いつも見て頂きありがとうございます！「エンプレス」の編集部：エンプレス編集部です。研修報告書の書き方は難しい部分もあると思いますが、テンプレートや例文を用意したので、少しでもあなたの力になれればうれしいです。
研修報告書とは、研修を実施した人や受けた本人が研修内容や学んだことなどを第三者へ伝えるための資料のことを指します。
そんな研修報告書の提出を求められたけれど書き方がわからない方に向けて、評価される報告書の書き方を解説します。
本記事でご紹介するテンプレートにそって作成するだけで完成するので、例文を参考に研修報告書を作成してみてください。
研修報告書とは
研修報告書とは、研修を受けた本人が、どのような研修内容だったのか、どのようなことを学んだのかなどを書き記した報告書のこと。
研修を実施した講師や社内のオブザーバーなどが作成することもあります。
研修報告書を作成する立場によって呼び方を分け、
- 研修受講者の作成した資料＝研修受講報告書
- 研修実施者が作成した資料＝研修実施報告書
と呼ぶ場合も。
今回は、なぜ研修報告書を書くのかその目的や書き方・わかりやすく書くコツを解説します。
研修報告書のテンプレートと例文もあわせて紹介するので、参考にしてみてください。
なぜ研修報告書を書くのか？その目的
ここでは、なぜ研修報告書を書く必要があるのか、その目的を解説します。
研修報告書を書く目的を理解して、正しく書けるようにしましょう。
本人の学びを定着させるため
研修報告書を書くことは、研修を受講した本人の学びを定着させることにつながります。
研修報告書は、上司など第三者が読むことを前提に作成します。
そのため、文字に書き起こす際に、第三者が読んでもわかるように研修内容や学んだことを改めて整理する必要があり、研修報告書作成者の学びが定着していきます。
また、研修を受けた時は「良いことを学べた」と思っても、日々の業務追われて忘れてしまうことも。
良い話を聞いたり、良い体験をしたりした時は、何度も実践して学んだことを定着させることが重要です。
研修報告書をもとに、研修内容や学んだことを振り返り、知識の定着を図りましょう。
研修企画者が内容を検証・改善するため
研修には、外部に委託した場合は研修費用はもちろん、社員の時間などリソースを割いて行われます。
そのため、研修実施者は、研修を受けた受講者がどのようなことを学べたのか、実務に活かせる気づきを得られたのか、研修を実施するにあたって意図した効果が得られたのかを確認し、改善する必要があります。
そのため、研修報告書は、研修を企画した講師や社内のオブザーバーが研修内容を研修・改善する目的でも作成します。
研修内容や学びを社内で共有するため
研修で学んだことは、研修を受けていない人にとっても重要な知識になります。
研修内容を共有すれば、会社全体のスキル向上が期待できます。
特に、所感には、研修を通して得た新しい視点で考えた現状の課題への改善点に対する意見などが見られることも。
会社の成長にとって重要な意見となるため、社内でその気づきを共有することも重要です。
また、新入社員でOJTとして指導者がついている場合、指導者は研修報告書をもとに研修で何を学んだのかを知ることができます。
研修内容から指導する内容を調整できるのもメリットです。
研修報告書の書き方
次に、研修報告書の書き方について順を追って具体的に解説します。
研修を受ける前に知っておくだけで、研修報告書に書くべき内容が適切に判断できるので、参考にしてみてください。
研修の目的を理解する
研修を受ける前に、研修の目的を事前に理解しておきましょう。
研修の目的を理解した状態で研修を受ければ、この研修を通して何を身に付けるべきか整理しながら研修を受けられます。
また、研修の目的を理解した上で研修報告書を作成すれば主旨に沿った報告書を作成できるのもメリット。
研修は日々の業務に活かせる実践的なスキルを身に付けることを想定しています。
日々の業務でどのように活かせるのか想像しながら研修を受けましょう。
研修報告書のテンプレに沿って研修内容をメモする
研修中は新しく学ぶことばかりで、理解することに集中してしまいます。
また、その場では理解できたと思っていても、文字に書き起こすと理解があいまいな点に気づくことができます。
そのような時に有効なのが、テンプレに沿って研修内容をメモすること。
テンプレに沿ってメモをすると、研修の目的を適宜思い出せるので、研修の目的からズレずに研修内容への理解を深めることができます。
また、研修中に自分の理解があいまいな点に気づければ、その場で講師に質問して、研修への理解を深めることができます。
研修で学んだことを書き出す
始めから、「しっかりした研修報告書を書こう」と考えて書き出すと、「このような内容を書いても意味がないのではないか」などと考えてしまい、手が止まってしまうことがあります。
そのため、最初は深く考えずに自分が学んだことをすべて書き出します。
この時、書く内容に同じ研修に参加した人へ感想や意見を聞いてみてください。
自分とは異なる視点で得たことを聞いてみることも学びになります。
わかりやすい文章になるように見直す
報告書を作成する際は、所感中心に書くためダラダラと書いてしまう傾向があります。
一度書き終えたら、文章を読み返して、研修に参加していない上司など第三者が読んでもわかるような内容になっているか確認しましょう。
同僚などが参加している場合は、作成した研修報告書を見せて、フィードバックを受けるのもおすすめです。
客観的な視点から文章を見直しましょう。
わかりやすい研修報告書を書くコツ
次に、わかりやすい研修報告書を書くコツをご紹介します。
わかりやすい研修報告書を書くコツを身に付けて上司や社内からの良い評価を獲得しましょう。
研修中に気づいたことは箇条書きでメモする
研修中は、気づいたことは箇条書きでメモしましょう。
文章をまとめることに集中すると研修の内容に集中できません。
そのため、まずは簡単に箇条書きでメモします。
また、箇条書きでメモするメリットは、順番を入れ替えたり、削除したり内容を整理しやすいことです。
その後、研修の目的・目的と照らし合わせて内容を整理するようにしましょう。
感想だけでなく具体的な事実も書く
研修報告書を作成する際は、資料が手元にあり実体験もあることから、前提条件などを省いて感想だけ書いてしまうことも。
しかし、感想だけでは研修に参加していない人には、どのような研修内容だったのか、なぜそのように考えたのかを理解できません。
研修に参加していない人でもわかるように、具体的な研修内容と感想はセットで書くようにしましょう。
研修の目的・学んだことをセットでまとめる
研修の目的と学んだことはセットで記載するようにしましょう。
セットで記載することで、その研修報告書を読んだ人に、研修の目的を念頭に置いて読み進めてもらうことができます。
また、研修報告書の作成者が研修の目的を理解し研修に真剣に向き合ったことが伝わります。
学んだことをどのように業務へ活かすか具体的に書く
研修は、人材が成長し、日々の業務に活かすスキルを身に付けることを目的として行われます。
そのため、研修において何を学んだかも重要ですが、学んだことを活かして具体的に日々の業務にどのように活かすつもりなのか、その考えも重要です。
マナー研修であれば、電話応対やお客様対応している場面で活かせることがあります。
その内容を具体的に書きましょう。
5W1Hで上司が読んでもわかるように書く
研修報告書は、5W1Hを意識して研修に参加していない上司でも研修内容を理解できるように記載しましょう。
立場が違えば、当たり前だと思っている前提知識も異なります。
特に、ベテランになるにつれて、わからなかったことが、わからなくなってしまうもの。
文章を読みながら、5W1Hを問いかけ、客観的に内容の過不足を確認してみましょう。
結論を先に書く
わかりやすい文章を書こうとすると前提知識や条件を細かく書いてしまい、結論として何を言いたいのか伝わりにくくなってしまうことがあります。
そのような時は、結論を先に書きましょう。結論を先に書くことで、伝えたいことを理解した上で読み進めてもらえます。
研修内容に関係ない余計な情報は省く
研修報告書は、研修の内容に関する報告書なので研修内容に関係ない情報は書かないようにしましょう。
感じたことを制限なく書いてしまうと、読み手には何を伝えたかったのかわからなくなってしまいます。
また、文章を書く時、わかりやすい文章は一文一義、つまり一文につき伝えたいことは一つだけが基本です。
一文に複数の要素は含めず、簡潔にまとめるようにしましょう。
上手くまとめられず困った時は、箇条書きなどを適宜用いるのがおすすめです。
項目を作って内容を細分化するなど、読みやすい報告書作りを心がけましょう。
文書作成のマナーをもとに文章を見直す
研修報告書は、社内で共有することを目的としていますが、上司を中心とする第三者が読む資料のため、文章作成時のマナーを守ることが重要です。
文末は「～です・～ます」または「～だ・～である」に統一します。
社内のルールが決まっている場合もあるので、事前に確認しておきましょう。
表記ゆれもドキュメントなどで、検索機能を利用してチェックしてみてください。
誤りに気づいたら置換機能で一括で変更できます。
特に、誤字脱字は、やる気がないと思われる可能性もあります。
ドキュメントなどのアプリの他、誤字脱字をチェックできるサイトを適宜利用しながらミスのない文章を作成しましょう。
研修報告書のテンプレートと例文
最後に、研修報告書のテンプレートと例文をご紹介します。
わかりやすい研修報告書のコツを活かして上司に伝わる研修報告書を作成しましょう。
研修報告書のテンプレート
【研修報告書テンプレート】
タイトル： ○○○○
研修名：○○○○
提出日：○○○○
氏名：○○○○
所属部署・役職：○○○○
【目次】
【1. 研修の概要】
研修の目的： 研修の主な目的や目標を明確にします。
研修の期間と場所： 研修が実施された期間と場所を記載します。
参加者： 研修に参加した人員や関係者について説明します。
【2. 研修の内容】
研修プログラム： 研修で実施されたプログラムやカリキュラムを項目ごとに記述します。番号を振るとわかりやすくなります。
実施内容： 各プログラムで、具体的にどのような活動や学習が行われたかを記述します。
【3. 研修の成果】
習得したスキルや知識： 研修で習得したスキルや知識について具体的に報告します。
実務への応用： 研修で学んだ内容を実務や日常生活にどう応用するかを考察します。
【4. 参加者のフィードバック】
参加者からのフィードバック： 研修に参加したメンバーのフィードバックをまとめます。
感想や評価： 参加者の感想や評価を引用しながら報告します。
【5. 課題と改善策】
研修中に発見された課題： 研修中に発生した課題や改善が必要な点を洗い出します。
改善策の提案： 各課題に対して具体的な改善策を提案します。
【総括】
研修の総括と、今後の展望について述べます。
研修報告書の例文
【新入社員の研修報告書】
タイトル：新入社員研修報告書
提出日：20○○年○○月○○日
氏名：○○○○
所属部署：営業部
入社日：20XX年X月X日
【目次】
【1. 研修の概要】
1.1 研修の目的：
この研修報告書は、新入社員研修の成果や学んだこと、また今後の成長に向けた展望をまとめることを目的としています。入社後の初期段階で必要な営業スキルや業務知識を習得し、早期に業務に貢献することを目指して研修に取り組みました。
1.2 研修期間：
研修期間は、20○○年4月から20○○年6月までの8週間にわたりました。
【2. 研修内容】
2.1 研修内容の概要：
研修では、営業職に必要な基本的なスキルや知識を習得するためのトレーニングに焦点を当てました。具体的な研修プログラムについては以下の通りです。
2.2 研修プログラム詳細：
2.2.1 営業基礎知識研修（2週間）
商品知識の習得：
商品の特長や利点、競合との比較を学び、顧客に適切な提案ができるようにしました。
営業プロセスの理解：
営業の基本的なステップや顧客開拓、アポイント取得などの手法を学びました。
顧客対応のトレーニング：
電話応対やメールの書き方など、顧客とのコミュニケーションスキルを磨くためのトレーニングを行いました。
2.2.2 プレゼンテーションスキル研修（2週間）
プレゼンテーションの構成とデザイン：
効果的なプレゼンテーションの構成やデザイン、資料作成について学びました。
ビジネス英語でのプレゼンテーション練習：
英語を活用したビジネスシーンでのプレゼンテーションに対応できるように、英語での練習を行いました。
2.2.3 チームビルディング合宿（1週間）
チームワークとコミュニケーションの重要性：
チームでの協力やコミュニケーションが仕事の成果にどれだけ影響するかを学びました。
ロールプレイを通じたリーダーシップの研鑽：
チーム内でのリーダーシップを発揮するためのトレーニングを行いました。
2.2.4 実務実習（3週間）
先輩社員との同行営業：
先輩社員との同行営業を通じて、実際の現場での営業活動を学びました。
顧客への商品プレゼンテーション実践：
実際の顧客に向けて商品プレゼンテーションを行い、フィードバックを得ることでスキルを向上させました。
【3. 研修成果】
3.1 習得したスキル：
商品知識の向上による顧客対応の質の向上：
商品の正確な情報を提供し、顧客のニーズに合った提案ができるようになりました。
プレゼンテーションスキルの成長による自信の向上：
効果的なプレゼンテーション手法を学び、自信を持ってプレゼンテーションができるようになりました。
チームビルディング合宿での協力とリーダーシップの向上：
チームメンバーと協力し合いながら目標を達成する重要性を学び、リーダーシップの基本を理解しました。
3.2 今後に活かすポイント：
研修で習得したスキルを実務でどのように活かすかを考え、具体的な行動計画を立てます。現時点で考えている行動計画としては、商品の提案において顧客のニーズをより深く把握し、的確な提案を行うことに重点を置くよう意識します。
【4. 学びと成長】
4.1 研修を通じての学び：
チームビルディング合宿での他部署との交流を通じて、全社的な視野の重要性を学びました。社内の関係性が業績に大きく影響することを意識し、日々の業務に取り組みます。
実務実習での失敗を振り返り、改善のポイントを見つけることで自己成長につなげることを学びました。
4.2 自己評価：
習得したスキルに対しては、まだまだ成長が必要だと自己評価していますが、これからの挑戦に対する自信を持っています。
コミュニケーション能力については、他の社員との交流を通じて成長を実感し、コミュニケーションの大切さを再認識しました。
【5. 課題と改善策】
5.1 今後の計画：
営業成績を向上させるために、先輩社員の指導を仰ぎつつ、自己学習を継続していく予定です。特に営業先の企業についての理解を深め、よりターゲティングした提案を行うことを目指します。
5.2 目標設定：
半年後には、一人で顧客への提案ができるようになることを目標にします。プレゼンテーション力の向上と商品知識の充実に努めます。
【総括】
新たな知識やスキルを持って、社会人としての自覚を持ち、業務に貢献していくことを目指します。
まとめ
研修報告書は、研修で学んだことを上司に伝え、作成者自身の知識定着のために作成する資料。
また、研修を実施するオブザーバーが、今後の研修内容の改善のために作る場合もあります。
いずれも人材の成長のために欠かせない仕事の一つ。
わかりやすい研修報告書を作成して、学んだことや気づきを日々の業務に役立てましょう。
