いつも見て頂きありがとうございます！「エンプレス」の編集部：sugiyamaです。資料作成が難しいと感じている場合、作り方や環境そのものに原因があるかもしれないので、このページで解決してもらえると嬉しいです。
「あれ、私って資料作成に時間かかりすぎ？」
周りが涼しい顔しながら短時間で資料を仕上げていると、なんだか不安にもなりますよね。
「資料」とひと言でいっても、種類もさまざまあるため、一概には作成スピードを比べることはできませんが、早い人は早くできるポイントを知っています。
また、資料作成が遅いことで、デメリットを知らず知らずのうちに受けている場合もあるため、作成スピードが遅くなる原因から対策までをまとめてみました。
このページを読み終わった後は…
・資料作成が今よりもっと早くなる
・手間をかけずとも楽に作成できる
・どんどん資料を起点に結果を出していける
資料作成の目安時間
資料作成を行うのであれば、一般的な営業資料を作ると1～3時間ほどが目安だと言えます。※ 集中して一気に10～20ページを仕上げるための時間
なぜならば、普段の業務の中で十分な資料作成時間をとれないため、短時間で作らざる得ない状況があるからです。
もし、資料を作るのにトータル1日分（8時間）以上になっている場合は、時間がかかりすぎかもしれません。
ページ数・時間の目安
1つ資料を作るなら、内容にもよりますが、10～20ページほどの内容があれば使い出せます。
しかし、資料の種類によって、必要なページ数（情報量）が変わるため、ジャンルによっては時間のかかり方が違ってくる。
| 種類 | ページ数(目安) | 作成時間(目安) | 状況 |
|---|---|---|---|
| 営業用 | 10～20ページ | 1～3時間分 | 要点だけ入れてトークで補足する |
| プレゼン用 | 10～30ページ | 1～3日間分 | 事前調査・提案の作り込みが必要 |
| 製品・サービス用 | 10～20ページ | 4～6日間分 | 顧客の社内検討に必要な情報を十分入れる |
| ホワイトペーパー | 10～50ページ | 1週間～1か月 | 企画構成からデザイン性まで求められる |
| ※ 全て内製で作成した場合を想定 | |||
都度都度発生する、お客様との商談用の営業資料であれば、あまりじっくりと時間が使えないため短時間で作る必要があります。
しかし、マーケティング用で用意するホワイトペーパー（ノウハウ系資料）などであれば、資料そのものでお客様を引き付けなければいけないため、良質な情報を入れ込みつつ見た目にも力を入れるなら時間がかかってくる。
種類によって、大きく作成時間の目安も変わってくるため、現在どのくらいの時間がかかっているか比較して安心するより、時間がかかる原因把握・改善していく思考を持っていきましょう。
資料作成がうまい人はなぜ短時間で仕上げられるのか？
あなたの周りで、そこまで時間をかけていなそうなのに、見させてもらうと分かりやすい資料を作ってしまう人、いませんか？
それもそのはず、資料作成で時間をかけていない人は、時間をかけずとも良い資料を作れる考え方で作っているからです。
たとえば、地図も持たずにゴール地点を目指せば、右往左往して時間がかかりますよね。
資料がうまい人ほど、何をどうすればいいのか、ゴールのイメージ力が強く、逆算して動いているため、早く仕上げられます。
資料作成の向き不向き
資料作成を得意としている人と、そうでない人は何が違うのか。
そもそもの向き不向きもあるため、そこが分かれば資料作成に時間がかかっている要因が見つかりやすいかもしれません。
また、結果的に不向きだとしても、仕事上どうしても作らないといけない場合もあるため、現状把握の意味でも確認頂くのがオススメです。
簡単に見分けられる比較表を用意してみました。
| 項目 | 向き | 不向き |
|---|---|---|
| 思考 | 全体最適で考える | 部分最適で考えてしまう |
| 行動 | すぐやる | すぐやらない |
| 優先度 | 決められる | 決められない |
| 指示 | 言われたこと以外もやる | 言われたことだけやる |
| 作成背景 | 分かったうえで進める | 考えずに言われたまま進める |
特に、細かい部分にこだわる部分最適の思考が強いと、資料作成でかかる時間は青天井。
また、資料を作る目的や、作った資料を何に活用するのか分からず、ただ作成だけで始めてしまう方も、時間がかかる傾向です。
資料作成に時間がかかることで起きるまずい事態
資料作成は簡単ではないので、どう見積もっても数時間はかかってしまいます。
しかし、作り方の工夫をするだけで、今まで余計にかかっていた時間が嘘のように短縮し、本来使いたかった時間に使えるようになる。
このまま時間をかける状態を続けてしまうとどうなるのか、あなたにとってデメリットと言える状況を書き出してみました。
社内外からの評価が上がらない
社内 「資料の提出まだ？」
お客様「資料のご提出はいつごろでしょうか？」
社内外問わず、資料作成が遅れてしまったことで、遅さを指摘された経験があれば、マイナス評価をされていると思った方がいいかもしれません。
資料作成は時間がかかるので、提出まである程度の日数はかかることを、提出先の相手も理解しているものの、提出期限を遅れてしまった場合は、悪い印象しかない。
結果として、周りから仕事ができない人認定される可能性が高くなります。
成果を出すのが遅くなる
資料はビジネスに欠かせないアイテムなので、業務のさまざまなシーンで活用されています。
- プレゼン
- 社内企画
- 製品マニュアル
- リード獲得
など、どれも資料を起点として、話が進んでいくものですが、資料が完成しないと、何も進められない。
資料作成の遅さで発生する「負」が、周りにも影響してしまい、自分以外の方々を困らせる結果にも。
仕事が進まないのであれば、出したかった成果がどんどん遠のくため、負のスパイラルが周り続けてしまいます。
仕事が中途半端になる
資料作成が遅いと、他の仕事に手がつけられない、周りへの返答も遅くなり、遅れた全てを取り戻そうと、あれもやり・これもやって…と、一つ一つの業務に十分な時間が取れずどれも中途半端に。
- 抜け漏れ
- 確認不足
- 納期遅延
など、あらゆる仕事に大きな影響が出てしまいます。
今、仕事がうまくいってない場合、資料作成の遅さが影響しているかもしれません。
急ぐことで資料品質が低くなる
資料作成が遅い → 残り時間がない → 急いで作る…。
その結果、資料の品質が求めたものにならず、せっかく作ったのに成果が出しにくい状態になっている場合も。
また、デザインだけでなく、提案内容など資料内に入れ込む情報へ時間が使えないため、内容が薄い資料にもなりやすい。
費用対効果が悪くなる
時間をかければ完璧で優秀な資料を作れるわけではありません。
いくらデザインにこだわっても、お客様が求めているのは見た目ではなく中身の場合も多い。
時間をかければかけるほど、費用対効果が低く、コストがかかっているだけになっている可能性もあるため、時間が品質に比例すると安易に考えられない状況があります。
資料作成に時間がかかる9つの原因
資料作成に時間がかかっている場合、そこには必ず時間をムダに消費してしまっている原因があるはずです。
原因を解決できさえすれば、あなたも今後は時間をかけずとも、資料作成が可能に。
何が悪いのか、原因に気づけるポイントをまとめてみました。
1. 上司が的確なアドバイスを出来ていない
作成者本人側に、何か時間がかかってしまう原因を探してしまいがちですが、実は外部要因が影響している場合も多いのです。
- 毎回上司の指示に従い作るのにダメ出しが入る
- 上司の指示があいまいすぎて読み解くのに時間がかかる
- 見本として上司の資料を見せられるが良いと思えない
など、上司が何をどうすればいいのか、言語化できていない状態で指示をしているため、あなたが理解できないまま進めなくてはならず、余計に時間がかかっている場合も。
2. 基礎を学ぶ前に完成品だけを求められている
資料作成の基本が、そもそも知識として入っておらず、常に独学のような状態で進めている場合、手探りのため時間がかかってしまいます。
会社としても最初から学び・経験を提供する場として資料作成を頼んでいればいいですが、実際そんな甘い話はなく、作ってすぐに活用することが求められています。
最初から完成品を求められているものの、その品質を作れる土壌（前提の知識・スキル）がないので、余計に時間が掛かっている場合も。
3. 全体像が見えていない
資料作成に関わる全体像が見えていないと、都度都度対応することで、余計に時間がかかってしまいます。
STEP1 目的を設定
STEP2 ターゲットを決める
STEP3 情報調査
STEP4 企画構成
STEP5 作成
細かく流れを書き出せば、工程はもっとありますが、大まかな流れはこのような形。
全体像が分かっているだけ、スケジューリングや必要な行動が分かってきます。
4. 何のために作るかわかっていない
目的が分からず作ると、その後の意思決定に迷い、資料作成に時間がかかってしまいます。
「あれ、これってどうすればいいの？」
「この時って、正解はどれ？」
「上司に聞かないと、これは分からないな…」
何かを判断するタイミングごとで迷い、確認し、それが解決しないと次に進めない。
一つ一つは小さいことでも、全てが合わさると止まっている時間が多く非効率になっているため、余計に時間が掛かっている可能性があります。
ターゲットを理解してない
目的理解と同じですが、誰に向けた資料なのか分からないと、つまづきやすくなる。
- 読み手が求める情報は何？
- 読み手が読みやすい言い回しは？
- 読み手が見やすい配色は？
資料を見てくれる相手の解像度が低いままだと、中身も見た目も、何を選択すればいいか分かりません。
迷ったまま進めることで、時間がどんどんかかってしまいます。
5. 作ることが先行している
資料作成が必要になったら「まずは作る！」行動がものすごく早い方もいますよね。
しかし、走り出しは早いものの、イメージ作りが先行していると、入れ込む情報が後から追加したり、足りない情報に気づいて調査し直したり、出戻りがとても多くなってしまう。
1歩進んで2歩下がるような状態になれば、一向に進まず時間ばかりが消費されていきます。
6. 時間がかかる作り方をしている
資料作成ツールを使えば、誰でも簡単に図形を描画でき、文章も入れられ、その多くがマウス操作ですぐできる。
しかし、作ることは簡単ですが、そもそも手早く作るためのコツを知らないと、ムダにしていることがたくさんあるかもしれません。
資料作成がうまい人ほど、時短テクを駆使して、時間をかけずに良質な資料を作っています。
7. 時間が確保できていない
資料作成に必要な十分まとまった時間が確保できず、通常業務の合間合間に対応することで、結果的に完成が遅くなっている場合も。
資料は、一気に集中して作るから早く仕上げられるため、スケジュール調整ができないと、どんどん時間ばかりがかかっていきます。
8. 優先度が下がっている
資料作成以外にも、さまざまな業務を日々こなしていると思います。
そのため、今すぐ対応しないといけない業務も多く、まだ時間があるからと、ついつい資料作成を後回しに。
優先度を下げ続けたままだと、一向に資料作成へ意識が向かず、残り時間で急いで作ったり、納期に後れてしまうことも。
9. 苦手意識がある
資料作成を遅くしている原因は色々ありますが、もっとも分かりやすい原因の一つに、資料デザインが苦手問題があります。
「なんかこれじゃないんだよな…」
「もっとカッコよくしたいけど方法が分からない…」
「お客様に見せるのが恥ずかしい…」
苦手意識から、資料作成への意欲減退や自信喪失によって、手を動かすことも遅くなっていく。
資料を作りたくない気持ちが、資料作成のスピードを遅くしています。
資料作成を早くさせる5つのポイント
資料作成で品質を落とさず今よりも短時間で作るには、それなりの対応が必要です。
また、資料の作り方など基本を知らないからこそ、作成中に迷ったり調整を繰り返して、時間をムダにかけてしまっている原因にも。
資料作成の早さは、社内外で評価されるポイントでもあるので、覚えて頂くのがオススメです。
「これさえ覚えれな早くなる！」ポイントをまとめてみました。
1. 「する」ことより「しない」ことを増やす
仕事ができる時間は無限ではなく、1日8時間と有限です。※ 1日8時間は一般的な労働時間
残業など加えればもっと時間を捻出できますが、他の業務も待っている中、資料作成だけで時間を使えません。
また、品質を良くしたいと思えば、装飾や情報を加えたり足し算で考えがちですが、そもそも時間が無い中で作らないといけないため、引き算の思考で作る必要がある。
「する」ことを減らして「しない」ことを増やすと、資料作成はもっと早くなります。
デザインをしない
- 予め作ったデザインテンプレートを使う
- 都度調整するのではなくテンプレートの全体最適を行う
- 流用できるパーツをストックしておく
- 配色を決めておく
- フォント、フォントサイズを決めておく
- レイアウトの型を決めておく
など、資料作成時に追加でデザインをするのではなく、予め作られているデザインの中に、情報を入れ込むだけにしておきます。
部分的な見た目へのこだわりによって、時間の多くを消費してしまうため、デザインしない状態にする。
資料作成が早くうまい人ほど、デザインをしていません。
参考：【非デザイナー向け】「しない」だけで見栄えが変わる！資料作成6つの「しない」
最大のポイントは、時間のかかるデザイン作業は全て済ませておくこと。
ライティングをしない
資料の中身は、文章が9割を占めます。
新しい資料を作るたびに、文章を作っていては、時間がいくらあっても足りない。
読み手に合わせて文章を用意し整えていく必要はありますが、全てを最初から作らなくてもいい部分があるはずです。
たとえば、他メンバーが作った同業界向けの資料文章が使えたり、webサイトに掲載されている文章もある。
新たに作らなくていい文章は無理に作らず、既存の文章で流用していきましょう。
全て一人で作らない
調査・企画構成・デザイン・ライティングと、全てを一人でこなせればいいですが、時間は待ってくれない場合も。
調査はAさんに頼む
企画構成はあなたが作る
デザインはBさんに頼む
ライティングはCさんに頼む
チェックはDさんに頼む
このように、それぞれ得意な人が得意な工程を受け持つことで、最短で資料が作れます。
準備を全て済ませておく
うまく作業分担ができない場合は、複数を同時に進めるのではなく、一つ一つ確実に終わらせて、最終的な情報の入れ込みにだけにしておくこと。
たとえば、情報を集めながら資料デザインを行っていくと、追加情報があればデザインの再調整を繰り返さなくてはいけない。
そのため、事前の準備次第で、最終的な仕上げが早くなります。
作成時間を分散しない
資料作成は優先度が低く、仕事の合間に対応されやすい業務ですが、集中力が続かない関係で、余計に時間がかかっている場合も。
短時間で作る意識がある方ほど、作る時は作るために時間を確保し、ダラダラと作らずパッと作っていきます。
2. 資料作成の基本を守る
資料作成ツールを使えば、かなり自由に資料を作れますが、自由であるがゆえに、作り方に迷い、時間を奪われてしまいます。
ツールを使えば、何でも出来ますが、資料には「見やすい」「読みやすい」「理解しやすい」の3つを担保する必要がある。
ここを考えると、ある程度デザインの形が決まってくるため、基本を学ぶことが資料作成時間を短縮させます。
なぜ基本を学ぶと時短になるのか？
資料作成の基本を学ぶと、何をどうすればいいのか、すぐに判断ができます。その一つ一つの判断スピードが結果的に、資料作成の早さに変わります。
参考：パワポの資料作り超基本３つ、おさらいにも使えるポイント紹介
3. 顧客の解像度を高める
顧客の解像度とは、誰が何の情報を欲しているのか、具体的にイメージできている状態です。
解像度の例：資料作成を時短させたいができない
× カッコいい資料デザインのサンプル情報を提供
〇 資料に時間がかかる原因と対策の情報を提供
資料を作り、見てくれる相手が分かっていないと、そもそもの内容にズレが起きます。
このズレによって、資料の作り直しが発生するので、本来かけなくて済んだ時間がかかってしまうことも。
解像度を高めて、求められる資料作りを意識するほど、何を作ればいいか分かるので作業も早くなります。
4. すぐに使い出せる資料作成ツールを使う
パワーポイント・ワード・Googleスライド・Canva・Keynoteなど、資料作成で使える代表的なツールはいくつかありますが、熟練度が高いツールを使うことで、手早く済ませられます。
後で社内の誰かが編集することも考えなければいけないため、自分勝手に選べませんが、パワーポイントやGoogleスライドなど、他メンバーでも習熟度が低くても使いこなせるツールを選ぶのがオススメ。
5. もっとも時間をかけるのは情報収集・整理
資料で一番大切だと言えるのは、中に入れ込む情報です。
見た目はあくまでも補足的な要素にすぎず、書かれている情報によって、読み手は意思決定を行っていく。
つまり、情報収集・整理に時間をかけるべきで、資料の見た目は二の次になる。
もちろん、見やすさなど最低限のデザイン性を保つ必要はありますが、中身の情報が薄っぺらければ、成果が出せない資料にもなってしまいます。
時間をかける ：情報収集・整理
時間をかけない：資料デザイン
優先度がきちんとつけられていれば、資料作成でムダに時間をとられることも少なくなります。
資料の作成代行会社・サービスもおすすめ
資料は苦手な人にとっては、どうしても時間がかかってしまう作業ですよね。
本当はもっと売上に繋がるような、インパクトを出せる業務へ時間を当てたいのに、それができない場合も多い。
そんな時は、資料作成のプロに頼んで、作ってもらうのもおすすめです。
資料作成代行とは？
資料作成代行とは、資料作成を代わりに対応してくれる会社・サービスのことを指します。
- 既存資料の調整のみ
- ページの新規作成
- 企画構成を含んだ新規作成
- 資料作成とマーケティング支援
など、範囲も幅広く、求めたい要望に応じて資料作成をサポートしてくれる。
相場としては、10～20ページで10～30万円前後ですが、一度デザインテンプレートとしてプロに資料を作ってもらえれば、今後はプロのデザインに沿って情報を入れていくだけなので、費用対効果としても高い。
今まで、資料作成で悩んでいたことが嘘のように解決できる場合もあるため、まずは相談してみるのもいいかもしれません。
