【基礎知識】勤怠管理システムとは？業界問わず働き方をもっと柔軟に。

いつも見て頂きありがとうございます！「エンプレス」の編集部：fukuyamaです。勤怠管理システムはすべての社員さんに関わるからこそ、会社全体の業務効率がグッと上がります。

日々働く社員さんたちの勤怠管理は、法律でも義務付けられているものですが、それをITの力によって効率化したのが「勤怠管理システム」。

あなたの会社でも導入を検討しているかもしれませんが、よく分からないシステムを取り入れるのは心配ですよね。

勤怠管理システムとは一体何なのか、私と一緒に詳しく見てもらえると嬉しいです。

• 目次
• 勤怠管理システムとは
• 勤怠管理システムを導入する目的
• 勤怠管理システムのメリット・デメリット
• 勤怠管理システムの機能
• 勤怠管理システム導入の流れ
• 失敗したくない...勤怠管理システム導入の注意点
• 勤怠管理に関する法律
• 中小企業でも勤怠管理システムは導入すべき？
• 勤怠管理システム一覧表
• 最後に。

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勤怠管理システムとは

勤怠管理システムは、社員さんたちが働く時間の記録・申請などを、効率よく管理できるシステムです。

• 出勤
• 退勤
• 休憩
• 遅刻
• 早退
• 休暇

これらを簡単に記録・申請・承認・確認できるため、総務や人事の方々はもちろん、社員さん一人一人も勤怠に関する作業が簡単。

勤怠管理システムが普及される前は、紙のタイムカードで出退勤や休憩の打刻を行うのが一般的でしたが、今は勤怠管理もデジタル化しています。

クラウド型とオンプレミス型

勤怠管理システムには、クラウド型・オンプレミス型の2種類があり、違いを書きにまとめました。

オンプレミス型に比べてクラウド型の方が人気で、提供会社も圧倒的に多いです。

導入・管理が楽で安いのが大きな理由と考えられますが、クラウド型はシステム会社のサーバーへ情報を預けることになるため、情報漏洩などが心配。

しかし、自社サーバーで情報管理できるオンプレミス型も、自社内で様々なセキュリティ対策をする苦労があります。

クラウド型でも、きちんとセキュリティ対策を行なっているところを選べば、自分たちよりも専門のノウハウがあるため安全と考えることもできますね。

形の違いは「サービス」と「モノ」

上記の表にもあるように、クラウド型はASP型とも呼ばれ、オンプレミス型はパッケージ型と呼ばれる場合があります。

ASPとは、アプリケーション・サービス・プロバイダの略で、ネットワークを通してサービスを提供する形です。

クラウド上でデータを管理しサービスを提供するため、クラウド型ともASP型とも呼ばれるんですね。

対して、オンプレミスやパッケージ型は自社のシステムに組み込むため、ネット経由で受けるサービスと違い、ある意味モノや商品のような手に取れる形となります（システムではありますが）。

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勤怠管理システムを導入する目的

勤怠管理システム、ウチの会社には必要なのかな？

システムの導入には当然お金が掛かるため、あなたの会社に不要なら、無駄なお金や時間を使ってしまいます。

勤怠管理システムを導入する目的は何なのか、必要性を一緒に確認していきましょう。

そもそも勤怠を管理する目的は？

一度原点に立ち返ってみましょう...勤怠とは社員さんたちの出勤状況を指しますよね。

また、勤怠を管理する目的は、社員さんが何時間お仕事したのかを「証明」するため。

では、なぜ一人一人が働いた時間を証明する必要があるのかというと、次の2つが答えになってきます。

• 正しいお給料を支払うため
• 法律を守るため

これらについて、もう少し詳しく見てもらえると嬉しいです。

お給料

アルバイトさんやパートさんなど、時給制の社員さんたちは、時間によってお給料が変わるため、働いた時間を証明するのはとても大切なことが分かりますよね。

また、日給・月給制の場合も残業時間を計測する必要があり、残業代にも関わってくるため、どれだけの時間お仕事したのかきちんと証明するんです。

法律

社員さんがお仕事できる時間は、労働基準法で決められています。

法律の範囲の労働時間を守るため、また、法律を守っている事を証明するためにも、働いた時間を証明することは必須です。

勤怠管理に関わる法律は、後程「勤怠管理に関する法律」でも詳しく見ていきますね。

勤怠状況を証明するもの

社員さんたちが働いている時間を証明するには「記録」が必要になり、大きく分けて2つの方法があります。

• 勤怠管理システムで記録
• タイムカードで記録

労働基準法では、労働時間を正確に算出できない場合を除いて、基本的には働いた時間を記録して残さなければいけません。参考：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために 使用者が講ずべき措置に関する基準」

何においても言えることですが、勤怠管理でも記録が大事な証明となるんですね。

勤怠管理システムをよく知るために、タイムカードとの違いについても確認していければと思います。

勤怠管理システムとタイムカードの違い

もしかすると、タイムカードから勤怠管理システムへの移行を考えているかもしれませんが、切り替えることによって逆にマイナス要素が増えてしまわないか、心配ですよね。

勤怠管理システムとタイムカード、2つの違いを挙げてみました。

タイムカードは、打刻に必要な機械と紙のカードが必要なため、打刻場所が固定され、打刻機器のスペースも確保しなくてはいけません。

勤怠管理システムは打刻方法を選ぶことができ、システム上で管理するため、時間や場所を問わず勤怠状況を確認できます。

また、会社の出入り口となるドアのセキュリティキーと連携させることによって、ドアのロックを開けると同時に、出勤・退勤の打刻を行うこともできるんです（私の会社もこのタイプです）。

勤怠管理システムのメリット・デメリット

勤怠管理システムの便利なところが分かってきたでしょうか？

しかし、どんなものにもメリットだけでなくデメリットがあるので、確認していければと思います。

メリット

• 作業の効率化、集計や申請などフローが簡単
• いつでもどこでも勤怠状況を確認できる
• 休暇の種類など、自社に合わせてカスタマイズしやすい

デメリット

• データとして記録するため、物理的な記録は残らない
• インターネットが繋がらない場所では確認できない

勤怠管理システムはデータで情報管理するため、タイムカードのように物理的な証拠を残すことはできませんが、その分、会社の保管スペースを圧迫することがなくなります。

また、インターネットが接続できる環境でなければ、勤怠状況を確認できないため、ネット環境は必須です。

勤怠管理システム、導入しないとどうなる？

勤怠管理システムが必要がない会社も、中にはあるかもしれません。

しかし、導入すべき会社が導入しないままでいると、会社にどのような損失があるのか、考えられることを挙げてみました。

社員さんが離れていく

様々な業務がシステムへ移行している今、勤怠管理システムはその代表的なものといってもいいです。

しかし、システム化できることをずっと手動やアナログで続けていると、

この会社は柔軟性がない気がする
今までのやり方に固執する風土があるのかな
ここにいると自分が取り残されそう...

こういった気持ちが強まり、社員さんたちが離れていってしまうかも。

今はIT企業かどうかもあまり関係なくなってきており、手先や身体を使う職人さんの業界でも、システム化できる部分はどんどん移行しています。

また、テレワークも当たり前になりつつあり、勤怠管理方法の柔軟性はますます求められている状態。

新しいものの導入は不安ですが、勤怠管理システムは社員全員が直接関わるため、会社全体をランクアップさせる第一歩としてはむしろオススメです。

業務効率が下がる

タイムカードなど、アナログの方法で勤怠管理を続けていると、勤怠の管理者である総務や人事は、勤怠管理に関する業務に割く時間が多く取られてしまいます。

また、テレワークなど柔軟な働き方ができず、出社の必要がない業務であっても出社を強いられると、

今日の訪問先は会社より自宅の方が近いから、移動時間が無駄だな...。
家で仕事をする方が集中できるんだけどな...。
今日は熱の子供を看病しながらお仕事したい...。

このような社員さんたちも会社でお仕事しなければならなくなり、業務が捗らない、時間がもったいないといったマイナス面も。

働きやすい環境を整えてあげるためにも、勤怠管理システムの導入は大事なんです。

勤怠管理システムの機能

勤怠管理システムには、ただ出退勤の打刻を記録するだけでなく、ほかにも様々な機能がありますが、提供会社によって備わっている機能の種類はバラバラです。

ここでは、多くの勤怠管理システムにある、代表的な機能を一緒に見ていきましょう。

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勤怠管理システム導入の流れ

勤怠管理システムについては分かってきたけど、もしうちの会社に導入するとしたら...

システムの導入って、なかなか想像がつかないものですよね。

導入の不安を少しでも減らすことができれば、勤怠管理システムを導入するかどうか考えやすくなると思うので、導入手順を私と一緒に確認してもらえると嬉しいです。

１．社内周知

まず社内周知についてですが、会社の規模や方針などによって、下記のように周知するタイミングはバラバラだと思います。

会社の方針によるとはいっても、すべてが決定したあと、導入直前になって初めて社員さんへ周知するのは、あまり親切な対応ではありません。

たとえば、ICカードのタッチで打刻するタイプの勤怠管理システムを導入する場合、社員さんは一人一人ICカードが必要ですよね。

もし電車通勤でない社員さんがいて、ICカードも持っていないとなれば、用意する必要も出てきます。

そこまで時間が掛かることではないにしても、慌てて準備してもらうのは良くないですし、もし電車通勤でない社員さんが多ければ、そもそもICカードでの打刻方法は合っていないかもしれません。

そのため、検討段階で一度周知して、意見や要望をもらいながら導入するシステムを考えていくのもオススメです。

２．契約

導入する勤怠管理システムが決まったら、提供会社さんと契約を交わしますが、多くの勤怠管理システムでは無料のお試し期間が設けられています。

そのため、勤怠管理システムを初めて導入する場合や、別のシステムから変更する場合も、まずはお試しから始めるのがオススメ。

お金を掛けずに使い心地を確かめられるなら、利用するに越したことはないですよね。

お試し期間では、システムの使用感を確かめておくのはもちろん、打刻方法によって、ICカードのタッチセンサーや生体認証・ドアロック機器などを設置することになるため、社員さんたちが打刻しやすい設置場所や精度を試しておきましょう。

３．システムの設定

会社と社員さんたちの情報をシステムへ登録していき、管理ができる状態にします。

これらのデータを、一括で簡単に取り込めるサービスもありますが、ある程度の設定・登録作業が、初めのうちは発生します。

４．打刻機器の設置

機器の設置は出入口付近になる可能性が高く、場合によっては出入口そのもの（ドア）に設置することもあります。

そのため、設置作業前に「○日の○～○時に作業が入る」といったことを、社員さんたちへ周知してあげましょう。

５．打刻テスト・稼働開始

お試し期間を利用した場合はテスト済みだと思いますが、本契約となった場合も、きちんと機能するか確認しておきます。

問題があればシステムのマニュアルを見たり、サポートセンターへお問い合わせ。

とくに問題がなければ、そのまま稼働開始となります。

ただし、しばらくは社員さんたちも慣れないはずなので、何か不具合がないか、もっとこうした方がいいなど、意見や提案をもらうのもいいですね。

そのためにも、やはりお試し期間の利用はオススメです。

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失敗したくない...勤怠管理システム導入の注意点

いろいろ考えて導入したつもりなのに、上手くいかなくて結局早々に取り止め...このような結末は味わいたくないですよね。

あなたの会社で失敗しないためにも、勤怠管理システムを導入する時の注意点を、確認していければと思います。

注意点１．お試し期間は「お試し感覚」でやらない

勤怠管理システムでは、無料トライアルを利用できるものが多くあるため、本登録前に試しておくのがオススメです。

しかし、ちょっと難しいお話かもしれませんが...お試しだからといって「お試し感覚」になりすぎるのは、危険かもしれません。

勤怠管理システムによって、容量や機能など無料で利用できる範囲に制約があると思いますが、本登録する場合の状態にできる限り近づけて、お試ししてほしいです。

お試しだからこの設定はとりあえずいらないよね

このように「本来の会社の環境」ではなく「無料お試し」に引っ張られて合わせてしまうと、本登録後に「ウチには合ってないかも...」と気付き、本末転倒となってしまいます。

後になって問題が浮上するのを避けるためにも、提供会社は無料のお試し期間を設けてくれているはずなので、本番だと思って利用するようにしましょう。

注意点２．連携できるシステムを確認

勤怠管理システムには、ほかのシステムと連携できるものが増えています。

たとえば...

• 給与計算システム
• 労務管理システム
• ビジネスチャット
• シフト管理システム
• 給与前払いシステム
• メンタルヘルスケアシステム

とくに給与計算システム・ソフトは、連携できないと困る場合もありますよね。

まずは、あなたの会社で使っているシステムの中で、勤怠管理システムと連携させたいシステムを挙げてみましょう。

優先順位を決めておく

ここは次にお話しする注意点４にも関わってきますが、勤怠管理システムを導入する目的によっても、選び方は変わるはず。

ほかのシステムと連携させたいから...このような目的が大きい場合もあれば、連携できなくても大丈夫、ほかにもっと目的がある...といった場合もあると思います。

勤怠管理システムを選ぶ時に、

A社の勤怠管理システムならウチの給与計算システムと連携できるのに、使える機能はB社の方が魅力的だな...。

このように頭を悩ませることになるので、事前に優先順位をハッキリさせておくのがオススメです。

注意点３．導入する目的は？

あなたの会社で勤怠管理システムの導入を検討し始めたのは、なぜでしょうか？

• 現在の勤怠管理で何か困っていることがある
• 出入口のセキュリティキーと打刻を連携させたい
• 給与計算システムと連携させたい
• タイムカード制から移行したい
• 別の勤怠管理システムに替えたい

いろいろな理由があると思いますが、これらを明確にしておくことがとても大切。

勤怠管理に必要としているものが分かれば、どの勤怠管理システムがあなたの会社に合っているのか、そもそも勤怠管理システムは必要なのか...全体が見えてくるはずです。

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勤怠管理の法律

勤怠に関する法律は、労働基準法そのものと言ってもいいですよね。

挙げていくと切りがないので、勤怠管理システムを導入する上で押さえておきたいものだけ、確認していきましょう。

働いた時間を記録する

「勤怠管理システムを導入する目的」でも見て頂きましたが、正確に算出できない場合は除き、社員さん一人一人がどれだけの時間お仕事したのか記録する必要があります。参考：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために 使用者が講ずべき措置に関する基準」

そのため、タイムカードや勤怠管理システムでの記録が一般的ですね。

働いた時間の記録を保存する期間は5年間

社員さんたちが働いた時間を記録したものは、5年間保管しておく必要があります。

タイムカード制ならタイムカードの紙、勤怠管理システムなら、記録したデータを、5年はとっておかなくてはいけないんです。

2020年4月1日の労働基準法改正によって、記録の保存期間が5年間となりましたが、それまでは3年間でした。参考：厚生労働省「200401リーフレット（改正法）」

タイムカードは社内に保管スペースを用意し、なくしたり盗まれたりしないよう物理的な管理が大変ですが、勤怠管理システムならシステム内で保管できるため、便利ですよね。

記録の保存期間「5年」はいつから数える？

一つ前で見て頂いたように、労働基準法改正が行われるまでは労働時間の記録を保存する期間が3年でした。

また、当時はいつから数えて3年間なのか（起算日）も曖昧だったため、保存期間が5年に改正されたと同時に、いつから数えて5年間なのかもハッキリさせることになりました。

記録を保存する期間の起算日は「勤怠記録を使ってお給料の計算を行い、支払いが完了した日」となります。

例
1月に労働した分のお給料が2月25日に支払われる場合
…1月分の労働記録は2月25日から5年間保管する

勤怠管理システムであれば、保存期間を過ぎた記録は自動的に削除するなど、不要なデータを溜め込まずに処理することもできます。

有給休暇は年に5日以上使う

有給休暇を一年に10日以上もらえる社員さんは、年に5日以上有給休暇を取得しなければいけません。

社員さんたちが働きすぎてしまうのを防ぐために、2019年4月に決められた法律です。参考：厚生労働省「年５日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」参考：厚生労働省 年次有給休暇取得促進特設サイト「労働者の方へ」

勤怠管理システムには、有給休暇の自動付与機能はもちろん、その年に5日以上の有給休暇をとっていない社員さんについて、アラートを表示させるものもあります。

時間外労働の決まり

残業時間は原則として月45時間までですが、働き方改革により、残業時間の上限が次のようになりました。

• 年間720時間以内
• 複数月平均80時間以内（休日労働も含む）
• 月100時間未満（休日労働も含む）

複数月平均80時間以内とは、2ヶ月の平均・3ヶ月の平均・4ヶ月の平均・5ヶ月の平均・6ヵ月の平均労働時間が、すべてひと月当たり80時間以内になることです。

これらの、月45時間を超える残業は年間6ヵ月までとなり、大企業は2019年4月、中小企業は2020年4月から適用となっています。参考：厚生労働省「時間外労働の上限規制」

一人一人が法定内の残業時間を超えないよう、勤怠管理システムで事前に通知が来る設定もできるので、法律を守った勤怠管理ができますね。

中小企業でも勤怠管理システムは導入すべき？

勤怠管理システムの導入を考える時、

ウチみたいな中小企業でも必要なのかな？

このような疑問が浮かんでくるかもしれません。

中小企業では、勤怠管理システムの必要性がどうなるのか見ていきましょう。

労働基準法を守る

一つ前の「勤怠管理の法律」で見て頂いたように、勤怠管理システムは労働基準法を守りながら利用し、むしろ法律を守るための機能を備えてくれていますよね。

残業時間の決まりは、2020年4月から中小企業に対しても適用されており、法律を守らなければ罰則を受けることにもなります。

社員さんが多い中小企業だと、一人一人の勤怠管理も大変になり、気付かないうちに法律を違反していた...なんて事にもなりかねません。

きちんと法律を守れる会社であるためにも、企業の規模に関わらず勤怠管理システムの導入はオススメです。

働きやすい環境を整える

勤怠管理は、総務や人事の方々が管理すると思います。

また、どの部署の社員さんも、出退勤の打刻や休暇の申請などを行いますよね。

つまり当然ではありますが、あなたの会社の全社員が勤怠に関わる作業を行なうため、勤怠管理システムを導入することによって、みんなの業務が効率化されます。

働きやすい環境を整えるのに、企業規模は関係ないはず。

目的をしっかりと考えて勤怠管理システムを導入すれば、中小企業であっても導入して後悔する可能性は少ないです。

クラウド型の無料お試し版からスタート

中小企業で勤怠管理システムを導入する場合、高額で導入に手間の掛かるオンプレミス型よりも、費用が安く簡単に導入できるクラウド型がオススメ。

さらに、クラウド型の中でも無料でお試しできるものを選び、使い心地や必要性を確かめるのもいいですね。

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勤怠管理システム一覧表

勤怠管理システムについていろいろと見て頂きましたが、どのような勤怠管理システムがあるのか、一覧にしてみました。

各システムの提供会社や、クラウド型・オンプレミス型についても一緒に確認して頂ければと思います。※五十音・アルファベット順に並んでいます。

最後に。

ここまで、私と一緒に見て頂きありがとうございます。

勤怠管理システムの導入は、管理者となる総務や人事の方たちだけに、恩恵があるわけではありません。

社員さん全員がスムーズに打刻・申請できることによって、お仕事への集中力も上がり、会社全体の様々なことが効率化されていきます。

働き方が多様化している今、勤怠管理システムを検討するのは良いタイミングかもしれませんね。

社員のみんなが関わることだからこそ、勤怠管理システムの導入はオススメです！