これだった?パワポの資料が失敗する3つの原因

  • | 公開 2021年09月16日
これだった?パワポの資料が失敗する3つの原因

「あの人は、なぜ資料作成が上手なんだろう…」

プレゼン・社内展開など、パワーポイントで資料作成する機会はたくさんありますよね。

しかし、資料作成がうまい人と自分で作る資料は、何かが違う…。

その何かが分からないままだと、今後の資料作成で何度も壁にぶつかってしまうため、資料作成を苦手にしている原因を見てみませんか?

この情報が、少しでもあなたのお役に立てられれば嬉しいです。

こんな方にオススメ!
・パワポでの資料作成に苦手意識をもっている
・資料を作ったけど褒められたことがない
・他人が作った資料と何か違うことは分かるけど「何か」が分からない

パワーポイントを下手にさせている原因とは?

資料作成には、ある程度の基礎知識と慣れも必要ですが、先輩・上司・または競合他社や他人が作った資料を見た時「す、すごいなこの資料」と思ったことありませんか?

すごいと思える資料には一定の法則もあるのですが、その逆で「この資料なんだろう…何言いたいのか分からない」と、見づらい・分かりづらい・読みたくないと思える資料も世の中には多いです。

その境界線は一体何なのか、もしかしたらあなた自身も、悪い資料作りの罠にハマってしまっている場合もあるため、原因を改めて認識する機会を作ってい頂けるといいかもしれません。

パワーポイントの資料作成を下手にさせている原因を、

  1. 自分のために作っている
  2. 利用シーンが想定できていない
  3. 作ることに集中して目的を忘れてしまう

この3つに絞って見ていきたいと思います。

1. 自分のために作っている

パワーポイントは、情報を可視化するためのツールですが、資料は一体何のために作られるのか。

資料が求められる状況も、色々ありますよね。

  • クライアントへプレゼンするため
  • 受けている仕事の状況を報告するため
  • 新しい企画を提案したいため
  • 社内スタッフに共有するマニュアルとして
  • 効率化を図るために業務フローを可視化するため

実は資料を作る機会、仕事をしていれば誰でもその機会があるのですが、結果的に作っている人はいつも同じ人。

自分が作る側に回ってくると、何をしたらいいのか分からないため、自分なりに進めていきますが、これがパワーポイントの資料作りで失敗している原因の一つかもしれません。

「誰」の「何」のために作るか理解せず進めてしまう

資料は、一体何のために作られるのか。

自分自身が関わる仕事のため、または自分の知識・体験をまとめるため、資料作りの基本思考は「自分」のため。

確かに、自分に関わる仕事で、情報がまとめられた資料を必要とする機会は多いですが、改めて考えたいのは、この資料は「誰」の「何」のために存在するのか。

よく間違えてしまうのが、

  • 自分のための資料
  • 上司(または先輩)のための資料
  • 会社のための資料

全部内向きの意識。

この意識が資料作成に失敗する大きな原因となっています。

資料は読まれてこそ価値がある

「読まれない資料なんてない」と思いたいですが、実際は読まれない資料が大半です。

たとえば、あなたがノウハウを知りたくて資料を手にしたのに、実際に書かれているのは会社の紹介や実績ばかり。

作り手側の意識(出したい情報)
読み手側の意識(求めていた情報)

お互い違う方向を向いているため、このような状況は最後まで読んでもらえない。

ちょっと見て「あぁ、欲しい資料じゃなかったな」と思われて、一瞬の内にゴミ箱フォルダ行き。(これが現実です)

読まれる資料とは?

読まれる資料には、ある一定のルールがあります。

  • 資料自体が見やすいこと(視認性)
  • 読み手が知りたい内容であること(自分事化)
  • 内容が読めること(可読性)
  • 内容が理解しやすいこと(判読性)

求められている情報を、読んでくれる人に合わせて、見やすく読みやすく理解しやすい形へ変換して、ご提供する。

もし、自分本位で資料化してしまうと、根本から資料を作るための思考が間違っているため、資料も「なんだかよくわからない」ものになってしまいます。

資料を作るためには「相手事」で考える必要がある。

この意識が資料作りの始まりです。(当たり前だからこそ忘れやすいかもしれません)

最終ゴールは誰なのか

資料を見てほしい人が違えば、もちろん資料の作り方が変わってきます。

パターン1:先輩・上司が知りたいから資料を作る
◯ 先輩・上司のために資料を作る

パターン2:先輩・上司に頼まれてお客様向けの資料を作る
× 先輩・上司のために資料を作る

パターン3:先輩・上司に頼まれてお客様向けの資料を作る
◯ お客様向けの資料を作る

パターン1もパターン2も相手事で考え資料を作っていますが、パターン1はいいものの、パターン2は向き合う人を間違えているため、結局見てもらえない資料にもなる。

頼まれとしても、最終的に誰に対して何を提供したいのか理解していないと、資料作りに失敗するため、最終ゴール(向き合いたい人)が誰なのかを明確に意識しながら資料を作るのがオススメです。

2. 利用シーンが想定できていない

「資料」と聞いてイメージするのは、情報がまとめて掲載されているPDFだったり、パワーポイントそのものだったりしませんか?

あなたや、人それぞれで資料に対するイメージはあると思いますが、一般的に資料は資料でしかありません。

その認識で言えば、製品マニュアルなども資料であり、たとえば製品マニュアルのような分厚い情報たくさんの資料を、プレゼンの場で出したらどうでしょうか…。

間違いなく失注するはずです。(もしくはかなりの高い確率で)

資料が使われるシーンごとで求められる資料の種類は違うため、事前に資料の利用シーンをどれだけ想定できているかが大事なんです。

資料の利用シーンとは?

資料を使いたい場面は、たくさんありますよね。

  • お客様へのプレゼン
  • 会社の上役への報告
  • 予算獲得のための説明
  • 資金調達のための提案
  • 社内フローのマニュアル展開
  • 退職時の引き継ぎ資料
  • メールで自社紹介するための資料
  • 印刷して手渡しで説明するための資料

自分が持つ情報をまとめて、可視化させた上で提供したいシーンはたくさん。

しかし、利用シーンを考えるだけでは足りないので、もっと深いことまで考える必要があります。

利用シーンと状況をイメージする

利用シーンはもちろん大切ですが、さらに深堀りしていくと、その中には資料を見てもらう色々な状況が考えられます。

例)プレゼンシーンをもっと細かくする
・プレゼン時間は60分かそれとも30分しかないのか
・プレゼン相手が30代なのか60代なのか
・当日は担当者だけか決裁者も参加するのか
・プレゼンは何番目なのか
・プレゼン相手との事前の関係性はどうか

シーンは同じでも、状況それぞれで変わってくるため、資料作りには一つとして同じ作り方はありません。

すべての状況を完全に把握して、それに合わせて資料を作れればいいですが、さすがに難しすぎますよね…。

そのため、まずは利用シーンと、実際に資料が使われる状況を、どこまで考えられるか。

資料品質は事前の準備次第で大きく変わってきます。

事前の準備で資料品質は変わる

利用シーンと実際の状況を想定するにはどうしたらいいのか。

まずは下記の情報を参考にして、資料を使う状況を考えてみたいと思います。

見方何で見る?・モニター?
・スクリーン?
・スマートフォン?
・印刷?
時間いつ?・仕事の合間?
・現場担当者とのMTGの時?
・上役とのMTGの時?
何分間?・数分?
・30分?
・60分?
場所どこ?・会社?
・自宅?
・移動中?
読み手誰が見る?・年齢は?
・役職は?
・普段の仕事の忙しさは?
・体調は?
関係者は?・いない?
・複数いる?
情報何を見たい?・ノウハウ?
・レポート?
・費用対効果?
・サポート体制?
・最新情報?
・事例?
・マニュアル?
何が意思決定を促す?・情報の精度?
・自社に似ている実績?
事前のリテラシーは?・ある?
・ない?
用途何をしたい?・上司への提案材料?
・自分自身の意思決定?
・仕事へ役立つ情報探し?
作り手に対して何をしてもらいたい?・圧倒的な情報?
・親身さ?
・分かりやすさ?

色々出してみましたが、これらは状況を考える上での、引き出しのようなものです。

本当はもっと色々あると思いますが、状況が想定できない時は、考えやすいリストを用意しておくのもオススメです。

3. 作ることに集中して目的を忘れてしまう

パワーポイントに集中すると、どんどん「ここが何か悪い」「こっちはこうした方がいい」「もっと見栄えを良くしたい」と、すごく作ることに集中していきます。

たぶん、これは誰もが陥って行く現象なのかなと…。

しかしながら、パワーポイントで資料を作ることは「作業」であり「仕事」とは少し違ってくるかもしれません。

定義は人それぞれかもしれませんが、

作業 → 価値を作るためのアクション
仕事 → 価値を作ること

たとえばプレゼンの資料作りに集中してしまって、結果としてプレゼン準備に回せる時間が不足して失注した。

頑張った方向が間違っていることで、仕事として成果が出せなくなってしまいます。

なぜ目的のすり替わりが起こるのか?

資料を作るのは、目的達成の手段の一つでしかなく、情報を伝えたい相手へ資料提供が不要な場合さえあります。

それなのに多くの現場で資料が必要とされているのは、お互いが不安だからにほかなりません。

例)プレゼンシーン
資料の作り手 → うまく説明できるか不安だから資料を作っておきたい
資料の読み手 → 口頭説明されただけでは理解できないから資料が欲しい

お互いの不安が資料へと目を向けられる理由となり、さらには作り手側の不安がだんだんと、不安解消のために資料作りへと没頭させてしまう。

不安が原動力となって、本来の目的である成果を出すことではなく、作成に目的がすり替わってしまうのだと思います。

資料作成は見た目を気にしない

資料を作っていて「デザインが気に入らない」と言われた経験はありますか?

多少好みはあるので「このデザインが好き」「あのデザインは嫌い」は確かにあります。

しかし、プレゼンのシーンで「御社の資料デザインが気に入ったから決めたんです。」とは聞いたことがありませんよね。

特にBtoBであれば、金額も高くなり、決断もそう簡単にはいきません。(何人もの方が意見を出すこともあるので時間もかかります。)

慎重になるべきシーンで「資料のデザイン性で決めた」と言っても、誰も納得しませんし、そのような判断をした人は信用もできなくなります。

特に覚えておきたいのが、資料は複数人が見るため、解釈が見る人によって変わる情報を入れないことが大事。デザインは好みが分かれるため、見た目ばかりにこだわることでマイナス影響の方が強くなります。

デザインは気にしないが見やすさは必ず担保する

資料においては、デザインの意味が大きく変わってきます。

× 見た目が派手でカッコよくてオシャレな感じ
◯ 見やすさ・読みやすさ・分かりやすさ

一般的に「デザイン」と聞いてイメージするようなものではなく、資料には資料で求められるデザインがある。

もっと目立たせた方がいいのではないか。
インパクトある画像を入れた方がいいのではないか。
アニメーションスライドにした方がいいのではないか。

これらも不安からくる過剰なデザインであり、資料の読み手としては、求める情報が見やすければいい。

資料にデザインを求めている人は、デザインに興味がある人で、その内容に関心がないため、あなたにとってもお客様にはなりにくい人。

資料は中身と見やすさが大事なので、その意識を忘れないことが大切です。

表紙に関しては、デザイン性をもたせてもいいと思います。表紙で興味関心を惹きつけられれば、中身を見てもらいやすくなります。

最後に。

パワーポイントを使えば、誰でも簡単に資料が作れてしまいます。

簡単に作れはしますが、簡単だからこそ色々な機能も使いやすく、それが過剰なデザインを生んでいるかもしれません。

自分が作りたい資料より、読み手に求められる資料を目指し相手事を意識できれば、求められる資料が作れるようになります。

参考:見やすいパワポとは?気づかずやってるNG・OK事例集

資料を作るのは楽しいですが、誰の何のために作る資料なのか、改めて考えて頂くのがオススメです。
著者:sugiyama

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パワーポイントの資料作成がうまくいかない原因、たった3つだけかもしれません。