SaaS管理の自動化で企業を支える

「SaaS」と呼ばれる便利なビジネスツールが、年々増えてきています。

IT業界はもちろん、建設や物流、店舗業務など現場のお仕事にもSaaSが浸透してきており、業界問わず社会全体を支えるものです。

しかし、同時にSaaS管理の問題も起きてしまい、あなたも頭を抱えているところかもしれません。

SaaS時代に悩む企業さんや情シスさんに寄り添うサービスなので、どのような特徴や効果があるのか、SaaS管理の課題と一緒に見てもらえると嬉しいです。

• 目次
• SaaS管理とは？
• そもそもSaaSとは？
• 便利になったビジネスツールに潜む課題
• SaaS管理を使うとどうなる？
• 情報システム担当の負荷問題
• SaaS管理の影響範囲
• SaaS時代に必要不可欠な仕組み
• SaaS管理に不安を感じているあなたへ

SaaS管理とは？

SaaSそのものは便利ですが、管理も必要。

便利さ故に様々なSaaSを利用すれば、もちろん管理は大変になっていきます。

SaaSをはじめとしたITツールの管理は、企業の情報システム管理部署、通称「情シス」さんで担当するのが一般的ですが、SaaS管理ツールは情シスさんが苦しむSaaS管理の負荷を大幅に削減してくれるんです。

そもそもSaaSとは？

そもそもSaaSとは、Software as a Serviceの略称を指し、クラウドと呼ばれるインターネット上の空間を経由して提供されるソフトウェアです。

そのため、ソフトウェアのパッケージ（箱）を購入し、PCにディスクを読み込ませてインストールする必要はありません。

また、データは提供会社さん側のサーバーで管理されるため、あなたの会社にサーバーを構築したり開発する手間が、ごっそり無くなるのも大きなメリット。

早いものなら翌日から導入できるSaaSもあり、買い切りではなく月額制や従量課金制など、必要な分だけ利用できる手軽さがあるんです。

サーバーとは？

SaaSにおけるサーバーとは、SaaSのプログラム（仕組み）を動かすためのコンピュータと思ってもらえれば大丈夫です。

たとえばSaaS型の勤怠管理システムを導入した場合、もちろんあなたの会社でシステムを使えますが、システムを動かすための仕組みやデータの管理は、勤怠管理システムの提供会社側が管理するサーバーで行われます。

そのため、システムに新しい機能が追加されても、インストールし直したり新しいソフトを購入する必要がなく、自動でアップデートが適用。

反面、SaaS提供会社のサーバーでトラブルが起きれば、あなたが利用するシステムにも影響が及ぶ可能性があるため、きちんとセキュリティ対策が行われているSaaSを選ぶことが大切になってきます。

便利になったビジネスツールに潜む課題

SaaSは、あなたに必要な機能だけを導入したり、導入する期間や人数も柔軟に選べるものが多いです。

そのため、多くのビジネスツールがSaaS化することで、これまでよりも気軽に導入できるようになりました。

しかし、SaaSに限らず社内のソフトウェアやPC、周辺機器も、ただ導入して現場で使うだけでなく、管理も必要になりますよね。

複数のSaaSをどんどん導入すれば、その分だけ管理の手間も増えるのはもちろん、SaaSは利用する社員さんごとにアカウントを作るため「SaaSの数×利用人数」これだけでも管理が大変。

• 社員さんの入社時にアカウントを作成
• 社員さんの退社時にアカウントを削除
• アカウントの使用状況の把握
• 使われていないアカウントの管理
• アカウントの必要性の確認

SaaSそのものだけでなく、アカウント管理がきちんと行われていないと、新入社員さんがすぐにSaaSを使えずお仕事が進められなかったり、誰も使っていないアカウントがたくさん放置されて無駄なコストになっていたり、様々な問題が出てきてしまうんです。

SaaSの増加で、情シスさんの負担も増加

会社の中でSaaSを管理するのは「情シス」と呼ばれる、情報システム部（課）が一般的だと思います。

情シスさんは、社内で使われている「IT資産」を管理する必要があり、下記がIT資産に当たるもの。

もちろん、インターネット回線や各種セキュリティなど、上記以外に自然と付いてまわる管理も多いです。

さらにテレワークが増える今、IT資産の利用状況が見えにくくなり、情シスさんの負担はとても大きくなっています。

SaaS管理ツールを使うとどうなる？

増えるSaaSによって情シスさんの業務が圧迫され、きちんと管理できなくなる。

すると、社員さんみんなが安全・快適にお仕事できなくなり、最終的には組織全体が回らなくなってしまいます。

このような問題を防ぐために活躍してくれるのが、SaaS管理ツールです。

SaaS管理ツールができること

日々膨大な業務に追われる情シスさんの作業を自動化してくれるSaaS管理ツールには、次のような機能があります。

• SaaSアカウントの自動発行
• SaaSを利用している社員さんの自動管理
• 管理していないユーザーアカウントの検知

SaaS管理の中でもとくに大変なのは、社員さん一人一人が使うアカウントの管理。

社員さんの状況は入社・退社・異動など常に変化するものなので、社員さんの数が多いほど追いつけなくなってしまいます。

SaaS管理ツールなら、このようなSaaSのアカウント管理を自動で行えるため、情シスさんの負荷をグッと減らしてくれるんです。

SaaS管理ツールをオススメしたい企業さん

SaaS管理ツールは、次のような企業さんにオススメです。

• 情シスさんが少ない、または一人
• 情シスさんの離職が多い
• 情シス部署がなく、他部署が兼任している
• 利用するSaaSが多い
• 今後SaaSの導入が増えそう
• 常にセキュリティ対策が整った環境にしたい
• 正直SaaS管理ができていない
• 無駄なコストを省きたい
• 社員さんの入退社時にいつも作業が滞る

SaaS管理ツールによって得られるメリットは、SaaSアカウントの管理を自動化・効率的に行なえるようになるだけではありません。

業務量の圧迫が解消されることで、離職率が低下したり、セキュリティ管理に力を入れられるようになるといった、様々な課題の解決にも繋がります。

情報システム担当の負荷問題

あらゆるもののデジタル化が進むことで、お仕事が便利になる反面、問題になっているのが情報システム担当の負荷問題。

SaaS管理ツールは、情報システム担当の問題にも寄り添ってくれるツールです。

• 管理する物・情報が膨大
• 仕事量がお給料に見合わない
• IT資産管理できる人材がそもそも少ない
• SaaSの増加やテレワークでどんどんお仕事が増加

情シスさんはこのような背景から、人が集まらなかったり、すぐに辞めてしまったりして、お仕事をすべて一人でこなさなければいけない状況になりがち。

もし、あなたの会社に一人でも情シスさんがいてくれているなら、とても貴重でありがたい存在ですよね。

SaaS管理ツールでSaaSアカウント管理を自動化してあげることによって、いつも頑張ってくれている情シスさんの負担を減らし、働きやすい体制作りに繋がります。

SaaS管理の影響範囲

SaaSやアカウントの管理が影響する範囲は、管理者の情シスさんだけでなく、ほとんどの社員さんに及びます。

営業さんしか使わないSaaS、マーケティング担当さんしか使わないSaaSなど、部署や業務が絞られているものもありますが、

• グループウェア
• 人事評価システム
• 勤怠管理システム
• ビジネスチャット
• メーラー

このように、すべての社員さんが使うSaaSはたくさんありますよね。

みんなに影響があるということは、組織全体の問題でもあると言えるので、SaaSの管理は組織づくりや成長のためにも欠かせないことなんです。

SaaS時代に必要不可欠な仕組み

SaaSは、お仕事の生産性を上げたり効率的に進めるための便利なツールですが、その根っこには、人手不足に対応するための仕組み作りがあります。

少子化など社会的な問題によって、企業さんは人手不足に対応していかなくてはならず、少ない時間や手間で、多くのお仕事をこなしたり高い成果を上げるためにも、SaaSは必要なもの。

しかし、そのSaaSを管理するお仕事も、少ない人数で取り組んでいかなければいけないため、作業の自動化が求められてくるんです。

SaaS管理ツールは、SaaSのアカウント発行や棚卸など、情シスさんにとって面倒な作業を自動化し、これからの時代に必要な仕組み作りを支えてくれるツールなんですね。

セキュリティ対策にも深く関わるSaaS管理の自動化

新しい菌やウイルス、病気が生まれると、医療研究によってそれらを克服する薬や治療法が生み出され、また新しい病気が生まれれば、また解決方法を研究して…。

ITセキュリティも同じように、不正アクセスやコンピュータウイルスの形は進化し続け、それに応じてセキュリティ対策も進化しています。

企業や社員さん、お客様などの情報を守る、安全な環境が保てるように、最新のセキュリティ体制で闘い続けなければいけないのも、情シスさんのお仕事の一つ。

そのため、SaaS管理ツールを使って自動化できる作業は自動化してあげることで、セキュリティ対策などしっかり時間を費やしたいところに注力する体制づくりができ、組織全体の安全性を保つことに繋がるんです。

SaaS管理に不安を感じているあなたへ

SaaSがビジネスにも社会にも浸透する今、きちんと管理できる体制が、社内の情報を守ったり、社員さんや組織を支え成長させるための大事な要素になっています。

これからのSaaS時代、情シスさんを支えてあげることが、すべての社員さんや組織全体を支えることにも繋がるため、SaaS管理ツールで業務負荷を減らしてあげるのがオススメです。
エンプレス編集部：fukuyama

・各種SaaS
・社内独自システム
・オンプレミスActive Directory
…etc

・シャドーアカウントの検知
・属人管理の解消
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…etc

SaaS管理自動化ツールについてご紹介しています。
エンプレス編集部：fukuyama