いつも見て頂きありがとうございます！「エンプレス」の編集部：sugiyamaです。資料を初めて作る、または何度も作ってきたけど、正解が分からない…。こんな状態では、自信をもって提案ができないと思うので、資料の作り方のコツをまとめてみました。
「先輩に教えてもらったけど、イマイチ分からない…」
「上司がいう形に直したけど、これで合ってるのかな…」
「やればやるほど、間違っている気がする…」
資料の作り方が分かっていないと、何をやっても正しくないと思って不安になるかもしれませんね。
デザイナーではなくても、資料作りの百戦錬磨の達人でなくても、実は相手に「伝わる資料」は作れます。
作り方のコツをまとめたので、参考にして頂けると嬉しいです。
＼お役立ち資料／
伝わる資料の定義とは
資料はツールを使えば簡単に作れるため「楽勝」だと思われていますが、実際に作り出したら「何が正解か分からない…」と、沼にはまって動けないことも。
まず、イイ資料とは何なのか、その定義を確認してみます。
イイ資料とは
相手の気持ち・行動を促せること。
つまり、資料を作ることが目的ではなく、資料を使ってあなたの企画・提案などを、相手にも納得してもらい協力を取り付けることが、資料本来の活用目的。
たとえばせっかく機会をもらえたのに、資料作りに時間をかけすぎて失注した…こんな状況は本末転倒です。
資料作りのコツとは
- いかに時間をかけず
- 相手の理解を促し
- 内発的な変化を起こさせるか
この観点から、資料作りのコツをまとめたので、一緒に見ていきましょう。
資料作りのコツを見れば、企画・提案・ホワイトペーパー・調査レポート・セミナー・ウェビナー・展示会・会社紹介・製品/サービスなど、あらゆる資料において当てはめられるので、今までよりもワンランク上の資料が作れます。
まずは資料の現実を知ることから
資料作りをする上で欠かせないのが、伝わる資料を作るための思考・行動パターンを予めインプットすること。
作る意識だけで資料に向き合うと、これが失敗の原因になったりもするので、とっても大事。
あなたの顧客は資料を見ない、読まない、理解できない
「一生懸命作った。」「時間をかけて作った。」そう思うと、資料を相手に渡したら、見てくれるだろうと思いませんか？
しかし実際には、直視できないような現実が待っています。
お客様は資料を、
- 見ない
- 読まない
- 理解できない
これが基本です。
3つの「ない」をインプット
たとえばあなた自身も、誰かの作った資料を受け取った経験があると思いますが、その時はどうしましたか？
パターン1 一字一句しっかり目に焼き付けるほど読み込む
パターン2 さっと流し読みで「こんなもんか」で終わる
パターン2が多いのかなと…。
自分が作った側に回ると、その現実を忘れてしまい「見てもらえる」と考えてしまうのですが、そもそも資料とは作成者の気持ちとは裏腹に、見てもらえない・読んでもらえない・理解してもらえない、3つの「ない」が前提となります。
その中でも、見てもらうのが最も難関。
顧客は自分が知りたい・見たい情報しか見ない
ビジネス現場で資料を活用したいと思った場合、読み手の仕事状況を考える必要があります。
① 何か課題があるから解決したいと思い情報が欲しい
② 忙しくてまとまった時間がとれない
③ 忙しいからこそ手間をかけたくない
他にも色々ありますが、資料を見てくれる相手の前提がこのような状況であれば、作った資料をじっくり見てもらえると思えませんよね。
そのため何が起こるかと言えば、
- 知りたい情報しか知りたくない
- 見たい情報しか見たくない
つまり、見た目がいい資料を求めているのではなく、顧客にとって必要な情報が入っているかどうか。
資料を作るコツの第一段階目は、見た目への呪縛から逃れるための、思考・行動パターンをインプットすることからでした。
注意点
資料を作れば、身近な存在（先輩・上司）にチェックをお願いする機会が多いと思います。しかし、顧客を分かっていない方からのアドバイス・フィードバックは、そもそも観点がズレている可能性があるため、鵜呑みにするのではなく、あなたが向き合っている資料を見せたい相手を考え、それらのフィードバックを取り入れていく必要があります。
資料を作る事前準備3つのコツ
資料を作るためには、何よりも事前の準備が大事と言えます。
たとえば料理で言えば、下ごしらえを事前に済ませておくと時短にも繋がりますし、下味をつければ唐揚げだって美味しい。
資料にも同じことが言えるため、手早く進めながら必要な準備を整えて、実際の作成に入っていくと、伝わる資料が作りやすくなります。
1.「誰」に伝えたいか明確にする
あなたが資料を見せたい相手は「誰」ですか？
例：見せたい相手
Ａさん（社歴0年目、意思決定者は別、情報収集のみ）
Ｂさん（社歴10年目、意思決定者本人、比較検討のため、経験豊富）
例：用意した資料
会社情報が分かる簡易的な資料
Ａさんに対しては簡易的に会社紹介できる情報があればいいですが、Ｂさんにも同じ内容で見せた場合はどうでしょうか。
きっと「ふ～ん、そうなのね」くらいで終わってしまう可能性があります。
Ｂさんは意思決定者であり、何度も提案を受けたり比較検討の経験があるため、他社との違いを明確に打ち出した情報が必要だったかもしれません。
つまり、誰を想定した資料にするかで、内容が大きく違ってくる。
汎用的な誰にでも通用するような資料では、相手の心は揺さぶれないため「誰」を深く理解して、資料を作る必要があります。
2.「何」を伝えたいか明確にする
「誰」を明確にしたら次は「何」を伝えたいか明確にします。
例：伝えたい内容
パターン1 豊富なメニュー、安さ、実績、キャンペーンなどたくさん
パターン2 安心できる依頼先であること
パターン1の場合は色々な情報を1つの資料の中に入れ込み、とにかく自分たちを知ってもらうための視点で資料を作っている。
パターン2の場合は、一環して伝えたいテーマを持っているため、どんな情報を伝えたとしてもテーマから離れず、伝えたいことが理解しやすい。
たとえばボールを何個もいっきに相手に放り投げた時、キャッチできるのは全部ではなく数個ですよね。
これと同じ状況が資料でも起こっており、あれもこれも伝えようとすると、そもそも何を伝えたいのかが薄まってしまう。
そのため「誰」に「何」を伝えたいのか、明確にすることが大事です。
注意点
日本は言いたい事は言えないけど「察してね」と、このような文化がありますよね。しかし資料において「察して」作戦は通用しない。きちんと「〇〇したい」「〇〇になる」と明言しないと、相手には伝わりません（その理由としては、資料を見てもらえないから）。だからこそ「誰」に「何」を言うかが求められています。
3.「どう」伝えれば伝わるのかシミュレーションする
「誰」に対して「何」を伝えればいいか判断できたら、最後にデザインを含めての「どう」伝えるか。
資料で成果が出ていない方の多くは、最初から「どう」伝えるを優先してしまい、その大元の根源の部分がおざなりになっている可能性があります。
誰に何をどう伝えるか
- フォントサイズはどのくらいか？
- フォントはどれにするか？
- スライドサイズはどれか？
- スライドは何枚か？
- 色はどれにするか？
- データは必要か？
- 写真は必要か？
- 図解は必要か？
- 口頭での補足説明ありか？
- 資料を見る場所はどこか？
これらを加味してイメージ化（デザイン）するため、誰に何を伝えればいいか分からないと、そもそも資料が作れないと言えます。
また、資料の利用シーンでも求められる状態は変わってくるため、予め使ってもらう状態をシミュレーションしておく。
簡単なように見えて、細かな工程を必要とするのが資料です。
資料を作る20のコツ
資料を作るコツが分かれば、資料作成の正解がだんだんと見えてきます。
完璧な資料は存在しませんが、それに近づけていくことはできるため、重要なポイントのみを抜き出しました。
1. ツールを選択する
資料の作成ツールによっても、できることが変わってきます。
| ツール名 | 料金 | 操作性 | デザイン性 |
|---|---|---|---|
| パワーポイント | 有料 | 〇 | △ |
| Googleスライド | 無料 | 〇 | △ |
| Canva（キャンバ） | 無料/有料 | 〇 | 〇 |
会社で資料作成をするなら、大概はMicrosoftのアカウントを持っていることが多いため、パワーポイントが最適解。
個人であればGoogleスライドかCanvaを使いますが、豊富なテンプレート・素材・フォントが使えるCanvaは今、とても人気を集めています。
会社内の仕事で資料を作る → パワーポイント
個人やお金をかけずに作る → Googleスライド、Canva
デザイン重視で作る → Canva
このような選択になります。
会社によっては外部ツールの使用許可が下りない場合はパワーポイント一択になると思います。
2. 装飾へのこだわりは捨てる
「なんか物足りないな…」
「あ、参考に見たあのデザインいいかも」
「いいの見つけちゃった」
スペースが余っていたり、見た目に納得していない時、何か追加で入れ込んでしまいますよね。（よくあるあるです）
しかし、装飾を入れることでお客様の気持ち・行動を促せられるならいいですが、実際そんなことはありません。
小さい装飾、たとえば線や図形を入れたり、色を付けたりして変化させようとしますが、これら全ての時間を提案精度を上げるために使った方が、次に繋がる確率は高まります。
装飾を入れたい気持ちはグッとこらえて、入れない選択をするのがお勧めです。
3. 表紙にベネフィット・メリットを入れる
表紙は、ワクワクを感じてもらえたり、読み手の自分事化をするため大事な情報。
ここで単なる「サービス資料」「会社紹介資料」など淡泊な書き方では、非常にもったいないと言えます。
期待を上げ過ぎるのはよくありませんが、そもそも見てもらえない前提を考えると、少しでも読み手の意識を資料へ向けてもらいたい。
奇抜なデザインにする必要はなく、誰に対して見てもらいたい資料か分かっているなら、キャッチコピーに相手が惹かれる情報、またはメリットを入れ込んでおく。
表紙から勝負をしにいくのがポイントです。
入れておきたい情報
キャッチコピー：謳い文句
ベネフィット ：叶えられる満足感
メリット ：安い、うまい、早いなど
4. 伝える情報を減らす
伝えたい想いが強かったり、力を入れすぎると、ついつい情報量がいっぱいに。
他にも、伝えたい相手に、何を伝えればいいか分かっていない時も、ムダに多くなってしまいます。
情報量を求めている方ならいいですが、多くの場合は量ではなく質を求めており、なおかつ自分に関係する情報だけを欲しいと思っている。
このような前提がある中で、伝える情報が多すぎると見てもらえない可能性を高めるだけなので、伝える情報はギリギリまで絞り込みましょう。
「これだけで伝わるかな？」と不安になりますが、相手を理解し、何が求められているか分かっていれば、おのずと必要な情報だけが分かってきます。
5. リストはすっきり見せる
- 3つ
- 4つ
- 5つ
など、縦並び・横並びで情報を端的に見せたい場合がありますよね。
もし、10個も20個もギュウギュウに1スライドの中に入れ込もうと思ったら、何が大事な情報か読み手は見分けがつかなくなる。
リスト形式で表現するなら、できれば3～5つほどに絞り込んで、多くを見せないほが読み手としては分かりやすくなります。
6. 情報をグルーピングする
スライド内に入れる情報は、関連しているけど、それぞれ少し違うグループ分けができます。
- テキスト
- 画像
- ボタン
など、1つのことを説明したいのに、表現の仕方がさまざまあるとお伝えした方が分かりやすいかもしれませんね。
たとえばAを説明したいのに、Bの情報がAの近くにあったらどうですか？
「これはAのことを言ってるの？それともBのこと？」と、情報が近くにあるからこそ、判別がしづらくなる。
情報の塊をそれぞれ作り、はっきりとグループ分けがされている状態が見せられると、情報が読み取りやすくなります。
7. 色は2～3色で抑える
「何か違う…」と、作った資料に対して、納得感がなければ、色を見直しましょう。
NG 4種類以上使っている
OK 3種類に収めている
たとえば最初のスライドで大事そうな情報に赤が使われていると「大事な情報には赤が使われているのか」と、読み手は学習します。
しかし、他のなんてことのない情報にも赤が使われていると「あれ、これって大事な情報でいいのかな…」と混乱。
結果として、情報の優先度が分からなくなり、情報過多となって理解ができなくなってくる。
メインカラー・ベースカラー・アクセントカラーの3つに絞ることで、読みやすい資料が作れます。
8. 整理整頓する
散らかっている部屋と、整理整頓されている部屋では、一般的にどちらがキレイだと思いますか？
あなたも「整理整頓されている部屋」と、回答してくれるはず…。
人間は、揃っている、整理されていることに美しさを感じる。
資料においても同じことで、
- 文字の先頭が揃っている
- 画像のサイズが揃っている
- 色が統一されている
整っている状態を作れば、読み手が安心して見てくれますし、整理整頓されているからこそ、あえて違和感を作ることで注意も引ける。
情報が整理整頓されていることがベースとなって、資料の魅力を引き出しやすくなります。
9. メリハリを作る
メリハリとは「サイズ」「距離」「太さ」「位置」などに強弱をつけること。
例：文字
見出しを大きく
本文を小さく
例：図形
片方を大きく
片方を小さく
例：太さ
片方を太く
片方を補足
例：位置
片方を遠く
片方を近く
たとえば1と2ではあまり差はなく、1と100ならハッキリと違いが分かる。
見ない・読まない・理解できないが前提にあるのが資料なので、明確な区別が作れると、情報として受け取ってもらいやすくなります。
10. 読み手が分かる言葉で説明する
あなたの当たり前と、私の当たり前は違いますし、お客様の当たり前は当然違ってきます。
ここで重要なのが、自分が知っていることを、そのまま伝えても相手には伝わらないこと。
例：マーケティングの意味
Ａさん SNS使うことでしょ？
Ｂさん 売上を作る仕組みのことでしょ？
Ｃさん 経営そのものでしょ？
誰もが学んできたこと、知っていることが違うため、解釈もそれぞれ理解できる形で受け止めようとします。
たとえば、本来伝えたかった情報を、相手が誤解釈してしまって、正しく伝わらなかったら、それだけで資料としては失敗作となる…。
言葉もデザインも、全て読んでくれる相手に合わせて出していく必要があります。
11. ストーリーで見せる
突然ですが、あなたは一週間前の夕飯に、何を食べたか思い出せますか？
・・・・・・結構難易度が高いですよね。
逆に学生の時にがんばったこと、生活の中で起こった衝撃的な出来事、好きな人といったデートなど、記憶にちゃんと残っている情報もある。
覚えられないこと、覚えていることには、どんな違いがあるのか。
それは、ストーリー（感情を伴った文脈）を感じる中で得た情報は、記憶に残ったり自分と照らし合わせて、当時の感情と一緒に引き出せるから思い出しやすい。（反応しやすい）
淡々と情報を解説するのではなく、昔は〇〇だったのに今は〇〇になれた、などのギャップを見せたり感情を引き出す文脈を作るのが効果的です。
12. サイズは16:9にする
資料作りで困るのは「サイズは何がいいのか」問題です。
他の人はどれで作ってる？お客様的にはどのサイズがいい？と、考えれば考えるほど迷ってしまいます。
シーンによってサイズが使い分けできるといいですが、大まかに言えば下記の2パターン。
パソコンのモニター、スクリーンなどで見せる
16：9（ワイド画面）
印刷が前提になる（IR資料などお堅いシーンで使う場合なども）
4:3または7:5などの印刷に適したA4サイズ
結論としては16:9のワイドサイズで作れば、大概は大丈夫です。
なぜならば、たとえばサイズを大きくするより、小さくする方があとでレイアウト調整に時間がかかるから。
小さめからワイドサイズに変えると、スペースが増えて余計な情報を入れてしまったり、そもそも埋めるのが難しいので、最初から大き目で作っておけば、どんな状況にも対応がしやすい。
13. グラフは変化率で見せる
棒グラフを使う時は、変化の違いを見える化するのがお勧めです。
- 伸びている場合は右上の矢印を付ける
- 毎月の変化が低い場合はある程度月をまとめてみる
- 棒グラフ全体の横幅を縮めて勾配に角度を付ける
見せ方一つで、グラフの印象は大きく変わるため、単にデータを見せるのではなく、データ内の変化の大きさを読み取れるようなデザインにしましょう。
14. 目線の動きに合わせて情報を配置する
情報の配置によって、おのずと目線の動きが変わってきます。
左から右へ読ませる文章はZ型
上から下へ読ませる文章はN型
基本はこの2つですが、目線の動きに合わせて最適な情報を配置していく。
たとえばZ型であれば、目線を左から右へ振った際に、ちょうど大事な情報を置く。
よく分からない場所に置くより、目線の先に置いた方が見てもらいやすいですよね。
目線の動きを合わせていくと、情報に気づいてもらいやすい資料が作れます。
15. 言葉とイメージ画像を連動させる
資料の多くは流し読み、またはパッと見なので、瞬間的な反応率を高める必要があります。
反応率の例
Aパターン テキスト：りんご 画像：みかん
Bパターン テキスト：りんご 画像：りんご
どちらのパターンが一瞬で理解できるかと言えば、Bパターンの方ですよね。言っている事と見た目が合っているため、すぐに理解できる。
その逆でAパターンの場合は、言っている事と見た目が合わないため混乱し、ストレスを与えて読んでもらうキッカケを失う可能性がある。
極端な例ですが、これがスライドの一つ一つに対して、しっかり連動させた作り方をすれば、とても理解しやすい資料になりませんか？
言っていること、やっていることが合っているのを有言実行と言いますが、その思考を持って資料を作るのがお勧めです。
16. データは最新にする
資料は完成した時点から劣化していくため、どんどん情報が古くなります。
ある程度の期間は使えはするものの、情報として何かのデータが入っていた場合は気を付けなければいけません。
お客様は資料の何で信頼感を感じるかと言えば、入っている情報はもちろんのこと、直近のデータかどうか。
1年前のデータがそのまま入っていたら「これ本当？今はどうなの？」と、疑いの目を向けられてしまいます。
更新する手間はありますが、それによってお客様獲得のチャンスが高まるなら、やっておきたいですよね。
17. データの信頼性を担保する
資料の中に、何かの数値やグラフのデータを入れている場合、必ず情報元である根拠・証拠を入れておきます。
逆に、何かの数字を大々的にアピールしているのに、元になった根拠・証拠を見せなければ、疑いの目を向けられてしまう。
- 売上
- 件数（人数）
- ランキング（No1など）
- 推移
- 統計
数字を入れるのであれば、その全てに背景が分かる情報を入れておきましょう。
18. 定量・定性を使い分ける
資料を作る時に意識したいのが、読み手がどんなタイプの方か。
| タイプ | 定量データ | 定性データ |
|---|---|---|
| 論理的な思考の持ち主 | 〇 | △ |
| 感情的な思考の持ち主 | △ | 〇 |
たとえば論理的な思考の方、または自分の感情ではなく冷静な意思決定を求められる方の場合は、端的に数字を使った定量データの可視化が響きます。
感情的な思考の方、義理人情や最後の一押しを探している方などは、ストーリー性ある感情が動かされる情報が響く。
タイプによって、響きやすい情報が異なるため、大勢に見せる情報であれば別ですが、1人や数人に渡すような資料であれば、それぞれに合わせた形で作るのがポイントです。
19. 相手に関わる事例を入れる
お客様は自分の知りたいことしか知りたくない、見たいものしか見たくない、かなり極端な状態になっています。
それも、日々仕事をこなしていく中で、不要なことはできるだけ避けたいと思っているから、ピンポイントで自分事になる情報を求めている状態。
不特定多数に向けた資料では難しいですが、ある程度見てもらえる方の範囲が絞り込まれている場合は、そこに合致する事例を入れておく。
口コミとも似ていますが、自社の活用イメージを事例と照らし合わせながら確認することで、だんだんと温度感を高めてくれます。
結果として、最終的な意思決定の際に、あなたを選んでくれるようになる。
20. フォーマットを用意する
資料作りで困るのが、デザインの調整を都度してしまうこと。
新しく追加した情報によってレイアウト調整が必要になったり、逆に外すことでスペースが空いて変えないといけない。
他にも、資料は微調整の嵐です。
ここが無駄に時間を消費してしまうポイントなので、細かい調整は普段行わずに、フォーマットまたはパーツを予め作っておく、または更新し続ける。
ある程度のレイアウトをパターン化しておけば、そこに当てはめるだけで済みますし、時間のムダを省けます。
資料作りがうまい人ほど、パターン化によって最短で伝わる資料を作るための再現性を高めています。
資料を作った後のチェック4つのコツ
実際に資料のコツをもとに作ってみると、大きな変化を感じるかもしれません。
今までやっていたことが、実はNGな対応だったと気づいたり、デザインの呪縛から解き放たれて気がらくになったり。
しかし、どれだけ資料作りのコツを覚えたとしても、悪い部分が残っている場合もあるので、チェックのコツも見ておきましょう。
1. 閲覧相手が再現できないフォントを使用していないか
資料をPPTファイル（PowerPointの拡張子）でお客様に見てもらう場合、自分が選んだフォントはそのまま再現できるわけではありません。
実は、作り手が使ったフォントが読み手のパソコンに入っていないと、そのフォントを再現できないのです。
| タイプ | パソコンに入っていないフォント |
|---|---|
| PPTファイル | 再現できない |
| PDFファイル | 再現できる |
多くはPDF化するからいいのですが、そうではない場合も中にはあります。
PPTファイルで渡さないといけない場合、どうしても特別なフォントを使いたいのであれば、画像化するのがお勧めです。
2. 視認性が担保されているか
視認性とは、情報の見やすさのこと。
- 情報の周りに十分な余白があり見やすいか？
- 文字サイズは見やすいか？
- 色にコントラストがあり見やすいか？
- 写真や画像の解像度は適切か？
など、情報がそもそも見づらい状態は、第一関門である「見ない」の突破を妨げるので、とても重要なポイントです。
作り手が見やすくても、読み手によっては見づらい場合もあるので、誰にとっての見やすさを担保できているかチェックしましょう。
3. 可読性が担保されているか
可読性とは、情報の読みやすさのこと。
- 文字は読めるか？
- 写真や画像内の情報は読めるか？
など、情報の読み取りやすさを担保できているかチェックしましょう。
判断方法の一つとして、音読してみると読みにくさに気づきやすくなります。
4. 判読性が担保されているか
判読性とは、情報の分かりやすさのこと。
- 前後の文脈が繋がっているか？
- 間違った解釈を起こさせていないか？
- ミスリードを誘っていないか？
つまり、情報が理解しやすい状態であることです。
見て、読んで、そして最後は理解できなければ、資料が最後の最後で役に立たなくなってしまう。
文章ごとの判読性はもちろん、全体のストーリーを繋げた際の判読性も担保できているかチェックしましょう。
最後に
資料の作り方にはいくつもコツが存在しています。
一つ一つの効果は小さいものの、全部を合わせていくと資料としての完成度が高まっていく。
成果が出ないのは見た目のせいだけではなく、前段階に問題がある場合も。
作り方一つで変わるので、このページのコツで少しでも伝わる資料が作れるお手伝いが出来れば嬉しいです。
