【できること一覧】電子契約ツールとは?使い方まとめ

  • | 公開 2021年03月24日
【できること一覧】電子契約ツールとは?使い方まとめ

「電子契約ツールって、いったい何ができるの?」

名前のままイメージしたら電子的な契約ができること、他にも脱ハンコだったりペーパーレス化の説明を聞くことも多いですよね。

一番は紙書類がPDFなどの電子的な書類に変わることですが、実は電子契約ツールのできることは、それだけではありません。

もっともっと電子契約ツールの魅力を知ってもらうため、できることをまとめてみましたので、あなたに見て頂けると嬉しいです。

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電子契約ツールのできること

電子契約ツールとは、電子署名法により定められた条件を作り出し、法的な効力を持つ契約締結をインターネット上で可能にさせたツールのこと。

参考:導入は怖い?電子署名・契約ツールの安心理由とおすすめ会社

今まで無駄なコストとして数えられていた書類対応や管理を無くせるため、企業にとっては業務効率化を大きく促進させてくれる。

しかし、電子契約ツールはペーパーレス(紙管理を無くす)だけでなく、もっと色々できることがあるので、一つ一つ見ていきたいと思います。

社内(社員個人・組織・会社)

紙契約前提の業務フローの場合、準備~発送~締結~後処理など、さまざまな工程に人的作業を発生させていましたが、電子契約ツール一つ使うだけで状況が一変します。

働く社員さん一人一人に対して、または組織や会社全体に対して、電子契約で“できること”を見てみましょう。

社員個人ができること

  • ハンコ出社不要
  • ハンコをもらうための承認者周り不要
  • 書類作成の電子化(手書き不要)
  • 電子署名の付与
  • 電子契約の締結
  • 書類のクラウド管理

組織(会社)ができること

  • 部署間連携の強化
  • ビックデータ化
  • データの再活用
  • 業務効率化
  • 生産性向上
  • 業務環境の改善
  • 残業リスクの低減
  • モチベーション向上
  • 社内DX化のキッカケ作り

社外(取引先)

社内だけに恩恵があると思われがちな電子契約ツール、実は取引先にもメリットが大きいんです。

紙への対応は全国・会社規模の大小関係なく必要なので、あなたのように取引先も書類対応が楽になります。※ 取引先の法務部門の考え方によっては、電子契約が不可の場合もあります。

  • 出社の必要性がなくなる
  • 郵送対応のコストが減る
  • 手続き対応のコストが減る
  • 契約を早めることができる(メールのため)

ビジネスプロセス(部署ごと)

日頃から紙書類に悪戦苦闘している部署もあれば、たまにしか書類を提出しない部署もありますよね。

ビジネスプロセスで部署が分かれていることが多いと思うので、電子契約ツールを導入した際、それぞれの部署で何ができるのか見てみたいと思います。

営業部ができること

  • 書類作成の時間を削減できる
  • 時間圧縮できた分をクロージングに回せる
  • 契約締結までの時間を短縮できる
  • 取引先に負担をかけず契約できる
  • 訪問しなくても締結まで持っていける
  • 書類不備でも再送がすぐできる
  • 経理に入力ミスを指摘されるストレスがなくなる
  • 迅速な締結で入金サイクルを早められる
  • フォーマットが変わっても学習コストは小さい(テンプレート使うため)
  • 常に最新フォーマットで締結できる
  • 契約内容変更にすばやく対応できる
  • なかなか押してくれない取引先へ押印をもらいに行かなくて済む

経理部ができること

  • 膨大な紙書類を無くせる(スキャン・ファイリングが不要)
  • 紙を失う・破る・汚す心配がなくなる
  • 間違いを指摘するストレスが減る(システム的なチェックが入るため)
  • 情報の二重入力がなくなる(システムへすでに入力されているから)
  • 稟議~費用計上~銀行振り込みまでの流れを一部システム化できる
  • 契約データを検索しやすくなる

人事・労務部ができること

  • 数多くの書類管理を電子化できる
  • 人材情報(資産)をデータ化できる
  • 雇用関連の書類管理が楽になる(法律で5年保存する決まり
  • データ化した情報で分析ができる
  • 入退社に伴う大量の紙管理から解放される
  • 対面での受け渡しが不要になる
  • 出社不要で相手は携帯での対応も可能

情報システム部ができること

  • 資産管理がしやすくなる(セキュリティ面は要確認)
  • タイムスタンプで誰が、いつ、何をしたのか把握できる
  • データとして残るためトラブルに気付きやすくなる
  • 紙書類をデータとして扱えるようになる

ツール同士の連携

電子契約ツール、様々な紙書類をデジタル化してくれる強力なサポートツールですが、書類を扱う際には契約以外の業務フローが入る場合もあります。

例えば、秘密保持契約(NDA)を結ぶ際には、両社間で記載内容の調整合戦が繰り広げられますよね。

お互い譲れない部分もあって、落とし所を探し合いますが、電子契約ツールの多くは締結に直接関わる内容のみが扱えるため、そこに至るまでの過程では使えない。

そのような場合、Hubble(契約書の管理・共有ツール)などと連携できれば、非常に仕事がはかどります。

SaaS系のプロダクトは部分的な課題解決に特化して作られるため、対応範囲の狭さを補うのに外部連携できる対象ツールが多いと便利です。

※ 下記は各ホームページ上の情報を参考にしています(2021年3月25日時点)

Zoho Signと外部連携できるツール

Zoho AppsOffice 365Microsoft Teams
OutlookOneDriveGoogle Workspace
GmailGoogle DriveDropBox
BoxZapierFormstack Documents
Integromat

Adobe Signと外部連携できるツール

MicrosoftSalesforceGoogle
workdayServiceNowBox
DropboxDocuWorkseValue
kintoneIntra-martAgile Works

DocuSignと外部連携できるツール

kintoneHubbleboard
BoxSalesforceMicrosoft Power Automate
HUBeesWorkplace from FacebookZapier + Slack

クラウドサインと外部連携できるツール

BoxkintoneSalesforce
HubbleSlack

SignTime(サインタイム)と外部連携できるツール

Google DocsDropboxSalesForce

Shachihata Cloudと外部連携できるツール

Box

Holmesと外部連携できるツール

クラウドサイン

下記は外部連携ツールの存在を確認できていない電子契約ツール

  • NINJA SIGN
  • 電子印鑑GMOサイン
  • BtoBプラットフォーム契約書
  • リーテックスデジタル契約
  • WAN-Sign
  • イースタンプ
  • クラウドスタンプ
  • Great Sign
  • かんたん電子契約 for クラウド

電子契約ツールの導入に不安を感じているあなたへ

電子契約は紙書類の根本的な考え方を変えるツールのため、社内だけでなく取引先との関係性も見直されるキッカケにもなる。

もちろん導入のメリット・デメリットはありますが、アナログ作業を減らして、増やせた時間をどう競争力へ変えられるか。

企業変革が求められている時代でもあるので、あなたにや会社にとっても、ビジネスに有利な状況作りのために、電子契約ツールを検討頂くのはオススメです。

電子契約を使うことで何ができるのか、様々な視点でまとめてみたので、活用頂けると嬉しいです。
著者:sugiyama(@pl_enpreth)

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電子契約は、ただ単にインターネット上で契約をするだけでなく、関係各所で様々なことができるようになる、企業の救世主となるツールです。