いつも見て頂きありがとうございます！「エンプレス」の編集部：sugiyamaです。準備に時間をかけても、どんなに回数をこなしても、プレゼンに絶対的な自信を持っている方は少ないかもしれません。
とある小さな会議室、または大勢が入れるセミナー会場など、プレゼンシーンはさまざまです。
相手が少なかろうが多かろうが、プレゼンや提案を行う目的は、自身が目的としていることを達成するため。
しかし、そう簡単なことではありませんよね。
話している最中、頭が"真っ白"になり話が飛んでしまったり、伝えたいことがたくさんあるのに伝えきれなかったり、なかなかうまくいかないことも。
それでいて、毎回大盛況のプレゼンをしたり、相手の心・体を動かすほどの影響が出せるプレゼンをする方もいます。
同じプレゼンなのになにが違うのか？プレゼンがうまい人の特徴をまとめてみました。
このページを見れば…
・改善したいポイントが明確になる
・次のプレゼンにさっそく役立てられる
・何をしたらいいのか分かる
＼お役立ち資料／
なぜプレゼンは難しいのか？
プレゼンとは、正式名称をプレゼンテーション（presentation）と呼び、ビジネス関わらず情報伝達を行いながら相手の心・体を動かして、自身の目的達成を促す活動を指します。
その意味から考えれば、プレゼン側が一方的な思惑で、成し遂げたい事を推し進めるために行われる行為だと考えてしまうかもしれません。
しかし"プレゼンテーション"という言葉を分割すれば「プレゼント」「テーション」に分けられ、プレゼン相手に何かしらのプレゼントを提供する場だと解釈もできます。
プレゼンの「うまい」「へた」に何か明確な違いを付けるとしたら、相手に対するプレゼントが足らないこと。
プレゼントとは、
・メリット
・将来に対する期待
・信頼感
・安心感
などなどありますが、何か一つでも相手の心・体を動かすキッカケとなる、プレゼントを提供できている方ほど、優位にその場を進めているので、プレゼンがうまい人ほど持っている特徴を10個まとめてみました。
プレゼンがうまい人の特徴
プレゼンがうまい人は、相手と自分を理解し、誰に何をどう届ければいいのかが、明確にイメージ出来ています。
そうなっているのも、時間がなかったり、限られた機会しかないことを理解しているため、得られたチャンスの中でどうすれば成果を出せるか、考え抜いた行動の結果。
1. プレゼン相手への理解が深い
まず初めに、プレゼンでもっとも大事だと言えるのが、相手への理解度の深さ。
社会人であれば、社内向け・社外向けがあり、どちらにも言えることですが、求められていない情報を渡されても、相手は何も嬉しくないですよね。
例）お客様は決め手になる情報を知りたい
Ａさん：自社サービスの素晴らしいポイントを網羅的に伝達
Ｂさん：実績や事例など信頼を感じてもらえる情報を伝達
この場合、プレゼンとしてはＢさんがお客様の求める内容を実施できたので、Ｂさんに軍配があがる可能性は高い。
つまり、相手を理解しないプレゼンは、可能性を低くしてしまうと言えます。
顧客理解には時間がかかる
「プレゼンは相手への理解度が大事だ」…なんて言葉は、口をすっぱく色んな方に言われたかもしれませんが、やはりここに尽きると思います。
たとえば上司と部下で、プレゼン勝率の高さが違ってくるのは、こんな違いがあるから。
前提）特定業界向けに特定課題を解決するサービスの提供
上司：経験によって顧客が何を求めているのかたどり着きやすい
部下：経験が少なく顧客が何を求めているのかたどり着きづらい
上司の方が、圧倒的にさまざまな経験をしてきているため、「この場合はこれだな」など、過去の経験と紐づけて当たりを付けやすい状態があります。
すでに土台があるため、答えにたどり着きやすいのですが、経験がない場合は時間をかけて探っていくしかない。
しかし、普段から資料作りをしたり雑務・他業務やらで忙しい社会人には、そもそも顧客理解に使える時間がとても少ないと言えます。
顧客理解を深める方法
相手が何を求めて、どうなりたいのか分かると、プレゼンする内容に取り入れることで、チャンスが広がり高まりますが、実際にどう考えていけばいいかは難しい問題ですよね。
勝手に想像だけで考えても、予想が外れてしまえば、そのプレゼンが台無しになってしまう。
- 上司など顧客理解を深めている方へ素直に聞く
- プレゼン前に徹底したヒアリングをする
- 断片的な情報だけなら仮想の顧客像を具体化してみる
- カスタマージャーニーマップを作る
など、さまざま方法はありますが、その中でも年代・性別・年収などの断片的な情報で捉えるより、相手の心理・感情・活動タイミングなど一連の流れを通して理解する、カスタマージャーニーマップを作るのがオススメです。
カスタマージャーニーマップは、特定のフレームワークの中に、状況情報を入れて作れるため、たとえ時間が少なかったとしても、顧客理解を深めやすくなる。
プレゼンがうまい人は、相手を知り理解を深めているからこそ、相手に響く内容でプレゼンができています。
2. タイミングを理解している
相手に提案したい時、1回きりなのか、それとも数回繰り返されるのか、プレゼン状況のコントロールがうまい人ほど、勝率が高いと言えます。
例①）複数社の比較を前提とした少数の対面形式プレゼン
1回目：お互いすり合わせや情報収集
2回目：1回目で判明した状況・情報を元にプレゼン
3回目：勝ち残った場合の最終プレゼン
4回目：ほぼ決定で提案内容のすり合わせ
例②）講義申込を目的としたセミナー形式プレゼン
1回目：最初から顧客の心を掴むプレゼン
2回目：1回目のプレゼンによって得た申込者に講義開始
例①の場合だと最初から自社アピールばかりをすれば嫌がられてしまいますし、例②は最初からフルスロットルで相手の心を掴みにかからないといけない。
同じプレゼンでも、状況によってプレゼンのギアを上げるタイミングが変わるので、その違いを明確に分かっている方は、タイミングごとに適したプレゼン内容を事前に準備できます。
その結果、適したプレゼンによって勝率が高まっていく。
3. 自分ができる範囲を理解している
プレゼンする場合、自分の目的達成に対する想いが邪魔をして相手よりも「私が！」「私は！」状態になりやすく、少しでも状況を有利に進めようと、自分や会社を大きく見せようとしてしまう場合があるかもしれません。
しかし、実績を誇張したり出来ないことを「出来る」と言ってしまったり、まだ実務へ進んでいない状況だからいいものの、実際に事が進んだ場合は、自分も相手にも迷惑がかかってしまう。
例）誇張してしまった場合
・現場に無理させて納期遅れが発生する
・期待したものがそもそも出来上がらない
・怒号が飛び交うカオスな状態になる
など、言った言わない問題が発生したり、結局はプレゼン内容と実態がかけ離れてしまい、相手からの信頼を著しく落としてしまうこともあり得ます。
自分・自社ができる範囲を理解しており、難しそうでも少し頑張ればいけそうならいいですが、今の体制やスキルでは難しいと判断した場合、無理にアピールしない方がいいかもしれません。
プレゼンがうまい人は、ご自身や社内の状況を理解して、線引きがしっかりできている。
危険な領域に足を踏み入れないため、正直さによって選ばれる確率も高めています。
出来なくても出来るようにしてしまう
たとえば無理にとってきた案件で、炎上してしまった経験ありませんか？
お客様を獲得してくださる、市場の前線で日夜戦い続けてくれている方々に頭は上がりませんが、そうだとしても誇張・嘘など、悪い形で案件獲得してしまった場合は対応できないレベルとなり、何かしらのトラブルが起きてしまうものです。
しかし、社内との関係性が良くて難しそうでも引き受けてもらえる環境が作れている、または一緒に乗り越えてきた体験があると、高いレベルで仕事ができるようになる。
難しいと思っていた案件が、無事にやり遂げられるため、次回のプレゼンも決まり、よい循環が生まれていきます。
プレゼンがうまい人は、プレゼンだけではなく、プレゼン後の工程もスムーズに進めるよう関係性を作っているため、プレゼンにも自信がでて、相手の信頼獲得に繋がっています。
4. 期待値のコントロールがうまい
人前でしゃべろうと思えば、人の目もあって、ついつい良いことばかり言ってしまうものです。
プレゼンでは尚更、自身を良く見てもらいたい気持ちが出てくるため、アピールしたい情報ばかりを伝えてしまう。
しかし、相手の立場から考えれば、良いことだらけの情報には"裏"があると感じ、何かが隠されている可能性によって、だんだんと不安の方が強くなってしまうかもしれません。
相手の感じる期待値を下げてしまうのか、または上げ続けられるのか、ここにプレゼンのうまさが出てきます。
期待値が下がらない状態を作る
良い悪い、光と闇、表裏があるからこそ、納得感も感じやすいのですが、片方だけ見せられると人間は誰もが足らない方に意識が向けられ、勘繰りたくなるものです。
プレゼン者からすれば、良いことばかり伝えているのだから、当然温度感は上がっているだろうと思いますが、実際には逆のことが起きており、温度感は下がり続けている。
伝えたい気持ちを抑え、プレゼン相手の期待値を下げないにはどうしたらいいのか考える必要があります。
相手目線で情報を構成する
プレゼンの目的は、自分側の目的達成が大きく影響するため、自分目線でモノゴトを伝えようとしてしまいます。
その思考で考えれば、期待値を上げて有利に進めようと、良いことばかりを言ってしまうため、必ず表と裏の情報を出してあげる。
相手が求める情報を理解して、盛り込んでおくのがオススメです。
5. メッセージが明確である
私達には1日たったの480分ほどしかなく、そのうちの何分間しかプレゼン時間は与えてもらえません。（1日8時間であれば480分）
それは、プレゼンする側もそうですが、プレゼンされる側も日々忙しくしており時間をムダにしたくないと思っているから。
両者にとって、プレゼンとは限られた時間の中で行う共通認識がありますよね。
仮にダラダラと説明が長いプレゼンを行えば、相手としてはムダな時間にもなって"時間を奪う死神"とでも思われてしまっている可能性も。
時間を奪う死神にならないために
時間がない中で「伝えたい」情報を「伝わった」状態にするには、それなりの工夫が必要です。
たとえば資料を用意した時に、1スライドの中で1000文字も入っていたらどうでしょうか？時間がない中、そんな大量の情報は読み込めませんし、理解するのも時間が掛かってくる。
そのため、相手に伝えるメッセージは、限りになく絞り込んでいく必要があります。
例）サービスを説明したい
× このサービスは素晴らしく、こんなこともでき、こういう状況にも…
〇 このサービスは〇〇〇です
伝えたい情報を厳選し、1フレーズで伝えられるくらいに絞り込まれると、プレゼン者が何を伝えたいのか、そしてプレゼンを受ける側は何を受け取ればいいのか分かりやすく、理解も瞬時に済みます。
情報を端的に伝えるコツ
メッセージを明確にして伝達速度も速めるには、情報の良い絞り込み方を覚えておくのがオススメです。
下記はプレゼンで使う資料作成のコツ。
- 1スライド1メッセージ
- 説明が多ければ画像にする
- 数字を見せたい場合は大きく
- 推移を見せたいなら右肩グラフ
など、方法は色々存在しています。
6. 意識の誘導が上手い
プレゼンでは、する側と聞く側が情報を通じて相互コミュニケーションを行い、合意形成をしていくと思います。
しかし、プレゼン中はずっと集中して耳を傾け、一語一句聞き漏らさず見逃さず…なんて状況は、まずありません。
プレゼン相手は、資料の出来栄えが気になったり、分からない言葉が出てきたら興味を失ったり、途中で飽きてしまって他社との比較で粗探しをしたり、何かのキッカケで意識を繋ぎ止められなくなります。
誰だって、一方的にしゃべり続けられたり、分からないことを言ってきた相手には興味を失ってしまいますよね。
感情の起伏を作っていく
プレゼンの一番の敵と言えるのが、相手からの興味を失うことかもしれません。
どんなに良くてメリットのある情報だとしても、伝え方次第で相手にとっては無価値だと思われてしまう。
時間をムダにできない中で、無価値だと思われてしまったら、意識をこちらに向けてもらえなくなります。
そのため、感情を上下させるような構成を取り入れてみる。
例）感情の起伏を作る流れ ※矢印は感情の起伏を表現
① （→）現状や課題を説明
② （↑）解決できる策はあるよ
③ （↓）だけど現状のままだとこうなるよ
④ （↑）このサービス使えば良くなるよ
しゃべり方の抑揚で緩急をつけてもいいですが、一連の流れ（ストーリー）を通して、感情を少しでも上下に動かせると、意識を向けてもらいやすくなる。
小さくてもこの差が、プレゼンのうまい人が気にしているポイントでもあります。
7. 人間味を見せている
提案内容を文章だけで見せられるよりも、話し相手の表情や声から感じる情報によって、信頼を感じたことはありませんか？
その逆で、決まりきった回答が用意されている、ロープレ感を醸し出している機械と話しているようなプレゼンは、イヤだったりしますよね。
人間自らがプレゼンするメリットとしては、人間味が出せるところ。
単なる情報だけ見せられたら、他社との合理的な比較のみで決められてしまうのですが、そこに人が介在すると人間性も含めて非合理的な好き・嫌いなど感情込みで、選んでもらえる確率が高まります。
プレゼンは、お互いを認識できない無機質な状態よりも、人を感じられる形がオススメです。
ダメな人間味の見せ方
人間味を出すなら、自分の素を出せばいいのではないか？と考えるかもしれませんが、気を付けないといけない方向性があります。
- 上から目線ではないこと
- 知識のひけらかしはしないこと
- 難しい言葉は使わないこと
- 一方的にしゃべり続けないこと
など、不快に感じる要素は、できるだけ排除することを意識するのがいいかもしれません。
8. 時間把握が的確
プレゼンは常に、時間との勝負と言えます。
- 情報を伝えられる時間
- 質問を受ける時間
- 回答する時間
- 今後を話すための時間
- クロージングする時間
他にも、細々あげれば切りはありませんが、どの時間も最終的には、チャンスとして得られた合計時間の中でやりくりしていく必要がある。
たとえば、やっともらえた30分の中で、25分間も説明に費やしてしまえば、最後は5分という僅かな時間しかないため、質疑応答が不十分になることは想像できます。
また、途中途中で相手から質問が入り応えていくと、時間もあっという間になくなってしまう。
話ながら時間を把握し、どんな状況にも対応できるよう対策をしている人ほど、プレゼンの成功率が高くなっていく。
9. 常にプレゼン相手が見えている
プレゼン中に話の内容がポーンと飛んで、頭が真っ白になってしまった経験はありませんか？
人前に立っても緊張しない、しゃべることに何も怖さを感じない、このような心臓に毛が生えた度胸のある人はそこまで多くないと思っています。
だからこそ誰だって不安になれば、プレゼンしたあとは反省祭りにもなる。
自分のことでいっぱいいっぱいになっていたり、必要以上に力んで挑んでしまうと、視野が狭くなって相手を見ず話すことだけに集中してしまいがちです。
しかし、プレゼンがうまい人ほど、心にも時間にも余裕をもって、十分周りが見える状態でプレゼンができています。
準備の差がプレゼン時に出てくる
たとえば資料作成が間に合わず、中途半端になってしまうと、提出した時に恥ずかしいと思ってしまう。
他にも、全ての時間が押してしまって、プレゼンに必要な情報収集が十分に出来ていない場合も、自信を持って質問に回答できないこともある。
相手が見れずに、自分のことで精いっぱいになっていると、本来のプレゼンではなく単なる説明で終わってしまいます。
プレゼンは事前準備が全てといっても過言ではないため、プレゼンがうまい人ほど重要なことに時間をかけられるようスケジュールを組んで動いている。
やらないことはやらない、他に任せた方がいいことは任せる、自分がやるべきことに集中できる環境作りが、常にできています。
資料作成などは、まず大枠を作って、整えることは資料調整サービスに任せる場合も。
余裕があるからこそ臨機応変に変えられる
事前の準備をしっかり行える状態が作れると、プレゼンは余裕をもって臨めます。
しかし、想定通りに話を進められればいいですが、差し込まれた質問によって流れを崩したり、相手の反応が悪いのにそのまま続けてしまう場合もある。
そのような時は、場に応じてプレゼン内容を変えていきたいですが、視野が狭まり自分のことだけに集中していると、そもそも気づけませんし調整もできません。
だからこそ、準備に手間取るタスクを分散させて、プレゼン相手に十分な提案ができる状態を、普段から作っておくのがオススメです。
10. 心理的安全性を確保している
提案と言えば、自社の強みやメリットばかりを軸に、話を組み立ててしまいませんか？
アピールしたい情報はあればもちろん打ち出したいですが、たとえばプレゼン相手が複数社の比較をされている中で今回機会をくれた場合は、同じようなサービスで検討されていますよね。
その場合、お客様にとっては聞かされる話はどれも似たような内容ばかりにも。
例）SEOサービスを検討している
Ａ社：専門ライターがいて、徹底ヒアリングします。
Ｂ社：業界特化ライターがいて、専門性を担保します。
Ｃ社：ベテランライターが、最高のクリエイティブを提供します。
同種のサービスであれば、言い方は違えど、言っていることの軸は同じだったりします。
この中で選ぼうと思えば、そもそもが似たり寄ったりしているため比較できる幅が狭く、合理的に「これがある」「価格は妥当」「それじゃここにしよう」となり、プレゼンしたものの選ばれる確率を落としてしまう場合も。
「強み」ではなく「安心」を伝える
自社だけの真似できない特別な強みがあればいいですが、そうでなければ相手からすれば、他社と似たような情報にもなってしまいます。
強みを伝えることは重要だとしても、違いがなければ比較時に除外されてしまうケースも。
そのため強みが魅力にならず、変化に拒否反応を示す相手には、不安や心理的反発を解消できる内容が有効です。
例）資料作成サービス
デザインのみ調整したい → 1枚から調整を承れます
原稿のみしかない → 原稿から資料化できます
ぜひご検討ください → まずは試してみませんか？
相手に「手間」や「変化」の発生がない、または変化が小さいことを伝えてあげるだけで、心理的安全性が確保され、検討候補にしてくれる可能性が高まります。
