない書類もあるので注意が必要です。(法律で書面交付が求められている書類)

まずは、どんな書類を紙からデジタル化させて、ペーパーレスを進めていけるのか見てみましょう。

【種類別】デジタル対応できる紙書類

会社関連の書類をペーパーレス

書類一覧
秘密保持契約書機密保持契約書業務委託契約書
請負契約書顧問契約書保守契約書
株式譲渡契約書新株予約権付与契約書合併契約書
株式交換契約書営業譲渡契約書競業禁止に関する誓約書
取締役会議事録合併契約書著作権譲渡契約書
個人情報取扱同意書契約変更合意書契約解除通知書

人事・労務・総務関連の書類をペーパーレス

書類一覧
雇用契約書労働条件通知書試用契約書
入社承諾書就業条件明示書身元保証契約書
採用内定通知人材紹介基本契約

営業関連の書類をペーパーレス

書類一覧
取引基本契約書サービス利用申込書発注書
請求書見積書受領書
同意書
電子署名・契約ツールでは対応できない書類

アポなしで突然お客様の家・会社に行き、契約を取り付ける訪問販売は、書面を渡さないといけない法律のため、電子契約で使うことはできません。参考:特定商取引法ガイド 書面の交付(法第4条、法第5条)

事前の約束がない、知り合いでもない、呼ばれたわけでもない場合の、突然の押し掛け営業は訪問販売に該当しますが、訪問販売に該当しない通常の営業で使用するなら問題ないはずです。

業務・取引関連の書類をペーパーレス

書類一覧
物品売買契約書動産賃貸借契約書取引基本契約書
営業許可契約書代理店契約書特約店契約書
フランチャイズ契約書販売特約店契約書製造委託契約書
商品販売委託契約書供給契約書

建設・不動産・賃貸関連の書類をペーパーレス

書類一覧
建設請負契約書建物使用貸借契約書不動産売買契約書
土地売買契約書土地賃貸借契約書建物売買契約書
建物賃貸借契約書借地譲渡契約書借地契約の更新契約書
駐車場使用契約書工事下請契約建設廃棄物処理委託契約書
電子署名・契約ツールでは対応できない書類

定期借地契約、定期建物賃貸借契約は電子契約にはできません。(2021年3月時点)

借地借家法によって「定期建物賃貸借契約」などは書面契約とされていますが、電子契約システムを使って大丈夫か検証は行われています。参考:電子契約システムを用いたマンスリーマンション事業に係る定期建物賃貸借契約書面の作成に関する実証

金銭・債権関連の書類をペーパーレス

書類一覧
金銭消費貸借契約書金銭借用書金銭信託契約書
債権譲渡契約書債権譲渡通知書債務承認弁済契約書

現在取り扱いできない書類の制度も緩和されていく流れ

事業内容によっては、法律で書類契約が求められているものもあるため、電子署名・契約が使えない場合もありますが、だんだんと制度が緩和される流れに向かっています。

これは、リモートワーク・人手不足など時代の流れが後押ししている状況ですが、令和3年9月1日に押印・書面の交付等が必要な48法律に対して見直しが施行されるため、電子署名・契約ツールが使える範囲が一気に広がる可能性がある。押印・書面の交付等を求める手続の見直し(48法律の改正)

制度の緩和によって、もっと業務効率化と生産性向上が進んでいくと思われます。

他社の電子署名・契約ツールの導入状況

あなたも導入を検討していたり、すでに周りの関係会社さんが電子署名・契約を使っていると、なんだか焦ってしまいますよね。

急いで導入すると、実際の業務フローに合わなかったり、途中で入れ替える必要も出てきてしまうため、ゆっくりと進めて頂きたいですが、どのくらい電子署名・契約ツールが使われているのか、市場の状態を見てみたいと思います。

電子署名・契約ツールの導入伸び率

統計情報から見る

図23.電子契約の利用状況の経年比較(2016年~2018年調査)出典:IT-Report2018 Spring 図23.電子契約の利用状況の経年比較(2016年~2018年調査)
指標2016年度2017年度2018年度
複数の部門、取引先との間で電子契約を採用している15.8%18.4%21.2%

この記事の執筆時は2021年3月23日なので、出典データは約3年前の話になりますが、電子契約を導入している企業の割合が着実に伸びてきています。

まだ電子署名・契約への不信感が漂っている中でも、企業が感じている強い課題感のおかげで、導入が進んでいる状態だと推測。

しかし、本当に電子署名・契約ツールが広まっているか、この情報だけでは判断できないため、次は電子署名・契約ツールとしてメジャーな3社の導入社数を見てみましょう。

クラウドサイン

電子署名・契約ツールのパイオニアでもあるクラウドサインさん。

10万社以上の導入実績があり、尚且つ法律のスペシャリストである弁護士ドットコムさんが運営しているため、その安心感は計り知れません。

GMOサイン(旧:GMO電子印鑑Agree)

2020年6月末2020年10月14日2020年10月27日2020年11月09日2020年12月31日
8,800社5万社6万社7万社14万社
参考:電子契約サービス「GMO電子印鑑Agree」導入企業数14万社を突破し、No.1達成!

たった半年で導入数は約16倍に。

ものすごい勢いで伸びており、多くの会社さんに選ばれていることが分かります。

Shachihata Cloud

2020年03月2020年06月
1.5万社30万社
参考:Shachihata Cloud

たった三ヶ月で20倍にも導入社を増やしているShachihata Cloudさん。

30日間のトライアル(無料)や見た目から分かりやすさが伝わってくるホームページなど、使う人への配慮が非常に高いです。

電子署名・契約市場に続々参入

電子署名・契約ツールの重要性が高まっているため、多くの企業さんが参入しています。

例えば、電子契約の定番化は進んできましたが、2021年3月22日に電子契約サービスを新たにローンチしたSignTime(サインタイム)さん。

他にも、2021年3月10日、電子契約「NINJA SIGN」運営のサイトビジット子会社化を発表したfreeeさんのような形で、電子契約市場に入っていくパターンも今後増えていく。参考:電子契約「NINJA SIGN」運営のサイトビジットを子会社化へ

すでに今の状態でも、電子署名・契約ツールが一般化していく流れが作られてきているため、今導入していなくても、近いうち当たり前のように、どの会社さんも使っている状態がくるはずです。

書類・契約関連で企業が抱えている課題・問題とは?

あなた自身も紙書類で課題を感じているかと思いますが、それは他の企業さんでも同じようなことを感じていることが多いです。

どんな課題・問題を感じているのか、あなたの課題と照らし合わせて見てみませんか?

もしかしたら、感じていなかった課題も、色々な課題・問題を見ることで浮き彫りになるかもしれません。

紙書類に感じる課題一覧

ハンコだと極論誰でも押せてしまえる

ハンコは鍵がかかったケースに入っていたり、厳重に管理されているかと思いますが、それでも絶対ではないですよね。

鍵を持っていれば誰でも取り出せてしまえるので、不正に会社のハンコを利用されてしまう場合も。

ハンコを押す行為が非効率

「ハンコを押す」行為が、会社への強制出社を必然的に求めてしまっている。

リモートワーク・テレワークが一般化した世の中で、出社してわざわざハンコを押すのは、非効率・生産性の低下だと周りからもみなされやすい。

それだけならいいですが、人手が足りない状況なのに、余計な時間を使うハンコ作業は、社内から見れば無駄な作業と思われやすく、モチベーションの低下など職場環境の悪化を招く可能性もあります。

ハンコを押してもらうために各所を回る行為が非効率

提出書類の多くは、自分自身のハンコだけでは足らず、必ず上司や部課長のハンコが必要になります。

例えばハンコをもらいに行って、その人がいなければ時間や日を改めることになりますが、どんどん決済が遅くなり仕事の遅延にも繋がってくる。

また、何度も行き来する時間さえも本来であれば無駄なものなので、普段見えない雑務時間が増えるのに、可視化されにくい状態が増えて、仕事が回らなくなります。

紙書類が多すぎて管理ができなくなってきた

日に日に紙書類が増えていくため、全てを把握しきることが難しくなります。

たとえファイリングして綺麗に保管したとしても、スキャンや印刷を行いファイリングする手間もかかっているのと、物理的なスペースも圧迫されていくため、管理破綻がいつ発生してもおかしくない状態に。

書類がすぐ見つからない

膨大な量の中から、必要な書類1枚探すのも、紙管理の場合は一苦労です。

システム上で管理しておけば、検索をかけて一発で探せるものを、どこかな?どこかな?と探し回る。

仮に探す時間を合計したら、かなりの無駄に気付けます。

誰が対応したかすぐ分からない

誰が、いつ、その書類を、何に使ったのかアナログな方法で管理し続けるのは難しい。

紙書類を管理するために、履歴などをエクセルに入れたり二重管理をする場合もあるので、手間暇が増えていく。

更新・解約に対する管理ができない

契約の更新、または破棄や解除などの発生は日常茶飯事だと思いますが、日々の業務に加えてこれらの更新管理までは手が回らない。

中には、気づかず見逃してしまう場合もあるので、アナログだとアラートも出せないため、対応を忘れてしまう場合があります。

契約書を個人で使われてしまう

会社の契約と偽り、個人で不正に契約書を使われてしまう場合もあります。

実際に、博報堂さんでは子会社の不正行為によって、27億円の特別損失を計上したこともあります。博報堂、子会社不正で27億円損失 元社員が金券など換金

契約書関連の管理が行き届かないと、不正に使われてしまう場合もある。

入力ミスがあると戻しが多くなる

紙の書類に記入する際、記載内容の間違えによって、お客様に契約書を再郵送した経験はないですか?

書類契約の場合は入力ミスが起これば、書き直しの必要があるため、契約タイミングが遅くなるだけでなく、契約先のお客様にも負担をかけてしまいます。

関わる人の多さ

紙の管理をすると、担当者・部課長だけでなく、経理・総務・労務など複数の部署がそれぞれ、承認者になっていることもあります。

しかしこれは、関わる人が多いことによって、契約に関する全ての流れが遅くなり、トラブルの発生にも繋がります。

アナログだと法務の確認フローが抜けてしまう場合がある

秘密保持契約書やお客様との契約など、確認しないと法的リスクが高いものに関しては、法務確認が一般的かと思いますが、大事な書類なのに法務が把握できるフローになってない場合は、危険度が高まります。

手書きの契約書を再度入力しなおす二度手間が発生している

紙の書類であれば、その多くはスキャンしてPDF保存したり、自社の別システムに必要な情報を再度入力していることもありますよね。

本当はしなくてもいい、ある意味二重入力が発生していることもあるため、無駄な手間が増えている場合も。

進捗を追えてない

紙の管理だと、人伝えに書類が回っていくこともありますが、その書類がいつ・どこの誰に・どんな状態で渡っているか状況が追えません。

状況が分からないと、誰がいま持っているのか、なんで止まっているかなど、無用な確認の手間も増えてしまう。

紙管理は単純なのにミスすると大きな問題となりストレスも大きい

単純に「紙を管理するだけ」と聞けば、そこまで難しくはないと感じますが、実際には単純なのに一つ一つの書類の重要性が高く、それが連続して発生することで、対応者のストレスも大きくなりやすい。

契約書は現金よりもある意味大切にしないといけない

契約書が「紙」なのに、失くしやすい、汚れやすい、破れやすいため、管理に神経を使いますよね、こればっかりは当事者にしか分からない苦労…。

複雑なフローとなり教育コストが高くなる

管理手順が複雑になり、毎回教え込むコストが増えている場合もあります。

また、複雑さによって俗人的な対応しかできなくなり、できる人数が少なくなるからこそ、教育コストも高くなりがちに。

電子署名・契約ツール導入前の不安や懸念とは?

電子署名・契約ツールを導入したいのに、何かしらの理由で断念することもあります。

どのような理由で、導入が見送られてしまうのか、例を見てみましょう。

データの管理が海外か国内か

海外にデータサーバーがある場合、盗み見られてしまう可能性も高くなります。

国内でも同じことは言えますが、セキュリティがしっかりしていても、その国の法律によっては情報を監視されたりリスクが高い場合もあるため、データサーバーの置き場所は不安ポイントの一つ。

ただ、セキュリティの関係で国内サーバーを使っている電子署名・電子契約ツールは多いので、その点は安心できます。

データサーバー以外でも、業務委託先が中国企業など、他国から閲覧できる状態だった場合は、危険度が高まります。

導入後のトラブル

部分的な紙管理を電子署名・契約ツールに変えるならいいですが、社内スタッフさんの大勢が関わるような部分をデジタル化する場合、大小必ずトラブルは発生するものです。

とくに契約関連の業務フローを大きく変えることになるので、事前の社内説明や、分からない場合の質問窓口など用意しておくことも大切。

導入しても結局現場が使えなかったら意味がないので、導入後のサポートは不安にもなりますよね。

いくら簡単な操作だとしても最初は慣れない作業でストレスがかかる

どんなに使いやすいツールでも、初めて触ってから慣れるまでには、多少なりともストレスはかかります。

また「難しさの定義」は人それぞれなので、どの範囲の人にまで分かるマニュアルが用意されているかも大事なポイント。

永続性

もしサービス提供会社が倒産してしまった場合、今までのデータが使えなくなってしまう不安もあります。

または、サービス乗り換えによって、データを移し替えたりトラブルが発生しやすくなるため、倒産の恐れが無いか事前に考慮する必要がある。

浸透するか不安(浸透させられるかが不安)

関わる人が多く、範囲が大きければ大きいほど、根回しや調整などが大変にもなります。

また、導入したあとにみんなが使ってくれなければ、導入メリットが得られないので、導入推奨者がみんなを牽引していくことになりますが、その自信がないと不安も大きくなりやすいです。

使いたい機能が組み込まれていない

ツールを調べだしたら、ほしいと思っている機能がなくて実際の現場では使えない場合もあります。

現在の業務フローに合わせて考えると機能は足りないかもしれませんが、ツールに業務を合わせていけばかち合っていくのですが、長年染み込んだ今の仕事のやり方を変えられない風土があると、それも難しくて断念しやすいです。

契約相手への説明が大変

電子契約を行うには、契約を締結したい相手の了承が必要なので、事前に説明が必要になります。

しかし、取引先が理解してくれればいいですが、セキュリティや未知の存在に対しての拒否反応をもたれてしまい、結局紙での契約になってしまうことも。

自社への説明はもちろん、相手への説明も必要になるのが電子署名・契約ツールです。

電子署名・契約ツール導入後に解決できること(メリット)

初めて導入する場合、または別のツールから乗り換える場合も同じく、電子署名・契約ツールを社内に浸透させることで、骨太の組織が作られていきます。

実際に、どのような課題が解決できるのか、その具体例を見てみましょう。

電子契約のみでなく前後のフローもデジタル化するキッカケになる

今でもあなたのお仕事で、デジタル化させている部分は多いと思いますが、意外とアナログなやり方を残していませんか?

例えば、社内稟議はツールを使ってデジタル化させているのに、その後の後処理がアナログのままだったり。

メール・電話・チャット・オンライン通話など、複数の連絡手段を使って業務を進めているのも、非効率な場合があります。

その中でも紙書類に関しては、仕事の多くに関わってくるため、ペーパーレス化に伴って他の業務フローも一緒に見なおされ、組織のデジタル化が加速していく場合もあります。

時間短縮によってクロージングに時間を回せるようになった

営業さんにとっては嬉しい話で、紙書類を無くしたおかげでクロージングや顧客へのフォローに時間を回せるようになります。

非コア業務を圧縮して、コア業務に集中できる環境があるだけで、売上も上がっていく。

データ化することで探す時間を大幅短縮

仕事をしていれば、管理・探す・しまう・チェック・提出するなど、様々な小さい雑務がありますよね。

特に紙管理ではこれらの負担が多く、日に日に管理コストが増えていきましたが、データ化することで一気に雑務が軽くなるんです。

例えば、紙のままだと毎日何かを探している時間は増えていき、年間にすると何百時間にもなってくる。

データ化によって一瞬でほしい情報が探し出せるようになると、それだけでも大幅なコストカットになるため、書類のデータ化の恩恵は大きいと思います。

商談後の迅速な対応が可能

せっかく営業さんが話をまとめてくれたのに、その後の流れでご契約相手であるお客様に負担がかかると、案件が進む段階で温度感が大きく下がっている場合も。

ご契約前後のフローの迅速さが、お客様の期待値を維持してくれるため、電子署名・契約ツールの活用が大きなメリットになります。

お客様側もテレワーク(リモートワーク)を進めているなら、なおさらオフィスに出社しなくて対応できる電子契約がありがたいですよね。

BtoBはもちろん、BtoCでの対応でもできる(スマホ対応)

事業内容によってはBtoBだけでなくBtoC、またはインフルエンサーさんやモデルさんなどの個人との契約が多い場合もあります。

あまり契約慣れしていない方に対して、難しい印象を与える紙書類を使っての契約は、それだけで満足低下に繋がってしまう可能性も。

個人を相手にすれば毎日数えきれない契約締結が必要な場合もあるので、ツールを活用した契約体制を整えることが、事業の成長を後押ししていきます。

顧客だけでなく社内満足度が向上

顧客への満足度はもちろんのこと、ペーパーレス化によって雑務が減るため、仕事環境がよくなり残業削減にも貢献し、みんながコア業務へ集中して取り組めるようになる。

例えば100名の会社が全員紙管理をしていたら、一つの契約にかかる時間を30分とした場合、100人×30分=3,000分(50時間)となり、単純計算で20~50万円分は月間コストを削減できます。

社内満足度が高まりコストカットもできて、さらに余剰資産をメイン業務へ投資できれば、成長サイクルを早めることもできます。

電子署名・契約ツールが導入しやすい企業

導入しやすい企業?と不思議に思うかもしれませんが、実は電子署名・契約ツールには、導入しやすい・不向きな条件の2パターンがあります。

どの会社さんでも取り入れること自体はできますが、そこから社内の浸透や教育など含めて考えると、大きな会社さんほど難しくなっている。

まずは導入のしやすさを示す簡易表を見てみましょう。

1~50人規模スタートアップ
ベンチャー
中小企業
50~300人規模ベンチャー
中小企業
300人以上~メガベンチャー
中堅企業
大企業

上記の表の見方としては、

人数が多いと導入しずらく、少ないと導入しやすい。
設立年数が長いと導入しずらく、短いと導入しずらい。
新しいことに耐性がないと導入しずらく、耐性があると導入しやすい。

これは当てずっぽうで言っているわけではなく、クラウドサインさんが運営している「サインのリーデザイン」の記事でも言及されていること。参考:Clubhouseコラボトーク「“失敗”事例に学ぶ 電子契約を怖がる企業のホンネ」

特に、大企業ほど社内事情によって導入がとん挫したり、または見送りが多くなっているようです。

なかなか今までの業務フローを変えられず、反発だったり、非協力的な方もいるのかなと想像できますね…。

逆に、ベンチャーでフローが定まっていなかったり、新しいことに貪欲だったり、人数が少ないからこそ導入しやすい状況もある。

会社の規模や状況によって、導入のしやすさは変わってくるため、現在の状況を改めて考えたうえで、必要な対策をとりながら進められるようにするのがオススメです。※ 電子署名・契約ツールの開発会社では、導入サポートのオプションもあるので、そちらを頼むのも一つの手です。

電子署名・契約ツール導入までの流れ

ツール導入までのロードマップとして流れをまとめてみました。

導入前に意外と抜けもれる工程もあるので、一度見て頂くのがオススメです。※ 慎重に導入したい方の流れでご説明しています

1. 紙管理に関する自社の課題を把握する
2. 電子署名・契約に置き換えられるポイントを全て洗い出す
3. 導入に関して上司・社長へ話を入れておく
4. 各社の機能を確認して、自社の課題解決にもっとも適していると思われるツールを選ぶ
5. 一定期間無料で使えるプランを複数社試す
6. 比較検討を行い1社に決める
7. 導入前に社内での活用方法を確認しておく
8. 社内稟議にかける
9. 実際に導入

1. 紙管理に関する自社の課題を把握する

日々行ってきた紙管理で、あなた自身が手間だと感じるポイントや、組織や会社としての課題感にもうっすら気づいていると思います。

ただ、曖昧なまま導入を進めてしまうと、なぜ導入するのか明確な指標をもって決められない、または誰かに説明するとしても自信を持って回答できない場合も多くなるかもしれません。

そのため紙管理に関する、個人的・組織的・会社的な課題を予め把握する時間を作って頂くのがオススメです。

課題の抽出ができていれば、この後の工程全てで解像度が高まり、自分なりの答えを持って進めることができます。

2. 電子署名・契約に置き換えられるポイントを全て洗い出す

課題を把握したら、電子署名・契約ツールへ置き換えられるポイントを、全て洗い出しておきます。

ここが自分の部署だけ、または狭い範囲でしか考えられていないと、あとでトラブルの原因にも。

紙書類は会社全体で使われており、紙を無くしてペーパーレス化することは、必ずそこに関わる業務フローも変化します。

紙を扱う業務フローを把握して、紙が無くなった場合の業務フローを考えていく。

関係部署への確認も大事なことなので、情報収集はしっかりと行っておきましょう。

3. 導入に関して上司・社長へ話を入れておく

当たり前かもしれませんが、もしあなたの立場で上司がいたり、社長の決済が必要なのであれば、話を入れておくのがオススメです。

現場が辛い思いをしているのに、その現状を分かってない場合もあるため、現場で起こっていることを認識してもらうためにも伝えることは大切。

まだ具体的なことは分かっていないものの、最初から費用帯効果などメリットの説明が必要なのであれば、コストシミュレーションを活用頂くと説明がしやすいと思います。

導入への反対派を把握しておく

人数が少なかったり、ベンチャーマインドで常に新しいことを取り入れる風土であればいいですが、人数が多くて身動きがとりづらかったり、歴史があり既存のやり方を大事にされている会社さんも多いですよね。

その場合は、導入したあと混乱を招いたり、導入する前の決議で却下されてしまうこともあるため、どの部署の・誰が導入に反対的であるか、事前に確認しておきましょう。

事前に難関を把握できていれば、スムーズに攻略していけるので、事前の状況把握が大事だと思います。

導入を本格的に検討する前、社内説明会や導入に関する周知を行っておくのがオススメです。ここでメール1本で済ませたり、人伝えで伝えるのではなく、あなた自身の言葉で伝えられると効果的。

4. 各社の機能を確認して、自社の課題解決にもっとも適していると思われるツールを選ぶ

ペーパーレス化に関わる業務や、関係各所へのヒアリングを元に、どんな課題を解決できればいいのか見えてきた段階。

その課題を解決するためには、何ができる機能があればいいのか、イメージも固まってきているはずです。

イメージを元に、各社を比較してツールを選んでいきます。

電子署名・契約ツールをどの会社が出しているのか、またはどんな機能が付けられているのか一つ一つ確認するのは手間なので、資料ダウンロードサイトの活用がオススメ。

各社から直接説明を受けておく

自分達だけで調べても、あまり詳しく情報が手に入らない場合もありますよね。

また、できることを勘違いしてしまっている場合もあるため、比較検討しているツールの中から複数社分は直接説明を受けておくのがオススメです。

今ならお互い訪問せずとも、オンラインMTGがやりやすくなっているため、簡単に話を聞くこともできる。

ツール会社から説明を受けることで、何に強みをもっているのか、または質疑応答で疑問を解決することもできるため、直接説明を受ける機会は大事だと思います。

5. 一定期間無料で使えるプランを複数社試す

いきなりツールを導入するのは難しいので、まずはトライアルプラン(無料)で試していきます。

選んだツールの中にトライアルプランがあればいいですが、なければ一度候補として外したツールを試すのもオススメ。

この状態で「選んだツール」は、あなたなりの指標を持って選んだと思うので、それは間違いではないのですが、やはり情報が足りない中で選んでいるため、何か見落としがあるかもしれません。

候補から外したツールも使ってみて、その違いを知ると新たな発見が生まれて、さらにどんな機能がほしいのか合うのか、見えてくる場合もあります。

せめて2~3つのツールは試して頂き、あなたの仕事や組織と合うツールか確認することで、改めて比較検討の指標を作れます。

6. 比較検討を行い1社に決める

試したツールの中で比較検討を行い、1社に決めていきますが、なかなかハッキリとした決め手がなくて困る場合もあるかもしれません。

電子署名・契約ツールは様々ありますが、基本的にできることは一緒なので、細かい機能の違いだけに目を向けてしまうと負のスパイラルに陥って、さらに決められなくなってしまう…。

大事なのは、現場へ違和感なく自然に取り入れられるか。

口コミなども参考にして大丈夫?

1社に決められない時に役立つのは、各社さんが掲載している「導入事例」や「お客様の声」や「口コミ」などですよね。

しかし、注意しないといけないのは、実際に導入した各社さんが発信してくれている情報は、あくまでその状況だからこその言葉であること。

色々調べると、ツールは違うのに導入事例で同じ会社名が入っていることもあり、最初はよくてもあとで変更したり各社さん色々試しているのが現状だと思います。

組織編制があったり、会社のステージが変われば、必然的に求められる機能も変わってくるので、使っているツールが合わなくなるのは当然のこと。

口コミは、その状況だからこそ書かれた内容なので、あまり過信はせず一つの参考情報に、とどめて頂くのがオススメです。

7. 導入前に社内での活用方法を確認しておく

導入したい電子署名・契約ツールが選べたら、どのように活用していくか考えておくのが大切です。

例えば、現場を大きく変えようとすれば混乱が起きそうなので、一部分の書類(NDAなど)だけに適用させて、まずは利用を浸透させていくことから始める。

または、変えるのであれば一気に変えるのはいいとして、誰の業務がどう変わるのか予め説明しておく必要もあります。

  • 一部のみをツールに置き換える
  • すぐに全部を置き換える

この2択だと思いますが、どちらにしても、予め使い方を考えておかないと、余計なトラブルを生むことになり、途中で解約するケースもでてくるかもしれません。

選んだツールの開発会社に利用アドバイスを聞いておく

ツールが選べたら、他社さんがどのように社内へ浸透させていったのか、確認するのもオススメです。

どの会社さんも状況が違うので、正しい回答をもらうことはできませんが、利用方法の参考として聞いておくだけでも、導入後のトラブルは少なくできます。

8. 社内稟議にかける

導入する前に必ず通らなければいけない難関が、社内稟議(承認・決裁)だと思います。

電子署名・契約ツールの導入として単純に稟議へかけてしまうと、月間数万円万はかかるツールなのでコスト増として見られてしまい、導入自体が見送りになってしまう場合も。

  • 現場の状況
  • 費用対効果
  • ツールを選んだ意図

など、背景と目的を伝えて、現場にとってどれだけ必要とされているツールなのかを示しておく必要がある。

色々進めてきて、この段階で見送りになると、モチベーションや会社に対しての満足度も下がるため、仕事がもうしたくない気分になるかもしれません。

そのため3. 導入に関して上司・社長へ話を入れておくの段階で承認者・決裁者との認識を合わせておき、稟議までに収集した様々な情報を活用して必要性を訴えていきます。

やっぱりお金の部分がシビアに見られる

現場の大変さを汲み取りながらも、やはり決裁者としてはお金の部分への意識が強いと思います。

しかし、ツール導入が単なるペーパーレス化ではなく、組織を利益体質に変化させるキッカケにもなる。

業務効率化と生産性向上をセットで生み出せる電子署名・契約ツールがいかに有効かを、お金の部分を交えて説明できると、社内稟議は通りやすいはずです。

9. 実際に導入

電子署名・契約ツールを実際に現場へ導入し、活用を進めていきます。

予め想定していたことが通用しない場合もあるため、ある程度はトラブルがあることを前提にツールを使っていきましょう。

万が一合わない場合は現状の問題点を明らかにして改める

色々試して、現場にも確認して、いざ導入してみても、組織とツールが合わないこともあるかもしれません。

ツールの機能不足だったら切り替えるしかありませんが、業務フローを調整したり、利用者への説明会やサポートによって解決する場合も。

何が問題点か明確にして、まずはツールの切り替え以外で対処していきましょう。

既存の業務フローを変えたくない思いが強いと、現場にツールを合わせる意識が強いため、ツールを排除する思考になりやすいですが、そこを取り除けばツールに合わせた形で柔軟に変えていけます。

電子契約を導入できない・使えないパターンもある

実は、電子署名・契約ツールをいざ導入したとしても、使えないパターンがいくつもありますので、導入前に予め確認して頂くのがオススメです。

導入ができないパターン

現場からの強い反対

導入できないパターンで一番多いのが、現場からの反対かもしれませんね。

例えばIT関連の知識が少なかったり、既存の業務フローで慣れ親しんでいる場合は、電子署名・契約ツールという未知のものに不安を強めてしまいます。

説明をして納得頂ければいいですが、実際に利用する現場が使ってくれなければ意味がないため、導入をあきらめざる得ません。

社内説明が難しい場合は、導入予定のツール開発会社さんに来てもらって、専門家として説明会を行って頂くと効果があります。

現場のフローに合わない

実際の業務では様々なツールと連携してお仕事をされている場合もありますよね。

もし、他ツールと連携が必要なのに、連携できない電子署名・契約ツールを単体で導入してしまったら、他業務への負担が増えてしまい、導入メリットが失われてしまう場合も。

事前に何のツールと連携しているのかを把握し、それらと電子署名・契約ツールが連携できればいいですが、難しい場合は導入を断念しなくてはなりません。

どうしても法的な懸念が少しでもあるなら導入を見送りたい企業姿勢

電子署名法が施行されていても、会社的には法的なリスクを少しでも感じれば、導入を見送りたいと考えてしまう。

事業内容や会社の方針にもよりますが、セキュリティや法的リスクを考えて、導入できない場合もあります。

倒産トラブルに巻き込まれないか不安がある

電子署名・契約ツールを使えば、紙を保管する必要がなくなるので、データは全てインターネットを介して取り出すようになります。

しかし、万が一運営会社が倒産や何かのトラブルによって、ツールの運営ができなくなってしまった場合は次のことが発生。

  • 新たなツールを見つける
  • データを入れ替える

最悪の場合、契約情報が失われてしまうリスクもあるため、セキュリティや手間を考えて導入に踏み切れない会社さんも多いはずです。

もちろん、現在電子署名・契約ツールを開発・運営してくれている会社さんのセキュリティレベルは非常に高い状態なので、その心配は限りなく少ないですが、事業内容によっては導入を諦める必要もある。

海外ツールだとサポートに不安がある

日本人は、やっぱり日本語で受け答えできるサポートがあると安心しますよね。

海外制ツールの場合、社内ツールとして重要になるのに、トラブル発生時の迅速サポートを受けられなければ、大きな損失にもなりかねない。

導入しても利用できないパターン

取引相手からの承諾をもらえない

電子署名・契約ツールを社内に導入できたからといって、取引先が使ってくれるとはかぎりません。

電子契約は両社に関係することなので、片方の会社がOKを出しても、もう片方の会社がNGを出せば、その契約はできないですよね。

相手も電子契約を使っているなら、そのままツールを使った契約も簡単ですが、そうではない場合は電子契約ではなく紙を使った書面契約をしなくてはいけません。

融通がきかなくなる

契約は事実に基づいて行われるものなので、バックデートはオススメできない方法ですが、何らかの事情によって契約日のバックデートを行う場合もあるかもしれません。

その場合、紙書面であれば融通が利かせやすかったのに対し、電子署名・契約ツールだとシステマチックな作業フローとなるため、バックデート処理はできなくなります。

電子契約ができない書面がある

電子署名・契約ツールで対応できる書類一覧の章でも軽く触れていますが、書面の交付が義務付けられているものに関しては、電子契約を行うことはできません。

しかし、それはほんの一部であって、多くは電子署名・契約として対応できるため、あまり心配しなくて大丈夫です。

普段の業務を改めて思い出して頂くと、かなりの数の紙管理が存在している事に気付けるので、ツールの導入自体は進めていただくのをお勧めしたいです。

電子署名・契約ツールのおすすめ会社

電子署名・契約ツールは常に進化し続け、多くの会社さんに選ばれている状況です。

それぞれお勧めポイントと一緒に、ツール開発会社をまとめました。

プロダクト詳細・条件
クラウドサイン導入社数100,000社(2020年8月時点)
Shachihata Cloud導入社数300,000社(2020年6月時点)
Adobe Sign電子ツール大手の電子契約ツール
GMO電子印鑑Agree導入社数140,000社(2020年12月31日時点)
NINJA SIGN幅広い業務プロセスとセキュリティをカバー
DocuSign導入社数750,000社(2021年3月24日時点)
BtoBプラットフォーム契約書導入社数500,000社(2021年3月24日時点)※ BtoBプラットフォームシリーズの累計
リーテックスデジタル契約電子署名法と電子記録債権法を併用した電子契約ツール
Zoho Signシンプルで安く始められる
Holmes単なる電子契約ツールではなくクラウド型契約マネジメント
WAN-Sign大手である日本通運グループの運用で信頼性が高い
イースタンプサポート体制の充実
クラウドスタンプ電子署名への法順守と改ざん対応のセキュリティ性の高さ
Great Sign電子契約書を暗号化して不正を防ぐ
かんたん電子契約 for クラウドweb上で契約締結から保存までをワンストップで対応できる
SignTime(サインタイム)手書きのようなサイン(署名)が可能

電子契約に不安を感じているあなたへ

普段から紙書類を扱う部署や担当になっていなければ、毎日どれだけ苦労しているのか他の人には気づいてもらいずらいですよね。

実際、毎日多くの書類が発生しており、日々溜まっていくのもストレスに…。

電子署名・契約ツールを使えば、今まで手間と感じた作業を減らして使える時間を増やし、利益を生み出す組織体制を作っていけます。

同じ時間を使うのであれば効率化され生産性は高い方がいい。

しかし、あなたや社内状況によっては導入が難しい場合もあるかもしれませんが、このページの内容が少しでもあなたのお仕事を良くするキッカケになれば嬉しいです。

導入に不安を感じているなら、まずは小さく部分的な書類だけをペーパーレス化することから始めるのがオススメです。
著者:sugiyama(@enpreth)

運営会社
株式会社ファングリーは「コンテンツプロデュースカンパニー」です。記事制作からオウンドメディアの戦略策定~サイト制作まで、一気通貫でご対応ができます。

営業・広報・マーケターに嬉しい媒体資料の無料掲載サイト >(事前受付中)

sugiyama
@pl_enpreth
社内の紙書類を無くしてペーパーレス化する一番の方法は、電子署名・契約ツールを使うことですが、法的にも使っていいか心配ですよね。法的な問題から実際の導入の流れまで基礎知識と一緒に、おすすめツールもご紹介しています。