相手の心をつかむプレゼン用資料作成のコツ18選

  • | 公開 2023年04月19日
資料ノウハウ
相手の心をつかむプレゼン用資料作成のコツ18選

いつも見て頂きありがとうございます!資料サービス「エンプレス」の編集部:sugiyamaです。お客様や社内へ、企画・提案を通したい時に使うプレゼン資料、少しでも成果が高められるコツをまとめてみました。

プレゼンの目的は、企画・提案を通して、相手の感情・行動を促すこと。

それが結果的に、ご契約となって売上が作れたり、目標達成に貢献してくれます。

たとえば「あなたのプレゼン資料がとても素敵だったので契約したいです。」と、デザイン評価で選んでもらえる場面は少なく、プレゼンの熱意・本気度だったり、掲載されている情報の納得感で選ばれる。※ 資料作成の代行を頼みたい場合はデザインで評価されます

つまり、プレゼン資料ほどデザインに時間をかけてはいけないと言えます。

それよりも、相手が抱えている課題を解決できる企画・提案に時間をかける方が大事なので、プレゼン資料はデザインしない、この前提を元にプレゼン資料のコツをまとめてみました。

こんな方にお勧め!
・プレゼン後はいつも反応がいまいち…
・何度もプレゼンしたけど企画を通せない…
・資料作成に時間が掛かり過ぎてしまう…

資料の作成代行サービス「エンプレス」

1. プレゼン資料はデザインしない

時間は有限なので、プレゼン資料をデザインすることよりも、掲載する中身に時間をかけた方が勝率は高まります。

そのため、プレゼン資料はデザインしない状態を、どれだけ作れるかがポイント。

① デザイン一式を全て用意しておく
② デザインルールの基本を覚えておく
③ 資料に落とし込む情報を精査しておく

ある一定の型を作っておき、情報を入れ込むだけにできれば、かなり時間が削減できます。

時間がかかる理由は「ああでもない」「こうでもない」「情報追加しなきゃ」と、見た目をこねくり回したり、必要な情報を後から加えたり、何度も行ったり来たりを繰り返すから。

ここさえ無くせば、あなたのプレゼンはもっと輝きます。

① デザイン一式を全て用意しておく

プレゼン資料用のデザインを、全て一式揃えておくことで、作業時間を大幅に減らせます。

用意したいデザインをまとめてみました。

デザイン詳細
表紙・裏表紙一番最初目に入ってくる表紙と、最後〆の裏表紙のデザイン
目次スライド枚数によって対応できる目次デザイン
本文見出し / 文章のみ / 文章 + 画像 / 文章 + 図解 / その他特別に訴求したい場合のデザインなどを複数用意
ブリッジスライド説明の区切りを付けたい場合に使うブリッジスライド
図解基本的な図解の形があるため複数パターンを用意
アイコン・イラスト・写真資料全体の雰囲気や色見に合わせてアイコン・イラスト・写真を用意

特に、図解やアイコン(画像)等の用意に時間が掛かるため、予め用意できるデザインは作っておき、新規作成の手間が無いように準備しておきましょう。

ポイント!
デザインを全くしなくていい訳ではなく、最初からデザイン性の高いテンプレート・フォーマットを用意するというお話です。そうすれば、デザイン性が高い状態で、どんな時でもプレゼン資料が作れます。

参考デザイン
今すぐ真似られる!パワーポイントのデザイン集(100種類)

② デザインルールの基本を覚えておく

資料デザインの基本的なルールを分かっておけば、作る際に判断基準が明確になって、迷うことがなくなります。

迷いながら作るプレゼン資料ほど時間がかかるため、迷いをなくすための情報をまとめました。

基本詳細
3色で抑える(メインカラー・ベースカラー・アクセントカラー)
フォントの種類ゴシック体:メイリオ、游ゴシックを選ぶ(細い明朝体フォントは避ける)※ ゴシック体の方が瞬間的な判別がしやすい
フォントの大きさ本文14~18pt / 見出しは本文よりも大きく
情報1ページごと1テーマ(1ページに複数主張したい情報は入れない)
揃える全て左側を視点に揃えていく(バラバラにしない)
視点視点が左から右へ行くようなZ型で情報を読ませる
余白情報を詰め過ぎないように空間をたっぷり使う
箇条書き1文の中に複数の情報を入れるなら箇条書きで小分けにして取り出す
サイズ情報の区別が付きやすいように大きい小さいで対比を作る

資料デザインのルールに沿って考えると、何がダメで何がOKなのかすぐ分かるため、余計な時間が取られないようになります。

時間をかけないためには、基本がとても大切。

関連情報
見やすいパワポとは?気づかずやってるNG・OK事例集

③ 資料に落とし込む情報を精査しておく

デザインを作り・整えるのは時間のかかる作業ですが、実は見逃しているポイントが一つある。

それは、入れ込む情報を何にするか。

プレゼン資料作りに失敗する方の特徴として、最初から見た目(デザイン)を作り出してしまうため、細かい見た目に意識が奪われるのと同時に入れる情報が定まっていないことで、作っては消し作っては消しの繰り返し。

入れる情報が定まっていないと、特に時間を消費してしまうため、手順をまとめてみました。

手順詳細
STEP1 集めるプレゼンに必要だと思われる情報をさまざまな視点から必要な分を全て集めておく
STEP2 分類情報を集めていくと関連性があり似ている情報群が出てくるのでグルーピングして分けておきます
STEP3 合算するグルーピングした中で同じ意味なのに表現が異なっていたり合わせることで1つにできる情報を見つけ合算させていく
STEP4 絞り込みまだこの状態では1ページにたくさんの書ききれない情報で溢れてしまうためプレゼン用に情報を絞り込んでいく
STEP5 翻訳説明すると長くなってしまう場合は図解・アイコン・イラスト・写真などで代用できないかを検討しながらプレゼンしたい相手が分かるような表現・言葉に全て直す
STEP6 掲載プレゼンに必要なレベルまで情報を削減して1ページ1テーマで伝えられる状態になったら掲載

企画・提案を説明したい相手は、社内外の意思決定者・決定権を持つ方が参加してくれるケースが多いです。

そのため、普段から時間があまりなく、じっくりとプレゼン資料を読んでもらえない可能性の方が高い。

情報を極限まで絞り込まないと、プレゼン相手に適した十分なデザインが作れないため、情報集めから精査までの工程はとても大事です。

2. 瞬間的な分かりやすさを高める

リアルな対面またはオンライン上も変わらず、プレゼンはその場の空気感をどれだけ作れるかどうか。

たとえば、説明をしている最中に相手が資料内で、少しでも分からない表現を見つけてしまったらどうでしょう。

そのタイミングで「?」疑問が生まれて、あとの話を集中して聞いてくれないかもしれません。

プレゼン相手の意識・集中を、ずっと自分自身に引き付けるため、疑問を浮かばせないくらい、瞬間的に情報が理解できる資料にできると、プレゼンもうまくいきやすいです。

気を付ける2つのポイント

言葉・表現は小学生でも分かるレベルへ

瞬間的な分かりやすさと言っても、相手によってそれぞれ、持っている知識や経験が異なり、合わせることが難しい。

一人一人のレベルに合わせると、選択肢が無限にあるため、小学生でも分かる単語・表現を意識すると分かりやすいかもしれません。

× プレゼン側だからこそ知っている表現で書く
〇 小学生でも分かる内容へ翻訳する

分かりやすさは、プレゼン資料では非常に重要なので、自分の当たり前と相手の当たり前は同じだと思わずに、分かりやすさを追求する意識を持っておきましょう。

専門性が高い方に対する対応
専門家またはその業界に精通した方に対しては、わざわざ分かりやすくしなくても通じる可能性はあります。逆に「こんな表現にしなくても分かるよ!」と、思われてしまう場合もあるため、状況を見て翻訳レベルを変えるのがオススメ。

情報の量は少なく

たとえば、相手に7~8個ほどのボールを一気に渡したら、受け取れるのはせいぜい2~3個。

これは資料でも同じことが言えて、情報の入れすぎは何が大事なのか分からなくなってきます。

プレゼンは短時間であり、資料もそこまで熟読してもらえるわけではないため、1ページ1テーマに抑える。

大事な情報を1ページずつ目立つ形にすることで、分かりやすさが高まります。

3. 「数値」を使う場合は出典・根拠を入れる

「売上200%UP」
「地域No1」
「1万個を販売」

数値を使ったアピールは具体性が高まるため、プレゼン相手も論理的に考え信頼性として感じやすくなります。

しかし、これらの数値は、一体どんな根拠を元に出された情報なのか分からないと、逆に隠されている部分を不信に思い、あとになって信頼性を落としてしまう場合も。

数値を使うのであれば、必ずどこの誰が取得した情報なのか、出典元を記載しましょう。

イイ事ばかり伝えられると、その裏を疑いたくなるのが人間なので、数値情報の真偽を確かめられる状態にするのがオススメです。

4. アニメーションは使わない

パワーポイントなど、資料作成ツールの中には、アニメーション機能が組み込まれており、資料内の情報を動かせます。

動きがあることでリッチな表現にできますし、プレゼン相手としても手の凝った資料に関心をしてくれる。

しかし、これらのメリットとは反対で、デメリットも存在しています。

  • 資料内容を変えるたびにアニメーションの調整が入る
  • 別の担当者だとうまくアニメーションが扱えない
  • アニメーションによって大きく通過率は上がらない

動きは見た目のインパクトがあるため、プレゼン資料を追求しようと思えば、当然選択肢に入ってきます。

だとしても、アニメーションが入ることで、ちょっとした修正でも手間がかかって、結果として資料作成の時間が増えてしまう。

最初からアニメーション不要で考えれば、ムダな時間を作らないので、動きではなく企画・提案の内容で勝負しましょう。

5. スライドごとに位置ズレを起こさない

細かい調整に気を取られると、同じ形のページが並ぶはずなのに、少しずつ位置がズレてしまう場合があります。

スライドごとに位置ズレを起こさない

このように、位置ズレを発生させると、プレゼン時に資料をスライドさせていく度、微妙なズレが気になって相手が集中できなくなります。

デザインフォーマットを用意し、それに沿って情報を入れ込んでいけば、細かい調整を不要にでき、デザイントラブルが発生しにくくなります。

6. 読まれない、すぐ忘れる、分からないが基本

一生懸命作った資料、かけた時間に比例して、プレゼン相手もしっかり読んでくれると思いますよね。

しかし、実際にはその逆です。

  • 熟読するほど読んではもらえない
  • すぐ忘れてしまう
  • 少しでも難しいと感想は「いまいち分からなかった」

プレゼン資料で10伝えても、本当に理解してもらえるのは5~6程度。

お客様がどんなに優秀でも、資料単体の理解度はそこまで高くはなりません。

「伝えた」で止まり「伝わった」まで進めていないことが多く、実際はその場のトークやフォローで補う必要があります。

資料を用意すれば全てOKのような考えになると、プレゼンで十分に価値が伝わらないこともあるので、お客様の前提を覚えておくのがオススメです。

7. 解釈が人によって変わる表現は使わない

私たちは生まれも育ちも、そして成長の過程も千差万別。

だからこそ、自分なりの”判断軸”や”ものさし”で理解しているため、同じ情報でも人それぞれで解釈が違ってきます。

NG例:大きな売上
Aさんの解釈 → 1万円くらい?
Bさんの解釈 → 100万円くらい?

OK例:1年間で50万円の売上
Aさんの解釈 → 50万円か
Bさんの解釈 → 50万円なんだね

これがプレゼン時であれば、正しい価値を理解してもらえず、希望が通せなくなってしまう。

コツとしては数字や範囲など、情報が固定できれば解釈のブレが起きないため、正しく価値が伝えられる情報へ変換して伝えましょう。

8. パーソナライズ化する

プレゼンの時に、受けていて嫌だなぁと思うシーンの中に、資料のテンプレート感ってありませんか?

汎用的で無難な表現ばかり、そして他でも使われていそうだなと感じた時点で、プレゼンを受けている側のモチベーションは多少なりとも下がってしまう。

わがままかもしれませんが、自分のためだけに一生懸命やってきてくれた感って、すごく大事なポイントだと思っています。

プレゼン資料のデザインは、テンプレートでいいのですが、少しでもプレゼン相手仕様に変えるだけで、見方が変わる。

  • 担当者名を入れる
  • 社名を入れる
  • プレゼンされている側だからこそ分かる情報を入れる

プレゼンする相手だからこそ分かる情報が入っていると、それだけで自分事に感じてもらえ、話を聞き資料を見る意識になってくれます。

9. 良い悪いの両方を入れる

プレゼンは自分のことや、製品・サービスのことを良く見せたいと思う気持ちが誰でも出てしまうため、メリットや便益ばかりを入れてしまう場合もあります。

その情報を受け取る側と、絶対に崩れない強固な信頼関係を築けているなら無条件で信用してもらえますが、プレゼン相手の多くはまだ信頼関係をまだ築けていない方ばかり。

疑う心が、どうしても出やすい状態です。

その中で、良い事ばかり資料に載せてしまうと「裏があるんじゃないのか?」「悪いことは言ってくれないのか?」と、言ってくれないことに対して、不信感が出てしまう。

プレゼンの場では思わなくても、あとからハッと気づいて言ってくれなかったことが、大きく悪影響を引き起こす場合も。

良い悪いの両方を伝えることで、何も隠し事がないことを伝える方が信頼関係は築きやすいです。

10. 前例(事例)を入れる

プレゼン資料では、企画・提案の特徴ばかり、集中して入れ込んでしまう場合があります。

しかし相手としては、どんなにいい企画・提案だったとしても、承諾するには情報が不十分だと感じてしまうケースが多い。

たとえば、プレゼンを受けている本人はOKを出しても、別の誰かが反対するかもしれません。

プレゼンでは、その場にいる方々が意思決定ができるキーマンではない場合もあるため、決定する人用の情報を盛り込んでおくのも大事なことです。

何かを決めるタイミングでは、誰もが失敗したくないので、前例または事例を一緒に入れておくと、安心材料になります。

11. 情報に特徴があるなら図解にする

プレゼン資料の中身を、全部文章だけでまとめようとすれば、どんなに情報を絞り込んでもページ数が多くなってしまいます。

枚数が多ければ、作る手間もありますし、見る側も集中力が続かず、大事な情報を見逃してしまう。

そのため、情報に方向性・流れ・分類などの要素が含まれていれば、図解にしてパッと見で分かる状態にするのがオススメです。

種類詳細
プレゼン資料のコツ:図解:マトリックスマトリックス2軸で分割した中でどこに該当するか示す
プレゼン資料のコツ:図解:フローチャート(サイクル・ステップ含む)フローチャート(サイクル・ステップ含む)時間軸・流れ・方向性などを示す
プレゼン資料のコツ:図解:分割(2.3.4)分割(2/3/4)2分割・3分割・4分割などにしてグループを分ける
プレゼン資料のコツ:図解:対比対比大小で対比を見せることで比較を示す
プレゼン資料のコツ:図解:重なり重なり重なり合わすことで意味が見いだされる
プレゼン資料のコツ:図解:階層(上下)階層上下関係を示す
プレゼン資料のコツ:図解:包括(円の中に情報を入れる)包括ある特定の範囲内に入っている情報を示す

12. 未来を示す(究極の未来)

プレゼンでアピールしたい情報があれば、推したい情報をたくさん並べて見せたいですよね。

たしかにプレゼンする側は、価値を感じてもらえそうな情報を知ってほしいと思うのですが、プレゼンを受ける側はもっと冷静な目で見ており「それで、どうなるの?」と、企画・提案を通した後を知りたがっています。

プレゼンする側  → 特徴を見せたい(良い未来に至る過程)
プレゼンされる側 → 承諾した場合の結果が知りたい(素敵な未来)

お互いにズレがあり、そのまま自分が伝えたいことばかり資料に入れると、承諾する気が段々と失せてしまう。

1ページだけでもいいので、プレゼンによって承諾した側には、どんな輝かしい未来が待っているのか示せると、相手の気持ち・行動を促せます。

13. 言わないことは伝わらない

日本人は「察して」文化が根付いているため、言わなくても分かることは多い。

それをプレゼン資料に持ち込むと、伝えたいことをプレゼン相手に委ねてしまうため、承諾をもらいにくくなる。

たとえば、プレゼン資料の最後に「ご視聴ありがとうございました」など、お礼を伝えることは多いですが、プレゼンされた側はこれだと最終的に何をすればいいか分かりにくい。

Twitter:フォローしてください!
YouTube:チャンネル登録してください!

など、してほしいことは必ず言葉にして伝えているシーンは多いですよね。

これと同じで、情報を伝えた相手に対して、何をしてほしいのかきちんと伝える。

その一押しが、プレゼン相手の感情・行動を動かすキッカケにもなります。

14. 比較を入れる

どんなに良い企画・提案だったとしても、プレゼンされた相手は他と何が違うのかが分かりません。

違いのあいまいさは、結果としてブランドが強い方へ意識が傾きやすく、先に想起されてしまった方が選ばれてしまいます。

たとえば製品・サービスのプレゼンであれば、他社製品・サービスとの違いを簡易的な表にして出すだけで、違いが分かるので選ぶ理由となる。

比較情報も効果的になので、ぜひオススメです。

15. データは最新情報を使う

国から出されている統計データや、自社のデータベースから引き出した情報を使って、企画・提案に盛り込む場合も多いかと思います。

テンプレートの中に組み込まれていれば、すぐ使えて便利ですよね。

しかし、古いデータをプレゼン相手に見せた場合、多くの場合は「今はどうなっているのか?」と疑問が浮かんでくる。

見せている情報に「?」を作り出すと、そこから波及して疑問が次々と出てきてしまうので、プレゼンに集中してもらえなくなる可能性も。

データを使うなら、常に最新データを使い、いつ何時でも新鮮な情報をプレゼン相手に伝えられる状態にしておきましょう。

プレゼン資料作りのコツ
自社だからこそ出せる情報は、根拠として出せるのでプレゼンの武器になります。いつでも最新情報を取り出せるような体制を作っておくのもオススメです。

16. 伝えたい情報を因数分解しておく

プレゼン資料を作るのに、集めた情報を深く理解していないと、何を出せばいいかそもそも分からないため、集めた情報をそのまま出してしまう。

プレゼンは1~1.5時間ほどで、短ければ30分もない場合もあります。

自分が分かっていない情報を出せば、何か質問を受けた時も回答できませんし、話を広げられない。

そのため、プレゼンしたい情報を細かく因数分解していき、言葉の精度を高めておくのがオススメです。

例:人事評価の製品を提案したい
∟お客様が離職続きでこまっている(なぜ?)
 ∟人事制度がうまく機能していない(なぜ?)
  ∟人事制度の成功パターンを知らない(なぜ?)
   ∟担当者の経験が少ない(なぜ?)
    ∟経験がない担当者でも人事評価の成功パターンが簡単に真似られる

17. キャッチコピーで相手の心を掴んでいく

プレゼン資料の表紙は、相手が最初に見るページであり、その後ワクワクの期待感を持って見てくれるか勝負所でもあります。

しかし、無難な「サービス説明資料」や「〇〇〇について」などのキャッチコピーを採用してしまうと、今から始まるプレゼンが退屈な時間に思えてしまう。

表紙だけではなく、中ページに入れる見出しも同じく、相手の気持ち・行動を動かすための言葉を選んで入れていくのがオススメ。

論理的な場合:数字や具体的にイメージできる根拠を見せる
感情的な場合:感情を動かすような物語性を見せる

言葉によってプレゼン情報を理解していくため、相手に合わせて引っかかりのある言葉を選べると、どんどんプレゼンに引き込まれていきます。

18. プレゼン資料で発生する疑問に対処できるようにしておく

プレゼン資料は、プレゼン時のトークを補完するためのアイテムなので、一つ一つに十分な説明ができるような、情報たっぷりの状態にはしません。

むしろ、足りない情報の方が多い。

プレゼン時はトークがメインなのですが、相手も真剣だからこそ、一度渡した資料をあとで読み返してくれる場合も。

その時に、メール・電話・チャットで質問をくれれば回答できますが、そうではない場合もあるため、プレゼン資料で発生しうる疑問に対応できるよう、webサイトなど別の媒体で情報を補完できる状態があるだけで、プレゼン後の結果が大きく変わってきます。

webサイトに情報を充実させるのはもちろん、プレゼン資料にもwebサイトのURLまたはリンクを貼っておく。

どのタイミングで見てくれるか分からないので、いつでも補完できる状態にしておくのがオススメです。

関連記事

資料作成代行サービス「エンプレス」

著者:エンプレス編集部 sugiyama(運営会社ファングリー
住所:東京都渋谷区南平台町15-13 帝都渋谷ビル5F
2012年よりwebデザイナーとしてデジタルマーケティングの支援を開始。その後はマッチングプラットフォームの立ち上げ、売上ゼロからグロースに携わり黒字化後に事業譲渡。現在は資料サービス「エンプレス」にてプロジェクトマネージャーを務め、コンテンツの制作から運用、100社以上のお客様支援を実施。そこで得たノウハウをコラムとして投稿中。
Twitter

お役立ち資料

資料一覧を見る

【顧客対応、社内問い合わせの自動化】ChatGPT連携「SELFBOT」のご紹介
現場の声から学ぶリード獲得施策
ここが凄いどこでもSHOWBY!多機能オンライン商談ツール

最新の資料

公開中の人気資料

\95人が気になってる/

TECH+媒体資料
貢献売上UP
概要TECH+媒体資料
資料 全114ページ(PDF) ※9.4MB
作成株式会社マイナビ

公開中 / 非公開

関連資料を無料ダウンロード

パワポですぐに使い出せるデザインテンプレート100選
パワポで今すぐに使い出せるデザインテンプレート100選を収録(PPTファイル)

PPTファイルをダウンロードしにいく

関連記事

会員登録せず見れる資料(エンプレス限定)※ そのままクリックでPDFが表示一覧を見にいく

マーケティングとは?大事なことだけまとめました
従業員エンゲージメントとは?大事なことだけまとめました
広告運用代行会社の選び方、大事なことだけまとめました。
営業サービスの種類・料金
資料作りの基礎
一撃で嫌われるNGメール10選と解決方法