いつも見て頂きありがとうございます！「エンプレス」の編集部：sugiyamaです。資料を作るのが初めてのあなたに知ってもらいたい、作り方をまとめています。
資料を作るとは、一体どういうことなのか。
何から始めて、どうすればいいのか、初めてだとイメージすらわきませんよね。
資料作りは、資料の元になる情報が大事であるものの、そもそもの作り方の流れが分からないと、どうしたらいいか分からないものです。
資料に入れる情報が「ある」前提で、作り方の流れを見ていきます。
まずは完成例から
| テーマ | 資料の作り方 |
|---|---|
| 枚数 | 23枚 |
| ファイル |
資料を作ったことがない、または基本を学ばず進めて壁にぶつかっている方が、基本を学び直すことで資料作成をラクにする資料ノウハウです。
部下やチームメンバーに資料作りの基本を教えたい場合にもお役に立てます。
1. 説明の流れを決める
資料を作るとは、デザインを作ることが始まりではなく、読み手に説明したい情報を、どのように見せていくか流れを決めることから始まります。
「なんか違う…」と後で不安になる、または結果的に失敗する原因の多くは、いきなり見た目を作り出してしまうから。（作り慣れていない方が失敗する一番？の原因）
作ることが目的ではなく、資料を活用して読み手に対して求めた変化を起こしてもらいたいから作るわけなので、資料作りは最初が肝心なのです。
そして大事なポイントが、まとめた情報をどんな流れで読み手に見せればいいか、順番を考えること。
説明の流れとは？
資料は読み手の「感情」と「行動」を動かすための補助アイテムとして活用しますが、その前提を考えると適当に説明してはダメなことが分かりますよね。
NG例：資料の作り方が知りたい方向け
① 表紙
② 自社の紹介
③ サービス説明
④ 料金説明
⑤ 資料作りのノウハウ
⑥ お申込み
たとえばこの流れの場合、読み手が一番求めていたのは「資料の作り方」なのに、最も知りたいことがあとの方に回されている。
作り手が自分をアピールしたい情報が先に来てしまっていると、求めた情報がすぐ見れないので読むのを止めてしまう可能性も。
その逆で読み手思考で説明する流れを作ると、
OK例：資料の作り方が知りたい方向け
① 表紙
② 資料を読んだ後の未来像
③ 資料作りのノウハウ
④ 自社の紹介
⑤ サービス説明
⑥ 料金説明
⑦ お申込み
まずは見て・読んでもらえるかどうかが決まる最初のタイミングで「あなたはこうなります」と読了後の未来をイメージしてもらい、温度感を高めていく。
そして情報提供による満足度を獲得した後に、初めて自社の説明に入っていく。
資料の読み手に対して、まずは聞く姿勢になってもらうため、目の前の課題を解決してあげることを考えるのが、説明の流れとしてはお勧めです。
説明の流れで大切なこと
資料で説明する流れ＝構成を考えることから始めますが、慣れていないと「そもそもどうすれば？」となりますよね。
難しく考えず読み手が求めること、資料を手にしてもらえた期待に応えることで、どんな流れで説明すればいいか分かってくるのですが、そこもなかなかできない。
そんな場合には、下記の流れを意識してみませんか？
① 資料を読み終えた後の読者の姿（未来）
→この資料を読むべき理由
② なぜその未来へ繋がるのか（証拠）
→読むべき理由の根拠を解説
たったこれだけ。
まずは相手の求めに応じて、そこを満足してもらえる情報から提供することを第一に考えると、まずは資料を読んでもらえる姿勢・体制になってもらえる。
資料は見てもらうことが、そもそも難易度が高いため、見てもらう気を起こさせるため、徹底的に読み手の求めに応じる意識が大切です。
2. 資料の型を用意
説明する流れを固めたあとは、スライドに情報を入れ込んでいくのですが、ここで注意点があります。
それは、資料を作っている最中から、どんどん見た目が気になりだして変なこだわりが出てきてしまい、時間を大幅に消費してしまうこと。
資料作りに失敗する方の多くは、ここで間違えた選択をとってしまう。
基本的に、ある一定の型の中に情報を入れ込んでいき、スライドごとで細かな変化は付けない形が理想と言えます。（細かい調整ばかりだと時間がいくらあっても足りないので…）
そのため、まずは下記3つの型を作り出します。
① 表紙スライド
② ブリッジスライド
③ 本文スライド（最低3種類）
これらの型の中に、必要な情報を入れていくと、作業負担が大幅に減るので、資料作りがうまい方ほど型を使いこなしている。
3つのスライドの型
① 表紙スライドの例
表紙の型を用意する理由としては、表紙から受け取れるイメージが、その後全体のスライドにも影響をしてくるからです。
たとえば、表紙はお堅いイメージなのに、中のスライドはほんわかしていると、イメージのギャップを生んで信頼性を落とす可能性も。
資料は全体を通して、イメージの統一を図る必要があるため、表紙によってもその後のスライドデザインが変わってきます。
そのため、まずは表紙のイメージを固めるところから。
② ブリッジスライドの例
ブリッジスライドとは、場面が変わるごとに差し込むスライドのこと。
たとえば自己紹介からノウハウ説明に入る前には、テーマが変わってきますよね。
そのまま続けて説明してもいいですが、ブリッジスライドを入れることで「今から〇〇について説明しますね」と前置きを入れられるため、読み手は何のことを説明されるのか意識するように。
読み手の意識を変え、説明リズムを整えるのに、ブリッジスライドが役立ちます。
③ 本文スライドの例
本文とは、基本的な情報を入れ込んでいくためのスライド。
- 見出し
- 文章
- 画像
- 図形
- 図解
- 動画
などを入れていきますが、最初からフォントサイズ・フォント・画像サイズ・レイアウトなどを決め打ちしておけば、あとで悩む必要はありません。
資料作りで時間がかかるのは「考えること」であり、作ることにおいては考えることを型化して効率化すれば、とてもらくちんです。
参考
フォント ：ゴシック体（メイリオ、游ゴシックなど）
見出しサイズ：28～36pt（本文より大き目がおすすめ）
本文サイズ ：14～18pt
画像サイズ ：スライドを通して一定サイズにする
なぜ型を用意するのか
まず資料を用意する目的は、作ることではなく、その先にある目的達成をすること。
資料作りが、もっとも目的達成にインパクトある行動であればいいですが、そうではない場合は作ることに時間をかけず、目的達成するため別のことへ時間をかけるのが求められます。
そのため、いかにして時間をかけず資料を作るか。
あくまで補助である資料作りがメインにすり変わってしまうと、求めた結果が出せなくなり、目的達成が遠のいてしまう。
だからこそ、まずは型を作り、そこに情報を流しいれて、一定レベルの資料がいつ何時でも作れる状態にするのがお勧めです。
3. 資料の型に情報を流し込んでいく
実際に用意した型へ、情報を流し込んでいきます。
ここで注意したいポイントが3つ。
- まずは流し込みだけ（細かい調整はしない）
- 入れる情報を絞り込んで全部入れない
- 追加の型が必要な場合は後回しにする
全ては時間をかけないための考え方なので、まずは型に入れていくことだけを考えて進めましょう。
3-1. 表紙に情報を入れる
3-2. 本文（はじめに）に情報を入れる
3-3. ブリッジを入れる
3-4. 本文（説明）に情報を入れる
合わせてみる
この繰り返しで、どんどん情報を入れていくと、資料があっという間に完成します。
ただ、まずは情報を入れていっただけなので、微調整が必要になってくる。
4. 見た目を微調整していく
一度情報を入れて、一連の流れを作ったら、細かい部分を調整していきます。
もし、途中途中気になって、直し直し進んでいたら、きっと今の倍は時間がかかっているはず…。
個々に調整すると、統一感も失われるので、まとめて行うのがお勧めです。
5. セルフチェックする
調整が済んだら、本当にこの状態で以下のポイントが担保されているかを確認。
- 情報そのものが見やすいか？
- 入っている情報は読み取りやすいか？
- 読み手が理解できる形になっているか？
そもそも情報が見にくければ見てもらえませんし、読める情報量や形になっていなければ読めませんし、相手が読める言葉や理解しやすい形でなければスルーされてしまいます。
資料の見た目を作るよりも、はるかに大事なのがこの3つ。
ここの視点が抜け落ちていると、見てもらえない・読んでもらえない・理解してもらえない、その結果として目的達成に繋がらない資料となります。
見た目・文脈など、さまざまな視点から確認しておきましょう。
6. 調整
チェックの後に、直した方がいいポイントを見つければ、そこを直していく。
チェック→調整→チェック→調整の繰り返しで、目的達成に繋がる資料へ仕上げていきます。
そう考えると、最初に見た目を作ることだけに時間を使っていたら、大事なこのタイミングの時間が確保できませんよね。
だからこそ資料は、見た目を気にしない形で、仕組み化した中で作っていく必要があります。
7. 完成
最終的にある程度の調整が済んだら完成です。
ただ覚えておきたいのが、資料の完成＝完璧ではないこと。
抜け漏れなく作れているようで、実際は色々なお客様がいらっしゃるので、どこか合わないまたは足りない部分が出てきます。
全員に合わせた資料を作るのは難しいですが、現場で使いながら資料を改善して、何パターンか作りながらお客様へ最適化した資料を増やしていくのがお勧めです。
