【基礎知識】RPAとは?意外と単純な「自動化」の仕組み

  • | 公開 2021年04月16日
【基礎知識】RPAとは?意外と単純な「自動化」の仕組み

最近注目されるようになってきた「RPA」。

あなたの会社でも話題に上がったり、導入を検討しているかもしれませんが、正直よく分からない部分も多いと思います。

RPAを導入すべき状況なのに見送り続けていると、同じ業界の競合はもちろん社会全体に置いて行かれてしまう可能性も。

お仕事をもっと効率よく進めるためにも、私と一緒に、RPAについて詳しく見てもらえると嬉しいです。

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RPAとは?

RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションの略称…つまり「ロボットによる業務の自動化」を指します。

「PC」なら、大体の人は「ああ、パソコンのことね」と自然に脳内で変換できるくらいには、現代に浸透していると思いますが「RPA」と言われても、何だかわかる人はまだまだ少ないです。

しかしRPAは、人口減少が進むこれからの日本企業にとって、ものすごく大切な役割を担うツール。

RPAの必要性については「総務省も注目するRPA」で、詳しく見ていきますね。

RPAを簡単に言うと?

RPAツールは、ロボットが人の代わりに仕事をしてくれるツールです。

これだけ聞くと、すごくハイテクノロジーな印象が強いですが、何でもかんでも出来るわけではありません。

もう少し詳しく言うと、次のようになります。

  • 単純作業を代わりにやってくれる
  • 人よりも正確で迅速

ロボットが作業してくれるので、速いうえにミスもしませんが、RPAができるのは定型的な作業です。

RPAの力

一つ、例を見てみましょう。

業務の目的フォームから来たお問い合わせを統計・分析するためにリスト化したい。
作業内容フォーム受信画面からExcelなどへ、日付・性別・問い合わせジャンル・問い合わせ内容を手作業で入力。
実情無心で単純作業を繰り返す…

ヒューマンエラー・膨大な時間が必要・ほかの業務に注力できない。
RPAの導入RPAを導入し、ワンクリックで自動化することによって、空いた時間を活用できる。

定型的な事しか出来ないのか…と思ったかもしれませんが、こうして見ると、効率化できる業務がいろいろ浮かんできませんか?

人が行う必要のない作業はロボットにお任せして、あなたや社員さんたちは、人にしかできないお仕事に注力できるんです。すごい。

一種の業務改革と言ってもいいかもしれませんね。

RPAのクラス

ロボットによる作業の自動化は、大きく分けて3段階と言われており、実はRPAは、そのうちの第一段階なんです。

自動化の段階内容
1.RPAロボティック・プロセス・オートメーション
画像や座標、オブジェクトによって操作を認識し、定型的な作業を自動化する。
2.EPAエンハンスド・プロセス・オートメーション
エンハンスド(Enhanced)は「強化された」という意味で、RPAの強化版のようなイメージRPAの技術だけでなく、AIによって定型的ではない作業も、一部自動化できる。
3.CAコグニティブ・オートメーション
コグニティブ=「認知する」。分析したあと、分析結果に対してどうすべきが、意思決定することもできる。

EPAやCAはまだ広く普及していませんが、RPAを導入する企業が増える今、次の段階となるEPAも一般化していくことが予想されます。

そのため、まだ自動化ツールを導入していないなら、まずはRPAツールから始めてみるのがいいですね。

RPAツールの導入形態

RPAツールには導入形態があり、自動化したい業務によって、導入すべきRPAツールも変わります。

オンプレミス型社内のサーバーやそのPCでしか開けないシステム・ツールでも操作できる。
サーバー型社内サーバーにRPAを組み込み、各RPAロボットを一括管理できるが高額。
デスクトップ型一台のPCにインストールするため、サーバー型に比べ管理しやすい。
クラウド型最新版へ自動的にアップデートされ、インストールやサーバー構築が必要ないのですぐ導入できる。インターネットでアクセスせず、社内でしか開けないようなシステム・ツールは操作できない。

サーバー型
複数のRPAロボットをまとめて管理したい・自由にカスタマイズしたい場合にオススメ

デスクトップ型
RPAの導入が初めて、かつ、クラウド型以外のシステム・ソフトウェアを使った業務の自動化にオススメ

クラウド型
クラウド型のサービスやシステムを使った業務を自動化したい場合にオススメ

あなたの会社に合った導入形態を選ぶためには、単純にロボットへお任せしたい業務を考えるだけではなく、業務全体の見直しも大切です。

詳しくは「RPAツール導入の注意点」で見ていければと思います。

RPAって難しい?自動化の仕組み

ロボットによる自動化と聞くと、便利なイメージはもちろんあっても、導入して使いこなすことを考えると、難しそうで抵抗もありますよね。

RPAの仕組みや性質が分かると、抵抗感も減ると思うので、一緒に見ていきましょう。

RPAの性質

ロボットに伝えると、理解して勝手にやってくれる…RPAはこのようなものではなく、操作するものの位置を、様々な方法で記憶してその通りにやってくれる仕組みです。

たとえばハンバーグを作ってほしい時(RPAはハンバーグは作れません)、

「ハンバーグ作って!」

このように指示すれば、勝手に作ってくれるわけではありません。

一つ前で見て頂いたRPAのクラスで言う「CA」なら、この指示だけでハンバーグの作り方を自分で分析し、作ってくれるのかもしれませんが、RPAの場合は次のように指示。

「このまな板に玉ねぎを置いて、この包丁でみじん切りにしてね。」
「次にその玉ねぎをこのフライパンに移して、弱火で炒めて…」

つまり、一つ一つの動作を教えてあげる必要があるわけです。

一度伝えれば正確に再現してくれる

「ロボティック」なんて聞くと、もっと便利そうなイメージがあったかもしれませんが、作業方法を最初に一つ一つ教えてあげることになるため、大変そう…めんどくさい…と思うかもしれませんね。

しかしRPAは人と違って、

「この後どうするんだっけ…」

このように忘れたり間違えることがないため、やり方を一度伝えれば正確に再現してくれるんです。

もちろん、PC環境の変化などイレギュラーがあると、RPAも上手く作業できません。

一つ前のハンバーグの例で言うと、教えられた方法で何百個もハンバーグを作っていて、それまで使っていた玉ねぎが200個目で突然なくなると、動作が止まってしまいます。

そのため、最初のうちは調整を加えながら、安定して自動作業ができるようにしていきましょう。

RPAに教える方法

自動化したい作業は、最初にRPAツールへ教える必要がありますが、各RPAツールでは教えるというより、次のように表現されることが多いです。

  • 作業の登録
  • シナリオ作成
  • ロボットの開発(作成)

ロボットの開発なんて聞くとますます難しそうですが、エンジニア・プログラマさんではなくても簡単に作業を登録できるRPAツールは多く、クリックやコピペ動作をそのまま記憶してくれます。

RPAがあなたの操作を認識する方法について、もう少し詳しく見ていきましょう。

認識方法詳細
画像で認識ボタンやアイコンなどを画像でとらえる。デザイン変更や同じウィンドウがいくつも表示されていると、上手く認識できない。
座標で認識画面上の動きを座標で認識する。ウィンドウのサイズが変わると、正確に認識できない。
オブジェクトで認識ソースコードを元に認識するため、ウィンドウサイズの変化など柔軟に対応できる。ただし、タグなどソースコードの知識が必要。

3つのうち、オブジェクトでRPAに作業を認識してもらう方法は、ソースコードなどの知識が必要になりますが、画像や座標で認識してもらう方法は、専門的な知識がなくても大丈夫です。

各ツールのデモ動画を見たり、体験版で実際に触ってもらうと、もっとイメージが湧くと思います。

どんな企業が導入すべき?RPAで解決できる例

そもそもRPAツールって、ウチの会社に必要なんだろうか…。

RPAツールの導入を考えていると、このような疑問は必ず出てくると思いますし、もちろん考えなければいけない部分です。

結論から言うと、定型的な業務があるならどんな業界・企業であっても導入がオススメ。

最初にも少しお話ししましたが、今後の日本企業は深刻な人手不足が予想されます。

人材が簡単に手に入らなくなり、社員さんが減っていくことに備えて、今のうちにRPAを導入し、自動化に慣れておくのが大切です。

とくに効率化される業務

RPAは、定型的な業務、単純作業が得意です。

  • 帳票処理
  • データ入力
  • 書類作成
  • 経費精算
  • マーケティング調査

上記は例の一部で、これ以外にも決まった作業であれば、どのような業務もRPAで処理することができます。

毎日、毎週、毎月など、定期的に同じ作業を行う場合はとくに活躍しますよね。

業務を自動化する例

RPAが活躍するシーンについて、もう少し具体的な例を見てみましょう。

営業先リストを作成インターネットで情報を集め、エクセルなどに入力してリスト化
請求書と入金伝票を照合2つの書類の金額に差異がないか、正確に確認
社内データ集計社内の各システム・ツールからデータを抽出し、エクセルなどにまとめる
広告データの取得広告の表示・クリック回数を抽出し、データとしてまとめる
レジ締めのデータ管理店舗売上の集計・確認・本部への送信などを自動化
競合のデータ集計競合の情報をインターネットで集め、リスト化
お問い合わせの集計お問い合わせ内容や相手の情報などをリスト化

こうして見ると、PC作業やシステムがメインの業界だけでなく、店舗業務や現場仕事などの業界でも、RPAの力を発揮できますよね。

総務省も注目するRPA

人口減少と共に、働く人もどんどん少なくなっているのが日本の現状。

もちろん国も問題視していますが、人手不足でも生産性を向上させるために、総務省もRPAを推進しています。

競合に差をつけるため、社会に貢献するため…これだけではなく、日本の経済を守るためにも、RPAの導入が推し進められているんです。

RPAの必要性

RPAツールを導入し、あなたの代わりにロボットがお仕事をこなしてくれると、あなたは働く必要がなくなるわけでもありません。

むしろ、お仕事がないと収入もなくなり、困ってしまいますよね。

あなたの業務の一部をロボットが代わってくれることによって「あなたのすべき仕事」「あなただから出来る仕事」に、集中できるというのが正しいです。

あなたが注力すべきお仕事

あなたの担当するお仕事の中に「ロボットにしか出来ない作業」は、ないはずです。

しかし「自分がやっているけれど、ロボットでも出来る作業」はありませんか?

RPAに任せるべき仕事・人がしなくてもいい作業
・ロボットが行なっても問題ない作業
あなが注力すべき仕事・人ではないとできない作業
・人の力でやりたい部分

このように、人で行なっている作業がロボットでも出来るなら、ロボットにやってもらった方がいいですよね。

今のお仕事の中には、もしかするとあなたにしか出来ない仕事もあるかもしれません。

人がしなくてもいい作業の時間を、人にしかできない部分へ充てられれば、生産性と創造性の向上に繋がるため、RPAを導入する企業がどんどん増えているんです。

RPAツール導入の注意点

RPAツールを導入する時、たとえ提供会社のサポートがしっかりしているとしても、何も考えず進めるのは危険です。

業務を効率化するために導入するはずが、逆にRPAツールに振り回されて失敗…なんて事にならないよう、注意点を一緒に確認していければと思います。

注意点1.導入体制を整えておく

初めてRPAツールを導入する場合、どんな企業でも最初は躓いたり上手くいかなかったりすることが多いです。

ロボットに一通り作業を教えても、何かが原因でエラーになり作業が止まってしまう…慣れるまではこのような事もよく起きると思います。

そのため、業務の片手間でRPAツールを導入するのは、あまりオススメではありません。

担当を決める

あなたの会社に、業務推進課やDX課などがあれば、そこで集中的にRPAツールの導入へ取り組んでもらいましょう。

注力できる部署や課がなくても、初めのうちはある程度導入のためのリソースを確保しておき、中心となって進める人をきちんと決めておくと安心です。

業務効率化のためにRPAツールを導入したいのに…

このように考えてしまうかもしれませんが、中途半端に導入を進めるよりも、最初の段階で集中的に操作・管理方法を身に付け、本格的に導入・実用していく方が効率的。

提供会社の中には、RPAツールのアカデミーやeラーニングもあるため、RPA導入担当を決めて学んでもらい、学習したことを社内全体に共有するのもいいですよね。

注意点2.現在の業務を棚卸

とりあえずロボットにやってほしい業務は何なのかを、先に考えたくなりますが、その前にまずは業務全体の棚卸をしましょう。

現在おこなっている業務の中に、不要なものがないかよく見直し、もちろん社内業務だけでなく、社外に依頼している業務も含めて必要性を改めて考えてほしいです。

もしRPAツールで自動化した業務が、よく考えたらそもそも必要ない作業だった…このような事になれば、本末転倒ですよね。

まずは原点に返ってから進めると、業務効率化のためのツールで逆に無駄を生み出すような事態も防げます。

注意点3.自動化できる業務・したい業務を挙げる

業務の棚卸が済んだら、次の2つを挙げていきましょう。

  • 自動化できる業務
  • 自動化したい業務

ここまで見て頂いたように、RPAツールで自動化できるのは定型的な作業なので、それも踏まえて挙げてほしいのですが、上記の2つは、RPAツールの導入形態を決める上で兼ね合いが必要です。

自動化する作業と導入形態

たとえば、自動化したい業務が5つあり、そのうち4つは、インターネット上の情報をクラウド型のシステムへ転記するといった、ウェブ上の業務だとします。

残りの1つは、ウェブで接続する必要のない、社内専用ソフトウェアを使う業務。

この場合、自動化したい業務のほとんどがウェブ上で行われるため、クラウド型のRPAツールを導入したいところですが、残り1つの、社内専用ソフトウェアを使う業務は自動化できずに終わってしまいます。

  • 多い方を優先してクラウド型RPAツールを導入する
    (残り1つの自動化は諦めて手動または別ツール)
  • 5つすべて自動化したいから、オンプレミス型にする
  • 社内ソフトウェアで自動化したい業務が増えることを考え、オンプレミス型にする

このように、あなたの会社で自動化できる業務・自動化したい業務が、どのようなものかによって、導入すべき形態も変わってくるので、よく考えて進めましょう。

コストを算出

自動化できる業務、したい業務を挙げたら、どれだけコスト削減できるのか算出します。

導入には社内稟議を通すことがほとんどだと思うので、提出する数字は準備しておくといいです。

また、ツールの費用だけでなく、導入担当さんの導入作業や学習時間なども、忘れてはいけません。

導入サポートしてくれる提供会社の中には、コストに関するデータもある程度予測して出してくれる場合があります。

注意点4.無料体験版やトライアルの活用

RPAツールをある程度絞っているうちに気付くと思いますが、各提供会社で、無料の体験版やトライアルを用意してくれていることが多いです。

導入費用は安いものではないので、RPAツールを絞ったら無料でお試しできるサービスを利用し、実際に触ってみてさらに検討するのが安心。

RPAツールの導入が初めての場合は、ロボットがどのようにあなたの作業を覚えてくれるのか、まずは実感してみたり、ツールによって作業の認識方法も違うので、比べてみるのもいいと思います。

注意点5.導入サポート・アフターフォロー

RPAツールを選ぶ時は、ツールそのものに目を向けるたけでなく、提供会社のサポート体制をきちんと確認しておきましょう。

様々なシステム・ツールの中でも、RPAツールはとくに序盤で躓く企業も多いため、導入をサポートしてくれるのか、どんなサポート内容なのか要チェック。

たとえば、そのRPAツールを使うと、あなたの会社にある業務のうちどれが自動化できるのか判断してくれたり、削減できるコストを算出するなど、様々な相談に乗ってくれるところは安心ですよね。

また、導入後のアフターフォローについても、事前に聞いておくのがオススメです。

RPAツール一覧

あなたの会社に合ったRPAツールを選ぶためにも、ツール選びは慎重に進めましょう。

RPAツールを一覧にまとめたので、導入の検討や、RPAツールを選ぶ時の参考にしてもらえると嬉しいです。※販売代理企業は含んでいません。※五十音順(アルファベット順)で並べています。

RPAツール提供会社
マクロマンコクー株式会社
パトロールロボコン株式会社コムスクエア
Autoジョブ名人ユーザックシステム株式会社
Automation AnywhereAutomation Anywhere
batton株式会社batton
BizRobo!RPA テクノロジーズ株式会社
BizteX cobitBizteX株式会社
Blue PrismBlue Prism
CELF RPAオプションSCSK株式会社
EzRobot株式会社RPAソリューションズ
GeAIneエッジテクノロジー株式会社
HRRobo株式会社オデッセイ
MICHIRU RPA株式会社MICHIRU
NICE APAシリーズナイスジャパン株式会社
Pega Robotic Process AutomationPegasystems
RaQubo株式会社デジタルワークス
RoboTANGOスターティアレイズ株式会社
Robotic Crowd株式会社チュートリアル
RooPA株式会社イノベーションネクスト
RPAロボパット株式会社FCEプロセス&テクノロジー
SynchRoidソフトバンク株式会社
UiPath StudioXUiPath株式会社
WinActor株式会社エヌ・ティ・ティ・データ
Winautomationマイクロソフト
WorkFusionWorkFusion

最後に。

ここまで、RPAツールについて私と一緒に見て頂きありがとうございます。

RPAツールは人のお仕事を奪うものではなく、むしろ人にしか出来ないことや、人だからこそ生み出せるものに、集中させてくれるツール。

自動化できる作業はロボットにお任せすれば、あなたは今よりもっと「いい仕事」ができそうです。

RPAに丸投げするのではなく、RPAロボットと一緒にお仕事を分担して効率化を図りましょう!
著者:fukuyama(@pl_enpreth)

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