【基礎知識】プロジェクト・タスク管理ツールとは?散らかる仕事を整理してチームをまとめよう

  • | 公開 2021年04月01日
【基礎知識】プロジェクト・タスク管理ツールとは?散らかる仕事を整理してチームをまとめよう

プロジェクトやタスク、工数などの管理は、お仕事を円滑に、効率よく進めるためにも大切ですよね。

チームの人数が多いと、各作業の担当者や進捗を把握しきれなかったり、あなた自身のタスクも整理しないと混乱してしまいます。

お仕事全体の状況を理解して、みんなが働きやすくなるために、プロジェクト・タスク管理ツールを導入している企業が多いので、私と一緒に詳しく見てもらえると嬉しいです。

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プロジェクト・タスク管理ツールとは

プロジェクト・タスク管理ツールは、名前の通り、社内のプロジェクトやメンバーのタスクを管理できるツール。

誰が何を担当していて、進捗状況がどうなっているのか、プロジェクトの細かいスケジュールなど、全体を細かく把握できます。

チームで一つのプロジェクトを進める場合、一人一人のお仕事を見るのは難しいですが、管理ツールを使えば簡単にチェックできるので便利。

工数管理できるツールも多く、お仕事の効率化に繋がるため、様々な企業が導入しているんです。

また、離れた場所でもチームみんなのお仕事が全員で把握できるので、テレワークや在宅ワークが増えるこれからの働き方にもピッタリですね。

「クラウド型」が人気

プロジェクト・タスク管理ツールは、大きく2つの形態があり、導入する際はどちらかを選ぶことになります。

クラウド型インストール型(オンプレミス型)
費用の支払い月額・年額制買い切り
データ管理提供会社のサーバーでデータ管理するため、信頼できるツールを利用する。PCにインストールするため、データの保管や運用は自社で管理。

クラウド型は、名前の通りインターネットのクラウド上にデータを置いて管理するため、PCにソフトをインストールする必要がなく、安くて簡単に導入できます。

ただし、データを管理するクラウドは提供会社(プロジェクト・タスク管理ツールの会社)のサーバーとなるため、セキュリティ面で信頼できるところを選んでほしいです。

インストール型はオンプレミス型とも呼ばれ、データを自社で管理するため、セキュリティもあなたの会社で独自に対策を取らなければいけません。

クラウド型よりも、費用が高いことや導入の手間があることから、ツール全体を見てもクラウド型で提供している会社が圧倒的に多いです。

個人での利用も便利!

プロジェクト・タスク管理ツールは、個人で利用するのもオススメです。

機能や容量が一定以内なら無料で利用できるツールは多くあり、関わるのもあなた一人だけなので、権限などの管理もしやすく簡単に導入できます。

プロジェクト・タスク管理ツールは、自分以外の業務や進捗を確認するために利用するイメージがあるかもしれませんが、まずあなた自身が持っているタスクを整理・把握することは大前提ですよね。

無料で利用できるツールを試してみて、使いやすければチーム全体に導入してみるのもいいと思います。

プロジェクト・タスク管理ツールで解決できること

プロジェクト・タスク管理ツールを導入しても、あなたの会社やチーム、お仕事にある悩みが解決できなければ、意味がありませんよね。

お仕事の課題をどのように解決できるのか、一緒に見てもらえると嬉しいです。

課題1.チームの進捗状況を把握しきれない

あなたの部署やプロジェクトのチームメンバーが複数人で、大人数であればあるほど、みんながみんなの状況を把握するのも難しいですよね。

このタスクには誰が関わってるんだっけ?
AさんとBさんのタスクはいつまでに仕上がる予定だろう

誰が何を担当していて、どのような予定なのか…もし個別に報告を受けていたとしても、全体で把握するのは難しくなります。

みんなの状況を見える化

プロジェクト・タスク管理ツールの醍醐味とも言えるのが、お仕事の「見える化」です。

お仕事はモノではなく行動なので、目で見ることができず管理するのも一苦労ですが、ツールによってみんなのタスクやプロジェクト全体を見える化すると、進め方や問題点・改善点も見えてきます。

後程詳しく見て頂きますが、プロジェクト・タスク管理ツールは「ガントチャート」や「カンバン」といった、見える化のための機能が備わっているものが多く、チーム・プロジェクト全体をパッと見て把握できるんです。

課題2.タスクやプロジェクトごとのやり取りが大変

チームで一つのプロジェクトに取り組んだり、複数の人と同じ案件に関わっている場合、必ずメンバーとのやり取りが必要になりますよね。

  • ビジネスチャットツールで情報の確認や共有
  • 社内ミーティングで話し合う
  • 他社さんとメールで連絡を取り合う

ほかにも様々なシーンが考えられますが、必要な情報がすぐに出てこないと、やり取りに時間を割いてお互いが損をしてしまいます。

たとえば、ビジネスチャットでは会社全体に関する情報が飛び交うため「それってどのこと?」このような時にログを探すのも大変ですし、チャットのグループがどんどん増えていくばかりです。

ツール上で会話をして確認

プロジェクト・タスク管理ツールの多くは、プロジェクトはもちろん、個々のタスクごとにコメントやチャットができる機能も付いています。

タスクAに関係して、

  • 担当者
  • スケジュール
  • 進捗状況
  • ファイルデータ(画像や動画)
  • 話したこと(コメント・チャット)

これらがまとまっているため、スムーズに情報の確認ができるんです。

社内ミーティングはもちろん、テレワークや取引先の方々とやり取りする時も、みんなが情報を確認しやすいですね。

課題3.業務の進め方

プロジェクトやタスクの管理は、お仕事を円滑に進めるために行なうと思いますが、メンバーのマネジメントも大切ですよね。

社員さん一人一人の仕事ぶりや課題について把握し、改善策を一緒に考えて成長に繋げることで、会社全体の生産性も上がっていきます。

しかし、社員さんたちのお仕事の進め方が把握しきれないと、課題の発見や改善も難しく、社員さんもチームも、会社も成長することができません。

管理ツールはマネジメントにも活かせる

たとえば、プロジェクト・タスク管理ツールの多くに備わっている機能の一つ「ガントチャート」では、一つのタスクに掛けている期間がパッと見て分かるようになっています。

そのため、同じ内容のタスクをAさんは2日で終え、Bさんは4日掛かっていた場合、

  • なぜAさんは早かったのか
  • なぜBさんは時間が掛かったのか
  • 早い進め方をAさんが知っているのか
  • Bさんの進め方に問題があるのか

…このほかにも問題点を見極めたり改善策を考えたり、それをチーム全体で共有して活かすなど、社員さんのマネジメントやチームみんなのお仕事を発展させることにも繋がるはずです。

今の管理方法からプロジェクト・タスク管理ツールへ

あなたのお仕事現場では、どのような方法でプロジェクト・タスク管理を行なっている状況ですか?

社内のホワイトボードを使ってメンバーの進捗を確認したり、メールやチャットの日報によって状況を把握しているかもしれませんね。

このような管理方法と、プロジェクト・タスク管理ツールを使った方法とでは、どんな差が出るのか見ていければと思います。

ホワイトボードで管理ホワイトボードでしか確認できない
変更する度に写真を撮ってアップロード
更新に物理的な手間が掛かる
メールやチャットで進捗報告メールやチャットでしか確認できない
受け取った相手だけしか確認できない
まとめる作業をしないと、一覧などで確認できない
プロジェクト・タスク管理ツール設定によって、いつでもどこでも確認できる
各自が情報を更新すれば全員に共有される
入力するだけで様々な表(ガントチャートやカンバン)に反映される

様々な物事がデジタル化している今、ホワイトボードはとてもアナログな管理方法になっています。

しかし、デジタルツールであるメールやチャットでの管理も、プロジェクト・タスク管理としては力を発揮しにくいです。

現場のようにガヤガヤ、だけど整理されている

プロジェクト・タスク管理ツールは、一つの画面でプロジェクトやタスクごとのみんなの動きが見えるため、画面内でメンバーのガヤガヤが聞こえてくるような感じ。

メールは送信・受信と、報告ごとに画面が切り離されるため、頭でも情報がまとまらないですよね。

また、ビジネスチャットでプロジェクト・タスクの管理を行なう企業も多いですが、情報が流れてしまったり、ログを遡って探すのも大変…かと言って、グループでまとめているとグループが増え続けて管理できなくなってしまったり。

ビジネスチャットやGoogleカレンダーなどと連携できるプロジェクト・タスク管理ツールも多いため、あなたの会社やお仕事に合ったツールを選べば、今よりもっと円滑にお仕事が回っていくはずです。

プロジェクト・タスク管理ツールの機能

プロジェクト管理、タスク管理…と言っても、導入したことがなければ具体的にどのようなことができるのか、あまり想像がつかないかもしれませんね。

提供会社によって機能はたくさんあるのですが、ここでは多くのツールに備わっている機能を見てもらえればと思います。

プロジェクトの管理

一つのプロジェクトに関して、次のように細かく状況を把握することができます。

  • 全体のスケジュール
  • 各作業の担当者
  • 各作業の期限
  • 進捗・達成率

各担当者が進捗を更新したり情報を共有すれば、みんながすぐに確認できるため、プロジェクトの進みが分かりやすいです。

プロジェクト管理の一環として、ガントチャートやカンバン機能も、この後詳しく見ていきましょう。

メンバーのタスク管理

プロジェクトという形ではなくても、タスク管理で個人単位のお仕事を、細かく「見える化」することができます。

日報でメンバーの進捗を確認している企業も多いと思いますが、その日その日の報告となるため、一つの案件やタスクに関する情報としてまとまらず、流れていってしまいがち。

この案件の詳細は誰が知っているのか、担当者の進み具合はどうなっているのか、一人一人の状況が把握できれば、次の動き方も考えやすいですよね。

ガントチャート

ガントチャートとは、アメリカの学者ヘンリー・ガントさんが考案したもの。

お仕事に掛かる時間や行程を表であらわすことによって、全体のスケジュールや進捗を管理しやすくなります。

ガントチャート

タスクごとのスケジュールや担当者、いつから着手していつ完了しているのかなど、進捗がパッと見て分かるのは便利ですよね。

プロジェクト・タスクを管理しやすいことから、ガントチャート機能が備わっているツールは多く、中にはガントチャートに特化したツールもあります。

ガントチャート機能があるプロジェクト・タスク管理ツール
jooto・バックログ・クラウドログ・Trello・kintone(拡張機能)・Wrike・Lychee Redmine・Redmine・My Redmine・Time Krei・Asana・Brabio!・clarizen・monday.com・TimeTrackerNX・Zoho Projects・みんなでガント.com・ZAC・Sciforma・Project Canvas・Taskworld・OBPM Neo・Smartsheet・MeisterTask・Nozbe・ReTask(オプション)・COMMU・Mammoth Project・OpenProject・Jira Software
※機能はガントチャートと同じでも「ガントチャート」とは別の名前にしているツールもあります。

カンバン

カンバンも、ガントチャートと同じくお仕事の「見える化」を代表する機能で、次のように様々な呼ばれ方をします。

  • カンバン
  • かんばん
  • カンバン方式
  • かんばん方式
  • カンバンボード
  • ボード

カンバン方式は、元々トヨタ自動車さんの「トヨタ生産方式」を参考にしたものと言われており、プロジェクト・タスク管理ツールにおけるカンバン方式は、ホワイトボードに付箋を貼るイメージです。

カンバン

もちろん本物のホワイトボードではなく、ホワイトボード代わりとなるボードが管理ツール画面にあり、タスクや課題ごとに付箋を作成。

ボードは、未対応・対応中・完了など枠を作り、進捗に応じて各タスクの付箋を移動させていきます。

タスク・担当者・進捗が分かりやすく、まさに「見える化」ですね。

カンバン機能がある管理ツールの多くは、付箋を未対応の枠から対応中の枠へ、ドラッグ&ドロップで簡単に動かすことができるため、視覚的な操作で誰もが使いやすくなっているんです。

カンバン機能があるプロジェクト・タスク管理ツール
jooto・バックログ・Trello・kintone(拡張機能)・Wrike・Lychee Redmine・Asana・monday.com・Zoho Projects・Sciforma・Taskworld・Smartsheet・MeisterTask・Nozbe・Mammoth Project・OpenProject・Jira Software

工数管理

工数管理が必要なお仕事の場、工数に関する作業はとてもわずらわしく感じますよね…。

プロジェクト・タスク管理ツールの中には、工数管理機能が備わっている、または特化しているものもあります。

あっちのシートに入力して、こっちのツールでも同じことを入力して…といった手間を省き、一つのツールで工数管理も一貫して行えるため、お仕事が効率化。

ガントチャートやカンバン、カレンダー(Googleカレンダーなど)といった、ほかの機能と連携させたり、別のツールと連携できる場合もあるため、

プロジェクトやタスクと一緒に、工数も管理してスッキリさせたい!

このような気持ちがあれば、工数管理機能がある管理ツールを選ぶのがいいですね。

チャットやコメント機能

プロジェクトやタスクごとに、コメントやチャットができる機能も、ツールによっては備わっています。

たとえば、タスク1を完了させるために、タスクA・タスクBという小さなタスクを作った場合。

タスク1全体に関わる話なら、タスク1に対するコメントができたり、タスクAだけに関する話なら、タスクA専用のコメント欄でやり取りできるものもあります。

現在あなたの職場でビジネスチャットを利用している場合、恐らくタスク1のグループチャットが作られると思いますが、タスクA・タスクBのやり取りが、同じチャット内でごちゃごちゃに交わされますよね。

もちろん、その方が一ヵ所にまとまっていて見やすいかもしれませんが、プロジェクト・タスク管理ツールでは、大きなタスク、小さなタスクが整理されているため、別々の場所であっても把握しやすいんです。

また、ビジネスチャットとの連携もできるため、自由に使い分けもできます。

システムの連携

プロジェクトやタスクの管理は、お仕事そのものの管理でもありますが、お仕事をスムーズに進めるために必要なツールを、あなたもすでに使っているかもしれません。

他社のシステムと連携できるプロジェクト・タスク管理ツールもあり、ビジネスチャットツールやカレンダー(GoogleやOutlookなど)と連携できるものが多くあります。

そのため、プロジェクト・タスク管理ツールを選ぶ時は、今あなたの会社で使っている別のツールと連携できるかどうかも、頭に入れながら見ておくと安心です。

データやファイルの共有

画像や動画、ファイルのやり取りを頻繁に行うお仕事の場合、各データがパッと見られないと困ってしまいますよね。

多くのプロジェクト・タスク管理ツールでは、各プロジェクトやタスクごとに、データファイルを共有できるので、情報がスッキリまとまってくれます。

後から誰が見ても、そのタスクに関するスケジュール、やり取り、関係するデータがすぐに分かれば、データを探す時間や手間も省けて、効率的にお仕事ができるんです。

通知機能

タスクごとに設定した期限や、メンバーが情報を更新した時などに、通知してくれる機能もあります。

そのため、チームの動きをリアルタイムで把握することができ、次の動きもスムーズ。

受け取る通知の種類を個人で細かく設定できるツールも多いので、不要な通知を省けばもっとお仕事が効率化できますよね。

言語対応

あなたのチームに外国人の社員さんがいる場合、日本語だけでなく他の言語にも対応できるプロジェクト・タスク管理ツールを選びたいですよね。

国産のプロジェクト・タスク管理ツールは日本語だけの対応が多いですが、英語に対応しているものもあります。

また、海外製の場合は多くの言語に対応しているものが多いため、海外製のプロジェクト・タスク管理ツールも選択肢に入れておきましょう。

プロジェクト・タスク管理のセキュリティ

プロジェクト・タスク管理ツールはクラウド型が圧倒的に多め。

しかしクラウド型は、ツールの提供会社が管理するサーバーに、あなたの会社のプロジェクト・タスクデータを預けることになります。

そのため、情報漏洩や悪用を防ぐにはセキュリティ対策がしっかりしているツールを選ぶことがとても大切。

安全・快適にプロジェクトやタスクを管理してお仕事を回すためにも、セキュリティについて詳しく確認していきましょう。

通信の暗号化

インターネットを利用していると、SSL/TLSといった言葉をよく目にすると思いますが、これは通信を暗号化する方法の一つ。

通信が暗号化されると、第三者から情報を盗み見られたり、改ざんされるのを防ぐことができます。

SSL(セキュア・ソケット・レイヤー)での暗号化が一般的だったところに、より強化されたTLS(トランスポート・レイヤー・セキュリティ)が登場しましたが、SSLの方が広く認知されていたため、わかりやすいようにSSL/TLSと表記。

プロジェクトやタスクの大事な情報をやり取りする上で、通信の暗号化を行なうのは当然と思っておきましょう。

データのバックアップ

もし、間違ってデータを削除してしまったり、第三者によってデータが消されてしまっても、ほとんどのプロジェクト・タスク管理ツールはバックアップを取ることができます。

ホワイトボードにマジックで書いた内容を消してしまったり、付箋を捨ててしまうと、正確に復元することが難しいですが、管理ツールならすぐ元通りになるので安心ですね。

IPアドレス制限

IPアドレスとは、インターネット上の住所のようなもの。

そのため、プロジェクト・タスク管理ツールに社内のIPアドレスでしかアクセスできないように制限して、セキュリティを高めることもできます。

第三者が社外から簡単にアクセスできなくなりますが、テレワークなどで社員さんも外部からアクセスできなくなってしまうため、社内でのみ管理したい場合にオススメ。

もし社外からもアクセスできるようにしたい場合は、VPN(バーチャル・プライベート・ネットワーク)と呼ばれる、専用のネット通信を利用することによって解決できることが多いです。

ログイン認証

プロジェクト・タスク管理ツールへ、簡単にログインできないようにするのもセキュリティ対策の一つです。

PCからのログイン情報だけでなく、スマートフォンなど別の端末からも情報を入力する「二段階認証」は、たくさんのツールやシステムで使われていますよね。

信頼のおけるデータセンターで管理

データセンターとは、あなたのプロジェクトやタスクに関するデータを保管する場所のことで、たくさんのデータを管理するための、サーバーや特殊なコンピューターが置いてある施設です。

クラウド型のプロジェクト・タスク管理ツールを選ぶ時は、提供会社がセキュリティの信頼できるデータセンターを採用しているかどうか、確認することも大切。

世界的にも利用されているのは、ネットショップで有名なAmazonさんが運営する「AWS」で、多くのプロジェクト・タスク管理ツールがAWSを採用しています。

プロジェクト・タスク管理ツールとExcel

プロジェクトやタスクの管理を、エクセルで行っている場合もあると思いますが、エクセルでの管理に慣れていたりツールの導入経験がないと、ずっとエクセルに頼ってしまうかもしれません。

しかし、プロジェクト・タスク管理ツールは、やはり特化しているだけあって、エクセルよりも円滑にお仕事を管理することができます。

Excelプロジェクト・タスク管理ツール
・手動、関数の設定
・一から自分で作成
・インストール型のエクセルはクラウド管理できない
・ほかのシステムと連携
・通知・コメント機能
・クラウド型が一般的で、場所や時間を選ばず管理できる

ガントチャートやカンバンをエクセルで作ることもできますが、一から手作りです…。

カスタマイズの自由度は高いかもしれませんが、とても手間ですし、そこに時間を掛けるのはもったいないですよね。

また、クラウド型のプロジェクト・タスク管理ツールは設定次第でいつでもどこでも確認できるため「このPCだとエクセル見られない…」このような問題もなくなります。

通知機能やコメント・チャットなど、リアルタイムでチームの動きが分かるのも、エクセルにはない大きな魅力となっているので、無料でお試ししてみるのもオススメです。

エクセルからのデータ移行も簡単

エクセルから、プロジェクト・タスク管理ツールに替えたいけど…

普段利用しているソフトやツールから、別のツールへ替える時、データを移す作業に手間取ってしまわないか、心配なところです。

多くのプロジェクト・タスク管理ツールは、エクセルのデータを簡単に取り込むことができるため、移行もスムーズ。

また、逆にプロジェクト・タスク管理ツールのデータを、エクセル形式で出力できるものもあるため、必要に応じて使い分けることもできます。

プロジェクト・タスク管理ツール一覧表

ここまでいろいろと見て頂きましたが、プロジェクト・タスク管理ツールについて、少しでもあなたの理解が深まっていれば嬉しいです。

また、プロジェクト・タスク管理ツールの一覧をまとめたので、選ぶ際の参考にしてもらえればと思います。※五十音、アルファベット順に並んでいます。

プロジェクト・タスク管理ツール提供会社
クラウドログ(旧InnoPM)株式会社クラウドワークス
賢人ワークフロー賢人株式会社
タスクワールドTaskworld Inc.
みんなでガント.com株式会社 サムテック
ANDPAD株式会社アンドパッド
arata株式会社サイダス
AsanaAsana Japan 株式会社
Backlog株式会社ヌーラボ
Being Management3株式会社ビーイング
Bizer teamBizer株式会社
Brabio!ブラビオ株式会社
Clarity PPMBroadcom Inc.
clarizenClarizen,Inc.
COMMU株式会社Curious Edge
FCタイムレポート株式会社ファーストコンサルティング
Jira SoftwareAtlassian
Jooto株式会社PR TIMES
kintoneサイボウズ株式会社
Lychee Redmine株式会社アジャイルウェア
Mammoth Projectパラダイスウェア株式会社
MeisterTaskMeisterLabs
monday.com株式会社ギャプライズ
My Redmine(Redmineのクラウド版)ファーエンドテクノロジー株式会社
NozbeNozbe
OBPM Neo株式会社システムインテグレータ
OpenProjectopenproject
Planisware EnterprisePlanisware
Project Canvasルミックス・インターナショナル株式会社
Redmineファーエンドテクノロジー株式会社
Reforma PSA株式会社オロ
ReTask株式会社メディアナビ
Sciformaサイフォーマ株式会社
SmartsheetSmartsheet Inc
Stock株式会社Stock
SynViz S2株式会社日立ソリューションズ東日本
TaskworldTaskworld Inc.
Time Krei株式会社 テンダ
TimeTrackerFX株式会社デンソークリエイト
TrelloAtlassian
WrikeWrike Japan株式会社
ZAC株式会社オロ
Zoho Projectsゾーホージャパン株式会社

最後に。

ここまで、私と一緒に見て頂きありがとうございます。

  • プロジェクトを成功させたい
  • チームの仕事を見える化したい
  • 散らかりがちなタスクを整理整頓したい

様々な想いでプロジェクト・タスク管理ツールの導入を考えているかもしれませんが、使い方次第であなたのお仕事やチームにどんどんフィットさせていけるのも、このツールのメリットです。

みんなのお仕事も、あなた自身のお仕事も、見える化して管理することによって、課題や改善点を知り、会社全体の成長に繋げていきましょう。

お仕事全体が整理されると、みんなが気持ちよく取り組めます!
著者:fukuyama(@pl_enpreth)

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プロジェクト・タスク管理ツールの導入は、みんなのお仕事を今よりもっと効率化してくれます。