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資料作成でおすすめの外注先6選と失敗しないコツ

  • | 公開 2022年07月19日
資料ノウハウ
資料作成でおすすめの外注先6選と失敗しないコツ

いつも見て頂きありがとうございます!「エンプレス」の編集部:sugiyamaです。お金をかけてまで、資料を誰か別の人に作ってもらうのは必要なのか。メリット・デメリットから選び方、そして厳選した資料作成代行のサービスをまとめています。

営業・提案・プレゼン資料は、お客様から信頼を勝ち取る時に使われるため、デザインや企画構成次第で受注角度は変わってきたりしますよね。

他にも、マーケティング用や社内マニュアルなど、仕事で資料は必要不可欠な存在ですが、忙しい毎日の中でじっくり作るための時間は、あまり多くありません。

「資料を作らないといけない…」
「けど、他の仕事もある…」
「時間がとれず中途半端になって目的達成もできない…」

悪循環になっているなら、そもそも無理して時間を作るのではなく、資料デザインが得意な外注先にお願いして、お任せすることも考えてみましょう。

このページを見ると…
・おすすめの資料作成サービスが分かる
・苦手だった資料作成をしなくて済むようになる
・使える時間が増えてやりたいことが出来るようになる

\お役立ち資料/

資料一覧を見る

パワーポイントの資料調整・作成代行サービス「エンプレス」は、デザイン・構成の無料相談から代行作成まで、資料のあらゆるお悩みをご支援しております。どんな小さなことからでも大丈夫!電話番号:03-6455-3124(平日10-17)または無料相談フォームからお気軽にご相談頂けますと幸いです。

おすすめ資料作成代行サービス6選

資料作成であれば、対面で情報を伝えないと作れないものではないため、オンラインMTGツールなどを使えば、全国どこの代行会社でも頼めば対応してもらえます。

しかし単純に「資料が作れる」のと「求めた資料が作れる」のは大きく違う。

あなたが目的とした資料が作れるのか、さらにコスト感は合うのか。

選ぶうえで見ておくべきポイントはいくつもあるのですが、資料作成に特化していたり、戦略・企画・構成などに強みを持つ外注先を厳選してまとめています。

1. 資料の作成代行サービス「エンプレス」

株式会社ファングリー出典:https://enpreth.jp/slide-consignment/
サービス名エンプレス
会社名株式会社ファングリー
住所〒150-0036 東京都渋谷区南平台町15-13 帝都渋谷ビル5F
強みコンテンツに関わるクリエイティブ制作
資料作成BtoC・BtoB向けの資料作成が可能(ホワイトペーパー・ebookなど)
参考価格調整:1ページ(8千円~)、作成:10ページ(20万円~)※オーダーメイドの場合

文章とデザインを用いて、人の心を動かすクリエイティブが得意な制作サービス。

サービス運営会社は、数十件のブランディング支援なども行い、企業の見せ方を熟知したそのノウハウから、今まで「眠っていた」または「気づいていなかった」魅力までも引き出しながら、安価で資料作成をサポートしてくれます。

エンプレスの特徴

① 背景やストーリーを伝えるプロフェッショナル
② 企業に眠る「らしさ」を可視化
③ 30,000件以上のコンテンツ制作実績

資料・web・紙・動画など幅広い制作経験を積んでおり、圧倒的なコンテンツ制作のノウハウを活かして、作って終わりではないその先の「活用」を見据えた戦略も立ててくれます。

社内でクリエイター組織を抱え、クリエイティブ品質は一貫してコントロールされているので、妥協せずプロとしてのこだわりを持って資料を作ってくれます。

エンプレスに依頼するならこんな視点がオススメ

資料を作りたいだけなら、格安の制作代行さんへお願いすればいいですが、エンプレスは資料単体だけではなく、新規顧客の開拓施策やマーケティングなど、その他の施策も紐づけて最適な提案をもらえます。

そのため、今よりも資料を活用できる場を広げたいと思っているなら、資料作成と一緒に活用方法も相談してもらうのがオススメ。

一度作った資料は他の媒体とも組み合わせて、さらに有効活用ができるため、せっかく作るなら一石二鳥三鳥になる資料を求めていきましょう。

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資料調整・作成代行サービス

2. バーチャルプランナー

バーチャルプランナー出典:https://www.virtual-planner.com/
会社名株式会社ストリームライン
運営サイトバーチャルプランナー
住所〒153-0064 東京都目黒区下目黒2-17-18 TERRA PORT MEGURO 3F
強みホワイトペーパー・決算資料・会社紹介・イベントレポート・営業資料など幅広く対応可能
資料作成代行制作が可能
参考価格1ページ:10,000円~(企画構成やグラフなどはオプションで別)※プランで価格が変わる

1度の制作依頼の最低価格は20万円となりますが、魅力は「見た目の品質」はもちろん「納品までのスピード」の速さ。

対応可能な資料作成の幅も広くて、ほぼお願いしたい資料が作れてしまいます。

バーチャルプランナーの特徴

① 考えを整理する段階からサポートしてくれる
② 急な依頼でも受付が可能
③ 簡単な説明だけでもイメージを具体化してくれる

デザイナーをしっかりと確保して、クリエイティブ品質を高めた資料が提供できる。

予算に収まる範囲で提案をしつつ、しっかりと期待値を超えていく。

パワーポイントを使って納品されるので汎用性も高く、その後も社内運用で改善ができ、デザイナーにお願いしなくてもすぐ調整可能なため、リソース問題も解決できます。

バーチャルプランナーに依頼するならこんな視点がオススメ

資料の見た目だけを整えるのではなく、成果を高めたい、またはお客様からの評価を上げたいと思われているなら、品質もコスト面も納得のいくバーチャルプランナーさんがオススメ。

何をどうしていいか分からないと、言葉で伝えることも難しいのですが、そういった細かい部分もくみ取って可視化してくれます。

非デザイナー・デザイン経験を持っていない方でも、ヒアリングから希望のデザインをどんどん引き出してくれるので、安心して依頼ができます。

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資料調整・作成代行サービス

3. 株式会社デボノ

株式会社デボノ出典:https://debono.co.jp/subscription/
会社名株式会社デボノ
住所〒105-0004 東京都港区新橋5-8-4 柴田ビル2F
強み作って終わりではなくサブスクリプション型のため継続した改善が可能
資料作成BtoBに特化した資料作成が可能
参考価格毎月20ページ:10万円(ページ数の上限により価格が変わっていく)

サブスクリプション(定額)で資料作成を提供しているため、安心して依頼ができます。

資料は作って、使って、反応を見ながら改善の必要があるため、定額の範囲内で繰り返し資料のアップデートが行え、さらに効果を高めていけます。

デボノの特徴

① 構成作りからサポート
② 定額の中で自社負担なく制作が可能
③ 企画段階から提案をもらえる

オウンドメディア(公式サイトなど)を運営していれば、見込み顧客の獲得のためにホワイトペーパーを用意していると思いますが、制作に時間がかかりすぎている場合も。

社内リソースが不足していたり、デザインスキル・ライティングスキルが無いとなかなか思ったような資料を作れませんが、デボノさんを活用頂くことで定額だからこそ気兼ねなく相談ができます。

制作だけでなく企画・構成の段階から入ってもらえるため、とくに自社の負担なく求めた資料が作れます。

デボノに依頼するならこんな視点がオススメ

作る時間がなかったり、制作業務をするよりマーケティングや他の業務の優先度が高い場合は、プロに頼んでしまった方が品質も高く結果も出やすくなります。

資料の制作代行として定額制を採用しているところは少ないので、予算が決まっていたり、決まった予算内で資料作成をしたいのであれば、デボノさんがオススメです。

デボノへ見積相談をする

資料調整・作成代行サービス

4. DDpartners

DDpartners出典:https://dd-partners.net/
会社名合同会社ソフィアメリオ
運営サイトDDpartners
住所〒102-0084 東京都千代田区二番町9-3THEBASE麹町
強み1ページごとの単価設定と低価格
資料作成代行制作が可能
参考価格1ページ:3,000円~(基本料金:10,000円)※プランにより単価が上がる

何も情報が無いところから、手書きのメモなどからも、一から作り込んでいけます。

既存資料のブラッシュアップはもちろん、整えるだけではなく、今よりもワンランク上の品質にしたい場合も対応が可能なので、資料のアップデートも行えます。

DDpartnersの特徴

① 1ページごとの単価で分かりやすい
② 1ページからの依頼も可能
③ 内容によっては最短翌日納品も可能

資料をまるまる作る、または編集してもらうのではなく、1ページ分だけや必要な部分だけの調整もしてくれます。

通常の制作代行であれば、ヒアリングから作業なども加味して、数日・数週間かかるのですが、ページ単位で依頼もできるため、今すぐ欲しい時にも活用が可能。

また、日本語から英語、その逆の翻訳にも対応しているので(別途有料)、言語違いの資料作成でも使えるサービスです。

DDpartnersに依頼するならこんな視点がオススメ

単価が安いため、オプションを別途付けないと対応できないこともありますが、サッと対応してほしい場合にはかなり助かります。

資料は持っているけど「この部分だけ、なんだか気に入らないんだよな…」「なんか違う…」こういった悩みがあれば、1ページからの依頼も可能なのと、低単価なのでそこまでリスク高くなく依頼ができます。

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資料調整・作成代行サービス

5. アドバー株式会社

アドバー株式会社出典:https://presentationdesign.jp/
会社名アドバー株式会社
住所〒150-0044 東京都渋谷区円山町20-1 新大宗道玄坂上ビル 5階
強み年間300件以上の制作実績
資料作成制作代行が可能
参考価格20ページ:30万円(平均1ページ単価15,000円)

多種多様な業種からパワーポイントの制作依頼を受けてきた関係で、どんな業種にも対応できるノウハウがあります。

1ページの単価も1.5万円(平均)とコストを抑えて作れるので、社内リソース不足に困ったら活用したい制作代行サービスです。

アドバーの特徴

① 用途別に資料作成が可能
② パワーポイントの動画化が可能
③ プロのデザイナーが対応

基本的に資料は、静止型のスライドをめくっていく形が多いものの、シーンによってはもう少し動きを付けて見せたい場合もあります。

アドバーさんでは、アニメーション設定からスライドの動画化なども対応しているため、いつもよりリッチな資料が作れます。

アドバーに依頼するならこんな視点がオススメ

担当者ごとでフォーマットが違ったり、デザインルールが破綻してブランドも感じない資料が社内で多くなっている場合、フォーマット・テンプレート化することで、一定レベルの品質を保った状態の資料が、誰でも作れるようになります。

普段から作る・使う資料だからこそ、プロに頼んで整えてもらうのがオススメです。

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資料調整・作成代行サービス

6. ハイボリューム有限会社

ハイボリューム有限会社出典:https://www.highvolume.co.jp/proposal/
会社名ハイボリューム有限会社
住所東京都渋谷区代々木1-21-16.403
強みあらゆるビジネス資料の制作が可能
資料作成代行制作が可能
参考価格10ページ:15万円〜(ライティングなどは別オプション)※プランによっても値段が変わる

既存資料が「ある」「ない」に関わらず、どんな状況でも制作・調整が可能です。

10ページなら、内容にもよりますが最短2営業日後に納品もできるハイスピードな制作。

ハイボリュームの特徴

① 他媒体に掲載している情報をパワーポイント化が可能
② 2005年からのノウハウが蓄積
③ 4500社以上の取引実績

資料を代行して作るだけでなく、今後あなたの社内で運用できるよう、資料作成ルールを作ったり内製化の支援サポートもあります。

また、会議室で使うような通常の資料とは違う、大規模展示会など人が集まる場所で使えるような、魅力的なプレゼン資料も作れるので、シーン選ばず利用ができるサービス。

ハイボリュームに依頼するならこんな視点がオススメ

今まで、数々の大企業の資料サポートも行っているハイボリュームさん、そのノウハウを借りることで大手が使っているような資料が作れます。

本当にこれでいいのかな?と今の資料に不安を感じているなら、大手も体験している資料の制作代行を活用頂くのもオススメです。

ハイボリュームへ見積相談をする

資料調整・作成代行サービス

その他

直接企業へ依頼する方法もあれば、プラットフォームへ案件を出し、引き受けてくれる方を待つ、または特定の人員をアシスタントとしてお借りして、その方に資料を作ってもらう方法もあります。

クリエイティブ・資料作成に特化しているわけではないですが、直接案件のやり取りをすることでコストが抑えられたり、あたらしく人員を採用せずとも対応が可能になる。

サービス特徴説明
ビズアシスタントオンラインアウトソーシング営業事務からデザインなど幅広いアシスタントに手伝ってもあれる
Help Youバックオフィスから専門性の高い職まで優秀なアシスタントに手伝ってもらえる
タスカル秘書・人事・経理・Web系のアシスタントに手伝ってもらえる
ランサーズプラットフォーム経験豊富なプロに直接依頼ができる
ココナラ様々なスキルをもった人材に直接依頼ができる

状況によっては、資料作成の代行会社へ直接依頼するのではなく、資料作成のスキルをもった方へ、ピンポイントに依頼した方がコストが抑えられる場合もあります。

資料だけではなく、その他業務も巻き取ってもらえるため、業務全般のサポート人材を求めている場合は、アウトソーシング・プラットフォーム系で依頼してもらう方がオススメです。

個人発注の注意点
個人へ発注するのが一番安上がりですが、納品されずに途中で頓挫してしまったり、品質を維持できないこともあり、法人へ依頼する時の安心感・信頼感が低い場合も。個人発注するなら、何かトラブルが発生した場合のリカバリー対策は考えておきましょう。

資料調整・作成代行サービス

資料作成の外注費はどのくらいか?

資料の作成代行を企業へ依頼した場合、10ページ前後で15~20万円ほどが料金相場。

1ページを1~2万円換算で考えた場合ですが、依頼目的によっても変わってくる。

既存資料があり簡易的な調整のみ5千円~
既存資料がありデザインを全て変える1万円~
デザインに加えて企画・構成・ライティングも含む2万円~

資料作成でかかる費用の内訳としては、ほぼ時間的な費用であるため、すぐに終わる内容なら安く、時間がかかるなら高くなる。

範囲によって費用が変わってくるのです。

そのため、依頼をしつつ安く済ませたい場合は、調整のみに止めるのがいいですが、簡易調整ではあまり見た目の変化もありません。

根本的に資料を見直すのであれば、最低でも10ページで15万円以上かかると思っておくのがいいと思います。

外注先のサービス内容・体制によって同じ費用でも質が大きく変わる

資料の作成代行といっても、その中身は同じではありません。

ノウハウやスキルはもちろん、作り方も同じようで実は違う。

たとえば同じ10ページ20万円だとしても、

A社:自社のデザイナーがオリジナルで一から作成
B社:テンプレートに当て込んで作成
C社:自社ではなく外部のデザイナーへ依頼して作成

細かいことを言えば、使用できる素材の多さや作成フローの違いによって、料金が同じだとしても納品されるクオリティには差が出てきます。

つまり、安ければいいと言えないのが資料作成の代行サービス。

安さには必ずウラがあるため、複数社へ見積もりをとった場合は、金額だけではなく制作体制や制作方法、どこのデザイナーが作るのか細かく確認するのがお勧めです。

資料作成の外注化が求められている3つの理由

ビジネスマンであれば、仕事のために普段から資料を作る機会は多いですよね。

  • お客様へ提案するため
  • 企画を通すため
  • 社内へ情報共有するため

他にも用途は色々ですが、資料化した情報を伝えて、相手の心・行動を促すことで、自分が望む未来を手に入れるために作られている。

しかし、成し遂げたいことがあるのに、私たちには毎日さまざまな仕事や課題が発生し、思った通りに進められず、資料作成に十分な時間がとれない状況が続いています。

そのため、なぜ資料作成の外注化が必要なのか、ポイントを3つに絞ってまとめました。

1. 資料デザインが苦手で時間が余計にかかっている

資料を作る方がそもそも、デザイナーレベルの技術を持っていないケースもあります。

そのような状態だと「何かが違う…」を繰り返し、調整に調整をかさねて、細部にこだわり、いつの間にか提出期限近くになっていた…こんな場合も。

デザインを苦手に思っていると、余計に時間がかかり、結果が出せなくなり、さらに苦手意識を持つ悪循環によって、会社や個人の成長が阻害されている場合があります。

2. 人手不足で他業務を兼務しながら作っている

「採用がうまくいっていない…」
「また同僚が辞めてしまった…」

社内の人材問題によって、一人が複数の仕事を掛け持ちしながら業務に当たっているケースもあります。

あれも、これも、それもやっていると、資料作成が中途半端になったり、時間が足りないからこそ急ぎで作るため、結果が出にくい状態が続きやすくなっています。

3. 資料デザインについて聞ける人が周りにいない

資料を作る場合、なんとなくで作れてしまうほど、優秀な資料作成ツールが多数あります。

また、操作も簡単なのでスイスイと見た目を作っていけるものの、資料の「デザイン」は奥が深く、独学だけだと迷うシーンも多い。

すぐ周りにデザインを聞ける方がいれば問題ありませんが、デザインスキルを持った方が周りにいないことも多く、見た目のモヤモヤを抱えながら、正解が分からない状態で資料を作るため、余計に時間がかかってしまいます。

資料作成を外注した場合はどうなるのか?

資料作成を外注したら、何がどう変わるのか、依頼経験がないとイメージしにくい部分もあるかと思うので、依頼すべきか検討もしやすくなるサンプルを掲載しました。

既存資料の調整

既存資料の調整サンプル1ピーアールジャパン様

既存資料の調整サンプル2合同会社ベステンダンク様

デザインに納得がいっておらず、何をどう改善すればいいかも分からないお客様に対して、既存資料のデザイン調整をご提案させて頂いたものです。資料デザインのルールに沿って整えるだけで、見た目の印象が大きく変わりました。

資料の新規作成

新規作成の資料サンプル1

私たち自身でも資料が必要なので、用途ごとに用意してきた資料と、お客様から「こんな風にしたい」というイメージだけを元に、作ってきた資料になります。写真やイラストを活用しながら、最初の印象から引き付けるデザインになっています。

資料作成を外注した場合の相場感

資料作成を外注化する場合、気になるのは費用感だと思いますが、作業範囲によって変わるため、相場として5~10ページだと10~30万円ほどで考えて頂けるといいかと思います。

格安:既存資料の調整のみ
安い:新規作成(体裁を整えるのみ)
通常:新規作成(図解・イラスト込み)
高め:新規作成(企画構成含む全ての制作)
高額:新規作成(全ての制作にマーケティング支援も含む)

など、作業範囲・求めたい成果でも差が出てくるため、何を目的にして外注するかが重要です。

参考:相場って…どのくらい?資料作成代行の料金

資料作成を外注先に任せるメリット・デメリット

資料作成は簡単なように見えて、実際にやってみると難しいですよね。

デザインのルールもありますし、センスも問われるので、デザイナーでなければ苦手意識を持ってしまうかもしれません。

苦手なことに時間をかけて、やりたいことができない状況はよろしくないですが、資料作成を外注した場合のメリット・デメリットを把握しておくと、本当に依頼すべきかが見えてきます。

メリット

成果を出すことに時間が使える

資料を作るのがあなた自身、または社内の別担当、どちらだとしても時間がかかります。

人材手配・スケジュール調整・デザイン作成・他部署との調整など、作るだけではなく、周りと連携して進めることもあるので、余計に時間を使ってしまう。

また、毎日思い通りにコトが進めばいいですが、突然トラブルが起きたり、やらなければいけない仕事が入ってくると、資料作りに十分な時間がとれない場合も多い。

資料作成を外注化すると、作成に対してあらゆる時間を削減でき、やるべきことに時間をかけられるため、求めていた成果を出せる環境が作れます。

資料デザインの正解に気づける

PowerPoint・Googleスライド・Canvaなど制作ツールを使えば、かなり簡単に資料を作ることはできます。

しかし、それが本当に分かりやすいか?魅力的に映っているか?デザインを学ばずに独学で進めた場合は、正解が分からず何かに失敗していたとしても、気づけないことがある。

資料作成を請け負ってくれる外注先のスキルはピンキリであるものの、どこも資料デザインに精通しているため、作ってもらうことで正解が分かります。

自分の中で判断軸ができ、今後の資料作成に役立つ経験にもなるため、一度外注してプロのデザインを感じてもらうのもおすすめです。

自信をもって提出できる

資料作成に感じる不安で一番大きいのは、デザインの良し悪しではないでしょうか。

作ってみたものの納得がいっていなければ、それが相手にも伝わってしまい、せっかくのチャンスを逃してしまう場合も。

プロのデザイナーに作ってもらうことで、見やすい・分かりやすい・伝わる資料となり、自信を持ってその後が進められ、最短で求めていた結果を手に入れられます。

デメリット

社内を説得するのに時間がかかる

「資料なんて、自分で作ればいいだろ。」資料デザインの外注化を相談すると、こんな返答が上司から返ってくるかもしれません。

資料自体は、PowerPointなどの制作ツールを使えば作成可能であり、上司自身もできていることから、わざわざお金を払う意味を見出せない場合が多いです。

しかし、資料が魅力的か?分かりやすいか?デザインを高めることが難しく、役職者と現場で感じている悩みの大きさ違いによって、外注申請に時間が掛かる場合もあります。

目的に合わない外注先を選ぶと失敗する

資料と一言でいっても、営業資料・サービス資料・会社紹介資料・セミナー資料・決算説明資料・ホワイトペーパー…など種類がさまざまです。

外注先はどこも「資料のデザイン」は得意ですが、たとえばセミナー経験がないのにセミナー資料を作ると、少し現実感からズレて、見た目は良くても結果が出せない場合も。

結果を求めず、既存資料の調整のみなら問題ありませんが、何か目標達成を前提とした資料作成であれば、そのジャンルに強い外注先を選ばないと失敗の可能性が高まります。

参考:ホワイトペーパーの種類と見極め方

格安で頼むとデザインが他社と似る

資料作成を外注する時に、判断軸の一つが料金だと思いますが、ここで注意したいのが「安さ」だけで決めてはいけないこと。

「安さ」には必ず、その料金で提供できる理由があり、たとえばテンプレートを使う・デザイン調整のみ・図解やイラスト作成は追加費用などがあります。

もしテンプレートであれば、オリジナルデザインを求めていた場合は、他社ともデザインが似てしまう場合も出てくるので、目的によりますが安さだけで決めないのが鉄則です。

外注で頼める資料の種類

資料といっても、たくさんの種類があるため「私が欲しい資料も作成してもらえるのか…」と不安にもなりますよね。

どのような資料を、代わりに作ってもらえるのか事前確認しておきましょう。

対応資料詳細
営業・プレゼン資料商談で使う資料なのでお客様に対して魅力的な見た目が求められます
企画・提案資料社内外で企画・提案するシーンで使う資料であり企画を盛り立てるためのデザインも求められる
ホワイトペーパーリード獲得やデジタルマーケティングで活用するためのノウハウ資料
調査レポート大量の情報を可視化して入れ込んでいく資料
マニュアル業務に関わる情報をマニュアルとして資料化
セミナー・ウェビナー資料セミナーやウェビナー(オンライン上のセミナー)で使う用の資料
展示会用資料エキスポなど展示会場にブースを設けてお客様へ説明するための資料
会社紹介資料会社紹介や実績を見せるための資料
サービス資料自社商材である製品・サービスに対する説明資料
IR資料決算情報をまとめた資料
採用説明資料採用の説明会や求職者との面談時に使う資料

さまざまありますが、資料作成代行サービスの多くは、もとになる情報さえあれば、どんな資料でも作成が可能です。

ただし、新たに調査したり資料の基になる情報から収集してほしい…このような場合は、受けることができないケースもある。

資料作成の外注先は、資料作りを得意としているものの、他のことは苦手なことも多いため、対応範囲が限られることは覚えておきましょう。

資料作成を外注に依頼する流れ

実際に、資料の作成代行会社へ依頼をした場合、どのように進んでいくのか、事前に確認しておくと安心できますよね。

依頼の中で、注意ポイントもあるので、外注選びで失敗しないために確認しておきましょう。

※ 相見積(最低3社分)を前提とした進め方でまとめていきます。

STEP1 資料作成代行の候補を3社に絞る

外注選びの失敗を防ぐには、色々な観点から提案・アドバイスを受けて、求めている結果が出せるか総合的な判断をします。

そのため、必ず2~3社の相見積を行いましょう。※ 相見積とは、複数の会社から同じ条件を提示したうえで、見積もりを受け取ること。

相見積の候補先が決まらない場合は、見積もりをするだけなら大抵の会社が無料にしてくれているので、おすすめ資料作成代行サービス6選から選ぶのがラクかもしれません。

【注意】やってはいけない選び方

  • 知り合いの会社だから…
  • (自社の)社長からお勧めされたから…
  • 激安だから…

これらはすべて、資料作成のゴールから逆算した考え方ではありません。

何か別のことに引っ張られて、目的を見失いやすいため、目的を改めて見直して、ゴールへたどり着く最短を選ぶ思考でいきましょう。

STEP2 相談連絡を入れてヒアリングを受ける

相談する外注先を、まずは一旦固めて、ヒアリングを各社から受けてみましょう。

それぞれ質問のされ方は違うと思いますが、各社が何に強みを持っているのか、どのような考え方で資料の作成代行を受けているのか、検討するうえでの情報を収集。

【注意】やってはいけない相談の仕方

見積もりを取るには、必ず同じ条件で取らなければ意味がありません。

そのため、各社には同じ条件で見積もりをしてもらいましょう。

STEP3 見積もりを作成してもらう

ヒアリング後は、外注先の候補会社それぞれに、見積もりを作成してもらいます。

即日は難しいと思うので、3日~1週間程度は受け取るまでに時間がかかると思います。

STEP4 3社分の見積もりを比較する(説明も受ける)

見積もりを受け取り、見積書の内訳確認はもちろん、可能であれば説明も聞くのがお勧めです。

なぜなら、見積書は各社違うフォーマットで出してくるのと、実施項目に対する単価の設定が違うので、詳細を確認しないと正確な判断ができないから。

【注意】見逃してはいけない見積書の内訳

見積書を各社から受け取ると、条件を一緒にしているので、実施項目はある程度同じだと思いますが、内訳の細かさが各社で違ってくると思います。

たとえば「一式」で、何に対してどのくらいの料金がかかるのか分からない状態であったり、項目が省略されているケースも。

見積書=実施内容であるため、ここで見逃しがあれば「やると思っていた」「言った言わない」のトラブルになることがあります。

そのため、必ず各社の見積書を見比べつつ、説明を聞く必要があるのです。

STEP5 要件にマッチした代行会社を選定する

各社の説明を聞いて、目的に一番近く、最短でゴールへ進めそうな代行会社を選びます。

【注意】見積もりを受け取った会社へ必ず決めないといけないわけではない

見積もりをしてもらったからといって、必ずしもその会社へ依頼する必要はありません。

条件に合わないのであれば、無理して依頼すると、外注選びの失敗の元になります。

納得がいかないのであれば、改めて会社を選定して、見積もりをしてもらいましょう。

改めて代行会社を選定する時間がない場合
資料がほしいタイミングによっては、改めて会社を選定し直す時間がとれない場合も。そのため、STEP1の段階で自社の要件をすべて出したうえで、条件に合いそうな会社を慎重に選んでおく必要があります。

STEP6 キックオフ

最終的に1社へ決めたら依頼を行い、資料作成を進めてもらうためのキックオフ(またはミーティング)を行っていきます。

代行会社による進め方の違い
パターン① 対面またはオンラインで打ち合わせを行う
パターン② チェックシートに回答してその通りに進めてもらう
パターン③ 依頼システムを通してやり取りを行う

一般的なのはパターン①ですが、たとえば代行会社の方で作業効率化やリソース削減の取り組みから、オリジナルテンプレートに当て込むだけの資料作成の場合、事前の打ち合わせ等がない場合も。

STEP2のタイミングで、どのような進め方をするのか、最終的に選んだ外注先に確認を行っておきましょう。

STEP7 作成代行

作成前の打ち合わせやすり合わせが終わったら、実際に外注先が資料作成を進めていきます。

既存資料の調整の場合:見た目を整えるのがメインなので待ちのフェーズ
新規資料の作成の場合:文章やデザインについてのやり取りがいくつか発生

STEP8 一次提出&フィードバック

一旦、資料作成が完了したら一次提出を受けて、内容とデザイン確認します。

気になるポイントがあれば、この段階で伝え調整を行ってもらいます。

【注意】気分で伝えてはいけない

一次提出を受けた際に、なんか違う…そうじゃない…と、思った通りの出来栄えになっていない場合も。

そうなれば、最初にお願いしていた雰囲気からガラッと変えたくなったり、要件外のことを無理に依頼してしまうケースも。

見積もり時に伝えていない内容、またはそこから大きく外れる内容は対応ができないため、STEP5のタイミングで内容をつめておきましょう。

STEP9 調整

フィードバック後に、代行会社側で最終調整を行います。※ 調整依頼のできる回数に限りがあるため、何度も依頼はできません。

STEP10 納品

最終的に仕上げてもらった資料を受け取って完了です。

データの受け取りもPDF・PPTXなど、見積もり時の条件に合わせて受けることになります。

ただ、今後のことを考えれば、社内の誰もが使えるパワーポイント・Googleスライドなど、一般的な資料作成ツールで作ってもらうと、その後の編集・更新がラクになります。

illustratorやPhotoshopなど、特定のスキルがなければ扱えないデータで受け取るのは、せっかく費用をかけてまで作成した資料が扱えなくなるため注意しましょう。

依頼から完了までの時間は?
資料作成代会社の選定 → 見積 → 依頼 → 制作 → 納品まで10~20ページの範囲であれば、スムーズに進んでも約1か月ほどかかります。依頼する前は選ぶのに時間がかかり、依頼後は制作会社側の予定次第で遅くなる場合も。完成を早めたい場合は、外注先の選定から早めに動いていきましょう。

資料作成で選んではいけない外注先7つの特徴

資料作成の外注先へ見積もりをとった後、さぁ選ぼう!と思っても、色々気になるポイントが出てくるはずです。

「こんなこと言われたけど、大丈夫かな?」
「なんか違和感を感じるな…。」

経験則から感じるもの、または感覚的な部分も含めて、不安が残っていると決めきれないと思うので、外注選びで注意したいことも見ておきましょう。

1. サンプルを見せてくれない

大手企業や数多くの実績を掲げ、安心できる売りの一つとしているものの、サンプルを見せてくれない場合もあります。

たしかに事例として公開できない案件もあると思うのですが、多くの実績があるというなら、1つや2つくらいはサンプルを見せてくれてもいいのに見せてくれない。

お客様事例が見せられないなら、自社用としてサンプルを作ってもいいとは思うのですが、そういった配慮がない制作代行会社だと、今後の相談・交渉で融通が利かずに、進めにくい可能性があります。

2. 値段の内訳を示してくれない

見積もりをお願いして、金額が「一式」で届いたら、まず警戒度を上げておきましょう。

たしかに資料作成は、そこまで複雑な工程を書くこともないのですが、お客様からすればその内訳は気になるもの。

配慮できる代行会社であれば、きちんとある程度の内訳を見せたうえで、合計金額を出してくれますが、一式などまとめた金額提示を常日頃から行っているのであれば、大雑把な体制であるため、その後の進行も危険度が増します。

3. 他社比較して明らかに安すぎる

同じ条件で複数社へ見積もりしたのに、明らかに安すぎる値段を付けられた場合は、内訳を聞くまで信用しないようにするのが鉄則。

安さには、それ相応の安い理由が必ず存在しているため、たとえば他社には組み込まれていた項目が、安すぎる会社には組み込まれていない可能性もあります。

条件が同じで値段に大きな差があるなら、そこを明らかにできるまで、安さだけで選ばないようにしましょう。

4. 質問した内容が回答されない

質問をしたのに、全然回答をくれなかったり、要領を得ない回答ばかりされることもあります。

契約前の段階で、違和感というか不安を感じる場合、相性が合わないのはもちろんのこと、その不安が進行中に大きなトラブルとなって返ってくる場合もある。

たとえ値段は予算内だとしても、目的達成に繋がる資料作成ができる会社かどうか、妥協しないのがオススメです。

5. 返答が遅い(1日経ってもない)

質問したのに返答が1日経っても返ってこない…。

見逃してしまっている、または忘れてしまっている…忙しい場合もありますが、まだ1度なら許せる範囲。

しかし、それが最初の段階で何度も起こっているのであれば、今後の進行や契約時のトラブルになりかねないので、縁が無かったと思った方がいいかもしれません。

6. リスクヘッジが強すぎる

契約段階になって「これはできません」「あれはできません」と、制作会社自身を守るための合意形成が行われることもありますよね。

しかし、この段階になって、あまりにも制作会社側を守るような内容ばかりに合意を求められると、今後進めるにあたって、とても窮屈な関係性になる可能性も。

両社合意ならいいですが、納得できないものであれば、改めて契約先を見直しましょう。

7. 契約書に不備がありすぎる

契約する時に、たとえば秘密保持契約や業務委託契約を取り交わすかもしれません。

しかし、その内容が他社との内容をつぎはぎしたようなものだったり、誤字脱字も多くみられる場合は、契約に関して非常にルーズな会社の可能性があります。

結果として、あとでトラブルの元にしかならないので、急いでいたとしてもその会社との契約はおすすめできません。

資料作成の外注選びを成功させる3つポイント

色々な資料作成の代行会社から見積もりを受け取りつつ、まだ決めきれていない場合は、下記のような判断基準も取り入れて頂くのがオススメです。

1. デザイナーが同席してくれたか
2. 即返答してくれたか
3. 良い・悪いをハッキリ伝えてくれたか

なるべく失敗は避けたいので、もう少し詳しくみてみましょう。

1. デザイナーが同席してくれたか

打ち合わせに営業のみではなく、デザイナーにも参加してもらえると、あなたのイメージがより具体化されやすくなります。

誰かを挟むことで、あなたが伝えたかった情報が歪んだり変わってしまう場合もあるため、直に伝えられると安心です。

またデザイナーの同席については、こんな考え方もできます。

同席ができる :社内でデザイナーとの連携ができている
同席ができない:対応者がフリーランスなどで顔出しができない※ ヒアリング時に同席がなくても依頼後にデザイナーが参加してくれるMTGなどがあれば問題なし

情報を資料化するには、デザイナー個人の力量もありますが、依頼を通して情報の伝わる深度も大切。

依頼先の中で、デザイナーと営業のコミュニケーションがうまくいっていない会社へ依頼すると、意図しない見た目が出来上がる場合もあるので注意が必要です。

デザイナーがヒアリング時に同席できずとも、チェックシートを使い伝え漏れを防いでくれたり、デザイナーの実績を隠すことなく伝えてくれる場合は信頼を感じられる。

2. 即返答してくれたか

何か質問をした時、すぐに返事が返ってくると、その後依頼を通してのコミュニケーションがラクになってくる。

たとえば、メールで質問をして数分後に…このような超特急の返答はさすがに難しいのですが、当日中には返事をくれたり、回答が難しい内容については、今すぐ返答ができないことを事前に伝えてくれたり。

コミュニケーションが滞らない相手でなければ、作成代行を依頼する中で、あなたのストレスが増えてしまいます。

情報伝達の不備は、納品レベルを低下させるため、返事が返ってくるスピードは、依頼先を検討する情報として盛り込んでおきましょう。

3. 良い・悪いをハッキリ伝えてくれたか

あたり前かもしれませんが、分からないことは曖昧にせず、はっきりと伝えてくれる。

代行会社の行動・言動の一つ一つが、あなたの求めている資料の出来栄えに繋がってきます。

また、良いことばかり伝えてくる場合は、どうしても疑う気持ちを持ってしまうものです。

良いことも、悪いことも、両面伝えてくれる、誠実な会社へ依頼することが成功の近道。

よくあるご質問・回答

資料作成を依頼する相場はいくらですか?

10ページの新規作成を依頼すると、10~30万円(1ページあたり1~3万円ほど)となります。構成の見直し・ライティング・イラスト・図解などが加わると、料金が高くなる傾向です。(単純な調整のみであれば単価が下がります)

資料作成代行とは何ですか?

貴社の代わりに資料作成を請け負うサービス・会社を指します。スキルがない、人材が不足している、手間をかけている時間がないなど、企業様の状況によっては資料作成に十分なリソースがさけない場合もあるため、外注先として活用するイメージだと分かりやすいと思います。

資料作成代行は誰に頼めばいいですか?

フリーランスや個人へ依頼すれば単価を抑えられますが、トラブルなど保証が効きにくいケースがあります。体制を整え社会的な信頼のある、企業へ依頼するのがお勧めです。

資料調整・作成のムダな手間から減らしませんか?

営業・プレゼン・報告会・株主総会など、資料は誰かに提案する、報告するときに重要度が高いアイテムです。リソースが無くて、または社内に頼みづらい…そんな場合は制作代行へお願いするのもオススメです。

どんな小さなことでも大丈夫!お気軽にご相談ください。

著者:エンプレス編集部 sugiyama(運営会社ファングリー
住所:東京都渋谷区南平台町15-13 帝都渋谷ビル5F
2012年よりwebデザイナーとしてデジタルマーケティングの支援を開始。その後はマッチングプラットフォームの立ち上げ、売上ゼロからグロースに携わり黒字化後に事業譲渡。現在は資料サービス「エンプレス」にてプロジェクトマネージャーを務め、コンテンツの制作から運用、100社以上のお客様支援を実施。そこで得たノウハウをコラムとして投稿中。
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