いつも見て頂きありがとうございます！「エンプレス」の編集部：sugiyamaです。良かれと思って送っていたお礼メール、配慮に欠けていると、実は逆にお客様から嫌われている可能性もあります。
資料請求または資料ダウンロードのフォームが送信されたその後は、お客様との関係値を高めるための大事なタイミング。
しかし、お客様の状況に合わないお礼メールを送っていると、信頼を落とす場合も。
なぜお礼メールが大事なのか、どんな内容がいいのか、最後にはそのままコピペで使えるお礼メールの文章もまとめています。
すぐに文面を使いたい方はコピペで使えるお礼メールからご確認くださいませ。
- 目次
- 資料請求・ダウンロード後のお礼メールは、なぜ大事なのか？
- 資料請求・ダウンロード後に送ってはいけないお礼メール
- 【コピペ】資料請求・ダウンロード後に送りたいお礼メール
- お礼メールで商談角度や見込みを引き上げるコツ
資料請求・ダウンロード後のお礼メールは、なぜ大事なのか？
営業やマーケティング活動の一環で、ホームページに資料請求または資料ダウンロードできる入力フォームを付けている場合、社名・氏名・電話番号・メールアドレス情報をお客様から頂く代わりに、資料をご提供していると思います。
少し前なら、チラシ・パンフレットなどを封詰めして指定住所へ発送していましたが、今の時代であればPDF・Excel・wordなどパソコン上で閲覧できる資料を提供するのが一般的。
どちらだとしても、個人情報を入力・送信頂くので、お礼のお伝えが欠かせません。
しかし、なぜお礼メールが必要なのでしょうか？その必要性を、もう少し具体的に深掘りしていきます。
送信したことを示すフィードバックとして
たとえば自動販売機で小銭を入れてボタンを押したのに、缶ジュースが出てこなかったら「あれ、おかしいぞ…」と、不安にもなりませんか？
特定の行動を起こすことで、期待する結果が返ってくると思ったのに、そうはならなかった時の人間の感情はとても複雑で、マイナスへすぐに傾きます。
- 不安
- 怒り
- 悲しみ
お礼メールとは、お客様がフォームに必要事項を入力し送信した後、きちんと送信されたことを示す、安心材料でもあるのです。
逆に、お礼メールがなければ、送信完了したのかしていないのか、何度も送り直してしまったり、期待する結果が返ってこないことでストレスを高めてしまう。
こうなったらもう、その後資料を見てもらっても、連絡をしても、怒りや負の感情の方が勝ってしまうので、話すら聞いてもらえません。
関係性を築くため
資料請求・資料ダウンロードが行われた場合、お客様と提供側では、かなりの温度差が発生しています。
お客様：どんなもんだろう、確認しておこうかな。
提供側：売りたい！すぐ連絡して営業かけなきゃ。
資料を求められたのだから「買ってくれるだろう」という甘い幻想は持ってはだめ…。
自分たちのことばかり考えていると、お客様と自社の間で乖離している温度差に気づけず、せっかく入手できたリード情報が活用できません。
BtoC（対個人）なら決裁者がお客様本人なので話も早いですが、BtoB（対法人）の場合は検討から決裁者の承認が下りるまでの道のりが長く、その過程で温度感を落としたら検討候補から外されてしまいます。
そのため、お礼メールはまずお客様に対して誠実にフォーム入力の手間と資料を求めてくれたお礼を伝え、該当の資料をきちんと渡す。
関係作りの基本中の基本として、必要なものと言えます。
資料請求・ダウンロード後に送ってはいけないお礼メール
お客様に入力してもらったフォームの送信と引き換えに、資料が添付されたメールまたは資料がダウンロードできるURLを提供するためのお礼メールを送ります。
しかし、お客様に合わない内容で送ってしまうと、嫌われてしまったり、信頼を落とす結果にもなってしまうため、気を付けたいポイントをまとめてみました。
チェックリストとしても活用ができるので、一つずつ確認してみましょう。
そもそも送らない
まずやってはいけないお礼メールとして、そもそも送らないのはNGと言えます。
「送信したことを示すフィードバックとして」でも解説していますが、送信したことに対する反応が何もなければ、お客様は戸惑うだけ。
そこから信用失墜、検討候補からの除外が瞬時のうちに決定されるため、資料請求・ダウンロード後のお礼メールは必ず送っておきましょう。
お礼を言わない
デザイナー・ライター・ディレクターなど、資料を作るだけでも人手・時間・お金がかかるため、欲を言えば資料は有料だったり、商談を確約できるお客様だけに提供したいですよね。
そのため無料で提供しているのだから「ありがたく思ってよね」、このような気持ちが少しでも意識・無意識で持っていると、入力の手間をかけてまで資料を求めてくれたお客様に対して、お礼の言葉がすんなりと出てこない場合も。
お礼の言葉が一切メールに入っておらず、ただ求められた資料のみを提供している場合、あまりお客様としては気分のいいものではありません。
まずは手間をかけてくれたお客様に、心からの感謝を伝えておきましょう。
名前を間違える
MA（マーケティングオートメーション）ツールを使っていれば、フォームに入力された氏名（姓名）情報を使って、自動的にお客様名を取り入れたお礼メールが送れます。
しかし、手動で送る場合に気を付けなければいけないのが、名前・社名を間違えてしまうこと。
漢字間違い例）斉藤
NG：斎藤
OK：斉藤
たとえば、同じ読み仮名でも漢字が違ってしまうこともあるのはもちろん、そもそも誰かと勘違いして完全に間違えている場合も。
名前は個人の存在証明として大事にされている情報なので、その名前間違いをしてしまうと、お客様からしたら気分が良くない。
その後の商談にも進めない確率が高まるため、名前間違いだけは避けましょう。
初対面の文脈になっていない
お客様が何度も、別の資料を請求・ダウンロードしてくれているのなら、お互いの関係性としては良いものだと言えます。
しかし、初めて資料を請求・ダウンロードしてくれた方と、まだあなたの会社では信頼関係も築けていませんし、ほぼ初めましての状態。
それなのに、もう何度も言葉を交わした仲であるかのような、お礼メールになっている場合も。
初めての方に対しての例
NG：〇〇〇会社の〇〇です。
OK：〇〇〇会社の〇〇と申します。
本当にちょっとしたことですが、相手が認識しているのかしていないのか、ここの文脈を間違えると違和感が残り、信頼性を高めていきたいのに、思うようにいかないかもしれません。
初対面のお客様には、初対面である文脈でメールの本文を組み立てていきましょう。
初対面なのに「引き続きよろしくお願いいたします。」なども、文脈としては合わないので、控えるのがオススメです。
定型文のオンパレード
お礼メールに何を入れればいいか分からない、または考える時間すらない状態だと、私達が一般的にビジネス現場で使っているような、定型文を入れてしまう。
その代表格が「何卒よろしくお願いいたします。」
他にもありますが、せっかく資料請求・ダウンロードしてくれたお礼として送っているメールなのに、定型文だらけだと人間味が感じられず、機械的な印象を受けてしまう場合も。
お客様の心を引き寄せるためには、定型文は避けておくのがいいかもしれません。
情報量が多すぎて営業感が強い
欲しい情報が入っている、または価値ある何かが入っていると感じた場合に、お客様は資料請求・ダウンロードをしてくれます。
そのような状態で、たとえばお礼メールの中に、求めた資料のURLが入っていたとしても、営業色の強い売り込み情報がズラーっと本文に入っていたら、どうでしょうか？
期待して、手間をかけてまでフォームを送信したのに「結局営業がしたいからか」と思われて、温度感を落としてしまいます。
資料提供側が求めている商談や売上に繋がるお客様との関係性を作り出すためにも、営業色を抑えて情報量も調整していきましょう。
【コピペ】資料請求・ダウンロード後に送りたいお礼メール
一体どのようなお礼メールを、資料請求・ダウンロードの入力フォームを送信してくださったお客様に送ればいいのか。
サンプルをいくつか用意したので、お客様の状況に合わせてご利用ください。
シンプルなパターン
〇〇さま
この度は「〇〇〇〇」のサービス資料をお求め頂き誠にありがとうございます。
資料は下記URLからダウンロード頂けます。
https://〇〇〇〇〇.〇〇/〇〇〇/〇〇〇.pdf
本メールにお心当たりのない場合は、
お手数ですが、下記連絡先までご連絡頂けますと幸いです。
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▼会社情報
〇〇〇会社
〒〇〇〇-〇〇〇 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
メール ：〇〇〇@〇〇〇.〇〇〇（24時間受付）
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
サイト ：https://〇〇〇.jp/
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- お名前
- お礼
- 資料の概要
- 資料がダウンロードできるURL
ムダな情報を入れず、端的に伝えるパターンです。
お客様は資料がほしいだけなので、もっとも重要なのは資料がダウンロードできるURLを目立たせるのがポイント。（URLの上下に空白を作ったりなど）
そのための情報削減。
不安になると、色んな情報を入れ込んでしまいがちですが、お客様が資料を受け取るための行動を阻害させてしまう場合もあるので、思い切ってこのくらいシンプルな形もおすすめです。
手厚いパターン
〇〇〇会社
〇〇さま
この度は資料をお求め頂きありがとうございます。
〇〇〇会社の〇〇と申します。
ご要望の資料は下記URLからダウンロードが可能でございます。
https://〇〇〇〇.jp/〇〇〇〇/〇〇〇〇.pdf
以下はご入力頂いた内容となります。
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【会社名】 〇〇〇〇
【姓名】 〇〇〇〇さま
【email】 〇〇〇〇
【利用規約】同意する
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今後も有益な情報・資料を提供してまいりますので、
ぜひサイトをご活用頂ければ幸いです。
尚、このメールに心当たりのない場合は、
お手数ですが下記連絡先までお問い合わせください。
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▼運営会社情報
〇〇〇会社
〒〇〇〇-〇〇〇 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
MAIL ：〇〇〇@〇〇〇.〇〇〇（24時間受付）
TEL ：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
運営サイト：https://〇〇〇.jp/
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- お客様の勤務先
- お客様のお名前
- お礼
- 送信者の名前
- 資料がダウンロードできるURL
- 入力頂いた内容
特に初対面の方に対しては、少しでも機械的ではなく人間味を感じてもらった方が、信頼が高まりやすいので、色々工夫を入れていきます。
たとえば資料提供側の存在証明をしたり、また使ってほしいとお願い文章を入れたりと、ダウンロードしてくれたお客様に継続してご利用頂けるようなフォローを入れていく。
長くなりすぎると逆効果なので、このぐらいで抑えておくのがポイントです。
少し営業したいパターン
〇〇さま
この度は資料をお求め頂きありがとうございます。
資料は下記URLから無料でダウンロード頂けます。
https://〇〇〇〇.jp/〇〇〇〇/〇〇〇〇.pdf
また、他にも関連資料が複数ございますので、
ぜひご活用くださいませ。
・〇〇〇〇〇
https://〇〇〇〇.jp/〇〇〇〇/〇〇〇〇.pdf
・〇〇〇〇〇
https://〇〇〇〇.jp/〇〇〇〇/〇〇〇〇.pdf
・〇〇〇〇〇
https://〇〇〇〇.jp/〇〇〇〇/〇〇〇〇.pdf
この資料が少しでもお役立て頂けると嬉しいです。
尚、このメールに心当たりのない場合は、
お手数ですが下記連絡先までお問い合わせください。
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▼運営会社情報
〇〇〇会社
〒〇〇〇-〇〇〇 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
MAIL ：〇〇〇@〇〇〇.〇〇〇（24時間受付）
TEL ：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
運営サイト：https://〇〇〇.jp/
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- お客様のお名前
- お礼
- 資料がダウンロードできるURL
- 関連資料のURL（2～3つ）
今回お客様は、資料請求・ダウンロードしてくれた資料に関しては見つけられたものの、関連している他の資料に気づいていない、見つけられていない場合もありますよね。
または、関連資料も一緒に見てもらうことで、お客様にとってのメリットが増えるなら、2～3つご紹介してあげるのもいいかもしれません。
仮に、色々な資料があるからと、5つも6つも紹介しすぎれば、営業色が増してしまって、そもそも見る気を無くさせてしまう場合も。
そのため、2～3つに抑えて、本当に関連ある資料だけをそっと添えておく形にするのがおすすめです。
他にもたくさんある関連資料もお客様に見てほしい場合は、資料紹介をする資料を1つ作り、その資料だけならお礼メールの中がURLだらけにならず、スッキリします。
DL後に電話・メール連絡したい場合のパターン
〇〇〇さま
この度は資料請求頂き誠にありがとうございます。
資料は下記URLをクリック頂くことでダウンロードできます。
https://〇〇〇〇.jp/〇〇〇〇/〇〇〇〇.pdf
また、ぜひとも〇〇さまにお知らせしたい情報がございますので、
一度お話の機会を頂戴できればと考えております。
頂いているお電話番号またはメールアドレスにて担当より、
1～3営業日以内にご連絡させて頂ければ幸いです。
尚、このメールに心当たりのない場合は、
お手数ですが下記連絡先までお問い合わせください。
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▼運営会社情報
〇〇〇会社
〒〇〇〇-〇〇〇 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
MAIL ：〇〇〇@〇〇〇.〇〇〇（24時間受付）
TEL ：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
運営サイト：https://〇〇〇.jp/
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- お客様のお名前
- お礼
- 資料URL
- 連絡する旨
入力フォームに「電話番号」「メールアドレス」の項目を入れておく必要があるのと、送信頂いたあとに連絡させて頂く場合があることを書いておきます。
たとえば、上記のお礼メール内にも書いていますが、資料の他にも有益な情報をお伝えしたいなど、お客様にとって損がない話を前提にしなければ、営業色が強くて最初から「お断り」になってしまう場合も。
文章一つとっても、お客様が受け取る印象は変わってくるので、配慮が欠かせません。
万が一に備えたパターン
〇〇〇さま
資料請求フォームを送信頂きありがとうございます。
〇〇〇〇会社でございます。
お求め頂いた資料は下記のダウンロードURLをクリック頂くことで、
ダウンロー後が可能となっております。
https://〇〇〇〇.jp/〇〇〇〇/〇〇〇〇.pdf
万が一、上記のURLからダウンロードができない場合は、
お手数ですがお問い合わせフォームよりお知らせください。
https://〇〇〇〇.jp/contact/
別の形で資料を送付させて頂きます。
今後も有益な情報を発信してまいりますので、
ご活用頂けますと幸いです。
尚、このメールに心当たりのない場合は、
お手数ですが下記連絡先へお問い合わせくださいませ。
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▼運営会社情報
〇〇〇会社
〒〇〇〇-〇〇〇 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
MAIL ：〇〇〇@〇〇〇.〇〇〇（24時間受付）
TEL ：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
運営サイト：https://〇〇〇.jp/
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- お客様のお名前
- お礼
- 自社の存在証明
- 資料URL
- 受け取れない場合の対処方法
通常であればダウンロードURLを活用すれば、資料がブラウザに落とせますが、それができない場合もあるかもしれません。
必ず受け取れている前提で考えていると、お客様への資料提供漏れが発生してしまう可能性もあるので、通常の方法では受け取れない場合の対処方法または連絡先を記載しておく。
配慮を感じられるので、お客様としても安心です。
資料請求後の次へ繋げたいパターン
〇〇〇さま
先ほどは〇〇〇〇の資料請求、誠にありがとうございます。
〇〇〇会社でございます。
本資料は〇〇〇についてお悩みを抱える方が、
見るだけで課題解決を促す情報が含まれております。
以下のリンクから無料ダウンロードが可能なので、
ぜひご覧ください。
https://〇〇〇〇.jp/〇〇〇〇/〇〇〇〇.pdf
〇〇〇について多くのお客様サポートを行ってきた経験から
必要なポイントだけをまとめておりますが、
資料に書ききれていないノウハウが他にもございます。
そのため私たちのノウハウをさらに活かして頂くため、
一度情報交換という形でお話の機会を頂けないでしょうか。
〇〇年で培ってきたスキル・ノウハウを、
ぜひ〇〇さまにお役立て頂けますと幸いです。
尚、このメールに心当たりのない場合は、
お手数ですが下記連絡先へお問い合わせくださいませ。
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▼運営会社情報
〇〇〇会社
〒〇〇〇-〇〇〇 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
MAIL ：〇〇〇@〇〇〇.〇〇〇（24時間受付）
TEL ：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
運営サイト：https://〇〇〇.jp/
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- お客様のお名前
- お礼
- 資料の概要
- 資料URL
- もっと有益な情報があること
資料請求はあくまでも、お客様と繋がるキッカケとして考え、お礼メール内で資料よりもっと有益な情報があることを示しておきます。
たとえば、資料を読み信頼が得られると、もっと情報が欲しいと思って頂けるので、お声がけすれば商談へ進める確率も上がってくる。
次を作り出すお礼メールで、チャンスを作っていきましょう。
お礼メールで商談角度や見込みを引き上げるコツ
資料請求・ダウンロード後にお客様へお届けするお礼メール（資料ダウンロードURL付）が良いと、商談の可能性を高めたり、そもそもの見込みを引き上げる事に貢献してくれます。
たとえば1人だけなら効果は薄いですが、資料請求・ダウンロードしてくれる方全てに対して行えば、年間で100人1000人と増えていくため、結果が大きく変わってくる。
効果の高いお礼メールを送るためのコツをまとめました。
ポジティブで文章をとじる
普段私たちが送っているビジネスメールの多くは、とにかく定型文が多いですよね。
考えなくても、定型文を使えば安心なので、多くの方がついつい使ってしまいますが、普段使われている味気ない言葉によって、お客様の期待は少しずつ下がっていく。
期待や信頼を落とさないために、少しでも出来る事として、文章をポジティブで終わらせてみるのも一つの手です。
文章終わりの例
NG：今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
OK：またご利用頂けますと幸いです。
単語に内包されている属性（怒りや幸せなど）をうまく活用するには、幸せに感じる響きを持つ言葉で終わらせる。
無意識の中で印象が変わってくるため、ポジティブな言葉で締めくくりましょう。
文脈を整える
資料請求・ダウンロードの仕組みを設計する時には、お客様の行動・感情を一連の流れで見ながらメールの本文を変える必要があります。
例：パワーポイントのテンプレートを提供する時
△ こちらのURLから資料がダウンロードできます
〇 こちらのURLからパワーポイントがダウンロードできます
上記の例で言えば、パワーポイントのテンプレートをご提供していますが、お客様へ伝える際にパワーポイントを「資料」と表現するか「パワーポイント」として表現するか。
凄く細かいことですが、受け取れる資料が何であるか、ハッキリ提示することで受け取れる資料のイメージが具体化するため、実際の行動に起こしてもらいやすくなる。
お客様も安心してダウンロードしてくれるので、言葉一つとってもお客様の状況を考えた形にするのがポイント。
サンクスページを用意する
サンクスページとは、入力フォームの送信ボタンをクリックした後に、送信完了を表すページのこと。
STEP1 資料請求・ダウンロードフォームへ入力
STEP2 送信する
STEP3 サンクスページへ遷移する
基本的にこの流れですが、中には用意されていない場合もあります。
なぜサンクスページが必要かと言えば、お客様に対して「フォームの送信が完了しました」と、行動に対するフィードバックをきちんとしてあげることで、資料請求・ダウンロードをするための行動の完了が伝わります。
何もフィードバックがないと「きちんと送れたのか？」「資料は受け取れるのか？」分からず、不安が増すばかり。
また、サンクスページに今後の流れを書いてあったり、資料を受け取るための注意事項を表示してあげることで、お客様の受け取り忘れも防止可能。
特に、迷惑メールに入ってしまう場合もあるため、一言「迷惑メールフォルダも確認してください」と付け加えるだけで、資料の受け取り率が上がっていきます。
