コピペOK!伝え方に悩むビジネスメールもテンプレートですぐ使える

  • | 公開 2023年08月29日
メール
コピペOK!伝え方に悩むビジネスメールもテンプレートですぐ使える

いつも見て頂きありがとうございます!資料サービス「エンプレス」の編集部:yagiです。メール一通を送るのにも、どうしようと悩んで時間がかかってしまう方っていませんか?まさしく私がそのタイプ。これはそんな方にこそご参考いただきたい内容です!

「これってどう伝えれば角が立たないのだろう…」
「伝わりやすい文面ってどんなのだろう」

上司や取引先にメールを送る時、こう悩む人も少なくないはず。毎日当たり前にやり取りしているビジネスメールですが、伝え方一つで受け手に与える印象も全く変わります。

このページでは、ビジネスメールで好印象を与えるためのプチテクニック5つと、実際に使える用途別ビジネスメールのテンプレート10選をご紹介しています。

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いつものビジネスメールをもっと好印象に!プチテクニック5選

いつものビジネスメールをより好印象にグレードアップするには、ただ送るのではなく、メールの文面・やり取りの姿勢で、相手への配慮を見せることが大切です。

知っておきたい5つのプチテクニックを見てみましょう。

迅速なレスポンスで相手に「確認済」を伝える

メールを送った相手から返信がなかなか返ってこないと、「ちゃんとメールが送れているか不安」と感じることもあります。

そのため、メールを受け取った際は、なるべく早くレスポンスを行い、相手に確認済であることを伝えてあげましょう。

関係性によっては少しラフな言葉遣いでも◎

正しい敬語を使用することは基本ですが、すでに深まった関係性で敬語を使いすぎるのは硬い印象や冷たい印象を与えかねません。

関係性を考えて、ほどよくラフな文面にすることも大切です。

“ただ丁寧に書けばいい”のではなく、相手とのよりよい関係性の構築を意識しながら書いてみてください。

伝えたいことが多い場合は箇条書きでまとめる

ビジネスメールではきちんとした文章で伝えることももちろん大切ですが、あまりに長文すぎると相手が読む前から気疲れしてしまうことも。

報告したいことを簡潔に伝えるためには、短文で箇条書きにするのも良いでしょう。

そのあとに詳しい情報を差し込むことで、相手も要件を理解しやすくなります。

メール相手の性格を考えたメール構成に

初めて連絡をとる相手には不要ですが、関係性が深まり、相手の性格を少し把握できた頃には、メール構成も工夫してみると良さそうです。

例えば、論理タイプであれば結論ファーストを心がける、一方で、感情タイプならまずは配慮や気遣いを感じる1行を差し込むなど、相手に合ったメール構成は変わってきます。

後者の場合は、「雷による停電が起こったようですが大丈夫でしたでしょうか?」など、時事的なことを挨拶にプラスするのも一手。

ビジネスとは関係のない話題に触れることで距離感もグッと縮まるはずです。

「署名」にもワンポイントをプラスして

文章の最後に差し込む署名も、少し工夫することでメールを好印象に格上げします。

華美な装飾は必要ありませんが、ほんの少しの遊び心が垣間見れる署名デザインだと相手の目を引きやすい。

社名、会社所在地、部署名と名前、メールアドレスなど最低限の情報のほかに、キャッチコピーなどを加えるのもおすすめです。

ただし、送付相手との関係性にもよるため、時と場合を考えて実施する必要があります。

例えば、初めてご挨拶する取引先の方には、遊び心よりも誠実さを伝える方が大切ですよね。

送付相手やシーンによって、いくつかの署名デザインを考えておくといいかもしれません。

署名デザインのアイデア集は以下の記事をチェック!
>>【46選】メール署名のおしゃれなデザインがコピペですぐ使える

【用途別】ビジネスメールのテンプレート10選

ここからは、ビジネスシーンでよく遭遇する場面別に、ビジネスメールのテンプレートを10個ご紹介します。

ぜひコピペしてメール業務を時短にできればうれしいです。

【例文1】取引先に発注ミスを報告する際のお詫びメール

件名:【●/●発注分】発注ミスに関するお詫びと対応につきまして

株式会社○○
□□部 △△ 様

いつも大変お世話になっております。
株式会社エンプレスの鈴木です。

お問い合わせいただいた●月●日(●)分のご発注につきまして、
納品が遅れており、大変ご迷惑をおかけしております。

確認いたしましたところ、弊社の不手際により、
正式な発注手続きができておりませんでした。

本来であれば●月●日(●)にお届けすべきところ、
このような事態を起こしてしまい大変申し訳ございません。

つきましては、本日●月●日(●)中に改めて発注手続きを行い、
●月●日(●)には貴社へ納品とさせていただきたく存じますがよろしいでしょうか?

△△様には時間と手間を取らせてしまうこととなり大変申し訳ございません。
このような事態を起こしてしまったことを真摯に受け止め、
今後の再発防止に努めていく所存です。

何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。

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〇〇〇〇〇〇株式会社
〇〇〇〇事業本部
鈴木 太郎 (suzuki tarou) 

〒100-0000 
東京都〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
Tel:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail:taro@sample.co.jp
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\ポイント解説!/

  • まずは、「納品が遅れている事実」についてお詫びの一文を入れる。
  • ミスの原因を明確に説明する。
  • 今後の対応について、具体的な日付とともに明記する。
  • もし自分自身の非ではない場合も、責任転嫁するような表現はNG。

【例文2】新規顧客との打ち合わせ後のお礼メール

件名:【お打ち合わせのお礼】株式会社○○ 担当:○○

株式会社○○
□□部 △△ 様

本日●●をご提案させていただきました、
株式会社○○の○○です。

お忙しい中、貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。

打ち合わせでは、貴社のビジネスについて詳しくご説明いただき、
大変勉強になりました。
また、弊社のサービスに興味をお持ちいただいたこと、大変感謝いたします。

ご紹介した●●について、ご不明点や疑問点がございましたら、
どうぞお気軽にご相談ください。

貴社のビジネスの成功に貢献できるよう、
全力を尽くす所存です。

今後ともより良いビジネス関係を築いていけることを楽しみにしております。

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〇〇〇〇〇〇株式会社
〇〇〇〇事業本部
鈴木 太郎 (tarou suzuki) 

〒100-0000 
東京都〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
Tel:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail:taro@sample.co.jp
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\ポイント解説!/
  • 「自分のサービスが顧客の役に立てること」をアピールできる文面を意識する。
  • 「関係性を継続していきたい」という気持ちが伝わる1文を入れるのも◎

【例文3】自分都合で日程調整を依頼したい時のメール

件名:【日程調整のお願い】●●のお打ち合わせについて

株式会社○○
□□部 △△ 様

いつもお世話になっております。
株式会社エンプレスの鈴木です。

先日ご案内差し上げた打ち合わせの日程につきまして、
出張の予定が入ってしまいましたため、変更が必要となりました。
誠に申し訳ございません。

お忙しいところお手数をおかけしますが、日程の再調整をお願いしたく存じます。
以下日程が直近で調整可能ですので、ぜひご検討ください。

・●月●日(●)●:●●~●:●●
・●月●日(●)●:●●~●:●●
・●月●日(●)●:●●~●:●●

もし上記の日程でご都合が悪ければ、別の日程でのご提案も可能でございます。
何卒、ご検討くださいますようお願い申し上げます。

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〇〇〇〇〇〇株式会社
〇〇〇〇事業本部
鈴木 太郎 (tarou suzuki) 

〒100-0000 
東京都〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
Tel:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail:taro@sample.co.jp
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\ポイント解説!/

  • 件名は、「相手に何をしてほしいか」がひと目で分かるようにする。【~のお願い】【~の依頼】などの文言を積極的に使用しましょう。
  • 相手に「やむを得ず日程調整が必要」なことが伝わるよう、調整依頼の理由を明記する。
  • 候補日は3つ程度提案するのが基本。

【例文4】訪問依頼をしたい時のメール

件名:ご面会のお願い

株式会社○○
□□部 △△ 様

いつもお世話になっております。
株式会社エンプレスの鈴木です。

先日ご提案させていただいた●●につきまして、お見積りが完成いたしました。
差し支えなければ、貴社にて直接お打ち合わせさせていただきたいと考えております。

以下の日程で、1時間程お時間いただくことは可能でしょうか?

・●月●日(●)●:●●~●:●●
・●月●日(●)●:●●~●:●●
・●月●日(●)●:●●~●:●●

ご都合が合わない場合は、△△様のご都合が合う日程で調整をさせていただきますので、
ぜひともご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

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〇〇〇〇〇〇株式会社
〇〇〇〇事業本部
鈴木 太郎 (tarou suzuki) 

〒100-0000 
東京都〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
Tel:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail:taro@sample.co.jp
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\ポイント解説!/

  • 打ち合わせに要する時間を明記する。
  • 候補日は3つ程度提案するのが基本。
  • 訪問させてもらう立場のため、「あくまでも相手の都合に合わせること」をアピールできる文面を意識する。

【例文5】即対案件を依頼する際

件名:【至急】●●について即対のお願い

株式会社○○
□□部 △△ 様

いつもお世話になっております。
株式会社エンプレスの鈴木です。

急なご依頼となり誠に恐れ入りますが●●について、
お客様からのご要望によってスケジュールの前倒しが必要となり、
対応を早める必要が出てきました。

お手数おかけいたしますが、
まずは下記内容をご確認くださいませ。

・□□□□□□
・□□□□□□

●月●日(●)を納期とさせて頂きたいのですが、
このスケジュールでの対応は可能でしょうか?

もし難しい場合はいつまでにならご対応が可能か、
仮に●月●日(●)であればどこまでが対応可能か教えて頂けないでしょうか。

突然のご相談で大変申し訳ありません。
今後はこのような急な即時対応がないよう努めてまいりますが、
今回は△△様にぜひご協力頂けますと大変助かります。

お忙しいところ恐縮ではございますが、
お客様へ返答も必要なので●月●日(●)までに回答を頂けますと幸いです。

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〇〇〇〇〇〇株式会社
〇〇〇〇事業本部
鈴木 太郎 (tarou suzuki) 

〒100-0000 
東京都〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
Tel:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail:taro@sample.co.jp
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\ポイント解説!/

  • 急を要する内容の場合には、件名に【要確認】【至急】などを記載して確実に目を通してもらうようにする。
  • 対応事項を箇条書きにすると、相手が何をすべきか分かりやすい。
  • 返信期日は、赤字に変更する工夫も◎

【例文6】クライアントから依頼を受けて資料を送付する時のメール

件名:【資料のご送付】●●の資料について

株式会社○○
□□部 △△ 様

いつもお世話になっております。
株式会社エンプレスの鈴木でございます。

先日は貴重なお時間をいただき、
お打ち合わせをありがとうございました。

お問い合わせいただいていた●●の資料について、
完成しましたのでお送りいたします。

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添付ファイル:202306xx_●●資料.pdf
==================

ご不明点や疑問点がございましたら、
下記連絡先までお気軽にお問い合わせください。

今度も△△様へ精一杯サポートさせて頂きますので、
まずは資料をご確認いただけますと幸いです。

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〇〇〇〇〇〇株式会社
〇〇〇〇事業本部
鈴木 太郎 (tarou suzuki) 

〒100-0000 
東京都〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
Tel:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail:taro@sample.co.jp
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\ポイント解説!/

  • 件名や本文に、何についての資料か必ず記載する。
  • 資料に関する問い合わせ先を明記する。
  • 資料のファイル名や問い合わせ先は、分かりやすいように装飾を施すのも◎

【例文7】見積もりを送付する時のメール

件名:●●について_お見積り書のご提出

株式会社○○
□□部 △△ 様

いつもお世話になっております。
株式会社エンプレスの鈴木です。

この度は、●●についてお見積書をご依頼いただき、ありがとうございます。

△△様のご希望の内容にてお見積書が完成しましたので、
PDFファイルにてお送りいたします。

概要資料も併せて添付いたしますので、
ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

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【添付内容】
・●●●お見積書(PDF)1部
・●●●概要資料(PDF 全●ページ)1部
==================

こちら●月●日(●)までにご確認頂き、
ご不明点や疑問点などございましたら、
鈴木(taro@sample.co.jp)までお問い合わせください。

どんな些細なことでも大丈夫なので、
ぜひご質問いただけますと幸いです。

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〇〇〇〇〇〇株式会社
〇〇〇〇事業本部
鈴木 太郎 (tarou suzuki) 

〒100-0000 
東京都〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
Tel:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail:taro@sample.co.jp
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\ポイント解説!/

  • 添付資料の内容、ファイル形式、部数など、ひと目で分かるよう箇条書きで整理する。
  • いつまでに確認してほしいか、または返信期日を設ける。

【例文8】返信が遅い相手への催促メール

件名:【●●の件】お見積書ご確認のお願い

株式会社○○
□□部 △△ 様

いつもお世話になっております。
株式会社エンプレスの鈴木でございます。

●月●日(●)にご提案させていただいた●●の件ですが、
お見積書はご確認いただけましたでしょうか。

ご不明点は改めて私が解説いたしますので、
お忙しいとは思いますが現在のご状況を、
●月●日(●)までに教えて頂けますと幸いです。
※念のため前回のお見積書を添付しております

もちろん今回のお見積書の内容から一切変えられないわけではなく調整も可能であり、
△△様のご要望へさらに近づくよう努めさせて頂きます。

以前お伺いした課題については、
ぜひ私に解決のお手伝いをさせて頂ければと思っておりますので、
ご確認いただけますと幸いです。

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〇〇〇〇〇〇株式会社
〇〇〇〇事業本部
鈴木 太郎 (tarou suzuki) 

〒100-0000 
東京都〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
Tel:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail:taro@sample.co.jp
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\ポイント解説!/

  • スムーズな対応を促すために、どの要件について話しているかを明記する。相手が多忙かもしれないことを考えて、いつ頃送付したかを記載しましょう。
  • 相手への対応期日は、日時・時間まで設定するようにする。
  • 添付資料は再度送付してあげるのも◎

【例文9】相手の意見を聞きたい時の質問メール

件名:●●についてご意見をお聞かせください

株式会社○○
□□部 △△ 様

いつもお世話になっております。
株式会社エンプレスの鈴木です。

突然のご連絡となり誠に恐れ入りますが、
貴社ですでに導入頂いている●●サービスについてお伺いしたく、
ご連絡させていただきました。

弊社も導入を検討しておりますが決定に踏み切れないところがあり、
実際にご利用されている△△様の率直な感想をお聞かせいただけないでしょうか。

▼お聞きしたいこと
①費用対効果について
②社員の方々の感想
③サービスを利用するにあたっての注意点

誠に勝手なお願いではございますが、
オンラインMTGなどが可能であれば直接お伺いしたく思っており、
下記のご都合はいかがでしょうか。

・●月●日(●)●:●●~●:●●
・●月●日(●)●:●●~●:●●
・●月●日(●)●:●●~●:●●

ご多忙かと思うのでお時間の都合が難しければ、
メールでも構いませんので△△様からのご意見を頂けますと幸いです。

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〇〇〇〇事業本部
鈴木 太郎 (tarou suzuki) 

〒100-0000 
東京都〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
Tel:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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\ポイント解説!/

  • 相手との関係性が深い場合でも、一方的なお願いであることを忘れず、丁寧な言い回しでまとめる。
  • 相手に不信感を抱かせないために、なぜ質問したいのか理由を明記する。
  • 質問内容は、箇条書きで分かりやすくまとめる。

【例文10】相手の間違いや勘違いを正す時のメール

件名:●●に関する訂正とご説明

株式会社○○
□□部 △△ 様

いつも大変お世話になっております。
株式会社エンプレスの鈴木でございます。

●●につきまして△△様との間で認識の違いがあるようでして、
訂正とご説明をさせていただきたくご連絡いたしました。

誤りと訂正内容については、以下の通りです。

誤り内容:○○○○
訂正内容:□□□□

この度は、誤解を招いてしまったことについて、深くお詫び申し上げます。
私どもの情報提供に不足があったことを反省し、
今後はより正確な情報提供に努める所存です。

何かご質問や疑問点ございましたらどうぞお気軽にお知らせください。
もしお電話でのやり取りをご希望の場合は、
鈴木(080-〇〇〇〇-〇〇〇〇)までご連絡いただけますと幸いです。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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〇〇〇〇〇〇株式会社
〇〇〇〇事業本部
鈴木 太郎 (tarou suzuki) 

〒100-0000 
東京都〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
Tel:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail:taro@sample.co.jp
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\ポイント解説!/

  • 再誤認を避けるためにも、誤りの内容と訂正内容は箇条書きで明記する。
  • 相手を責めるような言い回しは避け、「自分にも非があった」ことを感じさせる文面が◎
  • 「電話でのやり取りも歓迎」といった1文をプラスすることで、相手に対する敬意と誠実な態度を示すことができます。

ビジネスメールを送る時の注意点

どんなテンプレートをコピペしたとしても、実際に送るのはあなた自身。

相手の機嫌を損ねず、良好な関係構築ができるよう、次にご紹介する3つの注意点にも気を付けながら、ぜひ送ってみてください。

五月雨式にメールを送りすぎない

一度メールを送ってから、「そういえばこれも伝えておかなければいけなかった」とあれもこれもと五月雨式にメールを送ることは、相手に乱雑な印象を与えかねません。

さらに、本当に伝えたいことが埋もれやすくなり、伝達ミスが起こってしまう場合も。

このような事態をなるべく避けるには、伝えたいことを事前にまとめておくのがおすすめです。

事項が多いときは箇条書きや、大切なポイントには色を付けて分かりやすくしておきましょう。

また、送信前には、メールを作った勢いでそのまま送るのではなく、一旦深呼吸して落ち着くことも大切。

相手の質問を先読みして先に回答しておくなど、不足がないか確認してからの送信を意識してみるといいかもしれません。

やり取りを長引かせない

メールのやり取りは、最初にメールを送った側が終わらせるのが基本です。

ただし、「こちらの日程で問題ございません。ご調整の程ありがとうございました。」など、こちらが提示したものに対するお礼メールについては、返信は不要と考えておきましょう。

なるべく最低限のやり取りに留めておくことも相手への配慮です。

カリカリしていても落ち着きの心を忘れずに

どんなに催促しても連絡が返ってこないなど、意思疎通がなかなかできない場合にはモヤモヤ、イライラしてしまうこともありますよね。

そんな時でも、どうか穏やかな心を忘れないようにしましょう。

相手の気を悪くせず、返信を催促する場合には、件名に【至急】【○/○必着】など、いつまでに返答がほしいか記載しておくことも多忙な相手への気遣いです。

最後に

今回も、最後までご覧いただきありがとうございます!

メールは、お互いに顔の見えないテキストコミュニケーションだからこそ、普段以上に相手への気遣いが必要になるツールです。

過度にへりくだる必要はありませんが、「これを受け取った相手はどう思うだろう」という気持ちは忘れないようにしましょう。

メールって相手の顔は見えないコミュニケーションツールなのに、やり取りが増えていくごとに親密度も高まっていく気がしますよね。

いくらでも時間をかけて作成できるからこそ、相手への配慮を上乗せできるからなのかも。

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