いつも見て頂きありがとうございます！「エンプレス」の編集部：fukuyamaです。離れた場所にいる相手と一緒に、同じパワーポイントファイルを編集できると、しっかり認識を合わせて資料が作れますね！
パワーポイントには、同じファイルを他の誰かと一緒に編集できる機能があります。
必要な準備や詳しい手順についてまとめたので、あなたの資料づくりに少しでも役立つ情報となれば嬉しいです。
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パワーポイントの共同編集とは？
パワーポイントの共同編集は、離れた場所の人と一緒に、同じパワーポイントファイルを編集できる機能です。
違う場所にいるけれど、まるで隣に座って一緒に相談しながら編集するような感覚で、スライドを作れます。
例えば、スライドの一部デザインについて、リモートワークしている先輩へ相談したい場合。
該当部分のスクリーンショットと相談内容をチャットで送り、相談するのが良さそうですが、複雑な内容の場合、スクリーンショットを何往復も送り合うことになったり、テキストでは伝えにくいニュアンスもあるかもしれません。
パワーポイントの共同編集を使えば、同じスライドを一緒に見られるだけでなく、お互いの編集がリアルタイムで反映されます。
チャットまたは通話しながら共同編集すれば、遠くにいても隣で同じ画面を見ながら一緒に編集する感覚で、スライド作成を進められるんです。
ビデオ通話の画面共有では出来ない「共同編集」
ビデオ通話を使えば、離れた場所にいてもオンラインで話せるだけでなく、多くのビデオ通話ツールでは画面共有機能が付いているため、同じ画面を見ながら話し合えます。
しかし、パワーポイントの共同編集機能を使えば、同じ画面を見るだけでなく、編集もリアルタイムで同時に行えるため、ビデオ通話と組み合わせて使えば、もっと認識を合わせながらスライド作成できるんです。
デスクトップアプリ版とWeb版での共同編集もOK
パワーポイントの共同編集は、デスクトップアプリ版だけでなくWeb版にも対応しています。
そのため、例えばあなたはデスクトップアプリ版で編集、相手はWeb版で編集、このような環境でも共同編集できるんです。
環境によって、デスクトップアプリ版しか使えない・Web版しか使えないシーンがあっても安心ですね。
パワーポイントで共同編集するための準備
パワーポイントで共同編集するためには、前提として次の3つを行いましょう。
- お互いのパソコンをインターネットに繋ぐ
- パワーポイントファイルの保存先をOneDriveにする
- 自動保存をオンにする
共同編集は、お互いのパソコンがインターネットに接続されている必要があります。
また、パワーポイントファイルを開いた際、左上にある自動保存のスイッチをオンにしましょう。
自動保存＝OneDriveに保存
自動保存をオフからオンにすると、パワーポイントファイルの保存先をOneDriveにするよう指示が出るので、そのままOneDriveに設定しましょう。
Microsoftさんが提供するクラウドストレージ「OneDrive」に保存することで、自動保存できるようになり、自動保存をオンに設定すると、リアルタイムの共同編集ができるようになります。
パワーポイントでファイルを共有して共同編集しよう
ここまで見ていただいた準備によって、パワーポイントで共同編集ができる環境を整えられました。
ここからは、オンラインでつながるためにファイルを共有して、同じファイルを共同編集できるようにします。
パワーポイントファイルの共有方法
共有したいパワーポイントを開くと、右上に「共有」ボタンがあるので、ここからファイルを共有でき、次のような共有方法があります。
- メールで招待
- リンクを共有
メールで招待（届かない場合あり）
「共有」をクリックすると、ダイアログボックスが開くので、メールアドレスを入力して選択し、必要に応じてメッセージも追加できます。
また、次の3種類で権限を設定可能。
| 編集可能 | パワーポイントファイルを編集できる |
|---|---|
| 表示可能 | 編集できず表示のみ可能 |
| ダウンロード | 表示できるがダウンロードはできない |
最後に送信ボタンを押せば招待が送られますが、メールを上手く送信できない場合があります（私も様々なアドレス宛に試しましたが届きませんでした）。
そのため、もし招待メールが相手に届かない場合は、次に見ていただく、パワーポイントファイルのリンクをコピーして共有する方法がおすすめです。
リンクを共有
「共有」ボタンをクリックすると、上から2番目に「リンクのコピー」があります。
クリックするだけで、今開いているパワーポイントファイルのリンクがコピーできるので、そのままメールやチャットなどに貼り付けて送れば簡単に共有可能。
また、「リンクのコピー」の下にある「このスライドへのリンク」は、今開いているスライドへのリンクがコピーできます。
パワーポイントで共同編集する時の画面の見方
パワーポイントファイルを共同編集している時は、画面がどのようになるのか見てみましょう。
パワーポイントファイルを開いているユーザーが分かる
あなた以外のユーザーがパワーポイントファイルを開いていると、画面右上にユーザーのアイコンが表示されます。
アイコンにカーソルを合わせれば、今どのスライドを操作しているのか確認することも可能です。
相手の開いているスライドへジャンプできる
画面右上のユーザーアイコンをクリックして、「位置に移動」を選択すると、このユーザーが今開いているスライドへ一気に移動できます。
スライドの枚数が多い資料を共同編集する場合は、とくに便利ですね。
相手の開いているスライドが分かる
画像のように、相手が今どのスライドを開いているかが、画面左にあるサムネイルの右上にアイコンで表示されます。
リアルタイムで反映されるため、相手が別のスライドに移れば、アイコンの位置も代わる仕組みです。
未確認の変更があれば青い丸が付く
あなたが開いていないスライドを相手が編集すると、画面左にあるサムネイルの左下へ青い丸が付きます。
まだ確認していない変更内容があるサインなので、相手の編集したスライドを漏らさずチェックできますね。
該当のスライドを開くと、青い丸は消えます。
相手が編集中のオブジェクトはアイコンと同じ色で表示される
相手と同じスライドを共同編集している時、相手は今スライド内にあるどのオブジェクトを編集しているのかが、色で分かります。
例えば、相手のユーザーアイコンがピンク色であれば、下の画像のように、相手が編集中のオブジェクトはピンク色の枠で表示。
アイコンはユーザーごとに色が変わるため、2人以上で共同編集していても混乱しにくくなりますね。
編集内容はリアルタイムで反映される
相手がスライドを編集すると、リアルタイムでスライドに反映されていきます。
そのため、もし同じスライドを開いている場合は、あなたが操作していないのに目の前でどんどん編集されていく様子が見られるんです。
また、相手が編集すると、編集内容はサムネイルにも反映されていきます。
最後に。
ここまで私と一緒に見ていただきありがとうございます。
パワーポイントは、インターネット環境やOneDriveを利用するだけで、簡単に共同編集できるため、離れた相手とも一緒にスライドが作れるのは便利ですよね。
共同編集機能を使えば、実際に同じ画面や操作を見ないと伝わらない内容もしっかり伝わるため、資料づくりで上手に活用しましょう。
