チャットワーク(chatwork)への愛が止まらない!6年使い続けている理由

  • | 公開 2021年01月06日
チャットワーク(chatwork)への愛が止まらない!6年使い続けている理由

知らない間にファンになっている、それがチャットワークという存在。
著者:sugiyama(@enpreth)

チャットワーク(chatwork)を使い続けて早6年9か月と16日。

もう少しで7年目になりそうですが、今まで仕事の多くをチャットワークに支えられてきました。

ビジネスチャットの導入を検討されているあなたに、私が感じている率直な感想と、導入前と導入後は何に気を付ければいいのか分かるよう、記事としてまとめています。

この情報が、少しでもあなたのお役に立てられれば嬉しいです。

チャットワークとは?基本情報まとめ

チャットワーク(Chatwork)とは、メール・電話・会議・訪問に代わる、コミュニケーションのツールです。

導入している企業も、大手企業から中小・ベンチャー・スタートアップまで様々で、2020年11月末時点で29.3万社への導入実績がある、日本を代表するビジネスチャットツール。

チャットワークを開発している会社を簡単にご紹介すると、

会社名Chatwork株式会社設立2004年11月11日
事業内容Chatworkの開発運営初版2011年3月1日
代表取締役山本正喜さんスタッフ数159名(2020年11月末時点)

設立から考えれば16年以上経過しており、プロダクト自体は9年以上磨かれ続けてきた、日本ビジネスチャット業界の最大手。

当時の開発言語はPHPでしたが、2014年からScalaを使ってゼロベースで組み直す大胆な方向転換を行っており、ちょうど私が使い始めたころと重なって、頻繁に障害が起きて使えなくなっていた記憶があります。

それでも、海外製ビジネスチャットなどと比べると、シンプルで扱いも楽なので、当時200名を超える規模の会社だったのに関わらず、すんなりとスタッフみんなが受け入れて、今でも使っている状態。※ 導入当時はブランディングテクノロジー株式会社(旧:株式会社フリーセル)で利用し、今はスピンオフした株式会社ファングリーに所属していますが、そのまま継続してチャットワークを利用しています。

最初に使いだした記念日(2014年3月22日)をキャプチャ
チャットワークを使いだした2014年3月までさかのぼって撮ったスクリーンショット

チャットツールを導入する一番の難しさは、浸透しないこと。

みんなが使ってくれないと始まらず、いかに組織へ根付かせるかが大事なので、チャットワークのような学習コストが低いツールは、ビジネスチャット慣れしていない企業でも、すんなり受け入れられると思います。

その他チャットワークについて

ミッション
働くをもっと楽しく、創造的に

ビジョン
すべての人に、一歩先の働き方を

価値観
・自然体で成果を出す
・いつも心にユーモアを
・オープンマインドでいこう
・ユーザーに笑顔を
・自分ごとで行動する

サービス内容
Chatwork
助成金診断
電話代行
早期入金

ビジネス現場でチャットワークを使い続けている理由(本音)

もうすぐChatworkを使い続けて7年目になりますが、正直なお話しをすると、最初から必需品レベルの存在だと思っておらず「チャットでの連絡ってラクだな~」このような感覚しかありませんでした。

最初に社内で使われていたのは、窓の杜さんで落とせる無料のIP Messengerと呼ばれるメッセンジャーソフト。(公式サイト

最新バーションの更新日が2019年09月09日(2021年1月6日時点)であり、今も進化を続けているIP Messengerさんは、サーバーレスで簡単に使えることで人気のコミュニケーションツールです。

入社してからすぐ、使うよう指示され使っていましたが、メールよりも気軽に連絡できるため、その他のツールを使いたいと思わず、そのまま使っていました。

きっとその当時、色々な使いづらさや、欲しい機能なども心の内側で発生して溜まっていた(インサイトが)と思うのですが、それが何なのか分からないまま過ごす日々。

しかし、2014年3月からチャットワークを使い、業務効率が大幅に改善。

200名規模の組織でも、すんなり受け入れられたので、少数でも1,000人を超えても、問題なくスムーズな導入が進められると思います。

そして「いつの間にか当たり前の存在」になれることが、チャットワークの魅力であり、使い続けられている理由。

チャットワークはコミュニケーションツールという立ち位置なので、社内スタッフさんとの連絡で主に使っていますが、業務に必要な機能の多くが揃っているため、あまり不自由を感じず使わせて頂いています。

使い続けられる理由としても”使える機能”があることがポイントだと思っているため、どんな機能が役立っているのかご紹介したいと思います。

使い続けられる理由は欲しい機能が揃っているから

まずは一気に、チャットワークの機能一覧を見てみたいと思います。

特に重要だと思う機能のみに絞って表を作りました。

機能有り無し詳細
チャット大きく分けて、個人・グループの2種類があり、1対1、1対多、多対多のやり取りができます。
未読・既読一度見たとしても未読に戻せます。相手からみた既読機能は無し。常に繋がり続ける(同期する)のではなく、自分のタイミング(非同期)で返答できるようにするため。
ファイル添付・管理ドラッグ&ドロップで資料やPDFなどを添付でき、それをいつでもダウンロードで落とせます。容量制限もあるため、管理機能で不要なファイルを減らす機能もある。
引用他人が使った言葉を引用して返答できます。返答するとき非情に便利な機能。
ビデオ通話リモートワークに必須のビデオ機能が付いています。ZOOMとも連携できるため、遠隔でのコミュニケーションが可能。
2段階承認アプリとSMSを利用した2段階承認機能が入っています。万が一のことを考えて、セキュリティレベルを上げられる機能は助かります。
他サービスとの連携APIを発行できるため、これを使って様々な他社サービスと連携できます。例えばGmailに届いたメールをチャットワークで通知させるなど、使い方の幅が広がり、さらに使いやすく。
外部で使用可能社内にいなくてもインターネットが繋がればどこでも使えます。利用環境の制限がない。
社外連携社外の人ともチャットワークアカウントが分かれば繋がることができるため、社内外関わらず利用ができます。
検索メッセージ・ファイルともに検索機能が付いています。メッセージ検索については、新着順・チャット別・ユーザー別に探せます。
リスト表示のカスタマイズすべてのチャット、未読があるチャット、TOがあるチャット、タスクがあるチャット、下書きがあるチャットなど、どんなチャットを表示しておくか選択することができます。
絵文字メッセージ内に挿入できる絵文字と、送られてきたメッセージに対してアクションを起こせる絵文字の2種類あります。どちらも頻繁に使っていますので、とてもありがたい機能です。
履歴グループに追加されると、過去の履歴もそのまま見れるため、情報を改めて共有する手間も省けます。
※ メジャーな機能として「タスク機能」もありますが、基本的にタスクかけず、すぐ対応しているため私は使う頻度が少なめです。

ビジネスチャットは、日々の業務の中で何度も使い、何度も見るものになるため、一つ一つ細かい手間が発生すると、それが煩わしくなって使うことに対して不平不満が溜まっていきます。

チャットワークに関しては、それぞれの機能がシンプルで、直観的に使えるデザインになっているため、煩わしさがなく使い続けられています。

ただ、業務内容や、個人または組織によっては、欲しい機能がなかったり、使いづらい点があるかもしれません。

日本製ビジネスチャットの最大手ではありますが、利用者全てのリクエストに応えていくのは難しいと思うため、状況によってはチャットワークが合わない場合もあることは、覚えて頂ければと思います。

チャットワーク導入前・導入後に知っておきたいトラブル原因

あなたがすでにビジネスチャットを導入して、使い心地を確かめているのであればいいですが、まだ導入を検討している段階の場合、導入前と導入後に起こりそうなトラブル各種は、覚えて頂いた方がいいかもしれません。

これはチャットワークに限らず、ビジネスチャットやその他のSaaS(クラウド上で利用できるソフトウェア)も同様だと思います。

まず導入前のトラブルとして、

  • 試用が十分ではないため予算確保の社内稟議を通すのが難しい
  • 新しいツール導入に対して反対派が現れる
  • 何を選んだらいいか分からない

次に導入後のトラブルとして、

  • 現場に合わないツールを選ぶと切り替えコストが発生
  • 学習コストが高いツールだと浸透しずらい
  • 浸透させるのに普及活動が必要
  • ルールや決め事がなく使い方がバラバラ

本当はもっとあるのですが、私が実際に6年間チャットワークを利用してきた中で「体験」または「感じた」内容に絞って出しました。

それぞれを詳しく見ていきたいと思います。

導入のトラブル

チャットワーク、もしくはビジネスチャットを導入する前には、色々な壁が立ちはだかっています。

その中でも特に不安や悩みの多い3つを知って頂くのがオススメです。

試用が十分ではないため予算確保の社内稟議を通すのが難しい

ビジネスチャットは、無料で使える場合もありますが、有料で提供されていることが多いと思います。

業界の中でもチャットワークは月額500円(ビジネスプラン/年契約の場合)から始められるので、コストを抑えて導入できるツールの一つ。

ビジネスチャットの一人当たりの相場は400~900円ですが、チャットワークは安くて機能が優秀なチャットツールなので、非常にコストパフォーマンスは高いです。

しかし、チャットワークは試用のための無料プランだと、全ての機能は使えず限定的な利用までにとどまってしまう。

数名の組織ならいいですが、50名を超えるような大きな組織となれば、実際の利用シーンを想定した試験ができないため、稟議を通すための根拠が作りにくいのが現状です。

業界最大手・29.3万社の導入実績と、稟議を通す根拠はありますが、実際の利用シーンを想定した情報は出せないので、難しい場合があるかもしれません。

新しいツール導入に対して反対派が現れる

チャットワークの使い心地は、6年以上使っている私が問題ないと自信を持って言えますが、実際に使っていない人たちからすると、今までやり慣れた方法を変えなくてはいけない「敵」として認識されてしまう場合も。

確かにやり慣れた今までを変えることはエネルギーがたくさん必要なので、

  • めんどくさい
  • 今までの方法がいい
  • やり慣れた方法をなぜ変えないといけないのか

こんな言葉がたくさん入ってくるかもしれません。

特に、メール文化へ慣れ親しんでいる世代からの反発が多い場合も。

その逆で、20代30代のようなチャット文化を受け入れている世代が多いと、適応してくれやすい。

組織状況によっても違うと思いますが、場合によっては反対派が現れることも想定して、その人たちにメリットがあることを普及させながら進むのがオススメです。

何を選んだらいいか分からない

簡単に私が調べただけでも、2020年1月2日時点でビジネスチャットを開発している会社が22社存在していました。

ビジネスチャットについて事前の知識がない、または各社の特徴が分かっていない状態だと、正直なにを使えばいいのか分からないと思います。

今では、チャットやその他IT製品・サービスの資料をダウンロードして、導入前の検討材料を提供してくれるポータルサイトもありますが、それらはあくまで機能(スペック)の比較がメインであり、自社に合うかどうか判断するまでには至らないことも多い。

そのため、何を選んだらいいのかの前に、今あなたや組織が何に課題を抱え、どんなことを解決したいのか可視化させておくのがオススメです。

可視化させた情報がそのまま、どんなビジネスチャットを導入すればいいのか道しるべにもなる。

まずはツールから考えるのではなく、自社に意識を向けてから考えて頂くと、導入までの時間も短くできると思います。

導入のトラブル

色々な壁を乗り越え、いざビジネスチャットを導入したとしても、さらに難題が降りかかってくる場合もあります。

スムーズに導入できる企業さんもいれば、導入が進まなくて困っている企業さんもいる。

導入後にどんなトラブルが起きやすいのか、事前に知って頂くのがオススメです。

現場に合わないツールを選ぶと切り替えコストが発生

ビジネスチャットを導入する前に、実際に利用してもらう現場スタッフさんに対して、どんな機能が必要なのかヒアリングを行わないまま進めてしまうと、結局使われないツールにお金を支払うことにも。

または、導入前は使うと思っていた機能が、実際に運用を始めてみると全然使わないのに、その分のお金を支払うことが続くと、ツール自体の切り替えを余儀なくされる場合もあるかもしれません。

その逆で、ビデオ通話など世の中に適応した機能がなかったりすると、別のツールで代用しないといけないため、複数のツールを使う手間のかかる事態になることもあります。

導入までも大変なのに、導入後の切り替えはさらに大変なので、慎重に進めていく必要があります。

学習コストが高いツールだと浸透しずらい

チャットワークは難しい仕様は一つもなく、シンプルで直観的に使えるUI(インターフェース)を用意してくれているため、初めての人でもすぐに使いこなせます。

しかし、ビジネスチャットツール各社で仕様はそれぞれ違うため、扱うのが難しい機能がある場合も。

学習コストが完全にゼロとなるツールはありませんが、それでも使うのが難しいと、みんな使ってくれないので、利用頻度も下がりツールを入れた意味も薄れてしまいます。

現場が求める機能が入っており尚且つ自然に使いこなせる簡易性も必要。

なるべく試用の段階から、自社スタッフさんの状況を考えて、一番学習コストが低いビジネスチャットツールを選んで頂くのがオススメだと思います。

浸透させるのに普及活動が必要

せっかく導入したのに、使ってもらえなければ意味がありません。

中には、今まで慣れ親しんだやり方から脱却できない人もいて、以前のようにメールや郵送などでコミュニケーションをとろうとする人も。

もし、上司や役職が上の方がそんな状態だと、広めたくても広められない…。

そんな場合は、大事な情報を受け取る、または発信する場を全てチャットツール内に置き換えたり、効果を説明して回ったり、普及させる活動は少なからず必要になります。

事前に「誰」または「どの部署」がボトルネックになりそうなのか把握しておき、サポートして頂くのがオススメです。

ルールや決め事がなく使い方がバラバラ

チャットツールが使えたとしても、使い方を組織内で最適化するには時間がかかります。

例えば、グループチャットをせっかく作ったのに、グループ内ではなく個人宛にメッセージ送信が横行してしまった場合、大事な会話のやりとりが個人間でしか共有されていないため、改めて投稿しなおす場合もある。

他にも、グループ内では発信しずらいから、聞きやすい個人宛に連絡が集中してしまって、その人の作業量がパンクしてしまう。

ビジネスチャットは使いやすい分、個人的な使い方がされやすいため、ルールや決め事はある程度作って頂くのがオススメです。

せっかく業務効率と生産性を上げるためにも導入したツールなのに、チャット内で二度手間三度手間が発生していたら意味がありません。

みんなが気持ちよく使うためのルールなので、ぜひ作っておきましょう。

チャットワークのメリット・デメリット

今までずっとチャットワークを使い倒してきましたが、その中で良い・悪いと思う部分があります。

どんなツールも完璧に何でもできるわけではないのと、利用者の仕事内容や状況によっても変わってくる。

そのため、私の立場から満足・不満足な部分を挙げてみたいと思います。

満足(メリット)

チャットワークの一番の魅力は、日本人に合わせて、優しく家庭的な印象を感じさせる部分だと思っています。

使いやすく、欲しい機能が全て揃っており、チャットツールとしての機能は十分。

ミッションでもある「働くをもっと楽しく、創造的に」を開発コンセプトに置き、利用者がストレスを感じないように、優しいツールとして作られています。

例えば、既読機能は付けずに利用者の心の余裕を保たせたり、ツール独自の言葉を使うのではなく、日常で使われている言葉を選択し馴染みやすく、非IT系職種の人にも使いやすく開発されている。

基本は他のサービスと連携前提ではなく、独自で完結できる形を整えているため、チャットワーク一つでコミュニケーションは万全の対策が取れます。

メールは形式的な連絡で使われると思いますが、何通もやり取りを重ねる形だと使いずらく、もっとフランクに連絡が取り合えるのがチャットワークなので、コミュニケーションのスピードが段違いに早くなります。

今まで無駄に入れていた挨拶文なども不要となり、メッセージはいれずも絵文字などのアクションで代用できる仕様も組み込まれている。

さらに、チャットワークをプラットフォーム化して、助成金・電話代行・早期入金など、その他労働集約型サービスとの連携も強化されています。

働くことを楽しくさせてくれる、そんなツールがチャットワークです。

メリットまとめ
・UI,UXが優れている
・学習コストが安い
・自分のタイミングで返信できる仕様
・非IT系職種でも使いやすい
・気軽に連絡しやすい

不満足(デメリット)

日本人向けに作られている純国産ビジネスチャットツールのチャットワークですが、海外の人やエンジニアなどからはあまり好まれていない状況です。

海外製のチャットツールでよく比較対象にされるのがSlackですが、チャットワークよりも無料の範囲で出来ることが多く、海外らしくオープンなやり取りを前提にしています。

例えば、チャットワークだと複数人でやり取りする場合はグループを作りますが、権限がある人が参加を許可しなければ入れないのに対して、Slackのチャンネル(グループと同義)は自由に参加・退出ができます。

基本的なチャットの仕様も異なり、Slackはスレッド方式と呼ばれる、どのメッセージに対してのメッセージなのか分かるように、メッセージごとにやり取りが発生。

スレッドが毎回立ち上がるので、慣れていない、またはその手間が嫌な人はチャットワーク派となるのですが、海外やエンジニアは以前からSlackに慣れ親しんできたので、Slackを支持しています。

メッセージのやり取りができる点においては、チャットワークと、その他のチャットツールで大きな違いはないですが、開発コンセプトの違いによって自社の組織に合う合わないもある。

また、仮にチャットワーク以外のツールに乗り換える場合、今まで添付したファイルや情報などを、そのまま他ツールに移し替えることができないため、一度使ってしまったら切り替えも難しいことは覚えて頂きたいです。

デメリットまとめ
・連携サービスが少ない
・日本向けで海外人気が低い
・無料で出来ることが多い
・クローズドなサービス
・切り替えしたい場合はデータを一つ一つ移し替える必要がある

チャットワークを導入した場合の人数別費用

実際にチャットワークを入れた場合、どのくらのコストがかかるのか知っておきたいですよね。

料金が開示されているため、各金額でシミュレーションしてみます。

人数パーソナルプラン
400円
ビジネス
500円 ※1
エンタープライズ
800円 ※2
3~50名規模1,500~25,000円2,400~40,000円
51~100名規模25,500~50,000円40,800~80,000円
101~200名規模50,500~100,000円80,800~160,000円
201~300名規模100,500~150,000円160,800~240,000円
301名規模~150,500円~240,800円~
※ パーソナルプランは個人利用を想定
※ 各プラン1ユーザーごとの課金
※1 月契約の場合は600円/月
※2 月契約の場合は960円/月

パーソナルプランは個人利用前提のため、組織に対して導入することを考えたら他のプランですが、100名を超えたあたりから、月間10万円以上になることを想定しておく方がいいかもしれません。

ただ、コミュニケーションの速度や、意思決定の速さによって、月額費用以上の利益をもたらしてくれることは間違いないと思います。

チャットワークの費用帯効果

業務の効率化、生産性の向上を目指すため、チャットワークの導入を検討頂いていると思います。

他にも、どの企業も今まで見えていなかった無駄なコストが各所に散らばっており、コミュニケーションの場が一つに集約されることで、大きなコスト削減の効果を期待できる。

例として、チャットワークさんが出してくれている事例をもとに、費用帯効果を見ていきましょう。

事例①:会議時間を1/3に短縮

チャットワークを導入した友愛病院さんによると、チャットワークを利用したことにより、共有・相談・決断のスピードが高まり、会議時間の短縮に成功。

導入前導入後結果
60分20分40分短縮
※参考:Chatwork導入企業事例「友愛病院」

事例②:業務効率化でコスト削減

チャットワークを導入したサイバーエージェント株式会社さんによると、一人当たり一日1.26時間もの時間短縮・削減に成功。

導入後結果
一人当たり1.26時間短縮月間約25,000時間以上の効率化
※参考:Chatwork導入企業事例「サイバーエージェント株式会社」

メールと比較した場合の費用対効果の金額シミュレーションは「メールと比較した費用対効果」で行っています。

今後のチャットワークについて推測

チャットワークは日本人に対して、とても優しいチャットツールであり、ITに疎い人でも始められる気軽さ・使いやすさがあります。

まだ、業務効率化ツールなどを導入していない場合、手始めにチャットワークで自社のコミュニケーション改革から行って頂くのもオススメ。

単体でも取り入れやすいツールではありますが、世界的に見るとビジネスチャット単体だと戦っていくのが厳しい状況かもしれません。

チャットワークの比較対象となっていたSlackは、世界で1000万人以上のファンを作り出していましたが、Salesforceに約2.9兆円で買収されました。参考:Salesforce が Slack 買収の最終契約を締結

買収に直接関係あるか分かりませんが、下記のデータの通り、SlackはMicrosoft TeamsにDAU(1日にサービスを利用したユーザー数)が抜き去られてしまっています。

出典:statistaのskackがMicrosoftTeamsに抜き去られたデータ

出典:Microsoft Teams Powers Past Slack

Slackがビジネスチャット単体のサービスで、Microsoft TeamsはグループウェアであるMicrosoft Office 365の中で使えるツールの一つ。※ グルーウェアとは、組織間で行われる情報共有システムのこと。様々な機能が複合的に使えるツールを指します。

このことから推測できるのは、特化型のツールよりも、Microsoftのようなグループウェアの体裁をとって、複合的にサービスを提供した方が、継続性や浸透率なども高くできるため、世界でも戦っていける。

もちろん、コンセプトや思想、または市場が異なればグループウェアを競合と見るのは違うのですが、海外の状況を考えるとグループウェアの強さが目立っています。

チャットワークは、ビジネスチャットとして日本で認知度も人気も高いため、これからも導入社数が増えていくと思いますが、もしかしたらSlackを買収したSalesforceのような企業が一気に出てくる可能性もあります。

それでも6年以上チャットワークを使い続けてきた私にとって、すでに欠かせない存在であるチャットワークは今後も使いたいと思っており、さらなる機能追加にも期待していきたいと思っています。

最後に。

6年以上チャットワークを使い続けてきた私にとっては、代えの効かない存在となっているため、これからも頼りにしているツールの一つ。

どんなに良いツールでも、使い続けなければ本当の良さは見えてこないと思っています。

そのため、導入を検討されているなら、実際に無料期間ギリギリまで試して頂いたり、他の人が使った感想が述べられている事例なども見て、本当に自社にとって合うビジネスチャットなのか判断して頂くのがオススメです。

一つのツールをここまで長く使い続けることは、それほど多くないので、本当によいビジネスチャットに巡り会えて良かったです。
著者:sugiyama(@enpreth)

運営会社
株式会社ファングリーは「コンテンツプロデュースカンパニー」です。記事制作からオウンドメディアの戦略策定~サイト制作まで、一気通貫でご対応ができます。

営業・広報・マーケターに嬉しい媒体資料の無料掲載サイト >(事前受付中)