【基礎知識】ビジネスチャットツールとは?メール・電話・対面のイイとこ取りコミュニケーション

  • | 公開 2021年04月12日
【基礎知識】ビジネスチャットツールとは?メール・電話・対面のイイとこ取りコミュニケーション

日々のお仕事では、一緒に働く社員さんや取引先の方たちと、コミュニケーションを取ることが欠かせませんよね。

報告・連絡・相談はもちろん、役立ちそうな事を共有して、みんなで成長するためにも、コミュニケーションは大切です。

ビジネスチャットの導入は、お仕事のやり取りを円滑にしてくれますが、ツールをよく知ってからでないと、導入の検討も進まないと思うので、私と一緒に詳しく見てもらえると嬉しいです。

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ビジネスチャットツールとは?

そもそもチャットとは、リアルタイムで更新される掲示板のようなものですが、それをビジネス用にしたのがビジネスチャットツール。

相手が目の前にいなくても仕事の情報をやり取りできるのはもちろん、電話のようにお互いの時間を合わせる必要がないため、好きなタイミングで情報を確認できます。

また、メールは一通一通「作成」するため、挨拶文や締めの文など、かしこまった形になりやすいですが、チャットは対面で会話するように、気軽なやり取りができるのも大きな魅力です。

ビジネスチャットツールの機能

ビジネスチャットツールは、チャットできるだけのツールではなく、お仕事を円滑に回すための様々な機能があります。

ツールによって機能の有無や仕様に差はありますが、代表的な機能を一緒に確認していきましょう。

機能詳細
チャットビジネスチャットツールのメイン機能。場所を問わず文字での会話をリアルタイムで行える。
グループチャットグループを作成することができ、複数人のグループはもちろん、1対1の個人チャットもOK。グループ内のチャットを元に、さらに子グループを作成できるツールもある。
タスクチャットの内容に担当者や期限を設定して、そのままタスクにすることができる。
宛名宛名を付けてチャットを送れる機能があり、通知でも自分宛かどうかが分かるため、重要度や急ぎかどうかも判断しやすい。
ファイルデータ管理画像や動画をチャット上にアップロードして、共有することができる。既定の容量を超えない限り、通常の文章チャットと同じくデータが残るため、ファイルデータの管理も可能。
ビデオ通話相手の顔を見たり、画面を共有しながら話すことができる。時間やURLなど、会議場所を設定して事前に共有する機能もある。
社外とのやり取りツールによっては、取引先など外部の人ともチャットでやり取りできる。「社外の人とビジネスチャットでやり取り」でも詳しく解説しています。
権限メンバーの招待や設定など、グループごとに管理者権限を決めることができる。
通知チャットが来ると、通知オンやアイコンで知らせてくれる。スマートフォンのアプリ版があれば、スマホへの通知もできる。
アプリアプリ版をスマートフォンにインストールしておけば、PCからでなくても、出先でチャットを利用できる。
既読機能ツールによって既読機能のあり・なしが違う。既読機能があればいいとは限らないため、よく考えて決めるのがオススメ。
スタンプ(絵文字)スタンプや絵文字を使って、感情を分かりやすく伝えることができる。

会社や組織に合った形態を選ぶ

ビジネスチャットツールには、大きく分けて2つの形態があります。

クラウド型オンプレミス型
・外部と取引がある場合や、テレワークなど社外にいても利用したい場合に便利
・安くて導入時の手間も掛からない
・用意された機能のみで運用するためカスタマイズの点では自由度が低い
・社内だけで利用したい場合にピッタリ
・医療機関、国や自治体の機関では特にオススメ
・高額だが自社運用のため、カスタマイズできる

事業や組織によって合う形態が違い、導入費用も大きく変わるため、よく考えてからビジネスチャットツールを選ぶのがオススメです。

ビジネスチャットツールのメリット・デメリット

ビジネスチャットツールには、お仕事を進める上でたくさんのメリットがあり、同時にデメリットも存在します。

欠点もきちんと把握しておいた方が、安心して導入できると思うので、一緒に確認してもらえると嬉しいです。

ビジネスチャットツールのメリット

メリット詳細
会話で伝わりにくい事を伝えやすい離れた場所からでも、URLや画像を参照しながら分かりやすく伝えることができる。
相手を拘束しない電話や対面と違って、相手の時間を縛らず、相手のタイミングでチェックしてもらえる。
複数人へ同時に情報を共有グループ化すれば共有したい人だけにすぐに共有できる。また、エクセルなど一つのファイルを一緒に編集するなど、共同作業ができるツールもある。
やり取りが残る過去にチャットした内容の検索も簡単なので、すぐにログを辿れる。
メールより気軽に送れる最初と最後の挨拶などがあると、一通一通「作成」する感覚になるため、仰々しくなるが、チャットは対面で会話するようにやり取りできる。
内密な話がしやすい管理者は確認できるが、たくさんの人の前で話にくい内容もやり取りしやすい。一々社内の会議室を取って話す必要もない。
意思決定を速めることができる会議の時間を取ったり、電話で話しても決まらず一旦持ち帰ったり、なかなか話が進まない事も、チャットでは情報のやり取りが早いため、テンポよく進められる。
チャットボットとの連携お客様からの問い合わせに対して、システムが自動で回答してくれる「チャットボット」と連携できるビジネスチャットもある。
他サービスと連携しやすい多くのビジネスチャットツールは、プロジェクト管理ツールやマーケティングツールなど、様々なシステムと連携できる。サイトからのお問い合わせを、チャットでお知らせするような連携も可能。
誰でも使いやすいチャット自体、複雑な知識が必要ないため、運用するまでの学習コストが少なくすぐに導入できる。
連絡手段として大幅な時間短縮似た連絡手段にメールもあるが、比較すると連絡に掛ける時間を大きく削減することができる。
無料で試せるツールが多い納得してから導入できるよう、まず無料でお試しできるビジネスチャットツールが多い。
規模に関わらず使いやすい小規模チームでも大人数になっても、気軽に取り入れやすい。
業界を問わず使いやすいチャット自体、一つの業界に特化しているものではないため、どんな業界でも取り入れやすい。
ファイル検索が便利チャット上にアップロードしたファイルデータは、検索機能を使ってすぐに調べることができる。
社内のデジタル化印刷やFAXなどアナログな方法を無くし、チャット内で情報が伝えられるので、デジタル化を進めることができる。
デバイスにしばられないクラウド型の場合、PCだけでなくスマートフォンやタブレットなど、様々なデバイスからチャットを利用できる。
一通に対するコスト削減一通作成するのに時間が掛かるメールに対して、チャットは瞬時に連絡・返信ができるため、コスト削減に繋がる。
社外対応の手間が省けるチャットはもちろんビデオ通話機能との併用で、社外への来訪や訪問対応など、お互いの手間をなくすことができる。

ビジネスチャットツールのデメリット

デメリット詳細
プライベートの時間も通知が来る設定やルールによっては、退勤後やお休みの日にもお仕事のチャット通知が届いてしまう。
コミュニケーションが不足直接話した方が分かりやすい内容も、隣の席にいながらチャットで会話するような状況が出来てしまう。
情報が後ろへ流れてしまう有給休暇を使っている時など、自分が不在でチャットをチェックできないと、どんどん情報が後ろへ流れてしまう。
あとから編集ができるメールは一度送ると編集や取り消しはできないが、チャットは編集可能なものが多いため、何かの証拠として使えない。
気軽さによる内部情報の漏洩外部の人と繋がりやすい分、危機管理の意識がないと社内の情報を漏らしてしまう危険性がある。
特定の人へチャットが集中しやすい質問しやすい人や、知識の多い人など、特定の人へチャットが集中しやすいため、人によっては負荷になってしまう。
追いが必要な場合もある人によっては、いつまで経ってもチャットに返答してくれない場合もあるため、追いの連絡が発生してしまう。

デメリットを防ぐために共通する対策として、社内でのルールをきちんと決めておくことが大切です。

ルールについては「ルール決めが大事?ビジネスチャット運用の社内運用」でも詳しく見ていければと思います。

失敗したくない!ビジネスチャット導入の注意点

もし、あなたの会社へビジネスチャットを導入するとなれば、毎日のお仕事の進め方が社員全員変わります。

そのため、せっかく導入しても失敗することを考えると、導入するかどうかの判断も下せないですよね…。

ビジネスチャットツールで失敗しないための注意点を、一緒に確認して頂き、検討の際の安心材料にしてもらえると嬉しいです。

注意点1.業務時間外のチャットに不満の声

メールや電話と違って、いつでも気軽に連絡できるのは、ビジネスチャットの大きなメリットです。

そのため、相手の退勤後や、相手がお休みの日にチャットを送ってしまいがち。

もし、スマートフォンでいつでも通知を受け取る設定にしていれば、相手からするとプライベートの時間にスマホが鳴り続けることに…。

時間外でもお仕事の連絡はして欲しい!

このような場合なら問題ないかもしれませんが、お仕事とプライベートをハッキリ分けたい人もいますよね。

導入時にルール決め

「ルール決めが大事?ビジネスチャット運用の社内運用」でもお話ししますが、事前にチャットのルールをしっかりと決めておきましょう。

もし、業務時間外のチャットもOKなルールにしていても、極力控えるなど、マナーを守る意識を持っておくといいですね。

注意点2.対面のコミュニケーションが減る

ビジネスチャットは、ツールでありながら会話のようにやり取りができる便利なもの。

しかしそれが理由で、コミュニケーションをチャットに頼りすぎてしまい、社員さんたちと対面で交流する機会が減る可能性もあるんです。

効率的にお仕事を進めるのはもちろん大切ですが、それ以前に人として、コミュニケーションを取ることはもっと大事だと私は思います。

画面上の文字だけでやり取りし、対話が減ることによって、心の健康を損ない体調を崩してしまう人だっていますよね。

定期的なコミュニケーション

ビジネスチャットは有効に活用すると同時に、お互いの顔を見たり声を聞いて話す時間を、定期的に設けるようにしましょう。

テレワークによって出社する人が減る今、社員さんが同じ場所に集まりにくいかもしれませんが、ビデオ通話でも会議や交流はできますよね。

もちろん「コミュニケーション」なので、上司が一方的に話すといったものではなく、みんなが喋る時間にしましょう。

注意点3.導入しても一人一人の理解力は上がらない

ビジネスチャットツールを初めて導入する場合、

これで社内のやり取りが全部解決できる!

このように思ったり、期待するかもしれませんね。

しかし、お仕事のやり取りが円滑にはなっても、社員さん一人一人の伝達力や理解力が上がるわけではありません。

そのため、ビジネスチャットを導入しても、

  • なかなか伝わらなくてもどかしい…
  • どういう事を言っているのか理解してあげられない…

こういったシーンはあるはずです。

チャットであっても相手の気持ちを考えたやり取りをする

電話やメール、対面での会話など、どのような場合でも何かを伝えたい時は、相手が理解できるよう分かりやすく話すはず。

たとえば…

今度のランチは、この前の美味しかったお店にしましょう!

今度のランチは、先週行った○○方面のタイ料理屋さんにしましょう!

親しい仲だとしても、後者の方が親切ですよね。

お仕事の話なら、忙しい仲で簡潔に文章を作るので、ついつい内容を省略してしまいがちですが、常に相手を考えた分かりやすい伝え方を意識しましょう。

チャットでの伝達が難しい内容だけ、対面や電話、ビデオ通話などを利用して話せばいいだけです。

注意点4.役職が高い人ほど大変

ビジネスチャットツールの多くはグループ機能があるため、自分の業務に関係あるグループに参加しておけば、チャット画面が整理されます。

しかし、役職が高い人ほど、様々な部署やプロジェクトの上に立つため、参加するチャットグループも増えてしまい、逆に管理が大変な場合も考えられるんです。

必要最低限の確認で済む工夫

各部署やプロジェクトごとに、複数のグループを作成する場合もあると思います。

役職者は本当に参加する必要のあるグループだけに参加するよう、考えてから参加したり、できるだけ役職者に関係するやり取りは一つのグループで済むように、グループ作成時も気を付けましょう。

また、役職者に必ず確認してほしい内容は、宛名を付けることができるTo機能を利用することで、全チャットを注意深く確認する労力も減らすことができます。

ルール決めが大事?ビジネスチャット運用の社内運用

ビジネスチャットツールを上手く運用していくためには、ただ導入して自由に使ってもらうのではなく、最初にしっかりとルールを決めることが大切です。

ルールがないままでは、

  • ビジネスチャットツールのメリットを引き出せない
  • 便利なツールのはずが、逆にストレスとなる

このように悪い方向へ進んで導入失敗…時間もお金も無駄になってしまいます。

規模や業種、各部署、プロジェクトによって、独自に必要なルールを設けるのがオススメですが、ルール決めの参考として、下記のルールも確認して頂けると嬉しいです。

グループの整理

むやみにグループを作ると、参加するグループチャットが一人一人増えてしまうため、本当に新しく作成する必要があるか、よく考えてから作成しましょう。

また、使わなくなったグループは「今後このグループは使用不可」など、アナウンスするのがオススメ。

グループを削除すると、ログやファイルを辿れなくなってしまうため、削除したいと思っても軽い気持ちで行わず、まずはアナウンスするのがいいですね。

グループの権限

グループを作成する時は、誰に管理権限を持たせるか設定できるシステムが多いです。

そのため、規模が大きい場合や、部署全体に関わる場合など、大事なグループはとくに権限者をしっかり考えて作成しましょう。

権限者はあとから変更できるものもあるため、必要に応じて変えてもいいと思いますが、あまりコロコロ変えるとメンバーが混乱してしまうため、グループを作成する最初の段階である程度きちんと決めておくのがオススメです。

ファイルデータの整理

ビジネスチャットツールの多くは、画像や動画、エクセルなどのファイルデータを、各グループへアップロードすることができますが、登録プランによってはファイルデータの容量に制限があります。

社員みんながチャットを利用する場合や、ファイルデータのやり取りが多い業種ならとくに、定期的なデータの整理をしましょう。

不要なデータは定期的に削除するのはもちろん、初めの導入時にあなたの会社ではどのくらいの容量が必要か、余裕を持ってプランを選ぶことも大切です。

他ツールとの併用ルール

ビジネスチャットツールを、今利用しているツール・システムと併用したい場合もありますよね。

しかし、併用のルールを導入時にきちんと決めておかなければ、社員みんなが混乱してしまい、ツール同士がメリットを打ち消し合ってしまう恐れがあるんです。

業務進捗に関する事…プロジェクト・タスク管理ツール
その他…ビジネスチャットツール

あくまでも一例ですが、上記のような使い分けもできます。

また、チャット・ファイルデータの管理・タスク機能など、多くの機能が備わっているビジネスチャットツールは多いので、お仕事で使用するツールやシステムを最小限にできるよう、導入時はよく考えてツールを選びましょう。

最低限のマナーは守る

あなたの会社にビジネスチャットツールを導入する時、ここまで見て頂いたようなルールや、会社独自のルールを決めるのはもちろんですが、人として最低限のマナーを守ることも大事。

  • 自分宛や返信する必要のあるチャットに気付いたら、すぐに反応する
  • 業務時間外や深夜などの連絡は極力控える
  • 相手が退勤後や休みの日、相手宛てにチャットしなければいけない時は一言添える

ただし「当たり前のマナーだよね」と思うかもしれませんが、人によってはなかなか守ってくれない場合もあります。

ルールにする必要もないと思うマナーであっても、あえてルールとしてみんなに掲げておくと、守るべきものが明確になりトラブルを防止できるためオススメです。

社外の人とビジネスチャットでやり取り

取引先など社外の人とも、クラウド型のビジネスチャットツールならチャットでやり取りできる場合が多いです。

社外の人との連絡はメールや電話になりがちですが、チャットでやり取りすることによって定型的な挨拶も最低限で済み、よそよそしさが無くなります。

また、やり取りの記録が残り、すぐにログを辿れるのも便利ですよね。

ただし、社外の人とビジネスチャットツールで連絡を取り合う時は、注意すべきこともたくさんあるため、一つ一つ確認していきましょう。

社外の人とチャットする時の注意点

話していい内容・いけない内容を線引きしておく

たとえば、社内グループへ送るはずの内容を社外グループへ送り、情報漏洩してしまう可能性もあります。

メールと違って、送ったチャットを後から削除することができますが、送ったことに気付かないままでいたり、相手がすでに見ていたりすれば大変ですよね。

社外とのグループを作る時に、話してもいい内容・話してはいけない内容を、きちんと線引きして決めておき、常に念頭に置いて送る内容を考えるようにしましょう。

丁寧すぎない

ビジネスチャットツールに使い慣れていない場合、宛名を書いたり、書き出しや結びの挨拶を入れたりと、ついついメールのように文章を作成してしまいがち。

メールと違って気軽に話せるのがチャットの魅力なので、よそよそしくならないよう、いつもより少しフランクな文章にするのがオススメです。

対面での会話をイメージすれば、お互いテンポよく話しを進めることができます。

気付いたらすぐに返答

これは社内でのチャットにも言える事ですが、相手からのチャットに気付いたら、できる限りすぐに返答しましょう。

相手のお仕事の進みを止めてしまうと、あなたのお仕事が止まることに繋がります。

早めに返事を返せば、お互いがスムーズに業務を進めることができますよね。

もし、相手からのチャット内容に対してすぐの返答が難しい場合も、

「今すぐの返答が難しいので、~~~」
「明日の11時までには、~~~」

このように、何かしらの返事をしてあげます。

何も応答がないと、相手もどう動いていいか分からず困ってしまうので、すぐに回答できないならそのまま、状況を知らせるのがオススメです。

「会話」をする

メールの場合、文章を作成して提出するような感覚になるため「これでお願いします」といった、一方的なメッセージになってしまうかもしれません。

チャットは、会話のようにテンポ良くやり取りできるので、お互いに話し合いを重ねて、物事を決めたり進めていくようにしましょう。

文章を作って提出するのではなく、あなたと相手とで会話のキャッチボールをして「一緒に」お仕事を進めましょう。

「チャットなら伝わる」と思わない

社外の人と対面で打合せをする時、相手に伝わるように話し始めて、分かりづらそうなら少し話し方を変えてみたり…このように伝え方を調整しますよね。

お互いの事業をスムーズに進めるためにも、意思疎通を図って認識を揃えるのは大前提。

ビジネスチャットでも同じように、チャットで説明すれば理解できるだろうと思わず、お互いが分かりやすい伝え方を少しずつ探っていき、その都度調整して意思を汲み取り合うことが大切です。

ビジネスチャットのセキュリティ対策

ビジネスチャットツールの導入で、セキュリティ面は心配な要素の一つだと思います。

チャットの内容が漏洩するのは、社内での会話がダダ洩れになるのと同じなので、とても怖いことですよね…。

とくにビジネスチャットツールで人気のクラウド型は、提供会社のサーバーでデータを管理するため、セキュリティのしっかりしているツールを選んでほしいです。

どのようなセキュリティ対策があるのか、代表的なものを確認しておきましょう。

暗号化SSL/TLSといった通信の暗号化は、様々なツールやシステム、WEBサイトなど、インターネット通信では当たり前。通信を暗号化して、第三者から通信内容を見えなくすることによって、情報漏洩や改ざんを防ぎます。
アクセス・端末制限あなたの会社のビジネスチャットが利用できる、ネット回線や端末を制限。第三者が簡単にアクセスできないようにします。
強固なログイン方法ログイン方法を複雑にして、不正ログインを防ぎます。ログイン情報の入力が二段階に分かれている「二段階認証」や、2つの端末を使ってログインする「二要素認証」などが一般的です。
操作・アクセス履歴ツールの操作やアクセスに関して、いつ誰が行ったのか履歴が残ります。不審なアクセスに気が付いたり、行動を辿りやすいです。
データセンターデータセンターは、ビジネスチャットツールのデータを保管するところで、提供会社によって利用するデータセンターが違います。信用度の高いデータセンターを使っているかどうかも、セキュリティ面では大切です。

ビジネスチャットツール一覧まとめ

ビジネスチャットツールといっても、様々な会社が提供しています。

下記に一覧でまとめたので、あなたの会社に導入するビジネスチャットツールを選ぶ時、少しでも参考なれば嬉しいです。※アルファベット順です。

ビジネスチャットツール提供会社
ChatLuck株式会社ネオジャパン
ChatworkChatwork株式会社
direct株式会社L is B (エルイズビー)
DiscordDiscord Inc.
InCircleAI CROSS株式会社
LINC Biz株式会社AIoTクラウド
LINE WORKSワークスモバイルジャパン株式会社
Microsoft TeamsMicrosoft Corporation
QuipQuip
SkypeMicrosoft Corporation
SlackSlack Japan 株式会社
SMART Message BOTネオス株式会社
TAGS鈴与シンワート株式会社
TalknoteTalknote株式会社
Tocaro伊藤忠テクノソリューションズ株式会社
TopicRoomNTTテクノクロス株式会社
Typetalk株式会社ヌーラボ
Webex Teamsシスコシステムズ合同会社
WowTalkワウテック株式会社
ZONE株式会社ハロネット

最後に。

ここまで、ビジネスチャットツールについて私と一緒に見て頂きありがとうございます。

ビジネスチャットはとても便利ですが、ツールに頼りすぎても逆にコミュニケーションが上手くいきません。

相手を思いやる当たり前の気配りを、社員さん一人一人が忘れなければ、ビジネスチャットツールの強みを最大限に活用でき、みんなが働きやすくなるはずです。

ビジネスチャットツールの便利さに呑まれず、使う側の社員みんなが上手く利用して、会社にあった使い方で運用していきましょう。
著者:fukuyama(@pl_enpreth)

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