いつも見て頂きありがとうございます！「エンプレス」の編集部：エンプレス編集部です。あなたは議事録を分かりやすく、役立つ形で書けていますか？悪い例やコツを知っておくと、みんなの業務効率化につながります。
議事録は、関係者全員にわかりやすく簡潔な文章で共有をし業務効率化につなげるとても重要な役割です。
議事録を作成したことはあるが、綺麗にまとめられずコツを知りたい方や、初めて作成するので作成の仕方を知りたい方は、本記事を読めばコツを押さえられます。
議事録作成のコツだけでなく、良い議事録の例や悪い議事録の例なども記載しているので、ぜひ参考にして、早くわかりやすい議事録作成に役立ててみてください。
＼お役立ち資料／
議事録とは
議事録とは、社内会議やミーティングなどで行なわれた議論や決定事項を記録した文書のこと。
「参加者の発言・議論の経過・結論」が詳細に記載され、会議に参加した方だけでなく、その他の関係者に会議内容を共有する際にも使用される重要な書類です。
会議での決定事項や今後の方針など重要な内容となるため、誰が見ても理解できるよう明確に記載する必要があります。
会議中に出た「主語」や「述語」を意識して取り入れ、無駄な情報を入れないよう意識して読みやすい議事録の作成が大切です。
議事録を書く目的とは
議事録とは、会議や打ち合わせの内容を記録した文章のこと。
会議に参加できない関係者へ内容を伝達する役割があり、共通認識をもつために作成されます。
議事録を通して、会議がどのような内容で、今後どういった取り組みを進めていくのかなど目的に応じた議事録のポイントを解説します。
会議のメモとして
議事録は、共有し業務を効率化する役割がありますが、まず自分が理解するために見やすさは気にせず内容を細かくメモしてください。
自分が理解できてから、要点をまとめて作成するとスムーズに進められます。
ノートにメモを取る際は、主語と目的語をはっきり記載すると後で読み返した時に内容を思い出しやすくなります。
また、聞き取れないことや不明点は後からでも録音データで聞けるように、マーカーで色をつけておくとわかりやすくおすすめです。
PCを利用する方は「Word・Googleドキュメント・メモ機能」など、普段使い慣れているツールを利用してスムーズにメモが取れるように準備しておきましょう。
認識のすり合わせのため
会議で話し合った内容を共有し、認識に相違がないかのすり合わせも「正確な情報共有ができているか」の観点で重要です。
議事録の確認だけをお願いすると、誤認識のまま業務を進行してしまう恐れがあります。
共有した後、口頭で説明をする時間を設けると認識の相違がなくなり、結果として時間短縮になるためおすすめです。
議事録を使用しながら適宜質問形式で進めていくとより理解が深められるため、積極的に取り入れましょう。
次回の会議に必要なタスクの確認のため
会議の内容をまとめると、次回の会議に向けて必要な資料や情報が明白になります。
事前に必要な資料がわかっていれば、準備するためのスケジュール管理や資料作成がスムーズ。
意思伝達を必要とする会議では、発信者の根拠ある発言が大切です。
準備が整っていれば、明白な根拠が伝えられるため説得力が増します。
会議に出ていない人への情報共有のため
議事録は、内容をわかりやすく記録し、会議に出ていない人へ正確に情報共有することで業務を効率的に進める役割があります。
「話し合った内容・結論・やるべきこと」は、今後の業務を進めていくうえで重要です。
必要な内容が盛り込まれた議事録を作成しないと、会議の内容が曖昧になり方向性を誤ったり、スケジュールが調整できなかったりなど、ミスが発生しかねません。
確認する側がわかりやすく読めるように不足なく要点をまとめる工夫が必要です。
議事録の基本項目
議事録を効率よく作成するコツは、要点を押さえることです。
共有された読み手が知りたいことを考えながら書き、パッと見た時にバランスよく綺麗にまとまっていると、ストレスなく読み進めてもらえます。
それでは具体的なポイントを見てみましょう。
タイトル
議事録のタイトルは、管理しやすくするために「何の会議なのか」「いつ行なわれたのか」の2つの要素を入れましょう。
たとえば、2023年7月27日に開かれた会議は「20230727〇〇企画会議 議事録」と記名すると一目でわかります。
また、複数回開かれる会議は、タイトルに回数を付け加えると後でスムーズにみつけられ、議事録で会議内容を振り返りたい時にすぐ確認できます。
日付・場所・参加者
議事録の冒頭に、どのような会議がいつ何処で開かれ、誰が参加をしたか記入しましょう。
例
20230727 〇〇企画会議 議事録
・日時：2023年7月27日 15時～16時
・場所：会議室A
・出席者：鈴木、吉田、佐藤、山田
どの会議に誰が参加したか記すことで、会議の内容を共有できている方が把握しやすくなるほか、疑問点生じた際、誰に聞けば良いのかが明白になります。
会議内容
会議で話し合った内容をわかりやすく簡潔に書きましょう。具体的には、1文は60文字を目安にし、一小節200文字ほどを意識すると読みやすくなります。
主語と述語を使い、要点を絞ってわかりやすくしてください。
言い回しが違うだけで、同じ説明が続いてしまうと読み手が疲れてしまいます。
また、すべて文章だけで説明してしまうと伝わりづらくなるため、数字や記号なども活用してください。
議題
議題とは、会議で議論する内容のことでスムーズに内容を理解するためにも大切な役割です。
議事録の内容は議題を必ず記入してください。
例
「〇〇企画の売上について」
議題が記載されていないと、読み手側はどのような内容について話し合いをしたのか、わかりづらくなってしまいます。
決定・確認事項
議題に対しての決定事項を記入しましょう。
いつまでになにをすべきか、明確に記入することで伝達漏れを防ぎます。
次に、確認事項を記入してください。
決定事項に対して今後なにすべきかを正しく確認するためです。
確認事項が漏れてしまうと、誰がどのように何をすれば良いのかわからなくなってしまうため、議事録の中でも重要な項目です。
次回までに誰が何をどこまで進めるのか
次回の会議までに、誰がどのように進めていくかを決めるタスクやスケジュール管理も大切。
会議で決まった内容を落とし込むだけでなく、担当者は「誰が・いつまでに・どのように」進めていくのかを会議の場で決定し共有しましょう。
散会してしまうと、明確な指示がないまま時間だけが過ぎてしまう可能性もあります。
決定事項が円滑に進まなくなってしまうため、指示漏れがないように議事録に明記することが大切です。
議事録を書く時の事前準備
議事録を書くうえで重要なのは、他者が見てもわかりやすく整理されているかどうかです。
まだ議事録作成に慣れていない方は、テンプレートの使用や過去の議事録を上司から共有してもらい、慣れるまでは同じ構成で作成するとスムーズに完成します。
どのような準備を進めると議事録が作成しやすくなるか、私と一緒に見ていきましょう。
アジェンダ（目次）を配布しておく
会議開始前までに、アジェンダ（目次）を配布しておきましょう。
もしアジェンダ作成の時間がなければ、ほかの方へ頼み必ず会議前までに周知しておきます。
アジェンダを共有しておくと、参加者が事前に話す内容を把握できるため、スムーズに議事録を作成できます。
アジェンダは、議事録だけでなく会議を円滑に進めるためにも重要です。
事前に話す内容がわかれば、議題に対しての意見も考えておけるため効率よく会議が進められますよね。
会議の議題を把握しておく
会議の議題を事前に把握しておきましょう。
議題を確認しておくと、事前にシミュレーションができ、専門用語や必要な資料を用意できるので会議が円滑に進みます。
さらに、前もって議事録に必要な項目を記載でき、あわせて会議する理由や課題がわかるため理解度を深めた状態で出席者の参加が可能です。
フォーマットに沿って会議中にメモを取る
議事録のフォーマットを事前に準備できていれば、フォーマットに沿ってメモを取るだけで、形が整います。
見やすさは後から調整できるため、会議の内容を聞きもらさないためにも、項目ごとに一気に書き進めましょう。
タイピングスピードに自信がない方は、重要な言葉や数字を手書きでメモし、会議終了後に議事録として仕上げましょう。
議事録自動作成ルーツで会議の内容を文字起こしする
会議の議事録を自動で作成するツールが豊富にあります。
たとえば、Googleドキュメントは、PCに搭載されている音声入力機能を有効活用できます。
音声入力機能は、その場で音声を拾って文字にしてくれるのでとても効率的です。
そのほかに、teamsやZoomなどの各種オンライン会議アプリと連携して使う議事録作成ツールがあります。
文字起こし・録音・画面キャプチャの機能が搭載されており、なかには文字起こしをしながら編集できるツールもあります。
ただし、自動作成ツールを駆使しても、議事録担当者の編集や確認は必ず必要です。
あくまで議事録を取る補助ツールとして活用してください。
参加者の関係性を把握しておく
会議の参加者の中で、誰が重要かつ本質的な話をする人か予め把握しておきましょう。
会議の参加者によっては、ただ喋りたいだけで重要ではない話しが続いてしまう場合も。
すべての話しを議事録で残すのは、作業量が増えてしまうほか、誤った情報も書き留めてしまう可能性もあるため、決定権がある人や本質を話す人を事前に把握しておくことが重要です。
読みやすい議事録を書くためのコツ
読みやすい議事録を作成するためには、文章の書き方のコツを押さえておきましょう。
不慣れだと、時系列に並んだ細切れの記録になり、読みにくい文章になってしまいます。
変更点や議題に対しての決定事項、誰がいつまでにどのように取り組むのかを明確にすると、読み手側も一目でわかります。
それでは、文章の書き方にはどのようなポイントがあるか見てみましょう。
発言内容に重みを付ける
議事録を残す情報に優先度をつけて、誰が話し、どれくらいの重要度があるのかを一目でわかるようにしましょう。
たとえば、文字を太文字にしてほかの文章よりも目立たせる方法や、色を変更できるのであれば、赤文字と太文字を組み合わせる方法などがあります。
強弱がない文章だと、どの部分が重要事項なのかわからず、読まれる議事録にならない可能性があるため注意してください。
文章は簡潔にする
議事録は共有が目的のため、わかりやすく簡潔な文章を心がけましょう。
文章を簡潔にするためには、一文60文字以内・一小節200文字以内を意識してください。
議事録を作成するうえで、箇条書きの使用も、見やすいポイントの1つ。
箇条書きは文章が短く簡潔にまとまり、情報の要所がつかみやすくなるためオススメです。
5W1Hを明確にする
議事録を作成する時、5W1Hを意識すると主語と述語が明確になるため情報が伝わりやすくなります。
5W1Hとは、下記のとおりです。
- When：会議の日時
- Where：会議の場/場所に関しての決定事項
- Who：会議参加者
- What：議題
- Why：背景
- How：議題に関する決定事項
さらに、会議でお金に対しての内容が入っていれば「How much（いくら）」が増え、5W2Hとなります。
項目ごとにまとめる
議事録は、会議の議題ごとにまとめて記入しましょう。
項目を作成せず、時系列のみで作成するとわかりづらくなってしまいます。
議題の決定事項と確認事項はセットで記載し、情報が不足しないよう記入することが重要です。
発言者や数字を明確にする
議事録は、誰が何を話したかも記載し一目で重要度がわかるように文字を太くするなど工夫してください。
発信者の記載がないと、後から言った言わないの問題になってしまう可能性があります。
責任や担当者不明にならないために記録として残すことが重要です。
また、売上や前年比などの数字は明確に記しておきましょう。
根拠がないと内容に説得力がないため、会議内容が浮ついたものに感じてしまいます。
要点を押さえ明確にすることが議事録では大切です。
事実と意見など文章の趣旨を区別する
会議では、意見を募り議論を交わす場面や決定事項のすり合わせ、結論が出る場面が入り乱れることがあります。
結論や意見を混同してしまうと、読み手が戸惑ってしまい誤った情報で認識されてしまう恐れがあります。
議題に対して、どのような意見があり答えはどうなったのか、また誰が発言し結論をまとめたのかを区別し、認識の相違がないように正確な情報を伝えましょう。
画像、装飾、番号、イラストなども活用する
議事録は、言葉を1000文字羅列するよりも画像やイラストを活用すると、さらに伝わりやすくなります。
しかし、内容が不明確になる可能性もあるため、画像の説明だけで終わらせてはいけません。
文章で補足の解説をしなければ、ご認識や情報の過不足が生まれ業務が円滑に進まない恐れがあります。
よって、文字と画像のバランスを考えて作成することが重要です。
文章を見やすくするには、装飾や番号も活用しましょう。
たとえば数字は、優先順位をつける目的で1・2・3を割り振り簡潔な文章にすることや、文章の冒頭に記号をつけポイントが異なるタイミングが明確になるとわかりやすくなります。
良い議事録の例
議事録の良い例を知っておくと、どのように作れば良いのかわかり作業効率があがります。
以下は、良い議事録の例です。
| 20230727 〇〇会議 議事録 | |
|---|---|
| 会議名 | 〇〇会議 |
| 日時 | 2023年7月27日（木） 15時～16時 |
| 場所 | 会議室A |
| 出席者 | 〇〇課長、〇〇係長、〇〇主任、〇〇、〇〇 |
| 議事録作成 | 〇〇 |
| 議題 | 〇〇企画について |
| 決定事項 | ・〇〇の売上を〇月までに〇％にする ・販促費を〇〇万円まで使用可能とする |
| 議論内容 | ・予算の関係上、サンプル品の配布は難しい（〇〇部長） ・〇〇催事スペースを借り、実演販売はどうか（〇〇主任） →担当〇〇確認 |
| 確認事項 | ・〇月〇日までに「販売計画書」を作成する ・第三回「〇〇企画会議」の日時 〇月〇日（水） 15時～16時 会議室Aにて |
このように項目ごとにまとめて、誰がいつどのような発言をしたのか記録を残しましょう。
議事録のNG例
こちらでは、議事録のNG例を紹介します。
| 〇〇会議 議事録 | |
|---|---|
| 日時 | 2023年7月27日（木） 15時～16時 |
| 出席者 | 〇〇課長、〇〇係長、〇〇主任、〇〇、〇〇 |
| 〇〇企画について | 〇〇の売上を〇月までに〇％にする どのような取組をするか 販促費は〇〇万円まで使用可能とする（〇〇部長） 〇〇催事スペースを借り、実演販売はどうか（〇〇主任） |
| 議論内容 | 予算の関係上、サンプル品の配布は難しい（〇〇部長） |
| 次回までに | ・〇月〇日までに「販売計画書」を作成する ・第三回「〇〇企画会議」の日時 〇月〇日（水） 15時～16時 会議室Aにて |
このように各項目の内容が合っていないと、何がどのような議論になりどうなったのかわかりづらいため、認識相違がおきてしまいます。
議事録は関係者全員が見てわかるように共有することが重要なため、項目ごとに簡潔にまとめましょう。
ただの文字起こしになっている
会議内容をそのまま聞いたとおりに記入し、ただの文字起こしになってはいけません。
議事録は要点を押さえず時系列のまま作成すると、情報量が多くとても読みづらくなり、その結果、認識の相違や情報の過不足が起こり円滑な業務遂行ができなくなります。
また、読み手は忙しいと考えてまとめる意識も大切です。
いかに時間をかけずに要点を理解したいため、スムーズに読める議事録を求めている点は、作成者として心がけておく必要があります。
記載漏れが多い
議事録の内容で記載漏れが多いと、情報の伝達漏れがおき正しく理解せずに業務を進めてしまい支障をきたします。
会議当日参加できない関係者の方や取引先の方も確認する場合もあるため、非常に重要です。
記載漏れを無くすための具体的な対策方法は下記のとおりです。
- 文字起こし機能を使用する
- ボイスレコーダーなどで録音する
- オンラインの場合は、会議で使用するアプリ機能で録画する
ただし、文字起こし機能を使用したからといって、そのまま共有してはいけません。
編集と確認を怠らず、読み手が見やすいように修正しましょう。
また、会話を録音・録画する場合は、事前に許可を取ることがマナーです。
ささいな場面でも、録音の許可や録画する旨をアナウンスしてください。
上司に確認せずに配布する
議事録を作成したら、必ず上司や責任者に確認をしてもらいましょう。
議事録が完成したからといって、独断で共有を進めるのは避けてください。
第三者のチェックがなく共有すると、誤認識を与えてしまう可能性があります。
また、二次チェックしてもらうと、誤字脱字を含めて、正確な情報が盛り込まれた議事録になっているか、事前に確認でき無用な混乱を防げます。
会議から時間が経ってから配布する
議事録は会議があった当日中に共有をしましょう。
議事録の共有が遅れてしまうと、決定事項や確認事項の取り組みが遅くなり、業務に支障をきたします。
また、会議の記憶が鮮明なうちに情報をまとめると効率よく作成ができる利点もあります。
まとめ
議事録は、会議に参加していない関係者に伝達するための重要な役割があります。
素早く正しく伝達できれば、スムーズな業務遂行が期待できます。
誰が読んでも理解できる文章や構成を心掛けてください。
フォーマットがあると便利ですが、ない場合は過去の議事録から要点を書き起こして真似るだけでもクオリティが上がります。
議事録を作成するにあたっての必要事項や作成する際のポイントなどをしっかり把握して、誰が見てもわかりやすい議事録作成を心がけましょう。
