いつも見て頂きありがとうございます！「エンプレス」の編集部：yagiです。「始末書なんて自分には関係ない」という方も書き方だけは覚えておいた方がいいかも。一から十までしっかり教えます！
「始末書」。
組織で働いていればきっと耳にするであろうこの言葉、あなたはしっかりその意味を理解していますか？
自分では書く機会はないかもしれませんが、もしかしたら部下に書かせる立場になる…なんてこともありますよね。
そんな時のために！今回は、始末書の書き方を詳しくレクチャーいたします。
お恥ずかしながら、かくいう私も「始末書って何？」状態。
一緒に理解を深めていきましょう…！
そもそも「始末書」って何？
言葉そのものは何度か耳にしたことがあっても、その意味や目的をしっかり理解している方はなかなか少ないはず。
まずは、始末書の基礎から学んでいきましょう！
「始末書」とは
始末書とは、不始末の報告と反省・再発防止の誓約を表す文書のこと。
簡単に言うと、従業員が「反省が求められる出来事」を起こしてしまった際に、その原因と謝罪・反省の意をまとめ、会社に提出する書類のことです。
「反省が求められる出来事」というのは、仕事上でのミスや何らかのトラブル。
始末書は、なぜそういった事案が発生してしまったのか原因を洗い出し、自身の作業や意識の見直しを行う機会とする、懲戒処分の方法の一つです。
始末書の効果は？何のためのもの？
口頭で注意を受けるだけでは、それら発生事案をよく理解できず、再度発生させてしまうこともありますよね。
始末書の目的は、それを防止し、本人の反省意識と再発防止の意識を高めることです。
また、会社側からしてみれば、始末書があることでトラブルの原因が明らかになり、従業員への処分を証拠として残すことができます。
始末書は法的な拘束力を持ち、裁判所でも力を発揮する文書。
従業員に始末書を書いてもらうことで「懲戒処分に当たる行為をしました」と法的に認めた印になるため、書く側・書いてもらう側のどちらにとっても大事な文書なんです。
始末書が必要な場面
始末書が命じられる場面として、仕事上でのミスや何らかのトラブルが発生した際とお伝えしましたが、具体的にはどのような事態を指すのでしょうか。
ここでは大きく分けて4つのシーンをご紹介します。
| 金銭的トラブル | 会社の金銭や備品の紛失、機材や物品の破損、また在庫や納品数がデータと合わない時など、自社に金銭的損害を与えたとき。 |
|---|---|
| 社外とのトラブル | 顧客や取引先から預かった物品を紛失した時や、配送の手違い・遅延が起こり、各方面に迷惑をかけてしまったとき。 |
| 社内規定違反 | 度重なる遅刻や飲酒運転などの就業規則違反、また一般常識、法律放棄に違反する行為を行ったとき。 |
| 会社イメージを損なう行為 | 無許可で社名を使用したり、製品やサービスに何らかの不備があった場合、または周辺住民への迷惑行為を行ったとき。 |
これ以外にも、取引先とのやりとりでトラブルを起こす、それによってニュースになるなど自社の社会的イメージや信用を損なうような行為も始末書処分に該当するでしょう。
似た言葉に注意！「反省文」「顛末書」「詫び状・謝罪状」との違い
「反省文」「顛末書」「詫び状・謝罪状」なども耳にすることもあるかと思いますが、「始末書」との意味の違いは知っていますか？
これらの言葉は「始末書」と同じような意味合いを持ちますが、それぞれ違う特徴があるため、ここで一緒に覚えておきましょう。
「反省文」とは
反省文とはその言葉通り、起こしてしまった何らかの事案に対して主に反省の意を報告するための文書です。
しかし始末書に比べて、謝罪する対象や間違いの度合いが少し軽い場合に書いてもらうのが反省文。
例えば、トラブルの影響範囲が特定の人物であるケースや、リカバリーが可能な報告の漏れ・遅れなどの小さめのミスを起こした場合などがこれにあたります。
始末書よりは軽く、教育指導の一環として行われるものと理解しておきましょう。
「顛末書」とは
顛末書は一言でいえば「トラブル報告書」。
つまり、起こってしまったミスやトラブルについて、事の始まりから終わりまで事実関係を報告する文書のことですが、関係者が事実・認識を共有するのが目的。
「始末書」や「反省文」とは違い、反省して謝罪することが目的ではないということを覚えておきましょう。
また、顛末書は必ずしも、ミスやトラブルを起こした本人が書くわけではありません。
客観的で公平な立場からの視点で作成することが求められるので、本人以外の最も適任と思われる立場の人が書くこともあります。
「詫び状・謝罪文」とは
「詫び状・謝罪状」がこれまで紹介した文書と違うのは、社外向けの文書という点。
「始末書」「反省文」「顛末書」は社内に向けて事実報告や謝罪を行うものでしたが、「詫び状・謝罪状」を送る相手は、取引先やお客様です。
例えば、取引先やお客様に納品した商品やサービスに不備があった時、謝罪するために使われます。
ただ、気を付けなければならないのが、簡単に「詫び状・謝罪状」を出してはいけないということ。
「詫び状・謝罪状」は、こちらに不手際があったことを認めるものです。
もし、お客さまからこれら文書の請求があった際でも、どちらに非があるのか明確ではない場合は、必ず責任の所在を明確にした上で送るようにしましょう。
もし、自社に責任がないのに送ってしまった場合、会社の損害に繋がることもあるので十分に注意してほしいです。
「始末書」のあれこれ！Q&A
始末書の基本情報をおさらいしました。
でも知っていてほしいことはほかにも。
ここでは、始末書の気になるあれこれについてQ&Aで見ていきましょう！
Q1. もし始末書を提出しないとどうなりますか？
始末書の提出は義務ではありません。
それは、憲法19条で「思想・良心の自由 」が定められているためです。
もし始末書処分該当者が発生した事案について納得しておらず不満が残る場合、会社や上司がこれを強制することは憲法上認められません。
そのため、あくまでも提出は「できるのであればなるべくするのが望ましい」ことを理解しておきましょう。
ただ、提出を命じる会社側にとってみれば、始末書は事実確認やトラブルの経緯を知るための術となり、提出されないとさらなるトラブルに発展することも考えられますよね。
このような事態の回避として、始末書ではなく顛末書の提出を命じられることもあるので、その場合はそれに従うようにしましょう。
Q2. 人事評価に影響するのでしょうか？
始末書処分を受けると、人事評価ではマイナス点をもらう可能性が高くなります。
ただ、各企業によって始末書の内容や提出回数ごとにマイナス評価のポイントを設けていたり、始末書に関する件とその他業務への取り組みに関する件は混同しないよう注意している企業も多いため、公平な評価はしてもらえるはずです。
Q3. 提出しても改善されない場合はどうなりますか？
始末書を提出した後も同じミスを度々繰り返したり、始末書処分を何度も受けてしまう場合、より重い処分が下されることも。
例として、「減給」「出勤停止」「降格」「懲戒解雇」などがこれにあたります。
ミス自体は悪いことではありませんが、それを繰り返してしまうと信用損失にもつながりかねません。
もし始末書処分を受けてしまった際も、その存在意義は意識改善を図ることだということを常に頭に入れておきましょう。
書き方のポイント
始末書への理解を深めたところで、次は実際に作成するときのポイントを一緒に学んでいければと思います。
始末書作成の際には、特に次の3つを意識してみてください。
内容はごまかさない
当たり前ですが、これは一番大事なこと。
起こしてしまったミスやトラブルの全貌は脚色を加えず、そのまま記載しましょう。
もちろん、隠ぺいなど事実の一部を曲げて書くこともいけません。
決して、自分の過ちを正当化せず、素直にミスを認めることが大切ですよ。
「いつ」の部分は正確に
事実を正直に書くことに付随しますが、始末書作成の際には正確な年月日・日時を記載しましょう。
「いつ・どこで・何が起こったのか」を明確にすることで、読み手に時系列を追って確認してもらうことができます。
曖昧な記載はさらなるトラブルに発展する可能性もあるので要注意です。
一度目を通せば理解できるような文章を
読み手が理解しやすいよう、時系列に沿った分かりやすい内容でまとめましょう。
その際、回りくどい表現などは避けて、直接的で分かりやすい文章を心掛けてください。
書き方の構成を解説
それでは、ここからは始末書の作成方法を解説！
企業によっては既定のフォーマットを指定されていることもありますが、準備されていない場合は次のポイントを押さえてみてくださいね。
記載必須の項目を順にご紹介していきます。
令和〇年〇月〇日 〇〇部長 〇〇様 〇〇部〇〇課 〇〇 印 始末書 この度、私〇〇は、令和〇年〇月〇日に開催された会社設立パーティー後の帰宅時に飲酒運転をしてしまったことにより、会社の皆様に多大なるご迷惑をお掛けしたことを深くお詫び申し上げます。 少しの飲酒なら問題ないという気の緩み、またパーティー後の浮かれた気持ちのまま正常な判断ができていなかったことが事の原因であり、弁解の余地もございません。 今後は、このような気の緩みや判断力の欠如を引き起こさないよう、慎重な判断と行動に努めていくことをお誓いいたします。 なにとぞ寛大な措置を賜りますようお願い申し上げます。 以上 |
①年月日・日時の記載
ミスやトラブルが発生した年月日、日時は文書の上部右側に記載しましょう。
また、発生時刻まで明確な場合は本文に記載するようにします。
例）令和〇年〇月〇日
②宛先、自分の名前、所属先を記載
年月日・日時の下部左下には、始末書を提出する相手の役職名・氏名を記します。
この時、会社名は省略してもOK。始末書は基本的には直属の上司に向けて提出するので、会社名は省いても問題ないでしょう。
そして、宛先の下部右側に自分の氏名や所属先を記載してください。
また、自分の使命の横には捺印をしましょう。
そうすることで、その書類は本人が責任をもって作成したことの証明になります。
③表題には「始末書」と記載
提出文書の内容が一目で分かるように、本文の上部に「始末書」と記載しましょう。
④本文には反省内容を事実に基づいて明記
先述の通り、始末書には、起こってしまった事実をそのままに、かつ簡潔に書くことを意識しましょう。
言い訳をしたり、回りくどい言い方をすると、反省意識が感じられず、上司や会社側に悪い印象を与えてしまうことも。
そのため、本文には客観的かつ事実を、そして読み手が理解しやすいようきれいにまとめられた内容で提出するようにしてください。
また、本文後は下部右側に「以上」と記し、内容を締めくくりましょう。
＼チェックリストを活用しよう！／
始末書の書き方を学びましたが、実際書くとなると「何をどう書けばいいんだっけ」となってしまうこともありますよね。
そんな時には、ぜひ次のチェックリストを活用してみてください。
記載すべき項目を上から順にリスト化しました。
| 日付 | 書類の作成年月日を記載しよう |
|---|---|
| 宛名 | 提出相手の役職・氏名を記載しよう |
| 作成者 | 作成者（自分）の部署・氏名を記載しよう |
| 表題 | 中央に「始末書」と表題を記載しよう |
| トラブルの内容 | いつ・どこで・何を起こしたのか時系列に沿って記載しよう |
| トラブルの原因 | 発生原因を分かりやすく記載しよう |
| 反省・謝罪の意 | 起こしてしまったこと、迷惑をかけたことに対する反省や謝罪の意を記載しよう |
| 改善策 | 再発防止のための改善策を記載しよう |
| 誓約 | 同じことを二度と繰り返さないことを誓う一文を記載しよう |
| まとめ | 内容の締めくくりとして下部右側に「以上」と記載しよう |
【例文】シーン別にご紹介
ここからは、実際に使える始末書の例文をご紹介します。
今回は、①遅刻をした場合、②会社備品等を紛失した場合、③重要データを削除してしまった場合、の3つのシーンを想定して見ていきましょう！
①遅刻をした場合
度重なる遅刻が原因で始末書作成を命じられた際には、遅刻の実態（どれくらいの期間に何回遅刻したか）やその原因、改善策を提示するとともに、不始末に対する反省の意を簡潔に述べましょう。
令和〇年〇月〇日 〇〇部長 〇〇様 〇〇部〇〇課 〇〇 印 始末書 この度は、何度も注意を受けたにもかかわらず、令和〇年〇月から〇月に至るまでの〇ヵ月間、〇回もの遅刻を繰り返し、会社の皆様に多大なご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。 社会人としての自覚が欠け、自己管理ができていないことが原因であり、弁解の余地はございません。 今後は、自己管理を徹底するとともに、早めのスケジュールを心掛けて、誠心誠意邁進してまいります。 二度とこのような不始末を起こさないよう、全力で業務に励むことをお誓いいたします。 以上 |
②会社備品等を紛失した場合
ここでは、会社から貸与されているノートパソコンの破損を例にしました。
いつ・どこで・何を破損させたのかという発生実態の提示とその原因、そして今後の改善策を明示しましょう。
令和〇年〇月〇日 〇〇部長 〇〇様 〇〇部〇〇課 〇〇 印 始末書 この度、令和〇年〇月〇日、会社から貸与されているノートパソコンを自宅にて落としてしまい破損させた件について、多大なるご迷惑をお掛けしたことをお詫び申し上げます。 出勤時急いでおり、慌てていたため、ノートパソコンを鞄に入れようとした際に、誤って手が滑り床に落としてしまったことが原因です。 今後はこのようなことがないよう、慌てない状況作りと、備品は丁寧に扱うという意識を強く持ち、慎重に行動することを固くお誓いいたします。 以上 |
③重要データを削除してしまった場合
ここでは、会社の顧客データを誤って削除してしまった場合を例に出しました。
この場合でも、データ削除の発生日や実態（どのような状況か等）、また発生原因を明瞭に述べ、それを踏まえた今後の改善案を提示することで反省の意を示しましょう。
令和〇年〇月〇日 〇〇部長 〇〇様 〇〇部〇〇課 〇〇 印 始末書 この度、令和〇年〇月〇日、業務中に顧客データの一部を削除してしまったことをお詫び申し上げます。 私は当時、〇〇年〇月～〇〇年〇月までのデータのアップデータを行っており、不要なデータを削除しようとして、誤って保持すべきデータまで削除してしまいました。 作業への慣れと、それに伴う集中力の欠如が原因であり、限界の余地もございません。 今後は、二度とこのような重大なミスを起こさないよう、ひとつひとつの作業を慎重に確認しながら業務にあたることをお誓いいたします。 以上 |
書くときにこれだけは注意！
始末書の書き方について、「もう十分学べた！」という方も多いかもしれませんがちょっと待って...！
ただ書けばいいというものではないので、最後に、最低限覚えておくべき作成規定や注意点も一緒に学んでいきましょう。
用紙の選び方にも気を付けて！
始末書作成用紙は、会社指定のものがあればそちらのフォーマットを使用しましょう。
特にない場合は、白の無地（罫線のみ）の便箋を選ぶのが一般的です。
便箋の種類に明確な決まりはありませんが、無難なものの方が反省の意がストレートに伝わりやすいですよ。
また、もしパソコン作成が許可されている場合は、白のコピー用紙に印刷してください。
便箋であればB5サイズ、コピー用紙への出力であればA4またはB5が基本サイズで、提出する際はどれも１枚にまとめ、三つ折りで封筒に入れるのが丁寧なマナーでしょう。
封筒サイズは、B5用紙なら長形４号、A4用紙なら長形３号の白無地封筒がぴったり。
表面には何も記載せず、裏面に自分の所属と氏名を記載するようにしてくださいね。
手書きがベター
一般的には、手書きの方が反省・謝罪の意を表すのにふさわしいとされています。
手書きの方が、自分もそのミスやトラブルについて時系列に沿って理解しやすいものなので、会社側で特にその点の規定がない場合は、手書きで提出することをおすすめします。
ただ、現代では社内文書はほとんどパソコン作成がメジャーになっています。
会社によっては、始末書でもパソコン作成を指定している場合もあるので、事前に必ず相談してみてくださいね。
なるべく早めに提出を
始末書を提出するタイミングに迷いがちですが、なるべく早めの提出が良いでしょう。
ただ、ミスやトラブルの内容によっては、発生後すぐに提出を求められるものか、それとも事態収拾を待ってからその全貌の報告を求められるものか、提出パターンが違うこともあるので、事前に上司へ相談しておくのがオススメです。
しかし、どのような場合でも提出を求められたら先延ばしにせず、内容をハッキリ覚えている間に作成し、早めの提出を心掛けましょう。
提出後は誠意ある行動を
始末書を提出する理由は様々ですが、いずれにせよ「反省が求められる出来事」をしてしまったという事実に変わりはありませんよね。
自分が起こしてしまったミスやトラブルについて、心からの反省とお詫びの姿勢を伝えることはとても大切です。
素直に責任を認め、文章に誠意を表現し、その後の行動でそれを証明することで信頼関係回復につながります。
最後に
今回も最後までご覧いただきありがとうございました！
始末書は書かないのが一番！…ですが意図せず良からぬ事態が発生してしまうことも。
始末書が命じられるのは決して、珍しいミスやトラブルを起こした場合に限りません。
度重なる遅刻やデータの紛失・削除など、身近なところから発生するものばかりですよ。
もちろん、日頃から始末書に値するような行動をしないという意識も大事ですが、社会人のマナーの一部として、その意義や書き方はしっかりと頭に入れておきましょう。
知っていると知らないじゃ天と地の差。「自分には関係ない」と思わず、ぜひ覚えておきましょう！
エンプレス編集部：yagi（@pl_enpreth）
