いつも見て頂きありがとうございます！「エンプレス」の編集部：sugiyamaです。資料作りで覚えておきたい基本を3つだけ、まとめてみました。
パワーポイントを使った資料作成、なかなか納得いかない…。
「これいいかも！」と思って少し時間が経てば「なんか違う」の繰り返し。
デザインが苦手だったり、時間が取れずじっくり資料作成に向き合えない状態なら、まずは改めてパワポ資料の基本をおさらいするだけでもお勧めです。
こんな方にオススメ！
・資料作成のセンスが無いと感じている
・そもそも作業する時間がとれない
・作った後にダメ出しされた経験が何度もある
パワポ資料の基本とは？
マイクロソフトさんが販売しているパワーポイント（PowerPoint）を使えば、誰でも簡単に情報を資料化できますが、簡単であるがゆえに自己流な作り方となって、うまく整えられない場合もあります。
「なんかうまくいかない…」
「このデザインでいいのかな…」
「作ってはみたものの自信がない…」
これらは、資料作りをする方の多くが感じる不安でもあり、あなたも感じたことがあるかもしれませんね。
あれが大事、これが大事と、さまざまなところで資料作りのポイントは語られていますが、語る人の経験や活用シーンもバラバラなので、何が正解か分かりづらい、自分の状況では合わないことだってある。
そのため、応用ではなくまずは超基本として、3つのポイントだけを覚えて頂くのがお勧めです。
- 思考の基本
- デザインの基本
- 改善の基本
当たり前のことかもしれませんが、改めておさらいの意味も込めて、パワーポイントを使った資料作りの基本を見てみましょう。
資料作りの基礎とは、どんなシーンでも、どんな状況でも使える基本中の基本。いきなり応用を覚えるのではなく、まずはどこでも使える基本を覚えることで、資料作りのスピードも納得感も高められます。
思考の基本
思考の基本とは、資料作りに対して、どのような考え方で臨めばいいのか。
それは、最初から見た目を作らないこと。
はて？と思われたあなたは、いつも資料を作る時、まっさきにパワーポイントを開いて、デザインするところから入っているかもしれませんね。
すでにイメージが固まっており、誰に向けて作る資料なのか分かっている人であれば、作成から入るのもいいですが、資料は「作る」ことが目的ではなく、資料を使って情報を伝えたい相手へ「伝わる」状態を作り出すことが求めらている。
ただ見た目を作る資料作りになっていると、手段が目的化してしまって、本来求めている成果が出なくなり、負のループが発生します。
作るより前に考える
資料を作りたいのは、誰のためですか？
あなた自身が作るなら「あなたのため」とも言えますが、資料に書かれている情報を伝えて、何かの結果を生み出したいからこそ、資料化していると思います。
つまり、誰かに見てもらう資料を作る時点で、自分のためではなく、見せたい相手のために資料化するのが基本となる。
自分の目的だけで資料を作ると読まれない資料になる
たとえばプレゼンのために資料を作った場合、自分と相手には大きな違いが前提としてあります。
自分：契約したい…なんとか入り込みたい…
相手：本当に大丈夫なのか？費用対効果はいいのか？意思決定の情報もほしい
片方は野心ギラギラのメラメラで、片方は冷静に見極めようとしている。
この状態で自分本位のプレゼン資料を作ってしまうと、自社のアピールが多く、相手が知りたいと思う情報が抜けてしまい、結果としてプレゼン失敗になる場合も。
資料の作り手側の目的は、一旦横に置いておき、相手が何を望んでいるのか？どんな情報があれば安心してもらえるのか？相手本位の思考で考えないと、資料化しても意味はありません。
誰のための資料なのか
どんなに強い想いを持っていても、どれだけ優秀なプロダクトorサービスだったとしても、相手が求めていない情報ばかりでは、見てもらえません。
見てもらったとしても、自分には関係ない「他人事」の情報だと思われた時点で、記憶にも印象にも残らず、存在すら覚えてもらえない資料になってしまう。
資料を作る時は、必ず誰のための資料なのかを考え、その人が何を求め、何に不安を感じ、何をしたいのか想像することから始まります。
この思考にならず、先に見た目を作り出したら、読まれないのは当然ですよね。
自分の目的達成のために資料を作りますが、作る時は思考を切り替えて、相手視点から考え、どのような情報がほしいのかを考えることから始めましょう。
デザインの基本
パワーポイントで資料を作る時、見た目はかなり意識しますよね。
作る側としては見た目を超超気にしますが、資料を見せられた側は意外と冷静に見ており、デザインをそこまで気にしていません。
「あなたの資料デザインが気に入ったから契約を決めました！」と進められるのはデザイン会社くらいなもので、その他多くの方は資料の見た目以上に、資料内に記載されている情報を気にしています。
その情報を元に、意思決定を下す材料にするのですが、見た目ばかりを気にしていると必要な情報がモレしまうことも。
しかし、見た目を整えないと、書き入れた情報が「伝えた」で止まって「伝った」にならず効果も半減。（ここが資料作りのジレンマです）
デザインにこだわり過ぎるのはよくありませんが、見た目も重要なポイントなので、どのようなデザインにすればいいのか最低限の基本をおさらいしてみましょう。
どんな資料デザインにすればいいのか？
言葉だけでは分かりづらいので、まずは「良い」「悪い」のイメージを見てみましょう。
下記は情報の見せ方を意識していないNG例と、意識しているOK例の比較です。
この中だけで基本がいくつも詰まっているため、それぞれを抜き出してみます。
① メリハリを付けている
② 要素を中心にもってきている（余白の有無）
③ ポイントのみに色を使っている
本当はもっと「あれも、これも大事！」と言いたいのですが、本当に基本中の基本として3つのみを抜き出しました。
他のNG・OK事例を知りたい場合は見やすいパワポとは？気づかずやってるNG・OK事例集のページを見て頂き、まず基本を改めて確認したい場合は、このまま下記の情報を見ていきましょう。
① メリハリを付けている
メリハリとは、大きさの大小、または長い・短いを指します。
あなた自身が資料閲覧した時をイメージしてほしいのですが、全部同じ大きさの情報があったら、どれが大事な情報か分かりますか？
その逆で資料を説明する立場だった場合、プレゼンだったり時間が無い中で説明しなければいけない状況だと、全部を伝えきるのは難しくなりますよね。
情報の大きさ（文字や図形の縮尺）に違いがハッキリ出ると、重要度の理解しやすさや、見やすさが向上して分かりやすい資料になります。
ポイント！
メリハリを付けるには、情報を絞り込んで要素を減らす必要があります。本当に必要な情報は何か？いらない情報は載せてないか？不要な情報があると、大きさや長さが調整しづらいため、メリハリを付けようとすれば、情報整理も自然と行なえます。
② 要素を中心にもってきている（余白の有無）
パワーポイントで作る資料サイズは、昔は標準サイズ（4:3）が多く、最近はパワーポイントのデフォルトサイズがワイド（16:9）になっているため、こちらのサイズが多くなっています。(縦もあります)※参考：資料サイズ（比率）
ワイドサイズは特に横長なので、情報が横いっぱいに広がっている状態で作られがち。
しかし、一度見比べてほしいのですが、横いっぱいに広がっているスライドと、周りに空白があり中心に要素が集まっているスライド、どちらが見やすいでしょうか？
資料を使うシーンは色々ですが、プレゼンの場合は少ない時間で、いかにして伝えたい情報が「伝わった」状態にできるかが勝負ですが、横幅いっぱいに広がっていると目線を左右左右とせわしなく動かす必要もあり、読めはしますが時間がかかりストレスを感じる場合も。
また、情報を見る時に周りのスペースが十分ないと、読みづらさを感じます。
ほんのちょっとしたことですが、資料内に余白がきちんと保たれており、情報が読みやすくなっている状態を基本にするのがお勧め。
③ ポイントのみに色を使っている
デザインに慣れてない、資料作りに慣れてない、そんな場合はとにかく色をたくさん使う傾向があります。
重要なのは赤色にする。
マイナスだから青色がいいかな。
色分けした方が見やすいから多色にする。
あなたも、こんなシーンありませんでしたか？
パワーポイントなら、多くの色が付けられるので、付けようと思ったらいくらでも付けられる。
しかし、見る側で考えたら、色の多さはどうでしょうか？
何が大事な情報か分かりづらくなり、色の多さで見やすさも損なわれ（目がチカチカする）、色のルール付けもされてなければ理解度が下がっていく。
色だけで考えても、かなり重要な要素だと言えます。
NGな使い方1：多色
色が多ければ多いほど、派手さを演出できますが、見る側としては目も意識も疲れてしまいます。
「一体、どの情報が重要なのだろうか…。」
「私は、何の情報を理解しないといけないのか…。」
「こんな分かりづらい資料はもう見たくない…。」
せめて3～4色に抑えて統一感を出し、見る側に優しい配色を心がけましょう。
NGな使い方2：色のルールが定まってない
意外と守られていないのが、色を使う時のルール付け。
大事だから赤色。
ここは目立たせたいから赤色。
周りの配色に合わせるため赤色。
見る側は色の違いによって、何を指し示しているのか理解しようとしますが、作る側が色に対するルールを設けていないと、疲れる資料が出来上がってしまいます。
資料における「色」の選択は、とても大事なので、何のための色なのかルールを設けた上で使うのがお勧めです。
改善の基本
改善の基本とは、一度作った資料をそれっきり…にするのではなく、タイミングを見計らって調整し続けること。
世の中の製品やサービスは、時代が変わるごとにその姿を変えており、身近なものだとウェブサイトなども常に、アップデートされている状態です。
これは資料に対しても同じことが言えて、古いままではお客様の要望に応えられなくなってくる。
資料を作って少し経てばもう使えない？
作る資料の用途にもよりますが、どの資料もある程度は作り手の、または会社としての型が存在しており、そのルールに沿って作られていると思います。
しかし、それはあくまで「作ること」だけの話であり、世の中やお客様の変化には対応していない。
例：トレンド
× 去年は緑色がトレンドで今年は青色がトレンドだけど去年のまま緑にした
◯ 去年は緑色がトレンドで今年は青色がトレンドだから青色を多めにした
例：時代の変化
× 対面からオンライン営業が主流になったのに対面営業の内容のまま
◯ 対面からオンライン営業が主流になったのでオンライン営業の内容に切り替えた
世の中も、お客様も、自分たちも常に変わっている状態なので、どんどん情報はアップデートされています。
リアルタイムに資料の中身を変えるのは難しいですが、見る側としては常に最新情報または希少性の高い独自コンテンツが見たいと思っている。
たとえば自社サービスの内容が変わっているのに、昔の内容のままでお客様が見たら勘違いする、もしくは購入・契約などのチャンスを逃す場合もある。
他にも、すでに世の中へ広まっている情報なのに、資料でも同じようなことが書かれていれば「それもう知ってるよ」と、お客様のがっかり感からマイナスブランディングになることも。
見た目はもちろん、資料の中身を常に最新へ保ちながら改善を繰り返すことが、最低限必要です。
お客様をがっかりさせないために改善サイクルは必須
プレゼン資料・サービス資料・企画提案・社内マニュアル・ノウハウ集・業界レポートなど、パワーポイントを使って情報を資料化する用途は色々ですよね。
まだ身内である社内向けであればいいですが、お客様に対しての資料であれば、さらに配慮が必要です。
そして、パワーポイントで作った資料の多くはpptxやpdfなどのファイルとなり、閲覧者のパソコンにダウンロードされて、それぞれ見られている。
たとえばウェブサイトで資料のダウンロードボタンを設けた場合は、ダウンロードされている、されていないまでは、ウェブ上で計測できるため分かるのですが、その後どのような扱われ方をされているのかは、経過を追えません。
- ダウンロード者のみで見られている
- チームで共有されている
- 稟議に提出されている
など、資料を見たい方によって変わるため「資料の改善が大事」と言えど、何をどう調整すればいいのか、正直分からないことも多いです。
しかしながら、自分たちが変化しているのであれば、変化のタイミングで情報を更新したり、できることも多い。
作りっぱなしの資料におさらばして、改善を前提とした資料作りを意識して頂くのがお勧めです。
資料作りはメンテナンス性への意識を。
パワーポイントを使った資料作りの基礎として、思考の基本・デザインの基本・改善の基本の3つをまとめていきましたが、これから新たに資料を作っていくのであれば、メンテナンス性を考えた資料作りがお勧めです。
改善の基本に書かせてもらった通り、作りっぱなしの資料は、お客様のがっかり感を生んでしまい、悪い方に傾いてしまう場合も。
常に調整できる状態へしておくには、予めメンテナンス性を考えた作りにしなければいけません。
- デザインソフトでは作らない
- ルールを定めておく
上記は、誰であっても同じような一定の資料が作れる環境作りでもあります。
作りっぱなしの原因の一つに、特定の人しか調整できない問題があるため、そこを取り除けるだけでも良い改善サイクルを回せていけます。
デザインソフトでは作らない
パワーポイントではなく、イラストレーター・フォトショップなどでも、資料作りはできます。
しかし、特定の人にしか扱えないデザインツールで資料を作ってしまうと、いざ調整したい！となった時に、扱える人がいなければ調整そのものができなくなる。
特に調整したいと思う人が、そのまま調整したいと思うのですが、本人がデザインツールを扱えなければ、調整できずに作りっぱなしの状態となります。
パワーポイントであれば、多くの方が利用できるのと、会社で基本ツールとして導入されていることも多いので、デザインツールより扱える人は多い。
今後のメンテナンス性も考えて、デザインよりもメンテナンス性を考えた作りにするのがお勧めです。
ルールを定めておく
パワーポイントがあれば、誰でも調整は可能ですが、それぞれ個人で好みが違います。
大きさ、色、図形、挿絵など、みんながみんな自分の思った通りに作ろうとすれば、全体の印象がバラバラになって、読みづらい資料にもなってしまう。
- 見出し：28～32pt
- 文章 ：14～16pt
- 補足 ：10～12pt
- 文字色：黒色
- アクセント：赤色
など、誰が調整したとしても、一定レベルの資料になるよう、ルールを作っておく。
これがあるだけで、一定の品質を保った中で改善を繰り返していけます。
資料作成に悩みを感じている方へ
パワーポイントを使った資料作り、最低限の基本を抑えるだけでも、見栄えも見やすさもグッと変わる。
特に「誰のための資料」か、ここの意識を一段も二段も高めると、本当に必要な資料がなにか分かってくる。
まずは自分のための資料ではなく、相手のための資料作りの意識へ切り替えられると、どんどん資料が良くなっていきます。
資料作りのポイントは、見た目に惑わされず、誰のための資料かを考えること。
